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この記事の結論
HubSpotの定期バックアップは、対象・頻度・保管先・担当の4点を先に決めると回ります。標準バックアップの範囲と、補うエクスポートの使い分けを整理します。
HubSpotのデータを定期的に控えるには、「何を」「どの頻度で」「どこへ」「誰が」取るかの4点を先に決め、標準のバックアップと一覧のエクスポートを組み合わせます。 標準の「CRMデータのバックアップ」は、主要オブジェクトのレコードとプロパティ値をオブジェクトごとのCSVにまとめたZIPで取得できますが、関連付けとアクティビティは含まれません。この欠けを、エクスポートの設定やAPIで補う設計が実務の中心になります。
バックアップは、取った事実だけでは役に立ちません。ダウンロード期限を過ぎて取り損ねた、保管先を誰も知らない、復元に使えるか確かめていない——こうした状態では、事故の日に「控えはあるはず」が通用しません。
この記事では、公式ナレッジで確認できた画面と制限をもとに、次の内容を整理します。
- 標準バックアップの範囲と、補うべき不足：含まれるもの・含まれないものを、補う手段つきで表にします
- 対象・頻度の決め方：変化の速さと、公式に定められた期限・回数から逆算します
- 保管先と権限の設計：機密データを含むファイルの置き場と、エクスポート権限の分け方を示します
- 毎回の作業手順と、復元できるかの確認：担当者が代わっても回る形に落とします
定期バックアップは「対象・頻度・保管先・担当」の4点で決まる
バックアップの設計で迷う場面の多くは、機能の使い方ではなく、決めるべき項目が揃っていないことから生じます。画面操作は短時間で終わりますが、4つの決め事が曖昧なまま始めると、最初の1回だけ取って止まる運用になりがちです。
| 決める項目 | 具体的に決めること | 決める根拠 |
|---|---|---|
| 何を取るか | オブジェクト、プロパティ定義、関連付けの要否 | 失った場合に業務が止まるもの、再作成に手間がかかるもの |
| どの頻度で取るか | 週次・隔週・大きな変更の直前 | データの変化の速さと、許容できる巻き戻しの幅 |
| どこへ置くか | 保管先、保管期間、アクセスできる人 | 機密データの有無と、監査での説明のしやすさ |
| 誰が担うか | 実行者、確認者、不在時の代理 | 権限の要件と、担当交代時の引き継ぎ |
「取る」ことより「取り続けられる仕組み」が成果を決めます。4つの決め事を1枚の運用表にして、実行者が代わっても同じ結果になる状態を目指します。
たとえば「対象は主要5オブジェクトとプロパティ定義、頻度は隔週と大型インポートの前、保管先は社内の共有ストレージの専用フォルダ、担当は管理者と代理1名」のように、一文で言い切れる状態が完成の目安です。企業様（チーム）によって最適な形は異なりますので、以降の節を自社の状況に当てはめて決めてください。
標準バックアップは出発点にして、不足を設計で補う
標準の「CRMデータのバックアップ」は、設定アイコンの［データ管理］にある［バックアップ & 復元］から、スーパー管理者が作成します。主要オブジェクトのレコードとプロパティ値がオブジェクトごとのCSVを含むZIPで届き、作成から14日以内にダウンロードします（CRMデータをバックアップする（HubSpotナレッジベース））。定期（自動）バックアップはEnterpriseが対象で、頻度は週1回か隔週です。復元の手順や期限はHubSpotで削除したデータを戻す方法で扱っているため、この記事では、その外側にある定期的な控えの設計に絞ります。
設計上、最初に押さえる欠けは2つです。関連付け（アソシエーション）とアクティビティは、バックアップに含まれません。センシティブデータとして保存したプロパティの値は含まれるため、保管先の制限が必要になります。
| 欠け・注意 | 設計で決めること |
|---|---|
| 関連付けが含まれない | ビューのエクスポートで関連付けの列を出す対象を決める |
| アクティビティが含まれない | 控えが必要な範囲を業務側で決め、別の手段を検討する |
| センシティブデータが含まれる | 保管先の閲覧者を実行者と代理に限定する |
| 処理中の変更は反映されない場合がある | 取得時刻を台帳に残し、復元時の判断材料にする |
関連付けが入らないため、バックアップのCSVだけでは「どの会社にどのコンタクトが紐づいていたか」を再現できません。取引と会社、チケットとコンタクトのように関連付けが業務の中心にあるポータルでは、この不足が復元の難しさを決めます。補う方法は次の節で扱います。
何を取るかは、オブジェクトと設定を分けて決める
対象を決めるときは、データ（レコード）と設定（プロパティ定義など）を分けて考えます。レコードは標準バックアップでまとめて取れますが、設定は別の手段になります。
| 対象 | 取る手段 | 公式ナレッジで確認できたこと |
|---|---|---|
| 主要オブジェクトのレコードと値 | 標準バックアップ | オブジェクトごとのCSVを含むZIP |
| 関連付けを含む一覧 | レコードのエクスポート | カスタマイズで「全プロパティーと関連付け」を選べる。関連付けは列ごとに最大1,000件 |
| プロパティ定義（名前・内部名・タイプ・使用箇所） | プロパティ定義のエクスポート | ZIPに3つのCSV（アクセス・プロパティー情報・HubSpotツールでの使用状況）が入る |
| 画面にない定期取得 | CRMエクスポートAPI | ビューまたはリストを書き出せる。スコープは crm.export |
プロパティ定義の控えが、再構築の設計図になる
プロパティ定義のエクスポートは、設定アイコンの［プロパティー］から対象のオブジェクトを選び、プロパティー一覧の［その他］から「プロパティー定義をエクスポート」を選びます。全プロパティーをまとめて出すときは、右上の［全てのプロパティーをエクスポート］を使います。公式ナレッジ（プロパティーを整理してエクスポートする（HubSpotナレッジベース））では、すべての製品とプランで使え、エクスポート権限が必要と案内されています。
値の控えがあっても、プロパティの内部名やタイプ、どのツールで使っているかが分からなければ、作り直しに時間がかかります。定義の控えは、設計書がない環境で特に効きます。設計書の作り方はHubSpotプロパティ設計と命名規則、データ型の選び方も参考になります。
関連付けは「全プロパティーと関連付け」で別ファイルに出す
関連付けを控えたいときは、［CRM］の各オブジェクトのビューから［エクスポート］を開き、［カスタマイズ］で関連付けを含める設定を選びます。公式ナレッジ（レコードをエクスポートする（HubSpotナレッジベース））によれば、関連付けは関連レコードのIDと名前が含まれ、関連付けられたオブジェクトごとに専用の列が作られます。「すべて」を選べるのはCSVのみです。
頻度は、変化の速さと公式の回数制限から逆算する
頻度の決め方は「毎日が安全」という発想では回りません。取得しても使えないファイルが増えるうえ、公式に回数と期限の制限があるためです。
| 手段 | 公式ナレッジの制限・性質 | 頻度設計への影響 |
|---|---|---|
| 標準バックアップ（手動） | 作成から14日以内にダウンロード。手動の取得回数の上限は、公式ナレッジで確認してから運用表に書く | 作った当日か翌営業日に回収する |
| 標準バックアップ（定期） | Enterprise。週1回か隔週。失敗時は通知 | 通知の受け取り先を決めておく |
| レコードのエクスポート | 24時間に最大300回、同時実行は最大3件。リンクは30日で期限切れ | 実行回数より、リンクの回収を優先する |
| CRMエクスポートAPI | 24時間のローリングで最大30回、同時実行は1件。ダウンロードURLは完了から5分で失効 | 自動処理でURL取得から保存までを一続きにする |
変更の多いオブジェクトと少ないオブジェクトで分ける
頻度は、オブジェクトの性質で分けると無駄が出ません。日々更新される取引やチケットは短い間隔で、更新の少ない製品や、設計が固まったカスタムオブジェクトは長い間隔で十分です。さらに、大型のインポートやワークフローの変更、プロパティの整理の直前には、定期とは別に手動のバックアップを取る運用が有効です。
バックアップの処理中に行った変更は、エクスポートに反映されない場合があると公式に案内されています。そのため、取得時刻と「どこまでの変更が入っているか」をファイル名に残し、復元時の判断材料にします。
14日を過ぎたら、取り直す
標準バックアップのダウンロード期限は14日です。担当者の不在でこの期限を過ぎると、作成したバックアップは取得できなくなります。代理の担当者を決め、期限の3日前に確認する運用にしておくと、取り逃しを防げます。
保管先と権限：控えのファイルを安全に置く設計
バックアップのファイルは、HubSpotの外に出した時点で、HubSpotの権限管理の対象から外れます。標準バックアップにはセンシティブデータとして保存したプロパティの値が含まれ、ナレッジも安全な場所に保管するよう案内しています。保管先の設計は、取得の手順と同じ重みで扱います。
| 設計項目 | 決める内容 | 判断の基準 |
|---|---|---|
| 保管先 | 社内の共有ストレージ、クラウドストレージなど | アクセス制御と監査ログを説明できること |
| アクセス権 | 閲覧できる人を、担当者と代理に限定 | 個人情報を含むため、最小限にする |
| 保管期間 | 世代数（直近何回分を残すか） | 容量と、さかのぼりたい期間の釣り合い |
| 命名規則 | 取得日・対象・取得方法をファイル名に入れる | 取得時の差分と時点を後から追えること |
| 台帳 | 取得日・実行者・保管場所・確認結果の記録 | 引き継ぎと、監査での説明に使う |
エクスポート権限を、実行者に絞って付ける
HubSpot側では、ユーザー権限に「エクスポート」のスイッチがあります。公式ナレッジ（HubSpotユーザー権限ガイド（HubSpotナレッジベース））によれば、設定場所は［CRM］タブの［CRMツール］で、オンにするとCRMレコードとレポートをエクスポートできます。関連する設定として、「承認なしでエクスポート」と「エクスポートを承認」もあります。
バックアップの実行者だけにエクスポート権限を付け、一般ユーザーには付けない設計が基本です。エクスポート権限の考え方はHubSpotパーミッション権限設計ガイドで扱っています。誰がいつ何を書き出したかは、エクスポートログで確認でき、過去のエクスポートは3年間表示されると公式に案内されています。
ダウンロードのリンクは共有しない
エクスポートのリンクはメールで届き、30日で期限が切れます。APIのダウンロードURLは完了から5分で失効しますが、失効前は追加の認証なしでアクセスできると、公式のAPIガイド（CRMエクスポートAPIのガイド（HubSpot開発者ドキュメント））に書かれています。リンクを共有せず、取得した担当者が保管先へ移す運用にします。保管の考え方はデータガバナンス体制の構築方法や、CRMセキュリティ要件チェックリストも参考になります。
毎回の作業を、6つの手順に固定する
担当者が変わっても同じ結果になるよう、作業を手順に固定します。標準バックアップを主軸にした例を示します。
- 台帳を開き、前回の取得日と、今回の取得対象・取得方法を確認する
- 設定アイコンの［データ管理］にある［バックアップ & 復元］から、バックアップを作成する（定期バックアップの場合は、完了通知を確認する）
- 完了の通知を受けたら、14日の期限内にダウンロードする。当日か翌営業日に回収する
- 関連付けが必要なオブジェクトは、ビューのエクスポートで関連付けを含めて取得する
- ファイルを命名規則に沿って保管先へ移し、HubSpot側のダウンロードリンクは共有しない
- 台帳に、取得日・実行者・保管場所・ファイルの件数を記録する
件数の記録は、手順の中で最も効果が高い項目です。取得時にオブジェクトごとのレコード数を台帳に残しておくと、復元時に過不足を判断できます。取得した直後に、CSVの行数と画面上の件数が近いことを確認する習慣をつけると、空のファイルや取得漏れに早く気づけます。
取得台帳に残す列を決めておく
台帳は、列を決めておくだけで引き継ぎの質が変わります。次の列を最小構成にし、行を取得のたびに1行ずつ追加します。
| 列 | 記録する内容 | 使う場面 |
|---|---|---|
| 取得日時 | バックアップの作成日時と、ダウンロードした日時 | 14日の期限管理、復元時の時点の特定 |
| 取得方法 | 手動・定期・ビューのエクスポート・API | 欠けの把握（関連付けの有無など） |
| 対象 | オブジェクト名と、使ったビューの名前 | 取得範囲の確認 |
| 件数 | オブジェクトごとのレコード数 | 復元時の過不足の判断 |
| 保管場所 | フォルダのパスとファイル名 | 担当交代時の取り出し |
| 実行者・確認者 | 取得した人と、件数を確認した人 | 責任の所在、不在時の代理 |
取得の予定を1年分の表にしておく
定期バックアップは週1回か隔週ですが、ビューのエクスポートや定義の控えは自分でカレンダーに置く必要があります。月初に全オブジェクトのビュー、四半期ごとにプロパティ定義の控えと復元訓練、大型インポートの前に手動、と予定を先に置いておくと、取り忘れが減ります。
復元に使えるかを、訓練で確認する
バックアップは、使えることを確かめて初めて控えになります。定期的に、取得したファイルが復元の材料として機能するかを確認します。復元そのものの手順は、HubSpotで削除したデータを戻す方法で整理しています。ここでは、控えの側から確認する観点を示します。
| 確認項目 | 確かめ方 | 見つかりやすい問題 |
|---|---|---|
| ファイルが開けるか | ZIPを展開し、各オブジェクトのCSVを開く | 文字化け、列の欠け |
| 件数が合うか | 台帳の件数と、CSVの行数を比べる | 取得中の変更による差、取得漏れ |
| 内部名と対応するか | プロパティ定義の控えと、CSVの列を突き合わせる | 名称変更による列のずれ |
| 関連付けを再現できるか | 関連付けのエクスポートの列で、取引と会社を引ける | 関連付けの控えの未取得 |
| 担当者以外が取り出せるか | 代理の担当者が、台帳だけで保管先を探す | 保管場所の属人化 |
検証用のレコードで、取り込みを試す
訓練では、本番を触らず、少数のテスト用レコードを使って、控えのCSVからインポートできるかを試します。インポートの設計や関連付けの扱いはHubSpotインポートでコンタクト移行を成功させる手順と関連付け設計にまとめています。四半期に1回など、頻度を台帳に書いておくと、実施が習慣になります。
運用に組み込む：StartLinkの支援の進め方
StartLinkは、バックアップを単発の作業ではなく、運用設計の一部として組み込みます。取得の設計は、データの重要度と権限設計が整理できた段階で行うのが効率的です。
| 工程 | バックアップに関する作業 | 成果物 |
|---|---|---|
| 現状の整理・要件定義 | 失うと業務が止まるデータの洗い出しと、既存の取得状況の確認 | 対象と優先度の整理表 |
| 設計・構築 | 対象・頻度・保管先・担当の設計と、権限の設計 | バックアップ運用表、権限設計書 |
| データ移行 | 移行の前後に取得し、元システムとの件数を照合する | 取得台帳、件数の照合記録 |
| テスト・検証 | 控えのファイルからの復元を、テスト用レコードで試す | 復元確認の記録 |
| 定着・運用改善 | 台帳の見直し、頻度の調整、担当交代時の引き継ぎ | 運用ルール、四半期の見直しメモ |
全オブジェクトに一度に手をつけるのではなく、止まると業務に影響が大きい取引や会社から始めるスモールスタートを勧めています。画面にない定期取得は、エクスポートAPIで自動化し、保管先への転送まで含めて設計する形も取れます。AI（BreezeやClaudeなど）を使う場面では、取得済みの件数の台帳を点検して異常を拾う補助を組み込む設計もあります。
定期バックアップで起きやすいつまずきと回避策
| つまずき | 原因 | 回避策 |
|---|---|---|
| 最初の1回だけで止まった | 担当・頻度が決まっていない | 運用表に実行者と代理、日付を書く |
| ダウンロード期限を過ぎた | 標準バックアップは作成から14日以内 | 期限の3日前に確認する担当を決める |
| 関連付けが復元できない | 標準バックアップに含まれない | 関連付けを含めたビューのエクスポートを併用する |
| 機密データが共有された | ファイルの保管先が広く開いている | 保管先の閲覧者を実行者と代理に限定する |
| エクスポートが上限に達した | 24時間の回数制限と同時実行の制限 | 対象を分散させ、実行時間をずらす |
| 定期バックアップの失敗に気づかない | 通知を見る担当がいない | 失敗通知の受け取り先を決め、台帳に記録する |
よくある質問
Q1. 定期的な控えの頻度・保管先・権限は、どう決めればよいですか。
頻度は、取引やチケットなど更新の多いオブジェクトを短く、設計の固まったものを長くし、大型のインポートやワークフロー変更の前は手動で追加します。手動バックアップの取得回数の上限は、公式ナレッジで確認してから運用表に書きます。保管先はアクセスを実行者と代理に限定でき、監査で説明できる場所とし、エクスポート権限も同じ2者に絞ります。取得日・実行者・保管場所・件数を台帳に残すところまでを1つの運用表にします。
Q2. バックアップに関連付けやアクティビティは入りますか。
入りません。公式ナレッジで、関連付け（アソシエーション）とアクティビティのデータは含まれないと明記されています。関連付けはレコードのエクスポートで関連付けを含めて出力でき、アクティビティは別の手段で取得します。
Q3. エクスポートを定期的に自動実行できますか。
画面の操作は手動での実行です。自動で繰り返したい場合は、CRMエクスポートAPIが選択肢になります。スコープは crm.export で、24時間のローリングで最大30回、同時実行は1件、ダウンロードURLは完了から5分で失効します。取得から保管先への保存までを一続きの処理にする必要があります。
Q4. エクスポートの権限は誰に付ければよいですか。
バックアップの実行者と代理に絞ります。ユーザー権限の［CRM］タブの［CRMツール］に「エクスポート」のスイッチがあり、オンにするとCRMレコードとレポートをエクスポートできます。「承認なしでエクスポート」と「エクスポートを承認」という関連の設定もあるため、承認を挟む運用も検討できます。
Q5. バックアップのファイルはどこに保管すべきですか。
アクセスを担当者と代理に限定でき、監査での説明がしやすい社内の保管先が基本です。標準バックアップにはセンシティブデータの値も含まれるため、公式ナレッジも安全な場所への保管を案内しています。企業様のセキュリティ要件によって適した場所は異なりますので、社内の規程に照らして決めてください。
まとめ：4つの決め事を運用表にして、取り続けられる形にする
- 「何を・どの頻度で・どこへ・誰が」の4点を、一枚の運用表にします
- 標準バックアップには関連付けとアクティビティが入りません。 ビューのエクスポートなどで補います
- ダウンロード期限は14日です。 取得当日か翌営業日に回収し、期限前の確認担当を決めます
- ファイルには機密データが含まれます。 保管先の閲覧者とエクスポート権限を、実行者と代理に絞ります
- 取った控えが使えるかを、テスト用レコードで定期的に確かめます
最初の一歩は、設定の［データ管理］にある［バックアップ & 復元］で手動のバックアップを1回作成し、ダウンロードから保管先への移動、台帳への記録までを通しで試すことです。
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参考にした公式ドキュメント
記事の内容を、そのまま実務に落とし込みたい方向け
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