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title: 税理士事務所 CRM設計｜顧問先管理とHubSpot活用ガイド
description: 税理士事務所のCRMは、新規開拓と顧問先の年間業務を分けて設計します。HubSpotで顧問先・関与先・関係者を整理し、決算進捗、顧問料の改定履歴、権限を管理する方法と、会計システムとの役割分担、閲覧範囲と引き継ぎの設計を具体的に解説します。
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# 税理士事務所 CRM設計｜顧問先管理とHubSpot活用ガイド

- 2026年7月31日
- 最終更新: 2026年10月12日

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この記事の結論

税理士事務所のCRMは、新規開拓から契約後の年間業務までをつなぐ顧客管理の仕組みです。会計データと顧客との関係、業務の進行状況を分けて設計することが要点です。

ブログ目次

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**税理士事務所のCRMは、新規開拓から契約後の年間業務までをつなぐ顧客管理の仕組みです。会計データと顧客との関係、業務の進行状況を分けて設計することが要点です。**

「顧問先の情報が、会計ソフトと担当者のExcelと紙のファイルに分かれている」

「所長しか把握していない話があり、担当が変わるたびに引き継ぎで時間がかかる」

「決算や月次業務の進捗を、繁忙期に一つずつ確認している」——顧問先管理では、こうした情報の分散が課題になりやすいです。

税理士事務所のCRMとは、新規開拓の営業管理と、既存顧問先の年間業務の進行管理を、共通の顧客情報に結び付ける仕組みです。会計システムには仕訳や決算などの会計データを置き、CRMには紹介経緯、面談記録、担当者、業務進捗といった関係性や運用情報を置きます。

## この記事でわかること

この記事では、顧問先情報を整理しながら、HubSpotと会計システムの役割を分ける設計を紹介します。顧客管理と年間業務をどのようにつなげるか、順に確認できます。

- **顧問先情報の分け方** — 顧問先グループ、関与先、関係者をそれぞれどのレコードで表すかを整理します。
- **年間業務の管理方法** — 新規開拓と決算・月次業務を別の管理軸にする理由と、始め方を説明します。
- **顧問料と会計システムの役割分担** — 金額の履歴を残し、請求や会計データと二重管理しない考え方を紹介します。
- **権限と運用の設計** — 記録を事務所に残しながら、閲覧範囲を担当やチームに応じて決める方法を整理します。

顧問先管理を整理したい税理士事務所の方向けに、CRMと会計システムの役割分担から運用まで順に確認できます。

## 会計事務所の情報が分散する理由

顧問先情報の分散は、単に記録場所が多いから起きるわけではありません。会計ソフトにある情報と、顧客との関係や年間業務の進み具合は役割が異なります。まず、その境界を決めることが設計の出発点です。

### 会計データと関係性の情報は別のものです

会計システムには仕訳や決算のデータが集まります。一方で、次のような情報は、会計データだけでは追いにくいものです。

- **紹介経緯** ── 顧問先が誰の紹介で契約したか。
- **相談の状況** ── どの相談が続いているか。
- **顧問料の改定** ── 顧問料をいつ改定したか。

この情報を担当者のExcelや個人メモで補うと、会計ソフト、表計算、紙資料のそれぞれで記録が更新されます。どれが最新かを確認する作業が増え、担当者が不在のときに経緯をつかめないこともあります。

CRMを導入する前に、**会計システムを正とする情報と、CRMで管理する情報を一項目ずつ分けておく**と、二重入力を抑えやすくなります。

### 担当者単位の運用は引き継ぎを難しくします

顧問先ごとに担当者が決まっていると、日常業務は進めやすい反面、相談経緯や次の対応が担当者の手元に集まりやすくなります。担当交代時に、メールやメモを探して説明する運用では、事務所内で情報を共有できているとは言い切れません。

実務での確認基準は、担当者が不在でも別のスタッフが直近の連絡内容と次の対応を把握できるかどうかです。

- **結び付ける** ── 面談記録、関連メール、タスクを顧問先のレコードに結び付けると、個人の記憶に依存しない引き継ぎの土台になります。
- **項目を絞る** ── 記録欄を増やしすぎず、日付、内容、次の対応など実際に引き継ぎで使う項目に絞ることが運用のポイントです。

### 繁忙期に使われる仕組みから始めます

会計事務所には、決算や申告、年末調整などの業務が重なる時期があります。繁忙期に新しい入力作業だけを増やしても、現場で使う理由が見えなければ定着しにくくなります。

CRMの一覧で未着資料や担当、進捗が分かるようにし、確認のための個別連絡を減らす設計なら、日々の業務に結び付きます。まずは次を進めます。

- **項目を選ぶ** ── 既存の表で管理している項目から、担当者や期限、現在の状態などを選びます。
- **表れ方を確かめる** ── 入力した結果がどの一覧やレポートに表れるかを確かめます。

入力する人の手間と、確認する人が得られる情報を一緒に設計することが大切です。

## 顧問先・関与先・関係者を分けるデータ設計

顧問先を一つのレコードだけで表すと、グループ法人や複数の関係者、紹介者とのつながりを表現しにくくなります。

HubSpotでは会社やコンタクトなどのレコードを関連付け、情報同士の関係を管理できます。会計事務所の業務に必要な単位へ分けてから、関連付けを決めます。

| 見たいこと | 3層構造だからできること |
| --- | --- |
| グループ全体の顧問料 | 親会社レコードから子会社の取引を合算して集計できます |
| 決算月ごとの業務量 | 関与先の決算月プロパティーで、月別の申告件数を出せます |
| 担当者の受け持ち状況 | 担当者ごとの関与先件数と顧問料合計を一覧で確認できます |
| 紹介元の貢献度 | 紹介者のコンタクトから、紹介で獲得した関与先をたどれます |

### 顧問先グループを会社の親子関係で表します

同じグループ内に複数法人がある場合、グループ全体と個々の法人を区別して管理します。会社レコードの親子関係を使うと、グループの親レコードに法人を子として関連付け、グループ単位の情報と法人ごとの情報を分けて扱えます。

この構造では、契約や業務の対象となる法人を個別の会社レコードにします。実務で確認する情報は対象法人側に持たせます。たとえば次のものです。

- **決算月**
- **事業年度**
- **業種**
- **担当者**
- **関与範囲**

グループ全体の顧問料を集計する場合は、取引や契約情報をどの単位に関連付けるかを先に定めてください。親レコードに金額を手入力するだけでは、法人別の契約内容との整合が取りにくくなります。

### 関与先と関係者を関連付けます

契約先となる法人や個人事業主とは別に、次のような関係者をコンタクトとして管理します。

- **社長**
- **経理担当者**
- **紹介者**
- **外部の関係者**

一人のコンタクトが複数の会社と関係する場合は、コンタクトの項目だけで役割を固定せず、会社との関連付けで立場を表すと整理しやすくなります。

HubSpotの関連付けラベルを使うと、レコード間の関係に役割を設定できます。関連付けラベルの作成と利用にはProfessionalまたはEnterpriseのサブスクリプションが必要です（出典：[レコードを関連付ける](https://knowledge.hubspot.com/ja/records/associate-records)）。契約前に必要なラベルの数や対象オブジェクトを整理し、利用中のサブスクリプションで運用できるかを照合してください。

### カスタムオブジェクトは独立した契約管理が必要な場合に使います

契約期間や報酬の改定履歴を関与先の項目だけで管理すると、過去の状態を残しにくくなります。契約を独立したレコードにすれば、関与先との関連付けを保ちながら、次のような項目を履歴として管理できます。

- **契約開始日と終了日**
- **報酬区分**
- **金額**

HubSpotのカスタムオブジェクトは、ビジネス固有のデータを扱うためのオブジェクトです。

カスタムオブジェクトの作成機能は、Marketing Hub、Sales Hub、Service Hub、Data Hub、Content Hub、Smart CRM、Revenue HubのEnterpriseで利用できます（出典：[カスタムオブジェクトの作成と編集](https://knowledge.hubspot.com/ja/object-settings/create-custom-objects)）。

独立した契約履歴が必要でなければ、まず標準の取引やプロパティーで要件を満たせるか検討し、複雑な構造を先に作らないことをおすすめします。

### 3層の構造で確認できること

| 管理したいこと | 関連付ける情報 | 確認方法 |
| --- | --- | --- |
| グループ全体の関与状況 | 親会社と各法人 | グループの会社レコードから関連先をたどります |
| 法人ごとの年間業務 | 関与先と業務レコード | 決算月、担当者、業務ステージで一覧化します |
| 関係者と役割 | コンタクトと会社 | 関連付けラベルで関係を表します |
| 紹介経緯 | 紹介者と新規開拓の取引 | 紹介元の記録から受任までを追います |

次の図は、会社の親子関係とコンタクト、新規開拓・年間業務の取引、顧問料、会計システムへの参照を示す概念図です。実際の顧客データは含みません。

![会計事務所向けCRMの概念的なデータモデル図。親子関係の会社、コンタクト、新規開拓と年間業務の取引、顧問料、会計システムへの参照を示す](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_DU-1_accounting_firm_data_model.png)

この図は特定の事務所の導入事例ではなく、会計事務所で必要になりやすい情報の関係を示した設計例です。図のように、対象となる法人、関係者、営業や年間業務、契約を別の役割として持つと、更新場所と確認単位を決めやすくなります。

## 新規開拓と年間業務を別の管理軸にする

新規受任までの営業と、契約後の月次・決算業務は、同じ顧問先に関係していても目的が異なります。

- **営業の取引** ── 受任見込みや獲得経路を持たせます。
- **年間業務** ── 期限や進捗を持たせます。

個別の取引パイプラインは、事務所の業務量と必要な可視化に合わせて選びます。

### 営業パイプラインと業務パイプラインを分けます

問い合わせ、初回面談、提案、契約条件の調整、受任という流れは、新規開拓の取引として管理できます。一方、決算や年末調整などは受注見込みではなく、期限までに業務を進めるための管理です。

両者を一つのパイプラインに混在させると、**受任見込みと業務進捗のレポートが同じ指標に混ざります**。

次のように別々に定義してください。

- **新規開拓** ── 受任の判断に必要な段階として定義します。
- **年間業務** ── 完了までの作業段階として定義します。

各ステージには、何を終えたら次へ進むかを短く定義し、担当者によって判断がぶれないようにします。

### 業務ごとに管理単位を選びます

年間業務をすべて月ごとの取引にすると、レコード数や更新作業が増えます。業務の期限や担当者をどの頻度で確認したいかを基準に、取引として独立させるか、タスクで管理するかを選びます。

| 業務 | 取引の作り方 | 備考 |
| --- | --- | --- |
| 決算・申告 | 事業年度ごとに1件 | 決算月から逆算した期日を持たせます |
| 月次監査・記帳 | 月ごとに1件、または年間で1件＋月次のタスク | 件数が多くなるため、事務所の規模で判断します |
| 年末調整 | 年ごとに1件 | 対象人数を持たせると工数見積もりに使えます |
| 個人の確定申告 | 年ごとに1件 | 関与先とは別に個人のコンタクトへ紐づけます |
| スポット業務（相続・組織再編など） | 都度1件 | 顧問料とは別の収益として区別します |

- **まず試すこと** ── 決算・申告の進捗だけを取引として管理し、月次業務は担当者がタスクで十分に追えるかを試します。
- **一覧で遅れや担当の偏りを把握できない場合** ── 月次業務の単位を細かくするのが現実的です。

### 決算業務のステージと必須情報を定義します

業務パイプラインのステージは、実際に担当者が行う作業の区切りに合わせます。例えば、資料依頼、資料回収、処理中、確認中、申告完了という段階を候補にし、事務所の業務手順に合うかを確認します。

各ステージでは、次の作業に必要な情報を決め、移行条件を明確にします。

- **資料回収から処理中に進むには** ── 必要資料の状況。
- **確認中から申告完了に進むには** ── 確認者や完了日など。

入力項目を必要最小限にし、誰が何を入力するかも定めておけば、新人が担当しても次に確認する内容が分かります。細かすぎるステージや使われない項目は、実際の運用を見て整理します。

### 年間カレンダーから業務量を見ます

関与先の決算月や業務期限をプロパティーで管理すると、時期ごとの業務量を確認する土台になります。特定の月に作業が集中するなら、担当の割り当てや資料依頼の開始時期を前もって検討できます。

以下の図は、決算・申告・年末調整などの業務が月ごとに重なる年間カレンダーの概念例です。時期は事務所や顧問先によって異なります。

![会計事務所の年間業務カレンダー図。決算月ごとに申告期限が分散し、年末調整・確定申告の繁忙期と重なる構造を月別に示した図](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_DU-1_annual_calendar.png)

カレンダーを作った後は、各月の対象件数や担当者を確認し、一覧上の数字と現場の進捗が一致するかを確かめます。

表示だけで業務が進むわけではないため、次まで決めておく必要があります。

- **遅れの確認** ── 誰が確認するか。
- **担当者への連絡** ── どの条件で連絡するか。

## 顧問料の改定履歴と請求の役割を分ける

継続契約の金額を顧問先レコードに一つだけ登録すると、金額を変更した時点で以前の契約条件が見えにくくなります。顧問料の履歴、請求書の発行、入金消込は、それぞれの目的に合わせて置き場所を分けます。基本の構成は次のとおりです。

- **CRM** ── 交渉と契約の経緯を追います。
- **会計システム** ── 請求と会計処理を扱います。

### 契約金額は上書きせず履歴を残します

顧問料の改定を関与先の「月額顧問料」だけに上書きすると、以前の金額や適用期間が分からなくなります。契約レコードや期間ごとの取引などで開始日と金額をセットにしておけば、改定の経緯を過去分も含めて確認できます。

履歴の持ち方は、契約内容の変更頻度と集計したい指標で決めます。

- **過去の金額を参照するだけの場合** ── 改定日と改定後金額を履歴項目として記録する方法もあります。
- **契約期間別の金額やサービス内容を比較したい場合** ── 契約を独立したレコードにすると関与先との関連付けを保ちやすくなります。

### 顧問料と個別業務の収益を分けます

顧問料、決算料、年末調整、記帳代行、スポット業務を一つの金額にまとめると、継続的な契約収入と単発業務の違いが見えません。

**収益区分を記録し、契約期間と対象業務を関連付ける**と、どの種類の契約や業務を確認しているかを整理できます。

契約金額を入力する際は、次を揃えます。

- **税抜・税込** ── どちらで管理するか。
- **月額か年額か**
- **適用開始** ── いつから適用するか。

入力の意味が担当者ごとに異なると、同じレポートの中で比較できません。項目の説明と選択肢を整え、集計前にサンプルレコードを照合してください。

### CRMと会計システムの正を決めます

| 情報 | 主に管理する場所 | 役割 |
| --- | --- | --- |
| 紹介元、面談記録、相談履歴 | CRM | 顧客との関係と引き継ぎを管理します |
| 契約内容と顧問料の改定履歴 | CRM | 契約や金額の経緯を確認します |
| 請求書の発行と入金消込 | 会計システム | 請求と会計処理を管理します |
| 試算表、仕訳、決算数値 | 会計システム | 会計データの正として扱います |

| 情報 | 置き場所の推奨 | 理由 |
| --- | --- | --- |
| 契約中の顧問料と改定履歴 | CRM | 交渉と経営判断に使う情報のため |
| 請求書の発行・入金消込 | 会計システム | 会計の正が二重になると監査で困るため |
| 関与先の試算表・決算数値 | 会計システム | CRMに入れると古くなるため |
| 面談記録・相談内容 | CRM | 担当交代時の引き継ぎに直結するため |

会計システムとCRMの両方に同じ情報を持つ場合は、どちらを更新元とするかを定めます。

例えば、CRMの契約情報から請求処理に必要な情報を連携するなら、連携項目と更新の向きを決め、請求書の発行・入金状況は会計システム側で確認します。

HubSpotとfreeeの連携は[HubSpotとfreeeの連携](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/integration-ecosystem/hubspot-freee)、全体の考え方は[CRMと会計システムの連携設計](https://start-link.jp/hubspot-ai/btob-marketing/crm-backoffice/crm-accounting-integration-design)で扱っています。

## 守秘義務を踏まえて権限と記録を設計する

顧問先情報を一元管理すると、誰がどの情報を見られるかを決める必要があります。記録を事務所に残すことと、閲覧できる人を限定することは両立できます。職務や担当範囲に沿って閲覧条件を設計し、担当交代時の引き継ぎも運用に含めます。

### 全員がすべてのレコードを見られる前提にしません

顧問先や相談内容によっては、担当外のスタッフが日常的に閲覧する必要がない情報があります。HubSpotのチームやレコード権限を使い、担当者本人、所属チーム、管理者などの単位で閲覧範囲を設計します。

権限の単位を決める際は、次を整理します。

- **休暇時の代替** ── 担当者の休暇時に誰が代わりに対応するか。
- **リーダーの確認範囲** ── チームリーダーがどこまで状況を確認するか。
- **担当変更後のアクセス** ── 以前の担当者のアクセスをどう扱うか。

すべてを個人単位で閉じると引き継ぎが難しくなり、全件共有にすると必要以上に見える範囲が広がります。代替担当と責任者を含めたチーム単位の設計が適切か、業務ごとに確かめてください。

### 記録を残し、閲覧範囲を絞ります

担当者だけが見られる個人メモに相談経緯を残すと、担当変更後に必要な情報を引き継げないことがあります。顧問先に関連付けた面談記録、メール、タスクをCRMに残し、閲覧範囲は役割に応じて制御します。

記録する内容は、業務を引き継ぐために必要な範囲にします。たとえば次のものです。

- **対応の経緯**
- **決定事項**
- **次の対応**

税務資料そのものや会計データをCRMに複製するのではなく、必要な情報の所在や次の対応を記録する方法もあります。記録の入力欄は、実際に引き継ぎで参照するものに絞ると、入力負担を抑えながら事務所に情報を残せます。

### 権限図と運用ルールを一緒に作ります

以下の図は、所長・税理士、マネージャー、担当スタッフごとに閲覧範囲を考えるための概念例です。HubSpotの実際の権限設定画面ではありません。

![会計事務所の権限設計の概念図。所長・税理士、マネージャー、担当スタッフの閲覧範囲の例を示す](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_DU-1_permission_design.png)

このような階層を設定する場合も、役職名だけで決めず、実際の業務上必要な閲覧範囲を対応させます。次も合わせて決めてください。

- **権限変更の担当者**
- **担当交代時のレコード所有者の変更**
- **例外的に閲覧を認める手続き**

運用後は、各役割のアカウントで業務に必要なレコードが見えるか、不要な範囲まで見えていないかを確認します。詳しい設定の考え方は[HubSpotの権限・チーム管理](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-permission-team-management)を参照してください。

## 新規開拓から受任後の業務までつなげる

顧問先管理は、受任後だけを見ていても全体像が分かりません。

- **同じ顧客情報に関連付ける** ── 紹介やWeb問い合わせから契約し、立ち上げと年間業務へ移る流れを関連付けます。
- 各段階の目的を区別し、必要な情報が次の担当へ渡る設計にします。

### 紹介とWeb問い合わせを同じ管理基盤に載せます

紹介経由とWeb問い合わせを別の表で管理すると、獲得経路ごとの受任状況を比べにくくなります。紹介者をコンタクトとして登録し、新規開拓の取引に関連付けると、紹介の経緯から受任までを追いやすくなります。

獲得経路は、選択肢を事務所内で統一し、紹介、検索、既存顧問先からの相談など実際に使う分類に絞ります。

- **問い合わせ時点で分からない場合** ── 無理に推測して入力せず、未確認として扱う方法も決めます。
- **経路別のレポート** ── 受任件数や進捗をレポートにすれば、営業活動の振り返りに使えます。

### 受任までのステージを定義します

新規開拓のパイプラインは、問い合わせ、初回面談、提案・見積提示、契約条件の調整、受任など、実際の判断段階に合わせます。各ステージの条件を定義し、担当者の感覚だけで進捗が変わらないようにします。

ステージ設計では、受任率の変化する節目を見分けられる粒度にし、ステージ名だけでなく「何が済んだ状態か」を記載します。

- **後の判断に使う項目** ── 金額や受任予定日、獲得経路などは必要な段階で入力します。
- **受任を辞退した案件** ── 受任と区別し、理由を記録すると、どの相談が事務所の対応範囲に合うかを振り返れます。

### 受任後の立ち上げを年間業務へ引き継ぎます

契約が決まった後には、会計データの受け渡しやシステム設定などの立ち上げ作業があります。これらを営業取引に含めたままにすると、受任後の作業状況と新規開拓の数字が混ざることがあります。

新規開拓の取引は受任時点で完了にし、立ち上げ業務は別の業務管理へつなぐと、**受任実績と契約後の進捗を分けて確認できます**。

受任時には、次を確定し、年間業務側のレコードに引き継ぐ項目を決めます。

- **必要な顧問先情報**
- **担当者**
- **契約範囲**

問い合わせから取引、顧客、契約、請求処理までがどのレコードでつながるかを図にしてから運用を始めると、担当者が変わっても流れを追えます。

無形サービスの業務設計は[プロフェッショナルサービス業のHubSpot活用](https://start-link.jp/hubspot-ai/btob-marketing/crm-basics/professional-services-crm-guide)も参考になります。

## レポートと段階導入で運用を整える

CRMにデータを集める目的は、一覧を作ることだけではなく、業務の判断や調整に使うことです。

最初からすべての数字を出そうとすると、入力項目が増えて運用が複雑になります。まず確認したい指標を選び、その指標に必要な情報から整えます。

| 見たい数字 | 必要なデータ | 判断につながること |
| --- | --- | --- |
| 担当者別の関与先件数と顧問料合計 | 関与先の担当者プロパティー＋顧問料 | 担当の偏りと、増員・再配分の必要性 |
| 決算月別の申告件数 | 関与先の決算月プロパティー | 繁忙期の重なりと、事前の割り当て調整 |
| 顧問料の改定状況 | 契約の期間と金額の履歴 | 長期間据え置きの関与先の洗い出し |
| 新規獲得の経路別内訳 | 取引の獲得経路プロパティー | 紹介と検索のどちらに注力するかの判断 |

### 先に見る数字と必要項目を決めます

| 確認したいこと | 必要なデータ | 運用上の判断 |
| --- | --- | --- |
| 担当者別の関与先件数 | 関与先、担当者 | 担当の偏りや再配分を確認します |
| 決算月別の申告業務 | 関与先の決算月、業務期限、進捗 | 繁忙期の重なりや割り当てを確認します |
| 顧問料の改定履歴 | 契約期間、金額、改定日 | 契約条件の変化を振り返ります |
| 獲得経路別の受任状況 | 取引の獲得経路、ステージ | 問い合わせから受任までの流れを見ます |
| 対応が止まっている顧問先 | 最終接触日、次の対応日 | 連絡や業務確認の優先順位を決めます |

指標を決めたら、必要項目を最小限にして入力ルールを共有します。入力値が揃わないと、レポートの数字が比較できません。例えば、次のように後から集計できる形式を選びます。

- **担当者名** ── 自由入力にせずユーザー選択にします。
- **獲得経路** ── 選択肢にします。

レポート作成の考え方は[HubSpotレポート・ダッシュボード設計](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-report-dashboard-guide)で紹介しています。

### Excelから段階的に移行します

表計算の一覧をそのまま全件取り込む前に、列ごとの意味、更新担当、最新情報の所在を確認します。同じ顧問先が複数表にある場合は、会社名や担当者名を照合し、重複や表記揺れを整理してから取り込みます。

| 段階 | やること | この段階で得られること |
| --- | --- | --- |
| 第1段階 | 関与先・関係者の整備、決算月と担当者の登録 | 担当別の受け持ち状況と、月別の申告件数が見えます |
| 第2段階 | 決算業務パイプラインの運用開始、権限の設定 | 進捗と遅延が可視化され、朝礼での確認が不要になります |
| 第3段階 | 顧問料の履歴管理、新規開拓パイプライン、レポート整備 | 改定交渉と獲得経路の判断が数字でできるようになります |

進め方の例を示します。

| 段階 | 整える内容 | 次へ進む目安 |
| --- | --- | --- |
| 1 | 関与先、関係者、担当者、決算月を整理 | 一覧の重複と担当者が確認できる |
| 2 | 決算業務の進捗と期限を登録 | 担当者が一覧から次の作業を把握できる |
| 3 | 権限と引き継ぎルールを設定 | 代替担当が必要な情報を閲覧できる |
| 4 | 契約履歴、新規開拓、レポートを追加 | 数字と現場の運用が合っているか確認できる |

一度にすべてを始めず、まずは決算業務など、現場で進捗を確認したい対象を選びます。

- **少数の担当者で運用する** ── 入力の手間や一覧の見え方を確かめてから対象を広げると、項目やステージを修正しやすくなります。
- **順番に拡張する** ── 導入前に完成形を作り込むのではなく、利用目的に合わせて順番に拡張する考え方が現実的です。

### HubSpotが向く業務と向かない業務を分けます

HubSpotは顧客情報、営業取引、業務進捗、顧客とのやり取りを関連付けて管理する用途に向きます。一方、会計ソフトや業界特化の業務管理システムが担っている機能を、CRMだけで置き換える前提にはしません。

| 業務 | HubSpotを使う目的 | 別システムを正とする判断例 |
| --- | --- | --- |
| 紹介、問い合わせ、受任管理 | 獲得経路と商談状況を可視化します | 既存の仕組みで営業情報まで十分に追える |
| 顧問先とのやり取り | 記録と引き継ぎを共有します | 事務所の業務システムに同等の履歴がある |
| 年間業務の進捗 | 担当、期限、遅延を一覧化します | 専用システムの期限管理が運用に合っている |
| 会計処理、請求、入金消込 | CRMの契約情報と連携対象を整理します | 会計システムを会計データの正として維持します |

- **既存システムで新規獲得から年間業務まで一貫して管理でき、引き継ぎやレポートにも困っていない場合** ── HubSpotを追加する必要性は高くありません。
- **紹介やWeb問い合わせ、面談記録、受任後の業務情報が別々に管理されている場合** ── どの情報をつなぐと判断や引き継ぎが改善するかから検討します。

## 会計事務所でのBreeze活用範囲

問い合わせの分類や記録の要約など、担当者の確認を支える作業に適用できます。税務判断や個別の相談への回答は、専門家が内容を確認する運用にします。

### 定型的な整理を補助させます

例えば、次のような作業は、AIの下書きを人が確認する流れにできます。

- **問い合わせ文の分類** ── 営業相談と一般的な問い合わせに分類します。
- **面談記録の整理** ── 面談記録から確認事項や次の対応案を整理します。

分類結果をコンタクトの項目に反映する場合も、誤分類があったときに誰が修正するかを決めてから運用します。

AIが生成した内容を**そのまま顧問先へ送るのではなく、担当者が事実関係、敬語、回答範囲を確認してから利用します**。

税務判断や顧問先の状況に基づく最終的な案内は、担当の税理士が判断します。AIは記録や案内の準備を補助し、専門家の判断を置き換えない役割にします。

### 使う情報と確認担当を決めます

- **AIに参照させる情報** ── 事務所で内容を確認した案内や手順に限り、古い情報が残っていないかを定期的に見直します。
- **出力された回答** ── 根拠となる資料を照合し、事実が確認できない場合は顧問先への回答に使いません。

運用開始時は、内部の記録要約や問い合わせ分類など、担当者が結果を確認しやすい用途を選びます。分類の誤りや確認にかかる手間を記録し、業務を進めやすくなったかを見てから対象を広げます。

顧問先に直接回答するチャットボットなどは、回答できる範囲と人へ引き継ぐ条件を決められない場合、導入を見送る判断も必要です。

### Breezeの仕様とプラン条件を確認します

利用したい機能を決めたら、次を確認し、事務所のプランで使える範囲を照合します。

- **対象機能の要件**
- **利用可能なデータ**
- **アクセス権**

HubSpotのAI機能は、顧客情報を整えた後に適用すると、CRMにある記録や業務の流れに沿った補助として活用しやすくなります。

先にAIを導入するのではなく、コンタクト、取引、顧客、請求に至る情報の流れを定め、その中で繰り返し作業を選ぶことがポイントです。AIの構成は[Agent Hubの全体像](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/ai-breeze/hubspot-agent-hub-guide)を参照してください。

## よくある質問

会計事務所でCRMを検討するときに、情報の重複や導入範囲、権限について疑問が生じます。ここでは、設計を始める前に確認したい点をまとめます。

### 会計ソフトに顧問先マスターがあります。CRMにも登録すると二重管理になりませんか。

CRMと会計システムで持つ情報の役割を分ければ、同じ項目を二重に更新する状態を避けやすくなります。会計システムは仕訳や決算データの正とし、CRMには紹介経緯、面談記録、担当者、契約の改定履歴、業務進捗を持たせます。顧問先名や決算月を連携する場合は、更新元と更新方向を決めてから設定します。

### 士業向けの業務管理システムがあってもHubSpotを使う意味はありますか。

業務進捗だけを管理する目的なら、既存の業務管理システムで足りる場合があります。紹介やWeb問い合わせから受任までの管理、面談履歴の共有、契約後の担当者への引き継ぎをつなぎたい場合は、HubSpotを検討する余地があります。既存システムで同じ情報とレポートを扱えているなら、機能を重複させない判断もできます。

### 担当者が退職したときの引き継ぎに役立ちますか。

顧問先に関連付けて面談記録やメール、次のタスクを残していれば、後任が経緯を追いやすくなります。記録が担当者個人のメールやメモにしかない場合は、CRMを導入するだけでは引き継ぎは改善しません。入力項目を必要な範囲に絞り、日々の対応後に記録を残す運用を定めてください。

### 事務所のスタッフ全員にアカウントが必要ですか。

アカウントや権限は、実際に閲覧・入力する業務に合わせて設計します。まず所長やマネージャー、顧客対応を行う担当者など、利用目的が明確な範囲で運用し、必要に応じて対象を広げます。全員に同じ入力を求めるのではなく、入力担当とレポートを活用する人の役割を分けると、負担と利用目的を整理できます。

### 顧問料をカスタムオブジェクトで管理すべきですか。

契約期間や金額の履歴を独立して追い、関与先と契約を別々に集計する必要がある場合は、カスタムオブジェクトが候補になります。取引やプロパティーで履歴を扱える要件なら、まず標準オブジェクトで試す方法があります。カスタムオブジェクトを使う場合はEnterpriseの利用条件を確認し、必要な関連付けやレポートが作れるかを設計段階で確かめます。

## まとめ

税理士事務所のCRMは、新規開拓の営業管理と、受任後の顧問先業務をつなぐ顧客情報の基盤です。

- **会計データ** ── 会計システムに置き、CRMでは顧問先グループ、関与先、関係者、契約、年間業務の関係を整理します。
- **パイプラインと権限** ── 営業パイプラインと業務パイプラインを分け、権限は必要な範囲に絞りながら記録を事務所に残します。

まずは、現在の顧問先一覧と決算業務の進捗表から、担当者、決算月、次の対応など、引き継ぎと業務確認に使う項目を選びます。次の行動は次のとおりです。

1. 会計システムとCRMのどちらを各項目の正とするかを整理します。
2. 顧問先、関与先、関係者、年間業務の関連付けを図にします。
3. 決算業務など対象を絞って運用し、担当者が一覧から次の作業を把握できるかを確認してから広げます。

CRMと会計システムの役割分担は、事務所の業務内容や体制によって異なります。自社の引き継ぎ要件に合わせて設計し、小さく始めて広げることが大切です。

CRMを活用した業務効率化やAIとの連携に関するご相談は、StartLinkまでお気軽にお問い合わせください。

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### 今枝 / Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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  "description" : "HubSpotのCRMレコードとNotionのページ・データベースを接続。HubSpotの画面から離れずにNotionのすべてにアクセスできるHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "CRMカードからNotionページの作成・閲覧・編集", "NotionデータベースをCRMタブにテーブル表示", "4つのワークフローアクションで自動化", "コンタクト・会社・取引・チケット・サービス・プロジェクト対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-notion-bystartlink",
  "name" : "Sync for Notion",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "ページ・DB合計50件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Professional",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/notion"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-moneyforward",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/ja/marketplace/listing/sync-for-moneyforward-bystartlink",
  "name" : "Sync for Money Forward",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "請求月5件・見積月20件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
    "name" : "Professional",
    "price" : "4000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/moneyforward"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-chatwork",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-chatwork-bystartlink",
  "name" : "Sync for Chatwork",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "通知無制限・CRMカードで最新100件の表示とメッセージ送信",
    "name" : "Professional",
    "price" : "3000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/chatwork"
}
```