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この記事の結論
展示会の管理では、名刺を取り込む前に「誰の情報か」「どの展示会で接点を持ったか」「次に誰が対応するか」を分けて決めることが大切です。 HubSpotのコンタクト、会社、マーケティングイベント、取引を使う場合も、記録の置き場所と更新担当を先に決めることで、フォローから成果確認まで同じ接点をたどりやすくなります。
展示会の管理では、名刺を取り込む前に「誰の情報か」「どの展示会で接点を持ったか」「次に誰が対応するか」を分けて決めることが大切です。 HubSpotのコンタクト、会社、マーケティングイベント、取引を使う場合も、記録の置き場所と更新担当を先に決めることで、フォローから成果確認まで同じ接点をたどりやすくなります。
「展示会ごとに名簿を作ると、既存顧客との重複を見つけにくい」
「誰にお礼を送り、誰に商談を打診したのかが追えない」
「出展の成果を次の企画に活かしたいが、集計に手間がかかる」——
こうした課題には、名簿の移し先を決めるだけでは対応できません。既存コンタクトの確認、参加の定義、営業への引き継ぎ条件、成果に含める取引の根拠まで決める必要があります。この記事では、展示会の準備から事後の見直しまで、各段階で何を確認し、どの条件がそろえば次へ進めるかを説明します。
本記事は「AI × CRMで企業価値を上げる設計思想｜経営者が知るべきAI CRM戦略」シリーズの一部です。
本記事はStartLinkの「AI活用完全ガイド」関連記事です。
この記事でわかること
展示会の名簿、営業の対応履歴、成果の集計がつながらず、管理方法を見直したい方に向けて、次の判断をどの順序で進めるかを説明します。
- 名簿管理をHubSpotにまとめる考え方 — 個人、会社、展示会、商談の情報を分け、重複や更新漏れを確認してから取り込み先を決めます。
- マーケティングイベントの使い方 — 何を「参加」と数えるかを決め、取り込んだ参加記録とコンタクトの対応を確かめます。
- キャンペーンとレポートの役割 — 集計する活動、取引、費用の範囲をそろえ、比較できる結果と確認が必要な結果を分けます。
- フォローから商談への流れ — 相手の希望と会話内容を踏まえ、連絡、営業への引き継ぎ、取引の記録へ進む条件を決めます。
読み進めながら、自社の名簿で「同じ人を識別できるか」「担当者と次の行動が分かるか」「展示会ごとの集計条件を説明できるか」を確かめてください。判断できない箇所があれば、その記録を誰が確認し、何が分かれば次へ進めるかを決めます。
展示会管理をスプレッドシートからCRMへ移す理由
展示会の名簿、会社情報、商談の進捗を別々のシートで管理している場合は、同じ情報をどこで更新しているかを調べます。更新先が分かれたままCRMへ取り込むと、どの情報が最新か判断しにくい状態も引き継ぐことになります。
移行の要否はシートの数だけでは決められません。まず、名簿にある参加者から担当者、最後の対応、次の作業をたどります。別の記録を探しても対応を再開できない場合は、不足している情報とその更新担当を特定します。現行の記録で引き継げる場合は、CRMで新たにつなぎたい情報があるか、取り込み後も更新を続けられるかを確認してから移行を判断します。
展示会ごとにシートが増えると起きること
展示会ごとに参加者シートを作り、別に担当者や会社、案件のマスターを持つと、同じ人の情報が複数箇所に存在する場合があります。展示会側にはフォロー状況が記載されても、担当者マスターには反映されない、といった差分が生まれます。
移行前に、次の点を確認します。
- 重複 ── 同じ人の行が複数ないか
- 一致 ── 担当者と対応状況の記載が一致するか
- 前後関係 ── 更新の前後関係を判断できるか
食い違いが見つかった情報は、どちらかを機械的に採用せず、確認できた内容と未確認の内容を分けます。
たとえば、名簿では「資料送付済み」、担当者の記録では「未対応」となっている場合は、送信履歴と担当者の説明を照合します。送付が確認できれば、名簿と対応履歴のどちらを更新するか決めます。確認できなければ連絡を自動的に進めず、確認担当と確認先を記録します。差分の扱いを決めてから取り込み対象に含めます。
以下の画面は、顧客データをスプレッドシートで管理する表示例です。氏名や会社名などの列が見えますが、画面内の個別値はこの記事に転記していません。自社のシートでは、同じ人の行と対応状況がどの列で確認できるかを確かめてください。
情報を「誰・どの会社・どの接点」に分ける
個人の連絡先はコンタクト、所属先の情報は会社、具体的な営業案件は取引として整理します。展示会の参加記録も、個人の属性と混ぜずに、どの接点で得た情報かが分かる形を検討します。
置き場所に迷ったら、その情報を後でどの場面で使うかを考えます。次のどれに当たるかを分けます。
- 連絡先 ── 連絡先の変更を確認する情報
- 会話の履歴 ── 展示会で交わした会話を振り返る情報
- 商談 ── 商談を進める判断材料
会場で聞いた関心事を会社全体の意向として扱う前には、発言者と、その発言が関係する取引を確かめます。
たとえば、参加者の所属先が後に変わっても、過去の展示会で交わした会話は接点の経緯として確認できる必要があります。一方、新しい連絡先を使う担当者には更新後の所属情報が必要です。両方の場面を想定し、更新する情報と接点の履歴を区別してから項目を決めます。
以下の画面は、HubSpotのコンタクト管理画面の例です。展示会で得た情報を登録する際は、連絡先として更新する内容と接点の履歴として残す内容を分けて確認します。
まず現状の管理項目を棚卸しする
移行前に、参加者名、会社、連絡先、展示会名、接点の内容、担当者、対応状況など、現行シートにある項目を洗い出します。各列について「誰が入力するか」「次のどの判断に使うか」を確認し、用途が決まっていない項目は登録方法を保留します。
| 確認すること | HubSpotでの置き場所を考える視点 |
|---|---|
| 個人の連絡先や所属 | コンタクトに必要な情報かを確認します |
| 会社単位の情報 | 複数の担当者で共有する情報かを確認します |
| 展示会名と参加状況 | イベントごとの記録として管理できるかを確認します |
| 商談の進捗や金額 | 取引として営業プロセスに沿って記録するかを確認します |
置き場所と更新担当が決まった項目から、取り込み先を検討します。判断が割れる項目は、実際のフォローや集計で誰がどう使うかを確認します。今回の接点を説明するためだけの記録と、次の展示会でも更新する項目を分けておくと、取り込み後に誰も管理しない項目を作らずに済みます。
棚卸しを終える条件は、必要な項目について、記録先、入力担当、確認する場面を説明できることです。説明できない項目は無理に取り込まず、どの判断に必要かを利用する担当者に確認します。
コンタクトと会社を関連付けて顧客情報を一元化する
コンタクトは名刺交換した個人、会社はその人が所属する組織として扱います。展示会後の対応では、個人の希望と会社全体の営業状況を混同しないことが重要です。まず既存レコードを確認し、次に所属先を確かめ、最後に展示会で得た情報を記録します。
コンタクトをイベントごとに重複登録しない
既存の取引先や見込み顧客と展示会で再会することがあります。名刺を取り込む前に既存コンタクトを探し、同じ人と確認できた場合は、その人の履歴を参照して参加情報を記録します。新しい連絡先でも、氏名だけで別人と判断せず、確認できる連絡先や所属情報を照らし合わせます。
照合では「既存レコードと一致する」「別人と確認できる」「判断に必要な情報が足りない」を分けます。一致すれば既存の対応履歴を確認して参加記録を付け、別人なら別のコンタクトとして扱います。判断できない場合は推測で統合せず、確認担当を決めて関連付けを保留します。確認が済んでからフォロー対象に含めます。
会社単位と個人単位の状況を分ける
同じ会社から複数人が参加する場合、関心事や連絡の希望は人によって異なります。個人ごとの会話と次の対応はコンタクトを起点に確認し、会社に関する営業状況は会社や関連する取引で確認します。
会社の意向を判断する必要があるときは、発言者、役割、関係する取引を確かめます。会社には既存の取引がある一方、参加者が別のテーマに関心を示した場合は、会話を既存商談の進捗として扱う前に担当営業へ確認します。関係が不明なら、参加者への連絡内容を決めるための確認事項として残します。
ライフサイクルステージを営業プロセスに合わせる
ライフサイクルステージを使う場合は、展示会への参加だけで段階を進めるのか、具体的な相談や営業への引き継ぎを条件にするのかを先に決めます。更新担当と判断に使う記録もそろえます。
以下の画面は、ライフサイクルステージによる顧客分類の例です。自社の運用では、各段階へ進める際に何を確認するかを決めてから使います。
名刺を受け取った時点では、相手の関心、会話内容、希望した次の対応を確認します。営業へ渡す条件を満たしたら、判断の根拠と担当者を記録して段階を見直します。条件を満たさない場合は、何を確認すれば再判断できるかを残します。次の連絡でその情報が得られたときに、担当者が段階を判断します。
マーケティングイベントで展示会参加者を記録する
展示会の参加記録を作る前に、何を参加として扱うかを決めます。来場、名刺交換、個別相談を同じ意味で集計すると、フォロー対象や成果の比較に使う記録が曖昧になります。利用中の画面でできる操作は、マーケティングイベントを使用するを参照しながら確認します。
参加の定義は、現場で記録できる情報に合わせます。名刺交換を記録できても来場者全員を把握できない場合は、「参加者」が名刺交換した人を指すことを明記します。別の展示会と比べる前にも同じ定義で記録できるかを確認します。定義が異なる結果は、差をそのまま成果の差として扱いません。
展示会単位でイベントを作成する
展示会を識別できる名称と、運用に必要な開催情報を決めます。名称の付け方は担当者間でそろえ、同じ展示会を別名で管理しないようにします。そのうえで、次を決めます。
- 参加者として記録する条件
- 確認を担当する人
参加者情報を取り込む場合は、取り込み先のイベント、既存コンタクトとの対応、列の意味を事前に確認します。具体的な操作はマーケティングイベント参加者をインポートするを参照し、利用中の画面で取り込み先と結果を確かめます。
同じ展示会の別日や別の接点を区別するかは、フォローと集計の両方から判断します。対応担当者が会話を区別する必要がある、または集計上の扱いが異なるなら、記録単位と名称をそろえます。区別しない場合も、個々の会話内容を後からたどれることを確かめてから参加者を関連付けます。
以下の画面は、HubSpotのマーケティングイベント一覧の例です。イベントを探す担当者が、名称から対象の展示会を識別できるかを確認する際の参考にしてください。
名刺情報を整えて参加者を取り込む
取り込み前に、氏名、メールアドレス、会社名などの列がどのプロパティに対応するかを確認します。形式の異なる電話番号や会社表記が混在している場合は、元データを整理してから取り込みます。
| 手順 | 次へ進む条件 |
|---|---|
| 既存コンタクトとの重複を確認 | 同じ人の既存レコードがあれば、新規作成せず関連付け方を確認します |
| 列とプロパティを対応付ける | 名刺情報が意図した項目に入ることを確認します |
| 参加者をイベントに関連付ける | イベント名と参加者の対応が確認できたら、フォロー対象にします |
取り込み後は、名簿の人が意図したコンタクトに対応し、該当する展示会の参加記録をたどれるかを確認します。既存コンタクトでは、連絡先の更新が必要な内容と、過去の履歴として残す内容を分けて見ます。
対応先が分からない行はフォロー対象へ進めず、元の名簿と照合します。列の解釈やイベントの関連付けに食い違いがあれば、残りの名簿へ進む前に原因を調べます。修正後、同じ方法で取り込み結果を見直してから作業を再開します。
参加後の反応をフォロー対象の判断に使う
フォロー対象を決めるときは、参加記録に加えて、会話内容、資料の希望、連絡の可否を確認します。メールへの反応やWebサイト上の行動を参照できる場合も、それだけで関心や商談意向を断定しません。
- 相手が次の連絡を希望している場合は、希望した内容を担当者に渡します。
- 希望が不明な場合は、送信対象に含める前に、記録された接点と社内の連絡ルールを確認します。
- 連絡後に希望と異なる反応があれば、予定した対応を続ける前に対象の判断を見直します。
対象に含めた理由を参加記録と会話から説明できる状態にしておきます。
以下の画面は、イベントとコンタクトの関連付けを示す例です。関連付けを確認する際は、対象のコンタクトから展示会での接点をたどれるかを確かめてください。
キャンペーンとレポートで展示会の成果を確認する
展示会の成果を確認するには、イベントの参加記録に加え、どの施策と取引を集計に含めるかを決めます。出展費用や取引の成果は、イベント名が記録されているだけで確定するものとして扱わず、入力範囲と関連付けの状態を確かめてから比較します。
最初に出展目的を確認し、その目的に対応する行動と結果を分けて見ます。参加者への連絡状況を知りたいのか、相談につながった経過を知りたいのかで、必要な記録は異なります。目的が混在している場合は、指標ごとに対象、確認に使う記録、判断できない場合の扱いを決めます。
イベントと関連施策をキャンペーンにまとめる
展示会に関係する活動として、イベント後のメールやランディングページなど、実際に使った施策を洗い出します。キャンペーンで管理する場合は、利用中の画面でイベントとの関連付けを確認し、集計対象にしたい活動が含まれているかを確かめます。操作や対象を確認する際はマーケティングイベントを使用するを参照します。
関連付けが確認できない活動は、成果に含まれていると決めつけず、記録方法を見直します。特定のメールを展示会施策として扱う場合は、配信対象と目的を確認します。取引が複数の施策に関わる場合は、展示会での接点から取引までの経緯を担当者が説明できるか確かめ、説明できないものは集計上の扱いを保留します。
展示会ごとの比較へ進む条件は、含める施策と除く施策の理由を同じ基準で説明できることです。基準が異なる場合は、比較する前に対象範囲をそろえるか、展示会ごとに経過を振り返ります。
以下の画面は、HubSpotのキャンペーン管理の例です。関連施策を確認する際は、一覧にある活動名だけで判断せず、その活動の対象と目的も照合します。
成果指標を先に決める
成果指標は出展目的から選びます。参加者との接点づくりが目的なら、その後の対応状況を確認します。具体的な相談の獲得が目的なら、どの状態を商談として数えるかを先に決めます。受注や費用との比較まで行う場合は、対象の取引と費用項目の範囲もそろえます。
指標を決めたら、展示会ごとの比較表に次の内容を記入します。
- 定義・期間・担当 ── 参加者・取引の定義、集計期間、記録担当者
- 根拠となる記録 ── 参加者の元記録、取引に含めた範囲、費用の内訳も同じ表に示します。
定義や期間が異なる場合は、その差を明記してから結果を比較します。元記録を確認できない項目は、根拠を確認できるまで比較から外します。
名刺交換を参加とする展示会と個別相談だけを参加とする展示会では、参加者数をそのまま比較できません。まず参加の定義、元記録で識別できる接点、集計期間、入力漏れを比較表に並べます。同じ接点を識別できれば定義をそろえて数え直します。識別できなければ数値の比較は避け、それぞれの参加者への対応経過を振り返ります。
判断する順序は、参加記録の対象と漏れを確認し、フォローと取引の関連をたどり、最後に費用を含めた比較が可能かを確かめる流れです。取引がコンタクトに関連付いていても、その取引を展示会の成果に含める根拠が分からなければ、受注額をそのまま展示会の成果として扱いません。担当者に経緯を確認できた時点で集計対象を判断し、確認できない取引は理由を残して保留します。
| 見たいこと | 記録・確認する内容 |
|---|---|
| 参加者への対応 | 未対応、連絡済み、返信ありなどの状況 |
| 商談化 | イベント参加者に関連する取引の有無 |
| 受注 | 取引の進捗と受注結果 |
| 投資対効果 | 同じ範囲で集計した費用と、関連付けられた成果 |
表の「商談化」は、関連する取引があることを確認する入口です。その取引が展示会で始まった相談なのか、以前から進んでいた案件なのかは、会話と対応履歴で別に確かめます。「投資対効果」を見る際も、費用と成果の対象が対応していることを確認してから判断します。対応していなければ、差の原因を探すために対象範囲を見直します。
以下の画面は、HubSpotのコンタクトのライフサイクル数とライフサイクルコストを表示したレポート例です。特定の展示会の取引詳細を示す画像ではありません。展示会の判断に使う前には、表示されている対象と自社で確認したい対象が一致するかを確かめます。
レポートで次回の判断につなげる
レポートを見る際は、まず未対応の参加者が残っていないかを確認します。次に、連絡した相手から相談や取引につながった経過をたどります。対応が止まっている場合は、参加者の属性だけでなく、会話内容、連絡方法、引き継ぎ条件も見直します。
次の画面は、HubSpotのレポート画面の例です。自社のレポートでは、表示される結果から元の参加記録と対応履歴へ戻れるかを確認してください。
展示会間で比較する前には、イベント名の付け方、参加者と取引の関連、対象期間、費用に含める項目を照合します。条件がそろわない場合も、未対応の理由や引き継ぎで不足した情報は確認できます。未対応が担当者の不明確さによるなら割り当て方法を決め、取引とのつながりを追えないなら引き継ぎ時に残す会話内容を見直します。
次回の展示会では、見直した項目によって担当者が同じ経過をたどれるかを確認します。たどれなければ指標を増やす前に、入力項目と更新担当を再検討します。たどれるようになってから、展示会間で比較する対象を改めて決めます。
以下の画面は、HubSpotの展示会管理に関するレポートダッシュボード例です。展示会区分別の表や棒グラフ、顧客ファネルが並びます。画像内の個別数値は成果の実績として扱いません。自社の結果を見る際は、各表示に含まれる展示会と取引の範囲を確かめてください。
フォローアップを仕組み化して商談につなげる
展示会後の連絡は、参加者の希望と会話内容を確認してから組み立てます。担当者、次の行動、対応期限を記録し、連絡後の反応によって次の対応を決めます。自動化を検討する場合も、対象者と送る内容を選ぶ判断を先に済ませます。
フォローアップの作業をタスクとして管理する場合は、HubSpotのタスク作成に関する案内を参照し、利用中の画面で担当者、期限、関連するレコードを確認します。タスクを作った後は、担当者がそのレコードから相手との会話と次の行動を読み取れるか確かめます。
対応期限は全員に同じ期間を当てはめず、相手と約束した内容、資料送付の必要性、担当者の対応予定に合わせて決めます。期限を過ぎたときに誰が確認し、どう対応を見直すかも定めます。遅れの原因が担当者の割り当てにあるなら、連絡文面を変える前に担当方法を見直します。
連絡対象と対応内容を分ける
名刺交換した相手全員に同じ文面を送る前に、資料を希望した人、個別の相談を希望した人、次の連絡が不要な人を記録から区別します。お礼、資料送付、商談の打診のうち、相手との会話に合う行動を選びます。
- 希望が明確な相手は担当者と対応期限を決めます。
- 希望が読み取れない相手は、送信可否と連絡目的を確認してから対象に含めます。
- 連絡不要の意思が分かる相手は、その内容を担当者が確認できるように残します。
連絡後は、当初選んだ行動が相手の反応に合っていたかを見直します。資料送付への返信で具体的な相談が出たなら、担当者が内容を読んで営業への引き継ぎを判断します。希望と異なる反応があれば、予定した次の連絡を続ける前に対応を変更します。
シーケンスは一対一の営業メールとして使う
シーケンスを使う場合は、相手ごとの会話内容を反映した営業メールや担当者のタスクを検討します。展示会の参加者名簿をそのまま送信対象にせず、登録前に相手、文面、連絡の可否を確認します。操作条件はコンタクトをシーケンスに登録するを参照し、利用中の画面と社内の運用ルールに照らして判断します。
登録前には、会話に沿った内容になっているか、返信を誰が確認するか、個別対応へ切り替える条件は何かを担当者が確認します。返信や会議予約があった場合は、定型の連絡を続ける前に内容を読み、次の対応を決めます。担当者と引き継ぎ先が曖昧なら、連絡を始める前に決めます。
返信や会議予約を見て次の対応へ進む
送信後は、返信の内容や会議予約の有無を確認します。具体的な相談があれば担当者が経緯を読み、次の面談や資料を判断します。返信がない相手についても、連絡を続ける条件と見直す時点を先に決め、相手の希望やそれまでの対応を踏まえて判断します。
定型的な連絡とタスク管理を整えても、提案内容や商談化は記録された文脈を見て決める必要があります。個別の要望が出た時点で引き継げるよう、会話内容、相手が希望した次の行動、担当者を残します。引き継いだ担当者が記録だけで次の行動を判断できなければ、何が不足したかを確認し、次の引き継ぎ項目を見直します。
取引の進捗を管理し、展示会後の流れをつなぐ
展示会で得た接点に具体的な商談が生まれたら、取引として何を管理するかを決めます。参加したという事実だけで取引を作らず、相談内容、次の合意事項、担当者を確認します。取引を作成した後は、関係するコンタクトと会社、展示会での接点をたどれるように記録します。
既存の取引について話した場合は、新しい取引を作る前に、その相談が既存の案件に含まれるかを担当営業に確認します。別の相談として管理する場合も、両者の関係が後から分かるように経緯を残します。
取引ステージを実際の判断点で設計する
取引ステージは、営業担当者の作業ではなく、商談の状態が変わる判断点に沿って定義します。次の段階へ進む条件として、顧客と確認できた内容や次に必要な行動を決めます。
金額や受注予定日などを入力する場合も、確認できた情報と見込みを区別します。展示会での短い会話だけでは条件を判断できない場合は、次の面談で確認する事項を決め、その結果を見て段階を判断します。面談後も条件が不明なら、段階を保留した理由と再確認する内容を残します。
以下の画面は、HubSpotの取引パイプラインの例です。各段階にある取引を確認する際は、担当者が次へ進めた根拠を説明できるかを確かめます。
取引を作成し、関係するレコードをつなぐ
具体的な相談内容と次の対応が確認できたら、取引を作成し、関係するコンタクトや会社を確認します。展示会での会話、相手の希望、担当者、次の行動も引き継げる形で残します。
作成後は、取引から関係者と接点をたどります。担当者が変わったときに次の対応を判断できない場合は、ステージを進める前に記録を補います。参加者と取引の関係を確認できても、それだけで展示会の成果と決めず、相談が始まった経緯と出展目的を照らし合わせます。経緯を確認できない場合は、集計に含める判断を保留します。
以下の画面は、HubSpotの取引作成画面の例です。入力を終える際は、取引名だけでなく、関係者と次の行動を担当者が確認できるかを確かめます。
失注後も学びを次の活動へ戻す
失注した場合は、価格、時期、機能、競合など、自社の営業で比較できる区分に理由を整理します。区分だけで経緯が分からないときは、相手から確認できた内容と担当者の判断を分けて残します。
再連絡を検討する際は、相手の希望と状況を確認します。次の展示会に向けては、どの接点で相談が始まり、どの段階で進まなくなったかを振り返ります。理由が確認できない取引は推測で分類せず、今後の接点で何を確かめるかを決めます。確認できた理由がほかの取引でも見られる場合は、次回の会話で聞く内容や営業への引き継ぎ条件を見直します。
よくある質問
HubSpot以外のCRMでも展示会管理はできますか？
コンタクトや会社、イベント、取引を関連付けて管理できるCRMであれば、同様の考え方を適用できます。比較するときは、参加記録をどこに置くか、既存顧客との重複をどう確認するか、フォローと取引の履歴をたどれるかを確かめます。必要な運用を決めてから、各製品で実現できる方法を確認してください。記録できても担当者が履歴を追えない場合は、実際の引き継ぎ手順で使えるかを見直します。
展示会の規模が小さくてもHubSpotで管理する意味はありますか？
参加者が少なくても、既存顧客との重複確認や担当者間の引き継ぎに課題があれば、一元管理を検討できます。まず名簿から担当者と次の対応を確認し、別の担当者が記録だけで対応を再開できるか試します。
- 再開できる場合は、現行の記録を誰が更新し、どう確認するか決めます。
- 再開できない場合は不足する情報を特定し、現行の方法で補えるかを検討します。
HubSpotへの移行を判断する際は、つなぎたい情報、取り込み前に整理する情報、移行後の更新担当と確認方法を洗い出します。移行後も必要な記録を続けられる見通しが立ったら、管理方法を選びます。
マーケティングイベントをキャンペーンに関連付けられますか？
展示会の活動をキャンペーンで集計したい場合は、利用中の画面でイベントとの関連付け方法と、集計に含まれる対象を確認してください。関連付けを確認した後も、参加者や取引が意図した範囲で記録されているかを照合してから成果を比較します。操作を確認する際はマーケティングイベントを使用するを参照してください。関連付けができても、レポートから必要な経過を追えなければ、記録する活動と取引の範囲を見直します。
シーケンスで展示会参加者へ一斉メールを送れますか？
参加者名簿をそのまま一斉送信の対象にするのではなく、相手の希望と会話内容を確認し、個別の営業連絡に適した対象を選びます。登録を検討する際は、送信可否、文面、返信後の担当者対応を先に決めてください。操作条件はコンタクトをシーケンスに登録するで確認できます。返信や会議予約があれば担当者が内容を確認し、次の連絡方法を判断します。
既存のスプレッドシートを移行できますか？
CSVインポートによる移行を検討できます。先に既存コンタクトとの重複、列の形式、各項目の取り込み先を整理してください。取り込み結果では、人とイベントの対応、既存の対応履歴、意図した項目への入力を確認します。食い違いがあれば元データと照合し、採用する値と更新担当を決めます。同じ確認方法で結果を見直せてから、残りの名簿へ進みます。
まとめ
HubSpotで展示会を管理する際は、名刺情報の取り込み前に、コンタクト、会社、展示会の参加記録、取引に何を残すかを決めます。フォローでは相手の希望と担当者を確認し、成果を見るときは参加者、取引、費用の集計範囲をそろえます。
次回の展示会を対象に、次の順序で進めます。
- 現在の名簿と管理シートを照合し、重複、更新漏れ、担当者が不明な項目を洗い出します。確認できない情報には確認担当を決め、取り込みや連絡を進める前に扱いを判断します。
- 何を参加として記録するか、フォローを誰が担当するか、営業へ引き継ぐ条件を決めます。会話内容から次の行動を選べない場合は、残す記録を見直します。
- 取り込み結果と対応履歴から、参加者、連絡、相談、取引の経過をたどります。展示会間の比較は、参加者、取引、費用の対象をそろえられた場合に行います。そろえられない場合は、今回の対応で不足した記録を特定し、次回の確認方法を決めます。
振り返りで分かった不足を次回の入力項目や対応手順に反映すると、担当者が変わっても次の行動を判断しやすくなります。企業様によって最適な形は異なります。CRMを活用した業務効率化やAIとの連携に関するご相談は、StartLinkまでお気軽にお問い合わせください。
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記事の内容を、そのまま実務に落とし込みたい方向け
HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが、HubSpot導入・AI活用・CRM整備・業務効率化までをまとめて支援しています。記事で気になったテーマを、そのまま相談ベースで整理できます。
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