HubSpotとfreee会計をシームレスに連携し、販売管理業務を劇的に効率化する方法を徹底解説（board連携/独自開発あり）

企業の成長に欠かせない要素の一つに、業務プロセスの最適化があります。特に、営業活動から請求、入金、会計処理に至る一連の販売管理業務は、会社の血液とも言えるお金の流れを管理する重要な部分です。この販売管理業務を効率化し、生産性を向上させるためには、適切なシステム連携が不可欠です。

多くの企業で、営業活動を管理するためにHubSpotのようなCRM（顧客関係管理）ツールを導入し、会計処理のためにfreee会計のようなクラウド会計ソフトを利用しています。しかし、これらのツール間でデータが連携されておらず、手作業での二重入力や転記が発生しているケースも少なくありません。これは人的ミスのリスクを高めるだけでなく、非効率な業務を生み出し、企業の成長を阻害する要因となります。

株式会社StartLinkは、HubSpot特化のCRMコンサルティング会社として、100社以上のHubSpot CRMプロジェクト支援実績と、HubSpotを軸とした経営基盤DX支援の知見に基づき、HubSpotと会計システム（freee会計など）との連携による販売管理システムの構築支援を提供しています。この記事では、HubSpotとfreee会計を連携させて販売管理業務をシームレスに行う方法について、業務担当者の皆様に向けて詳細に解説します。HubSpotと会計連携を実現するための複数のパターンをご紹介し、それぞれのメリット・デメリットや具体的な連携方法、活用事例についてご説明いたします。

販売管理業務とは？なぜシステム連携が必要なのか？

「販売管理」とは、営業活動の開始から、見積もり、受注、納品、請求、そして入金までの売上に関連する一連の業務を指します。これに加えて、売上を上げるために必要な仕入や発注の管理も含まれる場合があります。これらの業務を効率的に管理するためのシステムが「販売管理システム」や「販売管理ソフト」と呼ばれています。

なぜ、これらの業務でシステム連携、特にCRM（HubSpot）と会計ソフト（freee会計）の連携が必要なのでしょうか？
それは、顧客との関係構築や案件管理を行うHubSpotでの営業活動の結果が、「最終的には売上や請求、入金という会計データとしてfreee会計に記録される」からです。これらのシステムが連携していない場合、例えばHubSpotで受注した案件の情報を基に、販売管理システムで見積書や請求書を作成し、さらにその請求情報をfreee会計に手作業で入力する必要があります。これは時間と労力がかかるだけでなく、入力ミスによるデータの不整合を引き起こす可能性が高まります。

システムを連携させることで、以下のようなメリットが得られます。

• 業務効率化の向上: データの自動連携により、手作業による転記や入力作業が削減されます。

• 人的ミスの削減: 手入力によるミスがなくなり、データの正確性が向上します。

• リアルタイムな情報把握: 常に最新の販売データや入金状況をfreee会計で確認できるようになります。

• 部門間の連携強化: 営業、販売管理、経理といった部門間での情報共有が円滑になります。

会社全体の業務効率化を考える上で、販売管理から会計への連携機能は非常に重要なポイントとなります。

HubSpotとfreee会計をシームレスに連携する2つの方法

HubSpotとfreee会計を連携させ、販売管理業務を効率化するためのシステム構成には、主に2つのパターンが考えられます。どちらの方法を選択するかは、企業のビジネスモデル、必要な機能、構築・運用にかかるコストやメンテナンス性、そしてデータ管理の一元化に対する考え方によって異なります。

StartLinkでは、これらのパターンを含めたHubSpotを軸とした経営基盤DXの支援を提供しています。

パターン①：HubSpotとカスタムコード（Operations Hub）でfreee会計とAPI連携

引用：HubSpot Operations Hub

このパターンでは、HubSpotを基幹システムとして位置づけ、HubSpotの内部で販売管理業務の多くを完結させます。具体的には、HubSpotのOperations Hubのカスタムコード機能を活用して、請求ロジックの実装、請求書データの生成、そしてfreee会計へのデータ連携（API連携）を行います。

システム構成（概要）

1. 請求ロジック実装（Operations Hub：カスタムコード）

2. 請求書データ生成（カスタムオブジェクト「請求」をサブスクリプション形式等で作成）

3. freee会計への連携（Operations Hub：カスタムコードで、freee会計へAPI連携）

主な機能構成

メリット・デメリット

HubSpot内で情報が一元管理されるため、データの整合性を担保しやすい一方で、カスタムコードの開発と保守には専門的なエンジニアリソースが必要になります。

この方式は、自社独自の複雑な業務フローがあり、標準的な販売管理システムでは対応しきれない場合に適しています。HubSpot上で情報を一元管理できる反面、初期開発コストが高く、その後のメンテナンスには専門知識が必要となります。

パターン②：HubSpotとboardを連携させる方式（外部販売管理システム連携型）

引用：クラウド請求書作成ソフト（インボイス制度・適格請求書対応）、見積書発行、販売管理ツール - board

このパターンでは、HubSpotは主に取引や商品情報の管理（受注までの管理）に留め、請求書の発行や販売管理機能といった部分は外部の販売管理システム「board」に委譲します。boardで作成した請求書データを、boardの標準連携機能を使ってfreee会計へ連携します。

システム構成（概要）

構成としては、HubSpot（案件・商品管理）があり、そこからboard（販売管理・請求書作成）へデータが連携され、さらにboardからfreee会計（必要に応じて請求データ連携）へデータが流れる形になります。

1. HubSpot：顧客情報、商品情報、案件管理

2. board：案件明細の登録、合算請求、請求書作成、月次締めなどの販売管理業務

3. freee会計：boardと連携し、必要に応じて請求データまたは仕訳を取り込み可能、入金消し込みを実施
   
   

主な機能構成

メリット・デメリット

boardとfreee会計の連携

boardは、請求・支払データをfreee会計の「取引」として連携します。boardは、日常的に会計知識（勘定科目など）を使わないユーザーがメインで利用することを想定して設計されているため、請求書などの入力時に直接勘定科目を入力する仕組みにはなっておらず、あくまで販売管理側の業務に最適な仕組みになっています。

その上で、会計連携のための「会計データ設定」機能があり、「特定の条件の場合はこの科目」といったように、条件指定で勘定科目等を出し分けることができます。これにより、boardユーザーは会計寄りの要素を意識することなく利用できます。

• 対応会計ソフト: freee会計、MFクラウド会計、弥生会計、弥生会計オンライン、勘定奉行

• freee会計との相性:
  boardで作成した請求書はfreee会計上では「収入取引（売上）」として認識され、請求書単位または請求書の明細行単位で勘定科目、部門、税区分を分けて連携できます。
  
  

連携設定と権限

• freee会計との連携は、boardの「設定」メニューから行います。

• 連携には、freee会計側で以下いずれかのユーザー権限が必要です：

  • 管理者権限

  • 一般権限

  • カスタマイズされた取引先や取引、勘定科目などの閲覧・登録権限
    
    

デフォルト連携内容とカスタマイズ

• デフォルト:

  • 案件（売上）は勘定科目「売上高」

  • 発注（費用）は「外注費」
    
    

• 会計データ設定では、以下のように細かく設定可能：

  • 連携対象とするか否か

  • 取引先のマッチング方法や新規登録

  • 取引先コードの連携

  • 源泉所得税の連携

  • インボイス制度経過措置の税額控除 など

データ連携のタイミング

• 売上データ → 請求ステータスを「請求済」に変更したタイミングで自動連携

• 費用データ → 支払ステータスを「請求書受領済」に変更したタイミングで自動連携

• 連携処理はバックグラウンドで行われ、通常は数秒から数十秒、混雑時は数分から数十分かかる場合があります。

• 連携状況は「連携履歴」画面で確認可能です。
  
  

連携に関する注意事項

• 一度連携が完了したデータは、board側で変更してもfreee会計には反映されません。

• freee会計側で変更があった場合も手動で再度連携が必要です。

• 金額が0円の取引はfreee会計の仕様上連携できません。

boardとfreee会計連携による具体的な会計処理例

1. スポット対応の請求

   • 定額サービスに加えてスポット対応が発生した場合、以下いずれかの方法を検討：

     1. 「定期請求機能で作成された請求書にスポット対応分を追記する」

     2. 「スポット対応分の案件を分けて登録する」

   • 推奨: 案件を分けて登録し、boardの合算請求機能で1つの請求書にまとめる。これにより、案件は別々でもfreee会計には別々の取引として連携され、管理会計上の問題も生じにくい。

   • 勘定科目も会計データ設定で案件区分や会計区分に応じて自動的に振り分けることが可能。
     
     

2. 一括払いの期間按分処理

   • 月額料金などを12ヶ月分まとめて一括で請求する場合、board側の会計データ設定で会計区分（例：「一括払い」）を設定し、その場合は勘定科目を「前受金」としてfreee会計に連携するよう設定。

   • freee会計に前受金として連携された取引は、freee会計の「＋更新」機能や「前受/前払入力アプリ」を使って、発生月に応じて売上高に振り替える仕訳を自動登録可能。

boardで請求書を発行すれば即座にfreee会計に収入取引が作成されるという仕様になっており、外部システムながらfreee会計内部での請求書発行と同等のタイムリーな連携を実現します。freeeアプリストア開設以前からAPI連携を行ってきたboardは、freee会計と連携する請求書作成ツールの中でも最も相性の良いツールの一つと言えます。

『案件』概念で定期請求管理を容易にするboardと、『取引』概念で発生と決済管理を効率化するfreee会計を組み合わせることで、高価なシステムを導入することなく、案件管理や債権管理を効率的に行うことが可能です。

どちらのHubSpot-freee会計の連携パターンを選ぶべきか？

HubSpotとfreee会計の連携方法は、企業の状況によって最適なものが異なります。パターン①（HubSpot内完結）とパターン②（board併用）の主な違いを比較検討し、自社に合った方式を選択することが重要です。

 当社のおすすめとしては、そこまで自社の請求業務に対してカスタマイズ性が必要ないのであれば、BoardとHubSpotを連携する形が良いかと思っております。というのも、自社でのメンテナンスや運用面でカバーができるので、エラー等も起きにくいという点もあります。また、「Boardでの連携仕様に対して業務を合わせる」という形になるので、ある程度制約のある中で業務を決められるということもメリットかと思っております。

パターン比較表（簡易比較）

• サービス業や無形商材の販売など、在庫を持たないビジネスモデルで見積書や請求書作成を中心としたシステムを検討する場合は、パターン②（board併用）がフィットしやすいと考えられます。

• 初期コストや運用負荷を抑えたい場合にもパターン②が有利です。ただし、HubSpotとboard間の連携が一部手動になるため、データの整合性確保に留意が必要です。

• 一方、非常に複雑な販売管理ロジックが必要で、かつHubSpotでのデータ一元管理を強く求める場合は、パターン①（カスタムコード連携）を検討する価値があります。ただし、技術的なリソースが必要となる点を考慮する必要があります。

HubSpotとfreee連携を成功させるためのポイント

HubSpotとfreee会計の連携を成功させ、販売管理業務を効率化するためには、以下のポイントに留意することが重要です。

1. 業務フローの整理とシステム設計

• システムを導入する前に、現状の業務フローを正確に把握し、理想の業務フローを設計することが不可欠です。

• どのツールでどの業務を行うか、データの流れはどうするかなどを詳細に検討します。

• StartLinkでは、業務整理とデータベース設計に基づいたHubSpot構築支援を提供しています。

2. システムの連携設定と確認

• HubSpot、board、freee会計間の連携設定を正確に行う必要があります。

• 特にboardとfreee会計の連携では、会計データ設定で勘定科目や税区分、取引先コードなどのマッピングを適切に行うことが重要です。

• 連携設定後は、テストデータを使って連携が正しく行われるかを確認します。
  
  

boardのfreee会計連携設定画面では、「特定条件の場合はこの科目」といったマッピング設定が可能です。これにより、ユーザーが会計知識を深く意識することなく、連携をスムーズに行えます。

また、当社では独自に、freee会計とboardの連携を行うシステムを構築し、自動的に「入金ステータス」を同期するなどの開発も行っております。（boardでは、連携機能のアップデートも頻度が高くないため、不足機能は別途開発する形を推奨しております。）

3. 運用ルールの明確化と担当者の教育

• システムを導入しても、現場の担当者が正しく使えなければ効果は半減します。

• HubSpot、board、freee会計それぞれでの入力ルール、ステータス変更のタイミング、連携に関する注意事項などを明確にする必要があります。（マニュアルやレギュレーションをNotionやHubSpotのナレッジベースで構築し、社内むけのAIチャットボットを構築すると、育成工数が大幅に減少します。）

StartLinkが提供できる価値

株式会社StartLinkは、HubSpot特化のCRMコンサルティング会社として、HubSpotを中心とした企業の経営基盤DXを支援しています。100社以上のHubSpot CRMプロジェクト支援実績を持ち、以下の領域で専門性の高い支援を提供しています。

• HubSpotの全体設計・データベース設計構築: 貴社のビジネスに合わせたHubSpotの最適な設計を支援します。

• HubSpotと外部アプリ連携を前提とした経営基盤DX: boardやfreee会計を含む様々な外部システムとの連携を設計・構築し、HubSpotを軸とした自動化された経営基盤を実現します。

• HubSpotとAIを連携して活用する具体事例のご紹介: AI活用による業務効率化・生産性向上も提案します。

• freee会計と連携するための販売システムの構築（boardなど）: 本記事で解説したHubSpotとfreee会計の連携を含む販売管理システムの構築を支援します。パターン①のようなカスタムコード開発にも対応可能です。

StartLinkでは、HubSpot CRMの戦略設計から構築、そして運用に至るまでの一貫した支援を提供しており、Salesforceからのリプレイスプロジェクト経験も豊富です。構築後のメンテナンス負担を軽減し、属人性を低減した運用しやすいシステム構築を重視しています。

まとめ

HubSpotとfreee会計のシームレスな連携は、販売管理業務の劇的な効率化と生産性向上を実現する重要な手段です。特に中小企業にとっては、システム連携によって手作業によるミスや非効率な作業を削減し、より戦略的な業務にリソースを集中できるようになります。

HubSpotとfreee会計を連携する方法には、パターン①（HubSpot内完結）と、パターン②（board併用）の2つのアプローチがあります。それぞれにメリット・デメリットがあり、自社のビジネスモデルや求める自動化のレベル、システム構築・運用のリソースなどを考慮して、最適なパターンを選択することが重要です。

• 在庫を持たないビジネスモデルで、見積書や請求書作成を中心としたシステムを検討し、初期導入コストや運用負荷を抑えたい場合は、パターン②（board併用）が有力な選択肢です。

• boardとfreee会計の標準連携機能は非常に相性が良く、請求・支払データの自動連携により、会計業務の効率化が期待できます。

• 一方、非常に複雑な販売管理ロジックが必要で、かつHubSpotでのデータ一元管理を強く求める場合は、**パターン①（カスタムコード連携）を検討する価値があります。とはいえ、技術的なリソースが必要となる点を考慮する必要があります。

貴社の状況に合わせた最適なシステム連携方法の検討をいただき、より社内のオペレーション最適化・ガバナンスの観点でビジネスを促進する参考になれば幸いです。