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この記事の結論
HubSpotシーケンスは、担当者の個人メールから段階的なフォローを行う機能です。反応を次の営業アクションにつなぎ、顧客情報と成果を一元管理できます。
HubSpotシーケンスは、担当者の個人メールから段階的なフォローを行う機能です。反応を次の営業アクションにつなぎ、顧客情報と成果を一元管理できます。
「展示会で交換した名刺の情報が、スプレッドシートとCRMに分かれている」
「メールを一人ずつ送るため、フォローのタイミングが担当者によって違う」
「返信があった相手にも、予定していたメールを送ってしまいそうで不安」
シーケンスでは、メールやタスクを順番に設定し、担当者の接続済み個人メールからコンタクトをフォローします。ただし、送信の順番を決めるだけでは運用できません。誰を登録するか、どの反応で自動フォローを止めるか、止めた後に誰が対応するかを先に決める必要があります。
本記事は「AI × CRMで企業価値を上げる設計思想｜経営者が知るべきAI CRM戦略」シリーズの一部です。
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この記事でわかること
営業メールのフォローを仕組みにしたい担当者に向けて、対象者の選定からシーケンスの作成、返信後の引き継ぎ、成果の見直しまでを順に説明します。読み終えたら、自社で最初に試す対象と、運用前に確認すべき条件を決められます。
- シーケンスの役割 — メールテンプレートやメルマガと使い分ける判断基準を整理します。
- 作成と登録の流れ — 対象を決め、ステップ、遅延、タスク、登録解除条件を設定して確認する順序を示します。
- 日々の運用方法 — 返信や電話などで状況が変わったとき、自動フォローから担当者の対応へ移る方法を説明します。
- 成果の見方 — 反応からミーティング、取引、受注までを追い、次に見直す箇所を選ぶ方法を整理します。
シーケンスを営業プロセスの中で捉える
シーケンスは、営業担当者が行う定型的なフォローを仕組みにする機能です。導入前に、どの連絡を共通の流れに載せ、どの連絡を担当者の個別判断に残すかを分けます。相手ごとに提案内容を考える必要があるなら、その段階は自動メールではなく担当者の対応にします。
次の画面は、シーケンスの基本設定画面。送信する曜日などの設定を考える際も、先に対象者と連絡目的を決めておくと、設定の理由をチームで共有できます。
コンパクトな営業フォローを仕組みにする
スプレッドシートで対象者を管理し、別の画面でメールを送り、返信状況をまた手入力する運用では、情報の更新や次の対応が担当者に依存しがちです。シーケンスでは、コンタクトに対するメールやタスクの順序を組み立て、進行状況をHubSpot上で確認できます。
まず、繰り返し発生するフォローを一つ選びます。例えば展示会後の連絡なら、「接点を持った相手へのお礼」と「返信がない場合の確認」を共通の流れにできます。一方、具体的な相談への回答や提案内容の調整は担当者が引き受けます。この境界が決まると、必要なステップと停止条件を選びやすくなります。
次の画面は、シーケンスの分析概要ダッシュボード。運用後は送信状況だけでなく、どの段階の反応を担当者が確認するかを決める材料にします。
次の画面は、シーケンスによる一括フォローの概念。複数の相手に同じ流れを適用する前に、それぞれが対象条件に合い、個別に補うべき文脈がないかを確認します。
シーケンスは営業の判断すべてを自動化するものではありません。相手の状況に応じて提案を変える場面や、重要な商談の個別対応は担当者が判断し、定型フォローや対応漏れを防ぐ部分に使います。
コンタクトから取引、受注までをつなぐ
営業の流れでは、コンタクトへのアプローチがミーティングや取引につながり、最終的に受注や売上の確認へ進みます。シーケンスはそのうち、コンタクトへのフォローを支えます。成果を見るときは、登録者の反応と、その後の営業活動を分けて確認します。
次の画面は、コンタクト画面からの手動メール作成。シーケンスを止めて個別対応へ移る場合は、コンタクトの記録を確認し、相手の返信や会話に沿って文面を作ります。
コンタクト、会社、取引の関連付けやステージ設計が曖昧なままでは、どのフォローがどの商談につながったかを追いにくくなります。分析の前に、商談化したと判断する条件、取引を作成する担当者、関連付けを確認する場面を揃えます。記録が揃っていなければ、収益を比較する前に入力方法を見直します。
メルマガと使い分ける
シーケンスのメールは、接続済みの担当者個人メールアドレスから送信する1対1の営業メールです。HubSpotのマーケティングメールは、配信対象や配信目的の異なる一斉配信に使います。
選ぶときは送信人数よりも連絡の目的を確認します。担当者が相手の状況を踏まえて会話を進め、返信後に個別対応するならシーケンスを検討します。広い対象へ同じ案内を届けるなら、マーケティングメールの運用として設計します。
利用を始める前には、契約プラン、担当者のシートと権限、個人メールアドレスの接続状況を確認します。利用条件の確認先はHubSpot公式ヘルプのシーケンスの作成と編集です。条件を満たしていない担当者がいれば、送信者を決める前に管理者と設定を確認します。
メールテンプレートとシーケンスを設計する
メールテンプレートは文章のひな型で、シーケンスはメールやタスクを実行する順番とタイミングをまとめたものです。文面だけを共通化したいなら、まずテンプレートを整えます。送信後の確認や追加フォローまで共通の流れにしたいなら、シーケンスのステップを設計します。
次の画面は、タスク作成の設定。メールの後に担当者の確認が必要な場面を選び、タスクに残す作業と担当者を具体化します。
テンプレートに共通部分をまとめる
展示会後のお礼、資料送付後の確認、次回ミーティングの打診など、繰り返し使う文面はテンプレートにまとめられます。共通部分には連絡の目的と相手に求める次の行動を入れ、会話内容や関心に応じて書き換える箇所を担当者が分かる形にします。
次の画面は、メールテンプレート機能。文面を選ぶ前に用途を確認し、対象者の状況に合わないテンプレートを使い回さないようにします。
テンプレートの名称には、対象や用途、フォローの段階がわかる言葉を含めます。文面を見直す際は、まず対象条件とメールの目的が一致しているかを確認します。一致しているのに相手が次の行動を選びにくいなら、問いかけや案内の順序を修正します。
ステップにメールとタスクを組み合わせる
シーケンスでは自動メールだけでなく、担当者が実行するタスクもステップにできます。例えば、初回メールの後に状況確認タスクを置き、その結果に応じて追加フォローの要否を判断する流れです。
ステップを並べる際は、それぞれに別の役割を持たせます。初回メールで目的を伝え、次のメールで判断に必要な情報を補い、会話が始まったら担当者へ引き継ぎます。追加メールに新たに伝える内容がなければ、そのステップ自体を見直します。
次の画面は、シーケンスで送信されたメールのタイムライン。実際の連絡履歴を確認し、担当者の手動対応と予定されたステップが重ならないかを見ます。
| 要素 | 役割 | 設計時に決めること |
|---|---|---|
| メールテンプレート | フォロー文面の共通部分 | 相手別に加筆する箇所 |
| 遅延 | 次のステップまでの間隔 | 連絡の目的と相手の負担 |
| タスク | 担当者の手動対応 | 実行する条件と担当者 |
| 登録解除条件 | 自動フォローを止める条件 | 返信や予約後の扱い |
個別対応が必要な場面を残す
すべてのコンタクトに同じ文面を送る設計では、会話の内容や検討状況が反映されません。登録前に対象者の条件を絞り、テンプレートから共通化する部分と、担当者が追記・判断する部分を分けます。
具体的な相談を受けた相手や、すでに商談を進めている相手には、担当者が直近のやり取りを確認してから送信の要否を決めます。対象条件だけではその違いを判別できない場合は、登録前の確認作業を運用に組み込みます。
シーケンスを作成する手順
設定を始める前に、対象者、フォローの目的、担当者へ引き継ぐ条件を書き出します。その後、メールとタスクを並べ、停止条件と送信内容を確認します。この順序なら、画面上の設定が営業上の判断と対応しているかを確かめられます。
次の画面は、シーケンス作成時のテンプレート選択。用意された構成を選ぶ場合も、対象者と目的に合わないステップはそのまま採用せず、必要性を確認します。
対象と目的を決める
まず、展示会で接点を持ったコンタクト、資料をダウンロードしたコンタクトなど、対象者を特定します。その人たちに何を案内し、どの反応があれば担当者対応へ移るのかを決めます。営業ステージやライフサイクルステージと対象条件を結び付ければ、選定理由をチームで共有できます。
対象リストをスプレッドシートで作っている場合は、HubSpotのコンタクト情報と一致しているかを確かめます。重複、担当者不明、直近のやり取りを確認できないレコードがあれば、登録判断を保留して情報を整えます。対象が明確になったレコードから登録します。
メールと遅延を設定する
HubSpotで「営業」から「シーケンス」を開き、新しいシーケンスを作成します。用意されている構成を使うか新規に作成し、各ステップにメールテンプレートを指定します。担当者による確認が必要な箇所にはタスクを追加します。
遅延は、メールを送れる最短の間隔から決めるのではなく、相手が前の連絡を受けて何を判断するかから考えます。前のメールへの返信を待つ段階なのか、追加の情報を届ける段階なのかを確認し、各メールの目的が重なるなら統合や削除を検討します。前の話題を続ける場合は返信として送り、話題が変わる場合は新しいスレッドにするか検討します。
運用後は、返信内容や担当者への問い合わせを読み、追加連絡が早すぎると感じられていないかを確認します。相手の確認状況が分からない場合は、短い間隔での追加送信を前提にせず、連絡の必要性から見直します。
返信やミーティング予約後の停止条件を決める
返信があった後も自動フォローが続くと、相手の連絡を見落とした印象を与えることがあります。返信やミーティング予約など、担当者の個別対応へ移る反応を整理し、設定できる登録解除条件を確認します。フォーム送信など別の反応も扱いたい場合は、自社の設定でどう検知し、誰が停止状態を確認するかを決めます。
次の画面は、自動登録解除の条件設定。条件を選んだ後は、停止したコンタクトを誰が確認し、次の対応をどこに記録するかまで決めます。
停止条件を設定したら、想定する反応ごとに「自動フォローは止まるか」「担当者に確認作業が残るか」を確認します。停止しても担当者が返信内容を読まなければ対応は進みません。確認タスクと担当者が定まってから運用を始めます。
送信設定を確認する
登録の操作方法はHubSpot公式ヘルプのシーケンスへのコンタクト登録で確認できます。操作に進む前に、送信者のメール接続、対象コンタクト、差し込み内容、各ステップの順序を確かめます。
特に、同じ相手に別の担当者が連絡していないか、返信済みの相手が対象に残っていないかを確認します。判断できないレコードは登録せず、担当者と履歴を確認してから送信の要否を決めます。
コンタクト登録後の営業対応を整える
シーケンスを作成したら、対象コンタクトを登録し、メールがどのように表示されるかを確認します。登録は配信開始だけでなく、対象者の情報と担当者の次の行動を結び付ける工程です。最初は確認できる範囲で運用し、表示、送信、停止、引き継ぎの各段階を見ます。
次の画面は、コンタクトのシーケンス登録。登録前には対象者と送信者を照合し、予定されたメールがその相手に適切かを確認します。
登録前にコンタクト情報を揃える
登録前に、メールアドレス、担当者、会社との関連付け、営業上のステージを確認します。宛先情報が不十分なレコードは対象から外し、情報を整えてから再度判断します。リスト条件をHubSpotのプロパティで管理すれば、対象選定の根拠をチーム内で共有できます。
対象を広げる条件は、登録人数ではなく運用の確認結果で決めます。メールの表示に誤りがないこと、想定した反応で停止を確認できること、担当者がタスクを処理できることが揃ったら、同じ条件に合う対象へ広げます。どこかで対応が滞るなら、追加登録を急がず、その工程を直します。
個別の文脈をメールへ反映する
登録時のプレビューで、宛名や会社名などの差し込み内容が正しく表示されるかを確かめます。展示会で話した内容や相手の問い合わせ内容など、個別性が重要な情報は担当者が加筆します。共通の文面では会話の続きを自然に書けない場合は、個別メールへ切り替えます。
次の画面は、メールのパーソナライズとミーティングリンク挿入。差し込み表示だけでなく、リンクを案内する理由と、相手に求める行動が文面から伝わるかを確認します。
個人メールからの送信であっても、テンプレートをそのまま大量に流すだけでは適切なフォローになりません。登録前に対象条件を確認し、コンタクトごとに必要な修正を加えます。反応があればタスクや取引レコードを通して、内容をチームが追えるようにします。
電話や返信があれば自動化から引き継ぐ
電話で会話した、返信を受けた、ミーティングが決まったなど、状況に変化があった場合は、シーケンスの停止状態と次の担当者を確認します。停止していなければ、予定された連絡が相手の状況に合うかを確認し、必要に応じて個別対応へ切り替えます。
引き継ぎ時には、相手が何を伝えたか、担当者が次に何をするか、その作業をどこに記録したかを揃えます。返信後の確認項目や取引作成の条件をHubSpotのタスクやプロパティに整理し、次の担当者がレコードを見れば状況を把握できる形にします。
反応と収益を分析して改善する
シーケンスの評価は、開封やクリックだけで終わらせず、営業プロセス全体に沿って行います。登録、反応、ミーティング、取引、受注の順に記録を確認し、どこで次の行動につながらなかったかを探します。その際、対象者の条件や担当者の記録方法が異なるものを、同じ成果として比較しないようにします。
次の画面は、シーケンスの収益トラッキング。表示された結果を読む前に、対象コンタクトと取引の関連付け、受注情報の入力状況を確かめます。
ステップごとの反応を見る
各メールの開封、クリック、返信などを確認し、どの段階で反応が変化したかを見ます。開封があっても返信や予約につながらない場合は、本文の問いかけ、相手に求める行動、対象者の関心が合っているかを確認します。反応の理由を数値だけで決めず、実際の返信内容や担当者が受けた相談も読みます。
次の画面は、ステップの追加と遅延設定。反応を受けてステップを増やす前に、既存の各メールに異なる役割があるかを確認します。
次の画面は、ステップごとのエンゲージメント分析。反応が変わった位置を見つけたら、そのステップの文面だけでなく、登録対象と前の連絡内容も照合します。
ミーティング獲得が目的なら、開封率の高さだけで成功とせず、予約や取引への移行を確認します。返信が増えても対象外の問い合わせばかりなら、文面より先に対象条件を見直します。目的に沿った反応が得られ、担当者が対応できているなら、その運用を続けながら次の段階を確認します。
CRMの情報から取引と受注を追う
コンタクトの反応後にミーティングが設定され、取引が作成され、受注に至るまでの関連付けを維持します。取引には営業ステージ、金額、クローズ日などの情報を自社の運用に合わせて記録します。ただし、シーケンスへの登録だけを理由に、後の受注をそのシーケンスの成果と決めつけないようにします。
次の画面は、シーケンスの全体パフォーマンスダッシュボード。全体の結果を比較するときは、対象者、目的、記録方法が揃っているかも確認します。
コンタクトに取引が紐づいていない、またはクローズ情報が未入力なら、収益の比較には使えません。まず入力ルールを揃え、関連付けを確認します。そのうえで、同じ目的で運用したシーケンスについて商談や受注への進み方を比較します。
改善を小さく繰り返す
見直しは、対象条件、件名、本文、送信間隔のうち、原因と考えられる箇所を選んで行います。例えば、対象者の関心が合っていなければ対象条件から直し、関心は合っているのに次の行動が伝わらなければ文面を直します。変更した内容と確認する反応を記録し、次の振り返りで続行するか再修正するかを決めます。
| 見えている状態 | 確認すること | 次の対応 |
|---|---|---|
| 開封はあるが返信が少ない | 本文の問いかけと対象者の関心 | 文面や対象条件を見直す |
| クリックはあるが予約が少ない | リンク先と案内文の整合性 | 次の行動をわかりやすく示す |
| ミーティング後に取引が作成されない | 取引作成と関連付けの運用 | 担当者と作成タイミングを揃える |
| 取引はあるが受注分析ができない | 金額、ステージ、クローズ情報 | 入力ルールを整える |
自社に合う運用へ段階的に広げる
企業様によって最適な形は異なります。誰にどの段階で連絡するか、どの反応を担当者へ引き継ぐかを自社の顧客接点に合わせて決めます。最初は対象と目的を絞り、担当者が同じ判断をできる状態を作ってから運用を広げます。
対象を営業ステージに合わせる
新規リード、問い合わせ後のフォロー、失注後の再接点では、相手の状況も連絡の目的も異なります。ライフサイクルステージや取引ステージを基準に対象を選ぶ場合は、ステージだけで登録を決めず、直近のやり取りと担当者の対応状況も確認します。
失注した相手への再アプローチは、過去の失注理由と現在の状況を確認してから判断します。連絡する理由を担当者が説明できない場合は登録を見送り、情報を確認します。営業プロセスに戻す条件が定まれば、同じ内容のメールを送り続ける運用を避けられます。
項目と通知を必要な範囲に絞る
シーケンス運用のためにプロパティやタスクを増やしすぎると、入力する人が迷い、データの更新も続きにくくなります。項目を追加するときは、次の用途を明確にします。
- 対象選定に使うか
- 停止後の引き継ぎに使うか
- 成果の確認に使うか
用途が決まった項目について、更新する担当者とタイミングを定めます。
状況に応じて機能を広げる
最初は一つの対象と一つのフォロー目的を選び、テンプレート、タスク、停止条件が機能するかを確かめます。登録から担当者への引き継ぎまで迷わず進められ、必要な記録が残るようになったら、別の対象や目的へ広げます。
レポートやキャンペーンとの連携を検討する際も、先に何を判断したいのかを決めます。
- 商談につながった対象を比較したいなら ── コンタクトと取引の関連付けを確認します。
- 受注まで追いたいなら ── 取引の記録が揃っているかを確認してから分析方法を選びます。
よくある質問
シーケンスとマーケティングメールは何が違いますか？
シーケンスは担当者の接続済み個人メールから送る1対1の営業メールです。マーケティングメールは一斉配信などの用途で使います。相手との会話を進め、返信後に担当者が対応するならシーケンスを検討します。共通の案内を広く届けるなら、マーケティングメールとして設計します。
シーケンスの利用に必要なものは何ですか？
シーケンスを利用する前に、HubSpotで契約プラン、担当者のシートと権限、個人メールアドレスの接続状況を確認します。そのうえで送信者を決め、対象コンタクトとメールの表示を確認してから登録します。
返信後に次のメールが送られることはありますか？
返信やミーティング予約などに対する登録解除条件と、実際の停止状態を確認します。反応があったら担当者が内容を読み、予定された次のメールが適切かを判断できるよう、確認タスクも用意します。
メールの間隔はどのように決めればよいですか？
前のメールで相手に何を判断してほしいか、次のメールで新たに何を伝えるかを先に決めます。内容が重なるなら間隔の調整よりステップの見直しを優先します。運用後は返信内容や担当者への問い合わせを確認し、連絡のタイミングが合っているかを見直します。
シーケンスからの収益はどのように確認しますか？
まずコンタクトと取引の関連付け、取引の金額や受注状況の記録を確認します。記録が揃っていなければ入力方法を整えます。その後、同じ目的と対象条件で運用したシーケンスについて、反応から取引、受注への進み方を比較します。利用できる分析項目は契約や設定画面で確認してください。
まとめ
シーケンスは、営業担当者の個人メールから行う定型フォローを仕組みにし、反応後のタスクや個別対応へつなげる機能です。成果を振り返るには、メールの反応だけでなく、停止後の対応とコンタクトから取引への記録を揃える必要があります。
まずは既存の対象リストからフォローの目的を一つ選び、次の順で進めてください。
- 対象者と営業ステージを確認し、フォローの目的と個別対応へ移る条件を決めます。
- テンプレート、メールの順序、タスク、登録解除条件を設定し、送信者と表示内容を確認します。
- 確認できる範囲で運用し、停止後の引き継ぎと取引への記録を確かめます。
- 記録が揃ったら反応からミーティング、取引への進み方を見て、原因に合う箇所を一つずつ見直します。
CRMを活用した業務効率化やAIとの連携に関するご相談は、StartLinkまでお気軽にお問い合わせください。
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