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この記事の結論
不動産会社のHubSpotは、物件をカスタムオブジェクトで持ち、売買仲介の案件を取引のパイプラインで進め、物件と顧客と案件を関連付ける構成が中心です。
HubSpot業界別ナレッジ｜不動産（売買仲介・賃貸管理）
物件台帳と、買主・売主とのやり取りの記録が別々の場所にあり、どの物件に誰が関心を持ち、成約でいくら残るのかをすぐに答えられない。不動産会社のHubSpotは、物件をカスタムオブジェクト「物件」で持ち、売買仲介の案件を取引のパイプラインで進め、両者を関連付けて設計します。反響の割り当てから決済までの期日、物件ごとと案件ごとの利益が、同じ画面でつながる形が中心です。
- 6段階売買仲介のパイプライン（反響・問い合わせから成約まで。ほかに失注の段階）
- 4つ追客と期日を守るための自動化（割り当て、追客、新着の案内、決済の期日）
- 2週間に1回以上専任媒介契約での業務の処理状況の報告（専属専任は1週間に1回以上。宅地建物取引業法）
この記事でわかること
- 物件をカスタムオブジェクトで持つ理由1つの物件に複数の顧客と案件が関わる関係を、そのまま記録する考え方
- 物件・顧客・取引に持たせるプロパティと、売買仲介のパイプライン仕入価格と仲介手数料から、物件と取引の両方で利益を見る設計
- デモ環境に組んだ実際の画面と、反響を取りこぼさないワークフロー売買仲介のボード、物件のレコード、反響の割り当て
- HubSpotに任せる範囲と、導入の進め方ポータル掲載・登記・ローン審査・家賃の会計処理との線引き、5つの工程での要点
売買仲介と賃貸管理を手がける不動産会社の経営者と、営業管理の仕組みを見直す担当者に向けてまとめています。プロパティの表とパイプラインの段階は、自社の要件定義にそのまま転記できます。
不動産の売買仲介・賃貸管理の業務の流れと、各段階で記録すべき情報
不動産の営業管理が一般的なBtoB営業と違うのは、顧客と案件のほかに「物件」という第三の軸がある点です。1つの物件に売主と複数の買主候補が関わり、賃貸ではオーナーと入居者が同じ物件にぶら下がります。HubSpotの設計は、物件を中心に、顧客と案件をどう結び付けるかで決まります。
- 物件の仕入れ・媒介の受託売主から売却の依頼を受け、または自社で仕入れ、販売の準備をする記録：所在地・種別・仕入価格・媒介契約の種類
- 反響・問い合わせポータルサイトや自社サイト、来店や電話から買主候補の反響が入る記録：反響経路・希望条件・担当者
- 案内・内見と追客物件を案内し、内見後の反応を聞いて次の提案を続ける記録：内見日・感触・次の連絡予定
- 申込・契約購入の申込を受け、重要事項説明を経て売買契約を結ぶ記録：申込日・契約日・成約価格
- 決済・引渡しと管理決済と引渡しを終え、賃貸物件ではオーナーと入居者の対応が続く記録：決済日・仲介手数料・管理の窓口
物件は「物件」1件で、そこに関わる人と案件は関連付けの数だけ持ちます。この分け方が、以降のすべての設計の前提です。
オブジェクト構成｜物件はカスタムオブジェクト、案件は取引で持つ
物件をカスタムオブジェクト「物件」として作り、売主・買主・オーナー・入居者をコンタクト、管理会社と法人オーナーを会社、売買仲介の案件を取引で持ちます。物件を取引の中に書き込む形にしないのは、1つの物件に複数の案件と顧客が関わり、物件の情報を案件ごとに入力し直すことになるためです。物件オブジェクトの作り方は「HubSpotで不動産の物件情報を管理する方法」で詳しく扱っています。
- 標準オブジェクト
- カスタムオブジェクト
- 線の端の三叉は「多」、縦線は「1」
- 物件を取引で持たない取引は1件の案件の進み具合と金額を持つ箱です。物件を取引として作ると、同じ物件に買主候補が複数いるたびに物件の情報を複製することになり、在庫の数と滞留が数えられなくなります。
- 顧客の立場は関連付けラベルで分ける同じ物件に関わる売主、オーナー、入居者を、物件とコンタクトの関連付けにラベルを付けて区別します。1人の顧客が、ある物件では売主、別の物件では買主という関係もそのまま記録できます。
- 買主は物件と取引の両方に結ぶ案件（取引）には買主のコンタクトと対象の物件を関連付けます。物件のレコードから、その物件に何件の案件が進んでいて、誰が内見したかを一覧で確認できます。
プロパティ設計｜物件・顧客・案件に持たせる項目
物件には「何を、いくらで仕入れ、いつから売っているか」を、顧客には「どんな物件を探しているか」を、案件には「どこまで進み、いくら残るか」を持たせます。物件の項目は在庫と利益の集計に、顧客の項目は新着物件の案内に、案件の項目は期日の管理と成約の分析に使います。
| プロパティ（物件＝カスタムオブジェクト） | 型 | 選択肢・値の例 | 使い道 |
|---|---|---|---|
| 物件名 | テキスト（主となる表示プロパティ） | 物件の名称と号室 | ボードや関連付けの欄での見分け |
| 所在地 | テキスト | 都道府県・市区町村・番地 | 案内と書類に使う正式な所在地 |
| エリア | 選択（単一） | 区・市ごとの選択肢（顧客の希望エリアと同じ） | エリア別の在庫の集計と、希望エリアとの照合 |
| 物件種別 | 選択（単一） | 土地、戸建て、区分マンション、一棟、事業用 | 種別ごとの在庫と滞留日数のレポート |
| 面積 | 数値 | 専有面積または土地面積（㎡） | 顧客の希望条件との照合 |
| 販売価格 | 数値（通貨） | 売出しの価格 | 想定利益の計算と、予算の合う顧客の抽出 |
| 仕入価格 | 数値（通貨） | 自社で仕入れた物件の取得価格 | 想定利益の計算 |
| ステータス | 選択（単一） | 販売準備中、販売中、商談中、成約済み、取下げ | 在庫の絞り込みと、新着物件の案内のきっかけ |
| 媒介契約の種類 | 選択（単一） | 一般媒介、専任媒介、専属専任媒介、自社売主 | 売主への報告の頻度の判定 |
| 販売開始日 | 日付 | 販売を始めた日の日付 | 滞留日数の起点 |
| 滞留日数 | 計算 | 販売開始日から今日までの日数 | 売れ残っている物件の発見と、価格見直しの判断 |
| 想定利益 | 計算 | 販売価格から仕入価格を引いた額 | 自社売主の物件の利益の見通し |
| 仲介手数料の合計 | ロールアップ | 関連する取引の仲介手数料の合計 | 物件ごとに得た手数料の把握 |
| プロパティ（顧客＝コンタクト） | 型 | 選択肢・値の例 | 使い道 |
|---|---|---|---|
| 顧客の区分 | 選択（複数） | 売主、買主、オーナー、入居者 | 顧客の一覧の絞り込みと、案内メールの宛先の判定 |
| 反響経路 | 選択（単一） | 不動産ポータル、自社サイト、来店、電話、紹介 | 反響経路別の成約のレポート |
| 希望エリア | 選択（複数） | 市区町村や沿線の単位 | 新着物件を案内するリスト（セグメント）の条件 |
| 希望の物件種別 | 選択（複数） | 物件種別と同じ選択肢 | 新着物件を案内するリストの条件 |
| 予算の上限 | 数値（通貨） | 購入の予算 | 予算の合う物件の提案 |
| 購入の時期 | 選択（単一） | 3か月以内、半年以内、1年以内、未定 | 追客の優先度の判断 |
| プロパティ（案件＝取引） | 型 | 選択肢・値の例 | 使い道 |
|---|---|---|---|
| 案件の区分 | 選択（単一） | 買主側の仲介、売主側の仲介、自社売主の販売 | 粗利の計算方法の切り替えと、区分別の集計 |
| 成約価格 | 数値（通貨） | 売買契約の価格 | 自社売主の案件の粗利の計算 |
| 仲介手数料（取引の金額） | 数値（通貨・標準） | 受け取る仲介手数料 | 売上の見込みと、物件へのロールアップ |
| 粗利 | 計算 | 仲介手数料、自社売主の案件では成約価格と仕入価格の差も加える | 担当者別・物件種別の利益の集計 |
| 内見日 | 日付 | 案内した日の日付 | 内見後の追客のタスクの起点 |
| 重要事項説明の実施日 | 日付 | 重要事項説明を行った日の日付 | 重要事項説明・契約の段階に入る条件と、説明の記録 |
| 契約日、決済予定日 | 日付 | 売買契約の日付と、決済・引渡しの予定日 | 決済までの期日の通知 |
| 失注の理由 | 選択（単一） | 他社で購入、条件不一致、ローン不成立、連絡不通 | 失注の傾向の分析と、追客の見直し |
取引に物件の仕入価格を使うには、ワークフローで関連する物件の値を取引へ写し、取引の中で計算プロパティを使って粗利を出します。関連先の値を集計するロールアップは、物件の側に取引の仲介手数料を合計するときに使います。ロールアップと計算プロパティはProfessional以上のプランで使える機能で、使える関数は製品とプランで異なるため、契約中のプランで確認してから決めます。設計の考え方は「HubSpotの計算プロパティの使い方」にまとめています。
パイプライン設計｜売買仲介は6段階と失注
取引のパイプラインは、買主との関係が一段進み、次にやることが変わる節目で区切ります。重要事項説明と契約を独立した段階にしておくと、契約から決済までの期日を担当者がボードの列で追えます。
パイプライン「売買仲介」
- 反響・問い合わせ反響経路と希望条件が入り、担当者が割り当てられている
- 案内・内見内見の日程が決まり、対象の物件が取引に関連付いている
- 申込購入の申込を受け、申込日と申込の価格を記録した
- 重要事項説明・契約重要事項説明を終え、売買契約を結んだ。契約日と決済予定日が入っている
- 決済・引渡し残代金の決済と物件の引渡しの準備を進めている
- 成約決済と引渡しを終え、仲介手数料が確定した
- 失注購入に至らなかった。失注の理由を選んで閉じる
宅地建物取引業者は、原則として売買などの契約が成立するまでの間に、宅地建物取引士に重要事項を記載した書面を交付して説明させる必要があります。書面は、相手方の承諾を得れば電磁的方法で提供することもでき、賃貸の媒介でも同じ説明が必要です（宅地建物取引業法 第35条）。この段階に入る条件として、重要事項説明の実施日をステージの必須項目にしておくと、説明の記録が抜けにくくなります。ステージ移行時の必須項目の設定は、製品とプランで使える範囲が異なります。反響から申込までの追客の段階をさらに細かく切る考え方は「不動産の追客管理をHubSpotで設計する」で扱っています。
実際の画面｜デモ環境に組んだ不動産会社の構成
ここまでの設計のうち、物件・取引・関連付けの部分をStartLinkのデモ環境に組んだ画面です。物件の項目はデモ用に簡略化しており、物件名・人名・金額・日付はすべて架空のデモデータです。
自動化とレポート｜反響を取りこぼさず、決済までの期日を守る
不動産の自動化は、反響が入った直後の初動と、内見後の追客、契約後の期日の管理に効きます。取引と物件を対象にしたワークフローの例です。
- きっかけ条件動作
- きっかけ新しい取引が作成された条件パイプラインが「売買仲介」、ステージが「反響・問い合わせ」動作担当者を順番に割り当て（ローテーション）、その担当者に初回連絡のタスクを当日の期限で作成する（設計例。画面3はタスク作成の部分）
- きっかけ内見日の翌日条件ステージが「案内・内見」のまま動作担当者に、内見の感想を聞く追客のタスクを作成する
- きっかけ物件のステータスが「販売中」になった条件対象は物件。物件種別とエリア（顧客の希望エリアと同じ選択肢）動作希望エリアと希望の物件種別が合うリスト（セグメント）の顧客へ、新着物件の案内メールを送るタスクを担当者に作成する
- きっかけ決済予定日の7日前条件ステージが「重要事項説明・契約」または「決済・引渡し」動作担当者に通知し、決済の準備の確認タスクを作成する
反響の割り当ては、対象を「取引」にしたワークフローで作ります。きっかけは売買仲介のパイプラインで取引が作られたことで、担当者を順番に割り当てるアクションのあとに、初回連絡のタスクを作ります。タスクの担当は、割り当てた取引の担当者にします。
ポータルサイトの反響を取引として自動で取り込めば、反響が入った時点で担当者とタスクが決まり、誰も手を付けていない反響を見落としにくくなります。反響の取り込み方は「不動産ポータルの反響をHubSpotに取り込む」で扱っています。
新着物件の案内は、物件ごとに条件の合う顧客を自動で突き合わせるのではなく、希望エリアと希望の物件種別の組み合わせでリスト（セグメント）を作り、そのリスト宛てに案内を送る形にします。専任媒介契約では業務の処理状況を2週間に1回以上、専属専任媒介契約では1週間に1回以上、依頼者に報告します（宅地建物取引業法 第34条の2）。物件の媒介契約の種類を条件に、売主への報告のタスクを定期的に作るワークフローを足すこともできます。ワークフローはProfessional以上のプランで使える機能で、カスタムオブジェクトを対象にできるかなど、使える条件は製品とプランで異なります（HubSpotのナレッジベース）。
レポートとダッシュボード｜経営者と営業担当がそれぞれ見る指標
レポートは「どこから成約が生まれているか」「誰がどれだけ動いているか」「どの物件が売れ残っているか」の3つに分けて作ります。前の2つは取引、最後の1つは物件が集計の起点です。
| 見る人 | 指標 | 集計の起点 | 作り方 |
|---|---|---|---|
| 経営者 | 反響経路別の成約 | 取引 | 反響経路ごとに、取引の件数と成約の件数、成約率を並べる |
| 経営者 | 担当者別の案内数と成約数 | 取引 | 担当者ごとに、案内・内見の段階に進んだ件数と成約の件数を数える |
| 経営者 | 物件種別の在庫と滞留日数 | 物件 | ステータスが販売中の物件を物件種別ごとに数え、滞留日数の平均を出す |
| 経営者 | 物件と案件の利益 | 物件、取引 | 物件の想定利益と仲介手数料の合計、取引の粗利を、物件種別と担当者別に合計する |
| 営業担当 | 初回連絡が済んでいない反響 | 取引 | 反響・問い合わせの段階にあり、初回連絡のタスクが完了していない取引を一覧にする |
| 営業担当 | 決済が近い案件 | 取引 | 決済予定日が30日以内の取引を、決済予定日の近い順に並べる |
この構成にするメリットと、HubSpotに任せる範囲
物件台帳を表計算ソフトで持ち、顧客とのやり取りを担当者ごとに管理している場合と比べると、違いは「物件と顧客がつながって見えるか」と「利益と滞留を数字で見られるか」に出ます。
物件台帳と顧客の記録が分かれている場合
- 物件の情報と、その物件に関心を持つ顧客の記録が別の場所にあり、照らし合わせに時間がかかる
- 担当者が変わると、内見の感触や追客の経緯が引き継がれず、ヒアリングをやり直す
- 反響の割り当てと初回連絡が担当者任せになり、対応の遅れに気づきにくい
- 仕入価格・販売価格・仲介手数料が別々の表にあり、物件ごとの利益を出すには集計し直す必要がある
HubSpotでこの構成にした場合
- 物件のレコードに、売主・買主候補・管理会社と進行中の案件が並ぶ
- 通話・メール・面談の記録が顧客と物件に残り、担当が変わっても経緯を追える
- 反響が入った時点で担当者と初回連絡のタスクが決まる
- 物件の想定利益と取引の粗利、物件種別の滞留日数を、ダッシュボードでいつでも確認できる
HubSpotでできること・別のシステムに任せること
HubSpotで管理する
- 物件と顧客の関係
- 物件の条件と価格、売主・買主・オーナー・入居者との関連付け
- 案件の進捗と期日
- 売買仲介のパイプライン、内見・契約・決済の日付、失注の理由
- 反響の割り当てと追客
- 担当者の割り当て、初回連絡と内見後のタスク、新着物件の案内
- 利益と在庫の見える化
- 物件の想定利益、取引の粗利、物件種別の在庫と滞留日数
別のシステムに任せる
- 不動産ポータルへの物件の掲載
- 掲載そのものは各ポータルサイトや物件管理の専用システムで行い、HubSpotには反響を取り込む
- 登記
- 所有権の移転などの登記は司法書士が行い、HubSpotには決済・引渡しの段階と日付を持たせる
- 住宅ローンの審査
- 審査は金融機関が行い、HubSpotには審査の結果と、ローン不成立による失注の理由を記録する
- 賃貸の家賃管理の会計処理
- 家賃の入金の管理、オーナーへの送金、会計処理は賃貸管理システムと会計ソフトで行う
賃貸管理では、オーナーと入居者を物件に関連付け、入居者からの問い合わせや修繕の依頼をチケットとして物件に結ぶと、物件ごとの対応履歴がそろいます。オーナーと入居者を両方持つデータモデルの詳細は「賃貸管理をHubSpotで設計する」で扱っています。
導入の進め方｜StartLinkの5工程に当てはめた要点
- 現状の整理・要件定義物件台帳と顧客の管理表、反響の受け方が今どこに、どの粒度で残っているかを棚卸しし、売買仲介の段階、反響の割り当ての規則、利益の計算方法を決めます。
- 設計・構築物件のカスタムオブジェクトとプロパティ、関連付けラベル、売買仲介のパイプライン、ボードのカードに出す項目、ワークフローを作ります。取引の名前の付け方もここで決めます。
- データ移行顧客をコンタクトとして名寄せし、物件を取り込んでから、進行中の案件を該当する段階の取引として取り込み、物件と顧客に関連付けます。
- テスト・検証物件種別の異なる数件の物件で、反響の割り当てから成約までと失注までを動かし、通知とタスク、利益の計算、レポートの件数が合うかを確かめます。
- 定着・運用改善朝の反響の確認と週次の営業会議を、ボードとダッシュボードを見ながら行う形に切り替えます。滞留の長い物件と、初回連絡の遅れから運用を直します。
よくある質問
物件をカスタムオブジェクトにせず、取引や会社で代用できませんか。
物件の数が少なく、1つの物件に1つの案件しか進まないなら、取引のプロパティに物件の情報を持たせる形でも始められます。ただし、同じ物件に複数の買主候補がいる、賃貸でオーナーと入居者を物件に結ぶ、物件ごとの在庫と滞留を数える、といった運用では、物件を独立したオブジェクトにしたほうが情報の重複がなく集計も正確です。
この構成には、どのプランが必要ですか。
カスタムオブジェクトはEnterpriseプランで使える機能です。売買仲介のパイプラインを新しく作るにはStarter以上、ワークフロー・ロールアップ・計算プロパティはProfessional以上のプランが必要で、無料のプランでは新しいパイプラインを作れません。作れるパイプラインの本数やワークフローの対象にできるオブジェクトは製品とプランで異なるため、契約中のプランで確認してから設計します。
不動産ポータルの反響は、HubSpotに自動で取り込めますか。
ポータルサイトから届く反響のメールや、ポータルが用意する連携の仕組みを使って、コンタクトと取引を自動で作る形にできます。使える方法はポータルサイトごとに異なるため、要件定義の段階で、取り込む項目と、取り込んだあとの担当者の割り当ての規則を決めます。
賃貸管理の業務も、この構成で扱えますか。
オーナーと入居者の連絡の履歴、物件ごとの問い合わせや修繕の依頼の管理は扱えます。入居者からの依頼をチケットにして物件に関連付けると、物件ごとの対応状況が一覧で見えます。家賃の入金の管理やオーナーへの送金、会計処理は、賃貸管理の専用システムと会計ソフトに任せます。
すでに表計算ソフトにある物件台帳と顧客の一覧は移行できますか。
できます。先に顧客をコンタクトとして名寄せし、物件をカスタムオブジェクトに取り込んだうえで、進行中の案件を取引として該当する段階に取り込み、物件と顧客に関連付けます。移行後の物件の数、顧客の数、段階ごとの案件の件数の照合までを1つの工程として行います。
まとめ｜最初の一歩は、販売中の物件と進行中の案件をつなげてみること
不動産会社のHubSpotは、物件をカスタムオブジェクトで持ち、売買仲介の案件を取引のパイプラインで進め、顧客と物件と案件を関連付ける構成が土台です。仕入価格と仲介手数料を物件と取引に持たせると利益が見え、反響の割り当てと期日の通知で初動と決済の見落としが起きにくくなります。
はじめから全物件と全顧客を移す必要はありません。販売中の物件の一部と、それに関わる進行中の案件だけを取り込み、物件のレコードから顧客と案件がたどれるかを確かめるところから始めると進めやすくなります。
物件と顧客の管理の仕方に合わせた構成を、一緒に設計します。
物件の持ち方、パイプラインの段階の区切り方、利益の計算方法は、扱う物件の種別と売買・賃貸の比重で変わります。StartLinkはHubSpotのゴールドパートナーとして、要件定義から構築・データ移行・定着まで一貫して支援します。
構成について相談する業界別ナレッジの一覧へ- 出典：e-Gov法令検索「宅地建物取引業法」（第34条の2、第35条）
- 出典：HubSpot ナレッジベース「Create custom objects」
- 出典：HubSpot ナレッジベース「Set up and manage object pipelines」
- 出典：HubSpot ナレッジベース「Create workflows」
- 出典：HubSpot ナレッジベース「Create calculation properties」
記事の内容を、そのまま実務に落とし込みたい方向け
HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが、HubSpot導入・AI活用・CRM整備・業務効率化までをまとめて支援しています。記事で気になったテーマを、そのまま相談ベースで整理できます。
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