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title: 承認フローの電子化と導入｜紙の稟議から脱却する5ステップと定着の運用設計
description: 承認フローの電子化は、現行ルートの棚卸→承認ステップの簡素化→ツール選定→パイロット運用→全社展開と紙の廃止の5ステップで進めます。経費・勤怠・購買申請の優先順位の付け方、失敗パターンと回避策、例外処理の設計、HubSpotのワークフローで営業関連の承認をCRMにつなぐ方法まで解説します。
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# 承認フローの電子化と導入｜紙の稟議から脱却する5ステップと定着の運用設計

- 2026年3月11日
- 最終更新: 2026年10月12日

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この記事の結論

経費精算・休暇申請・購買依頼の承認を紙で回し続けると、承認者の居場所しだいで業務が止まります。電子化はツールの導入ではなく、承認ルートを作り直す取り組みです。

ブログ目次

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**経費精算・休暇申請・購買依頼の承認を紙で回し続けると、承認者の居場所しだいで業務が止まります。電子化はツールの導入ではなく、承認ルートを作り直す取り組みです。**

承認フローの電子化とは、申請・承認・差し戻し・保管までの一連の手続きを紙と押印からシステム上の操作に置き換え、誰がいつ何を承認したかを検索できる記録として残すことです。進め方の結論は、現行ルートの棚卸→簡素化→ツール選定→パイロット→全社展開の5ステップです。

DXのワークフローについて体系的に学びたい方は、[ワークフロー最適化ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization)で全体像を把握できます。

## この記事でわかること

紙ベースの承認プロセスに非効率を感じている総務・管理部門の方や、ワークフローの電子化を検討しているものの導入手順が見えていない方が、着手する順番から現場への定着までを一続きで把握できる内容です。

- **紙の承認フローが生む3つの経営リスク** — 承認遅延・履歴の検索困難・生産性低下が、どのように業務と売上に響くのかを整理します。
- **申請業務を電子化する優先順位の決め方** — 「発生頻度×承認遅延の影響」で、経費・勤怠・購買などのどれから着手するかを判断します。
- **承認フロー電子化の5つの導入ステップ** — 棚卸から全社展開までの各段階で、何ができていれば次へ進めるかを示します。
- **失敗する企業に共通するパターンと運用設計** — 紙のフローの移植、モバイル対応の軽視、例外処理の後回しを避ける設計を解説します。
- **CRM連携による承認フローの高度化** — 見積承認や値引き申請をHubSpotのワークフローで営業プロセスにつなぐ考え方と、その限界を紹介します。

この記事を読むことで、承認フローの電子化の全体像を理解し、自社で実践するための具体的な知識が得られます。

## 紙の承認フローが生む3つの経営リスク

紙の承認フローの問題は「手間がかかる」だけではありません。承認が止まる、記録が探せない、申請者と承認者の時間が奪われるという3つのリスクが、業務のスピードと判断の質を同時に下げます。まずは自社でどのリスクが大きいのかを見極めると、電子化の優先順位が決めやすくなります。

### 承認遅延による機会損失

> 紙の稟議書は、承認者が物理的に書類を手に取って押印しなければ先に進みません。承認者が出張中・テレワーク中・会議中であれば、その間すべての処理が止まります。

承認待ちの間、申請者は「いまどこで止まっているのか」を確かめる手段を持たないことがほとんどです。申請状況をExcelの台帳で管理している場合でも、台帳の更新は人の手に頼るため、実際の書類の位置と台帳の記載がずれていきます。営業部門の場合、見積承認の遅延は顧客への提案の遅れとなり、直接的な機会損失につながります。

### 履歴管理と後からの確認が難しい

紙の承認書類は保管場所の物理的な制約があり、過去の承認履歴を探すのに時間がかかります。「2年前のこの購買申請の承認者は誰だったか」を調べるために、倉庫のファイルを何時間もかけて探す企業は珍しくありません。

また、電子帳簿保存法では電子取引のデータを電子のまま保存することが求められており、紙の承認フローを残したままでは、電子で受け取った請求書や見積書と紙の承認記録が別々に管理される状態が続きます。承認記録と取引データを同じ場所で検索できるようにしておくことが、法令対応の面でも業務の面でも負担を減らす近道だと考えています。

### 申請者・承認者双方の生産性低下

申請者は紙の書類を印刷し、承認者の席まで持っていき、不在なら再度訪問します。承認者は机の上に積まれた書類を1枚ずつ確認し、押印します。この作業は双方にとって付加価値の低い業務であり、本来の業務時間を圧迫します。

自社でどのリスクが大きいかは、次の問いで切り分けられます。

| 確認すること | 当てはまる場合の判断 | 次に記録すること |
| --- | --- | --- |
| 承認待ちで処理が止まった申請が、直近1か月で思い出せるか | 承認遅延リスクが大きい。承認経路が長い申請から見直す | 止まった申請の種別と、止まっていた承認者の役職 |
| 過去の申請を探すのに、書類の保管場所を見に行く必要があるか | 履歴管理リスクが大きい。検索性の高いツールを優先する | 探す頻度が高い申請の種別と、探す目的 |
| 申請・承認のために席を移動する、印刷する作業が日常的にあるか | 生産性低下リスクが大きい。件数の多い申請から電子化する | 月間の申請件数の概算 |

関連するテーマとして、[稟議のデジタル化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/ringi-workflow-digital)もあわせてご覧ください。

## 電子化すべき申請業務の優先順位

すべての申請業務を同時に電子化するのは現実的ではありません。「発生頻度が高い」かつ「承認遅延の影響が大きい」業務から着手すると、少ない作業量で効果が見えやすくなります。いきなり全申請を対象にせず、小さく始めて対象を広げていく進め方をおすすめします。

### 頻度×影響度で優先順位をつける

一般的な申請種別を、発生頻度と承認遅延の影響で並べると次のようになります。

| 優先度 | 申請種別 | 理由 |
| --- | --- | --- |
| 最優先 | 経費精算 | 全社員が利用・月次で大量発生・経理部門の負荷が高い |
| 高 | 勤怠関連（休暇・残業申請） | 全社員が利用・労務管理に直結 |
| 高 | 購買申請（消耗品・備品） | 発生頻度が高く、金額は小さいが件数が多い |
| 中 | 出張申請・交通費精算 | 営業部門を中心に頻繁に発生 |
| 中 | 契約書の社内回覧・承認 | 営業・法務連携で処理速度が業績に影響 |

この表は「全社員が使うか」「件数が多いか」「処理の遅れが業績に響くか」という3つの軸で読み取れます。上位の申請ほど利用者が多いため、電子化した効果が社内に伝わりやすく、次の申請種別へ広げるときの説得材料にもなります。

### 経費精算から始める合理性

多くの企業が経費精算の電子化に最初に着手するのには理由があります。freeeやマネーフォワードといった会計ソフトとの連携が容易で、導入効果（処理時間の短縮・入力ミスの削減・月次決算の早期化）を測りやすいからです。

経費精算は「申請→上長承認→経理確認→会計処理」という流れが比較的定型で、例外パターンも洗い出しやすい業務です。最初の電子化で承認ルートの見直しやパイロット運用の進め方を経験しておくと、条件分岐の多い購買申請や契約書の回覧に進むときに同じ手順を再利用できます。

### 自社の着手順を決めるときの判断

表の優先度は一般的な目安であり、自社の事業構造によって順番は入れ替わります。次の順で判断すると、着手する申請を1つに絞りやすくなります。

1. 見積承認や値引き申請の遅れで、提案や受注が遅れた案件があるかを振り返ります。あれば、営業関連の承認を最初の候補に置き、後述のCRM連携を検討します。
2. 1に該当しなければ、全社員が月に1回以上使う申請（経費精算・勤怠関連）を候補にします。
3. 候補が複数残った場合は、会計ソフトや勤怠管理システムなど、連携先がすでに決まっている申請を先にします。連携先が未定の申請は、ツール選定の論点が増えるため後回しにします。

決めた申請種別と、選んだ理由を1行で記録しておくと、次の申請種別へ広げるときの判断基準として使えます。関連するテーマとして、[ワークフローの標準化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/workflow-standardization-template)もあわせてご覧ください。

## 導入ステップ①②：現行の承認ルートを棚卸し、簡素化する

承認フローの電子化は、5つのステップで進めます。最初の2ステップはツールに触れる前の作業で、ここを飛ばすと紙の非効率をそのまま電子に持ち込むことになります。本記事では、各ステップの「次へ進む目安」を次のように整理します。

| ステップ | やること | 次へ進む目安 |
| --- | --- | --- |
| 1. 棚卸 | 申請種別・承認ルート・条件分岐を一覧化する | 対象の申請すべてで「誰が・どの順に承認するか」を一覧で説明できる |
| 2. 簡素化 | 不要な承認ステップを削る | 残した承認者それぞれについて、何を確認する役割かを1行で書ける |
| 3. ツール選定 | 簡素化したルートを実現できるツールを選ぶ | 連携先システムとの接続方法と、モバイル承認の可否が確認できている |
| 4. パイロット | 1〜2部門で試行する | 例外処理を含めて、紙に戻らずに運用できている |
| 5. 全社展開 | 全社へ広げ、紙の申請を廃止する | 移行日以降の紙の申請を受け付けない運用が回っている |

### ステップ1：現行の承認ルートを棚卸する

> まず、現在どのような申請種別があり、それぞれどのような承認ルート（申請者→直属上長→部長→経理など）で処理されているかを一覧化します。この棚卸を怠ると、電子化した後に「この申請は誰に回せばいいのか」が不明確になります。現行フローの可視化手法については、[業務プロセスマップの書き方｜現状把握からTo-Be設計までの実践ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/process-mapping/process-mapping-how-to-write)が参考になります。

棚卸の際に確認すべき項目は以下のとおりです。

- 申請種別と発生頻度（月間件数）
- 承認ルート（誰が・どの順序で承認するか）
- 条件分岐の有無（金額や申請種別による承認者の変更）
- 現在の平均承認所要日数
- 過去に問題が発生したケース（差し戻し・紛失・遅延など）

棚卸の段階では、スプレッドシートに1申請種別1行で書き出す方法が手軽です。ここでスプレッドシートを使うのは設計のための一時的な作業であり、運用の台帳として使い続けるためではありません。設計が固まったらツールへ移し、スプレッドシートは更新を止めておくと、情報の二重管理を避けられます。

### ステップ2：承認ルートを簡素化する

棚卸の結果、不要な承認ステップが見つかることが多くあります。「慣例で部長承認を入れていたが、実際には部長は中身を確認せずに押印していた」というケースは典型例です。

電子化を機に、承認ステップの削減を検討します。例えば、一定金額未満の経費精算は課長承認のみにするといった、金額による階層の見直しがよく行われます。金額の線引きは、自社の決裁権限の規程と、過去の差し戻し実績を見て決めます。

承認者ごとに、次の表で「残す・通知に変える・削る」を判断します。

| 確認すること | 判断 | 次の設定 |
| --- | --- | --- |
| その承認者が差し戻しをした実績がある | 残す | 何を確認する役割かを申請フォームの説明欄に書く |
| 差し戻しの実績はないが、内容を把握しておきたい | 承認から通知に変える | 承認完了時に通知が届くよう設定する |
| 差し戻しの実績がなく、把握する必要もない | 削る | 承認ルートから外し、変更を関係者に周知する |

## 導入ステップ③〜⑤：ツール選定、パイロット、全社展開

承認ルートが整理できたら、それを実現するツールを選び、小さく試してから全社へ広げます。ここでの判断を急ぐと「ツールに合わせて承認ルートを崩す」ことになりやすいため、ステップ2で決めたルートを基準に評価します。

### ステップ3：ツールを選定・導入する

日常的な申請業務の電子化に使われる主要なツールカテゴリは以下の3つです。

- **ワークフロー専用ツール**: ジョブカンワークフロー、コラボフロー、X-point Cloud
- **グループウェア付属のワークフロー**: サイボウズ Office、Google Workspace + AppSheet
- **会計ソフト連動型**: freee、マネーフォワード（経費精算に特化）

選定時の判断基準として最初に見るべきなのは「既存システムとの連携性」です。経費精算であれば会計ソフトとのデータ連携、勤怠申請であれば勤怠管理システムとの連携が前提になります。そのうえで、次の要件を比較表にまとめて評価します。

| 要件 | 評価する問い | 判断の分かれ目 |
| --- | --- | --- |
| 既存システム連携 | 会計ソフト・勤怠管理システムにデータを渡せるか | 手入力の転記が残るなら、会計ソフト連動型を優先する |
| モバイル対応 | スマートフォンから承認・差し戻しができるか | 外出の多い承認者がいるなら、モバイルで承認できないツールは候補から外す |
| 条件分岐 | 金額や申請種別で承認者を切り替えられるか | ステップ2で金額による分岐を残したなら、分岐を設定できるツールに絞る |
| 例外処理 | 代理承認・取り消し・差し戻しを画面上で処理できるか | 例外を紙やチャットで処理する必要があるツールは、定着しにくいと判断する |
| 履歴の検索 | 申請者・承認者・期間で過去の申請を検索できるか | 履歴管理リスクが大きい企業では、検索機能を重視する |

### ステップ4：パイロット部門で試行する

全社一斉導入ではなく、1〜2部門でパイロット運用を行います。パイロット期間は通常1〜2ヶ月が目安です。パイロット期間中に確認すべきポイントは以下のとおりです。

- 申請者が迷わず操作できるか（UI/UXの確認）
- 承認通知が適切に届いているか（通知設定の確認）
- モバイルからの承認が問題なく動作するか
- 例外的な申請（取り消し・差し戻し・代理承認）の処理が適切か
- 承認所要日数が紙と比較して短縮されているか

パイロット部門は、申請件数がある程度あり、かつ外出の多い承認者を含む部門を選ぶと、モバイル承認と例外処理の両方を試せます。期間中に「紙で出してしまった申請」が出た場合は、その理由を記録し、操作がわからなかったのか、例外処理の手段がなかったのかを分けて設定を直します。

### ステップ5：全社展開と旧フローの廃止

パイロットで検証が完了したら、全社に展開します。ここで大切なのは、**紙の申請を廃止する**ことです。「紙でも電子でもどちらでもよい」という運用にすると、紙に戻る人が出てきて、承認記録が二か所に分かれてしまいます。バックオフィス全体のデジタル化戦略については、[中小企業のバックオフィスDX｜経理・人事・総務のデジタル化戦略と優先順位](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/backoffice-dx/backoffice-dx-guide-sme)も併せてご覧ください。

移行を進めるうえでは、「移行日以降は紙の申請書を受理しない」と経営層から全社に通達する方法が有効です。現場の判断に任せるのではなく、ルールとして受付窓口を一本化しておくことで、移行後に紙の申請が混ざる状態を防げます。

関連するテーマとして、[ワークフロー自動化をノーコードで実現する方法](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/workflow-automation-nocode)もあわせてご覧ください。

## 電子化で失敗する企業に共通するパターン

ツールを導入したのに承認が速くならない、現場が使わない、という結果に終わる企業には共通点があります。いずれもツールの性能ではなく、導入前の設計で防げるものです。ここでは代表的な3つのパターンと回避策を整理します。

### 紙のフローをそのまま電子化する

よく見られる失敗パターンは、紙のときの承認ルートをそのまま電子システムに移植することです。紙の時代に設計された5段階承認を電子化しても、書類を運ぶ時間が減るだけで、承認者が多いことによる待ち時間は残ります。

**回避策は、ステップ2の簡素化を飛ばさないことです。**電子化の範囲を決める会議で「この承認者は何を確認しているのか」を承認者ごとに問い、答えられない承認ステップはルートから外すか、通知に置き換えます。

### 承認者のモバイル対応を軽視する

承認フローの電子化で効果が出やすいのは「承認者が場所を問わず承認できる」ことです。しかし、PCからしか承認できないシステムを導入すると、外出の多い管理職の承認がかえって遅れるケースがあります。

回避策として、承認者のうち外出や出張が多い人を棚卸の段階でリストアップし、パイロットにはその人を含めます。パイロット期間中にその人の承認所要日数が紙のときより伸びていれば、通知の届け方かツールそのものを見直します。

### 例外処理の設計を後回しにする

次のような例外ケースの設計を後回しにすると、運用開始後に混乱が発生します。

- **「代理承認はどうするか」**
- **「承認者が長期不在の場合はどうするか」**
- **「申請の取り消しはどう処理するか」**

こうした承認停滞の構造的な原因と解消法は、[ワークフローのボトルネック解消｜承認待ちを減らす設計パターンと改善事例](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/workflow-bottleneck-improvement)で詳しく解説しています。

例外処理を紙やチャットで個別に処理し始めると、その部分だけ記録が残らず、電子化した意味が薄れていきます。次の章で、例外処理を含めた運用設計の考え方を整理します。

## 現場に定着させるための運用設計

電子化の成否は、導入した日ではなく、半年後も紙やチャットに戻らずに運用できているかで決まります。定着のポイントは、承認のルールを担当者の記憶ではなくシステムの設定として持たせることです。人が入れ替わっても同じ手順で回る状態を、最初から設計に組み込みます。

### 例外処理のルールをシステムに持たせる

代理承認・長期不在・取り消しの3つは、運用開始前にルールを決めて設定まで済ませておきます。本記事では次のように整理します。

| 例外ケース | 決めておくこと | システム上の設定 |
| --- | --- | --- |
| 承認者の短期不在 | 誰が代理承認するか | 代理承認者をあらかじめ登録し、不在時に自動で回るようにする |
| 承認者の長期不在・異動 | 承認ルートを誰がいつ変更するか | ルート変更の権限を管理者に限定し、変更履歴を残す |
| 申請の取り消し・差し戻し | 取り消せる段階と、差し戻し理由の書き方 | 差し戻し時に理由の入力欄を設け、申請画面に表示する |

承認ルートの変更を誰でもできる状態にすると、部門ごとに独自のルートが増え、棚卸で整理した構造が崩れていきます。変更できる人を管理者に絞り、変更の依頼はフォームで受け付けるようにしておくと、新任の担当者でも同じ手順で対応できます。

### 申請フォームの項目は最小限にする

紙の申請書を電子化するとき、紙にあった欄をすべて入力項目として残しがちです。しかし、承認の判断に使われていない項目が多いと、申請者の入力負担が増え、未入力や適当な入力が増えます。

項目は「承認者が判断に使う項目」と「経理や会計処理で後工程が使う項目」だけに絞るのがおすすめです。棚卸のときに、各項目について「誰が、何のために見ているか」を書き出し、答えが出ない項目は削ります。必須にする項目も同じ基準で決めると、新人でも何を入力すべきかが画面上でわかる状態になります。

### 運用開始後の見直しを月次で回す

運用が始まったら、承認所要日数と差し戻しの件数を月に1回見る仕組みを作ります。数字を見たあとの判断は、次のように分けられます。

- 特定の承認者で所要日数が伸びている場合は、その承認者の通知設定とモバイルでの承認状況を見直します。
- 特定の申請種別で差し戻しが多い場合は、申請フォームの説明文か入力項目に原因があると考え、差し戻し理由を読んで項目を修正します。
- 所要日数も差し戻しも落ち着いている場合は、次に電子化する申請種別の検討に進みます。

見直しの結果と変更した設定は、変更履歴として1か所にまとめておくと、担当者が替わっても経緯を追えます。

## CRM連携による承認フローの高度化

経費や勤怠の承認はワークフロー専用ツールで十分に回る一方、見積承認や値引き申請のような営業関連の承認は、営業データと切り離すと情報が分散します。コンタクトから取引、顧客、請求へと続く流れの中に承認を置くと、承認の結果がそのまま次の営業活動につながります。ここではHubSpotを例に、CRMと承認フローをつなぐ考え方を整理します。

### 営業関連の承認をCRMに統合する

見積承認・値引き申請・契約条件の変更といった営業関連の承認フローは、CRMのワークフロー機能と統合することで効率化できます。HubSpotでは、商談の金額に応じた承認ルートの自動分岐や、承認完了後の見積書自動送付といった設定が可能です。

営業担当者がCRMの画面から直接申請でき、承認者もCRM上で承認操作を行えるため、別システムへのログインやデータの転記が不要になります。承認の記録が取引のレコードに残るので、後から「この値引きは誰が承認したのか」を確認するときも、取引を開けば経緯がわかります。

なお、HubSpotのワークフロー機能は、各HubのProfessional以上のプランで提供されています（出典：[Create workflows | HubSpot Knowledge Base](https://knowledge.hubspot.com/workflows/create-workflows)）。自社の契約プランで使えるかを先に見ておくと、設計の途中で手戻りが起きません。

### HubSpotで組むときの設計と限界

HubSpotのワークフローでは、条件に応じて処理を分ける「if/then分岐」、待機時間を置く「遅延」、社内メンバーへの通知、タスクの作成といったアクションを組み合わせられます（出典：[Choose your workflow actions | HubSpot Knowledge Base](https://knowledge.hubspot.com/workflows/choose-your-workflow-actions)）。営業関連の承認では、取引の金額や値引き率を条件に分岐させ、承認者へ通知とタスクを送る形が組みやすい構成です。

以下の画面は、問い合わせ内容をAIで判定し、その結果で分岐させてレコードを更新するHubSpotのワークフローです。承認フローそのものではありませんが、「条件を判定→分岐→レコードを更新」という組み方は、金額による承認ルートの分岐でも同じ考え方で設計できます。

![問い合わせ内容をAI判定して分岐するワークフロー](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/breeze_wf_inquiry_classify.png)

ただし、HubSpotの見積もりまわりの承認機能は、多段階の承認や細かな権限設定を前提にしたワークフロー専用ツールほど強くはないと考えています。どちらで組むかは、次のように判断するのがおすすめです。

| 承認の種類 | 向いている場所 | 理由 |
| --- | --- | --- |
| 見積承認・値引き申請・契約条件の変更 | CRM（HubSpot）のワークフロー | 取引データと承認記録を同じレコードで管理でき、承認後の営業活動につながる |
| 経費精算・勤怠関連 | 会計ソフト連動型・ワークフロー専用ツール | 会計処理や勤怠管理システムとの連携が主目的になる |
| 多段階で権限の細かい購買・契約の社内回覧 | ワークフロー専用ツール | 承認階層や代理承認の設定が細かく求められる |

また、AIを組み込む場合は、申請内容の分類や要約をAIに任せ、承認するかどうかの判断は承認者が行う役割分担をおすすめします。分類の結果は承認者が目を通せるプロパティに書き込み、承認操作そのものは人の手に残しておくと、誤判定があっても承認の段階で止められます。

### 承認データの経営活用

電子化された承認データは、経営判断にも活用できます。「どの部門の経費が増加傾向にあるか」「購買申請の差し戻し率が高い部門はどこか」といった分析が、リアルタイムで可能になります。

営業関連の承認をCRMに載せている場合は、値引き承認の件数や承認までの日数を取引のパイプラインと並べて見ることができます。例えば、値引き承認が集中している取引ステージがあれば、そのステージの提案内容や価格設計に見直しの余地があると判断できます。承認データを「処理の記録」で終わらせず、営業プロセスを改善する材料として使うことが、CRM連携の大きな価値だと考えています。

## よくある質問

### Q1. 紙の承認フローにはどのような問題がありますか？

承認者が出張中・テレワーク中・会議中の場合、物理的に書類を手に取れないため処理が止まります。また、書類の紛失、承認状況の不透明さ、過去の承認履歴の検索困難など、管理面でも多くの問題があります。電子化によりこれらの問題を解消し、承認までのリードタイムを短縮できます。

### Q2. 承認フローの電子化はどのような手順で進めますか？

①現行の承認ルートの棚卸、②承認ステップの簡素化、③ツールの選定・導入、④パイロット部門での試行、⑤全社展開と紙の申請の廃止という5ステップで進めます。棚卸を怠ると「この申請は誰に回せばいいか」が不明確になるため、最初の棚卸に時間をかけることをおすすめします。

### Q3. 電子化すべき申請の優先順位はどう決めますか？

すべて同時に電子化するのは現実的ではありません。「発生頻度が高い」かつ「承認遅延の影響が大きい」業務から着手します。具体的には、経費精算・勤怠申請・購買申請など日常的に発生する定型申請が最初の候補ですが、見積承認の遅れが受注に響いている企業では営業関連の承認を先に検討します。

### Q4. CRMとの承認フロー連携にはどのような効果がありますか？

見積承認・値引き申請・契約条件の変更といった営業関連の承認フローをCRMのワークフロー機能と統合することで、商談金額に応じた承認ルートの自動分岐や、承認完了後の見積書自動送付が実現できます。承認の記録が取引のレコードに残るため、営業プロセスのスピードアップと承認漏れの防止に効果的です。

### Q5. 電子化した後に紙の申請へ戻ってしまうのはなぜですか？

多くの場合、紙と電子の併用を認めている、または例外処理の手段がシステム上に用意されていないことが原因です。移行日以降は紙の申請を受け付けないルールを経営層から通達し、代理承認や取り消しといった例外ケースもシステム上で処理できるように設定しておくと、紙に戻る理由をなくせます。

## まとめ

日常的な申請業務（経費・勤怠・購買）の承認フロー電子化は、頻度×影響度で優先順位をつけ、現行ルートの棚卸→簡素化→ツール選定→パイロット→全社展開の5ステップで進めます。紙のフローをそのまま電子化するのではなく、承認ステップの見直しとセットで行うことが、承認を速くし、現場に定着させる鍵です。

- 例外処理や承認ルートの変更権限をシステムに持たせると、担当者が替わっても同じ手順で運用できます
- CRMと連携させることで、営業関連の承認フローも含めた統合的な効率化が実現できます
- 申請業務全般のペーパーレス化を進めたい方は[申請業務のペーパーレス化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/application-paperless)を、経費精算のデジタル化については[経費精算のデジタル化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/backoffice-dx/expense-digitalization)もあわせてご覧ください
- DX推進の全体像については[DX完全ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx)で基礎から実践まで体系的に解説しています

まずは、電子化の対象にする申請種別を1つ決めるところから始めてみてください。次の3ステップで、今週中に着手できます。

1. 社内の申請種別をスプレッドシートに書き出し、月間件数と承認ルートを1行ずつ埋めます。
2. 「発生頻度×承認遅延の影響」で最初に電子化する申請を1つ選び、選んだ理由を記録します。
3. その申請の承認者ごとに「何を確認する役割か」を書き出し、残す・通知に変える・削るを判断します。

CRMを活用した業務効率化やAIとの連携に関するご相談は、StartLinkまでお気軽にお問い合わせください。

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### 今枝 / Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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      "text" : "①現行の承認ルートの棚卸、②承認ステップの簡素化、③ツールの選定・導入、④パイロット部門での試行、⑤全社展開と紙の申請の廃止という5ステップで進めます。棚卸を怠ると「この申請は誰に回せばいいか」が不明確になるため、最初の棚卸に時間をかけることをおすすめします。"
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      "text" : "見積承認・値引き申請・契約条件の変更といった営業関連の承認フローをCRMのワークフロー機能と統合することで、商談金額に応じた承認ルートの自動分岐や、承認完了後の見積書自動送付が実現できます。承認の記録が取引のレコードに残るため、営業プロセスのスピードアップと承認漏れの防止に効果的です。"
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      "text" : "多くの場合、紙と電子の併用を認めている、または例外処理の手段がシステム上に用意されていないことが原因です。移行日以降は紙の申請を受け付けないルールを経営層から通達し、代理承認や取り消しといった例外ケースもシステム上で処理できるように設定しておくと、紙に戻る理由をなくせます。"
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  }, {
    "@type" : "HowToStep",
    "name" : "パイロット部門で試行する",
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    "text" : "全社一斉導入ではなく、1〜2部門でパイロット運用を行います。パイロット期間は通常1〜2ヶ月が目安です。パイロット期間中に確認すべきポイントは以下のとおりです。 申請者が迷わず操作できるか（UI/UXの確認） 承認通知が適切に届いているか（通知設定の確認） モバイルからの承認が問題なく動作するか 例外的な申請（取り消し・差し戻し・代理承認）の処理が適切か 承認所要日数が紙と比較して短縮されているか パイロット部門は、申請件数がある程度あり、かつ外出の多い承認者を含む部門を選ぶと、モバイル承認と例外処理の両方を試せます。期間中に「紙で出してしまった申請」が出た場合は、その理由を記録し、操作がわからなかったのか、例外処理の手段がなかったのかを分けて設定を直します。"
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    "text" : "パイロットで検証が完了したら、全社に展開します。ここで大切なのは、紙の申請を廃止することです。「紙でも電子でもどちらでもよい」という運用にすると、紙に戻る人が出てきて、承認記録が二か所に分かれてしまいます。バックオフィス全体のデジタル化戦略については、中小企業のバックオフィスDX｜経理・人事・総務のデジタル化戦略と優先順位も併せてご覧ください。 移行を進めるうえでは、「移行日以降は紙の申請書を受理しない」と経営層から全社に通達する方法が有効です。現場の判断に任せるのではなく、ルールとして受付窓口を一本化しておくことで、移行後に紙の申請が混ざる状態を防げます。"
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  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/notion"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-moneyforward",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/ja/marketplace/listing/sync-for-moneyforward-bystartlink",
  "name" : "Sync for Money Forward",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "請求月5件・見積月20件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
    "name" : "Professional",
    "price" : "4000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/moneyforward"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-chatwork",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-chatwork-bystartlink",
  "name" : "Sync for Chatwork",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "通知無制限・CRMカードで最新100件の表示とメッセージ送信",
    "name" : "Professional",
    "price" : "3000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/chatwork"
}
```