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title: 申請業務の効率化とペーパーレス化｜経費・勤怠・購買申請の進め方
description: 申請業務の効率化とペーパーレス化は、紙を電子フォームに置き換えるだけでなく、承認から記録・保存までの流れを整える取り組みです。経費精算・勤怠申請・購買申請それぞれの着手点、ツールの選定基準、電子取引データの保存、現場への定着、CRM連携の判断方法を解説します。
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# 申請業務の効率化とペーパーレス化｜経費・勤怠・購買申請の進め方

- 2026年3月11日
- 最終更新: 2026年10月11日

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この記事の結論

申請書を電子化するだけで終わらせず、承認から記録・保存までつながる流れを設計します。

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**申請書を電子化するだけで終わらせず、承認から記録・保存までつながる流れを設計します。**

「経費申請の領収書を紙で回している」「勤怠修正をExcelに転記している」「購買申請が誰の承認待ちかわからない」——こうした手作業は、申請者だけでなく、承認者や管理部門にも確認と差し戻しの負担を生みます。

申請業務のペーパーレス化とは、申請書を電子フォームに変えるだけでなく、入力、承認、処理、証憑の保存までをデジタル上でつなぐことです。まず現在の流れと例外処理を整理し、経費精算・勤怠申請・購買申請のうち、改善点を確認しやすい業務から進めます。

## この記事でわかること

紙やExcelでの申請処理を見直したい管理部門の方に向けて、業務ごとの設計と導入の順序を整理します。

- **申請業務を電子化する範囲** — 入力画面だけでなく、承認、後続の処理、保存まで見直す理由を説明します。
- **経費・勤怠・購買申請の進め方** — 業務ごとに確認するデータと、既存システムとの接続点を示します。
- **ツールと保存方法の選び方** — 転記の有無、例外処理、電子取引データの保存方法から判断します。
- **現場への定着とデータ活用** — 紙との並行運用を終える条件と、CRM連携が役立つ場面を整理します。

DXにおけるワークフローの全体像は、[ワークフロー最適化ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization)でも紹介しています。

## ペーパーレス化の対象は申請書だけではありません

紙の申請書をフォームに置き換えても、承認結果を別の台帳へ手入力するなら、作業は残ります。本記事では、申請から承認、処理、保存までをひとつの流れとして整理します。

最初に業務の終点を決めると、どこまで電子化するかを判断しやすくなります。

### 紙とExcelの作業を流れに沿って洗い出す

業務ごとの流れは、次のとおりです。

- **経費精算** ── 申請書の記入後に領収書の提出、承認、仕訳、保管が続きます。
- **勤怠申請** ── 休暇や打刻修正の承認後に勤怠記録へ反映する作業が必要です。
- **購買申請** ── 承認後も発注、納品確認、支払い処理が残ります。

申請者と承認者だけを調べるのではなく、承認後に誰が何を転記しているかを書き出してください。

承認済みの情報が別のシステムに手入力されているなら、フォームの導入とあわせて、その転記を減らす方法を検討します。

### 効果は処理時間と追跡のしやすさで見る

紙の回覧では、申請がどこで止まっているかを知るために問い合わせが必要になりがちです。電子化では、承認待ち、差し戻し、承認済みといった状態を申請者と管理部門が確認できる構成を目指します。

**申請データを同じ形式で記録できれば、部門別の経費や購買申請の推移も集計しやすくなります。**

最初の評価項目には、次の三つを選ぶとよいでしょう。

- 申請から承認までの時間
- 差し戻しの理由
- 承認後の転記作業

改善したい負担が転記に集中しているなら、画面の使いやすさだけでツールを選ばず、後続システムとの接続方法を先に調べます。保管場所の削減も検討できますが、証憑の保存方法は申請業務とは分けて確認します。

## 着手する業務とツールをどう選ぶか

経費、勤怠、購買では、申請後に情報を受け取るシステムが異なります。最初の対象は、全社共通という理由だけで決めず、手戻りの原因と後続処理のつながりから選びます。対象が決まったら、現行フローを記録してからツールを比較します。

経費精算や購買申請の承認経路を比較する際は、freee会計で承認を利用できるプランと、承認ステップを最大15段階まで設定できる点を確認します[出典](https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/215932203-%E7%B5%8C%E8%B2%BB%E3%81%AA%E3%81%A9%E3%81%AE%E7%94%B3%E8%AB%8B%E7%B5%8C%E8%B7%AF%E3%82%92%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E3%81%99%E3%82%8B)。

次の図は、申請から後続処理まで電子化を試す順序を示しています。

![申請から後続処理まで電子化を試す順序を示す。](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/CO-5_figure_r1005_01.png)

### 業務別に後続処理を確認する

| 申請業務 | 紙運用の課題 | 電子化の主な効果 | 推奨ツール例 | 導入優先度 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 経費精算 | 領収書の紛失・手入力ミス・月末集中 | 領収書の読取方法・入力補助機能を確認 | 楽楽精算 / マネーフォワード経費 / freee経費精算 | 最優先（全社員対象） |
| 勤怠申請 | Excel集計の手間・有給管理の漏れ | 勤怠集計の自動化・36協定アラート | ジョブカン勤怠管理 / KING OF TIME | 高（給与計算の基礎） |
| 購買申請 | 金額別承認の煩雑さ・予算管理が困難 | 承認ルート自動分岐・予算残額の自動表示 | バクラク購買 / kintone / SAP Concur | 中（業務の複雑さに応じて） |

この表は、本記事の判断に使うために現行業務の確認点を整理したものです。例えば勤怠の転記が大きな負担なら、経費精算より先に勤怠申請を見直す選択もあります。

選んだ業務について、次の項目を記録してから比較に進みます。

- 申請方法
- 承認者
- 差し戻し条件
- 処理担当
- 保存先

### 製品名より先に接続と例外処理を見る

本記事で触れている検討候補は、次のとおりです。

- **経費精算** ── 楽楽精算、マネーフォワードクラウド経費、freee経費精算、コンカー、TOKIUM経費精算
- **勤怠管理** ── ジョブカン勤怠管理とKING OF TIME
- **購買申請** ── バクラク購買やkintoneなど

これらは検討候補であり、自社に必要な処理への対応を確認して選びます。

次の三つを候補製品ごとに照らし合わせてください。

- 会計ソフトへ渡すデータ
- 勤怠記録へ反映する項目
- 購買承認後の発注記録

連携できない処理が残るなら、その作業の担当者と手順を決めたうえで導入範囲を絞ります。ツール選定の前に業務を図にする方法は、[業務フロー可視化の目的と効果](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/process-mapping/business-flow-visualization-purpose)で解説しています。

## 経費精算は承認後の会計処理まで設計する

経費精算は、申請書のほかに領収書などの証憑を扱います。申請画面を変えても、経理担当者による仕訳や照合が残る場合があります。申請時の入力と承認後の処理をつなげて考えることがポイントです。

### 現行の経費精算を記録する

まず、申請方法が紙、Excel、メールのどれかを確認します。次の項目を書き出します。

- 承認ルート
- 締め日
- 仕訳処理
- 領収書の保管方法

差し戻しが起きた申請では、入力不足、証憑の不備、承認者の違いなど、原因も記録します。原因が繰り返されているなら、申請フォームの入力案内や承認ルートの設計で減らせるか検討します。

経理担当者が承認済み申請を見ながら会計ソフトへ再入力している場合は、連携時に渡す項目を照合します。申請画面と会計ソフトで項目の意味が異なるなら、変換や確認を誰が行うかを先に決めます。

### 証憑と例外を含めて小さく試す

ツールの候補を比較するときは、次の三つを実際の業務に当てはめます。

- 領収書の提出方法
- モバイルからの申請・承認
- 会計ソフトとのデータ連携

交通系ICカードやクレジットカードの情報を使う運用、撮影した領収書を読む運用を希望するなら、必要な入力がどう引き継がれるかを確認します。

最初は対象部門を絞り、通常の申請だけでなく、**領収書の再提出や差し戻しも試してください。**承認後に仕訳と証憑を追える状態まで確認できたら、対象を広げます。

承認の設計は[承認フローの電子化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/approval-flow-digitalization)、経費業務全体の見直しは[経費精算のデジタル化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/backoffice-dx/expense-digitalization)も参考になります。

## 勤怠申請は勤怠記録との二重管理を避ける

勤怠申請には、休暇、残業、打刻修正、出張など、扱う情報の異なる手続きがあります。承認だけを別のワークフローで電子化すると、承認結果を勤怠管理へ転記する仕事が残りかねません。

勤怠記録の更新までを対象にして設計します。

### 申請種別ごとに反映先を決める

承認後に変わるデータを申請種別ごとに並べます。例えば次のとおりです。

- **休暇申請** ── 休暇の記録
- **打刻修正** ── 勤務時刻の記録

承認者が判断する材料と、勤怠担当者が確認する材料も分けてください。両者に同じ情報が必要なら、一度入力した情報を後続の処理でも使える構成を優先します。

既存の勤怠管理システムに申請機能がある場合は、その機能で承認結果まで管理できるかを先に調べます。必要な申請を扱えない場合に、別のワークフローと勤怠記録をどう接続するか検討します。

### 承認と記録のずれを検証する

試験運用では、次の記録を確認します。

- 休暇が承認された後の記録
- 打刻修正が差し戻された後の記録

申請画面では承認済みでも勤怠記録に反映されないなら、反映方法と担当を見直してから対象を広げます。

残業申請では、申請額面だけを見ず、勤怠管理側に蓄積される勤務情報も確認できる流れが必要です。次のどちらにするかを決め、確認する担当を記録します。

- 管理部門が後から照合する設計
- 日常的に状況を見られる設計

人事労務全体の進め方は[人事労務DXの進め方](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/backoffice-dx/hr-labor-digitalization)も参照してください。

## 購買申請は発注と予算管理への接続が要点です

購買申請は、承認を得た後も発注、納品、支払いへと続きます。承認者の決め方に加え、予算をどの時点で確認するかも設計に関わります。申請フォームを整える前に、承認後の担当と記録先を決めます。

### 承認条件を判断できる形にする

購買申請の検討事項は、次のとおりです。

- 金額帯による承認者の変更
- 部門予算の確認
- 発注プロセスへの接続

まず現行の承認条件を集め、金額や申請内容によって誰が判断するかを言葉にします。判断が担当者の経験に委ねられているなら、例外を含めたルートを記録してから電子化します。

承認条件をフォームに設定する際は、**申請者が入力できる情報だけでルートを決められるかを確認してください。**

入力時点で判定できない条件があるなら、途中で確認する担当を置く設計にします。稟議と承認ルートの関係は[稟議のデジタル化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/ringi-workflow-digital)でも扱っています。

### 発注後に残す情報から申請項目を絞る

購買の流れは、次の順に続きます。

1. 見積依頼
2. 比較
3. 申請
4. 承認
5. 発注
6. 納品
7. 支払い

承認時に必要な情報と、発注や支払いで必要な情報を区別し、同じ内容を何度も入力しない構成を考えます。申請項目を増やす前に、後続処理で使うかどうかを確認することをおすすめします。

予算の残額を申請時に示したい場合は、どの記録を残額の基準にするかを決めます。

- **承認済みの申請と実際の発注を別々に集計している場合** ── 両者の差を確認する担当とタイミングも必要です。
- **購買管理システムと接続できる範囲が狭い場合** ── 承認から発注への引き継ぎを先に整え、予算管理はその記録を確認してから広げます。

## 証憑の電子保存は申請フローと分けて確認する

申請書が電子化されても、領収書や請求書をどう受け取り、保存するかは別の論点です。とくに経費精算と購買申請では、紙を撮影したデータと、電子的に受け取ったデータを混同しないようにします。

保存方法を決めてから、申請画面の添付手順へ落とし込みます。保存の要件は次のとおりです。

- **A4以下の国税関係書類をスキャナ保存する場合**、書類の大きさに関する情報の保存は不要です[出典](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/03-5.pdf)。
- **電子的に受け取った請求書や領収書**はデータのまま保存し、消費税の仕入税額控除の要件として保存する請求書等は7年間保存する必要があります[出典](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/03-7.pdf)。

### 受け取った形と保存先を整理する

まず、紙で受け取る証憑と、メールなどで電子的に受け取る取引データを分けて一覧にします。

国税庁は、電子取引データについて、次の項目で検索できるかを確認項目として示しています（出典：[電子取引データ保存要件チェックシート](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0024011-003_02.pdf)）。

- 「取引年月日」
- 「取引金額」
- 「取引先」

電子的に受け取ったデータの保存先は、次の場合に分けて対応します。

- **電子的に受け取ったデータが申請ツールの添付欄にあるだけの場合** ── 保存先として使う方法を確認します。
- **必要な情報を後から探せない場合** ── 申請の承認方法より先に、証憑の保存先と検索の運用を整えます。

紙の証憑を撮影する運用は別に整理し、利用するツールの保存設定と社内の手順を照らし合わせてください。

### ツールの表示だけで運用を決めない

候補ツールに電子保存への対応案内があっても、自社がどの経路で証憑を受け取るかによって作業は変わります。次の書類について、それぞれ登録者と確認者を決めます。

- メールで受け取る書類
- 申請者が撮影する書類
- 購買担当者が受け取る書類

あわせて、証憑の扱いを次のように整えます。

- **証憑が申請データと結びついていない場合** ── 承認済みの申請から元の証憑をたどれる方法を選びます。
- **同じ証憑を複数の場所へ登録している場合** ── どちらを管理上の保存先とするかを決め、重複作業を減らします。

請求書に関する流れは[請求書処理の自動化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/backoffice-dx/invoice-automation-cloud)でも解説しています。

## 紙からの移行は例外処理を試してから広げる

新しい申請方法を案内するだけでは、紙やExcelでの受付が残る場合があります。一方で、例外処理を試さないまま紙を止めると、現場が申請できない場面が生じます。

対象を絞った試験運用で戻り先を確認し、その結果をもとに移行日を決めます。

### 試験運用で通常処理と差し戻しを確認する

対象部門を決め、申請、承認、差し戻し、再申請、後続システムへの反映を一通り試します。操作の質問が集まる場所も用意し、問い合わせを申請種別ごとに記録します。

- **質問が入力方法に集中している場合** ── 案内文を直します。
- **質問が承認者の選択に集中している場合** ── ルートの定義を見直します。

申請者だけでなく、承認者と処理担当者が通常の仕事を終えられるかを確認してください。どこかで紙への転記が残るなら、その作業を移行後にどう扱うか決めてから対象を増やします。

### 紙の受付を終える条件を決める

紙とデジタルの並行運用を続けると、申請の所在が分かれ、管理部門の確認作業も二重になります。そこで、次の三つがそろった段階で、紙の受付を終える日を周知します。

- 試験運用中に見つかった例外の処理方法
- 操作案内
- 問い合わせ先

例外が未解決なら、対象となる申請だけ移行範囲を調整します。

移行後は、次の点を確認します。

- 承認までの時間
- 差し戻しの理由
- 手入力が残る箇所

改善が見られない場合は、利用者への説明だけを増やさず、入力項目や承認ルートへ戻って原因を調べます。個人の記憶に頼る手順を減らし、担当が変わっても同じ流れで処理できる状態を目指します。

## CRM連携は使う目的が決まってから広げる

申請データを電子化すると、顧客や商談に関するデータと結びつける余地が生まれます。ただし、すべての申請をCRMへ移す必要があるわけではありません。

営業や管理部門が何を判断したいかを先に決め、**必要な情報だけを接続します。**

### 顧客や取引との関係を確かめる

例えば、顧客訪問に関わる経費を商談と関連付けて見たい場合は、次の順に進めます。

1. 経費申請に商談を識別できる情報があるかを確認する
2. 識別できないなら、いきなり集計を作るのではなく、入力する人と確認する人が同じ商談を選べる方法を決める
3. 関連付けが安定してから、費用と売上を並べて確認する範囲を広げる

取引情報から請求へつなぐ方法として、HubSpotとfreeeなどの会計ソフトとの連携が検討対象になります。製品連携を検討する場合も、申請データそのものをどこで管理し、CRMには何を渡すかを分けて設計します。

[Sync for Money Forward](https://start-link.jp/sync/moneyforward)と[Sync for freee](https://start-link.jp/sync/freee)については、それぞれの案内を確認したうえで、自社の処理に合うか判断してください。

### 自動化する前に起点と確認者を決める

HubSpotの公式ドキュメントでは、ワークフローの作成方法が案内されています（出典：[Create workflows](https://knowledge.hubspot.com/workflows/create-workflows)）。営業のコンタクトから取引、顧客、請求へつながる流れの中で、どの時点の情報を管理部門へ渡すかを考えます。

例えば、取引の状態を起点に請求準備を促したいなら、次の三つを決めます。

- 起点となる状態
- 渡す情報
- 内容を確認する担当

条件を満たしただけで処理を完結させる設計より、管理部門が内容を確認できる流れが適する場合もあります。

CRM上の通知やタスクで足りるならそこから始め、実際の処理で不足する情報が見えてから連携範囲を広げることをおすすめします。

## よくある質問

### Q. 最初にどの申請業務を電子化すればよいですか？

経費精算は、申請、承認、会計処理、証憑保存のつながりを確認しやすい候補です。ただし、勤怠記録への転記や購買の承認待ちが大きな負担なら、その業務から始める選択もあります。まず各業務の手戻りと後続処理を書き出し、改善点を確かめられる対象を選んでください。

### Q. 申請書をクラウド化すれば、紙の証憑も廃止できますか？

申請書と証憑は分けて判断します。証憑を紙で受け取ったか、電子的に受け取ったかを整理し、それぞれの保存方法を決めてください。申請画面に添付できても、必要なデータを後から探せないなら、保存先や検索の運用を見直します。

### Q. 紙とデジタルの並行運用はどう終えますか？

試験運用で通常処理と差し戻しを確認し、未解決の例外、操作案内、問い合わせ先を整理します。そのうえで、対象業務と紙の受付を終える日を周知します。移行後に処理が止まった場合は、問い合わせ内容を記録し、入力項目か承認ルートのどちらを直すべきか判断します。

### Q. 申請データをCRMと連携させるべきですか？

商談別の費用を見たい、取引情報を請求準備へ引き継ぎたいなど、使う目的がある場合に検討します。まず申請データとCRMのレコードを対応付けられるかを確かめてください。対応付けが難しい場合は、入力方法と確認担当を整えてから自動化へ進みます。

## まとめ

申請業務のペーパーレス化では、入力画面だけでなく、承認後の会計処理、勤怠記録、発注、証憑保存までつなげて考えます。

業務ごとに後続の処理が異なるため、同じフォームや承認ルートを当てはめる前に、転記と差し戻しが起きる場所を見つけることが重要です。まずは申請業務をひとつ選び、次の順序で着手してください。

1. 現在の申請方法、承認者、後続処理、保存先を記録します。
2. 通常の申請と差し戻しを対象部門で試し、転記や未処理が残る場所を確認します。
3. 例外の扱いと問い合わせ先を整え、紙の受付を終える範囲と日を決めます。

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      "text" : "経費精算は、申請、承認、会計処理、証憑保存のつながりを確認しやすい候補です。ただし、勤怠記録への転記や購買の承認待ちが大きな負担なら、その業務から始める選択もあります。まず各業務の手戻りと後続処理を書き出し、改善点を確かめられる対象を選んでください。"
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      "text" : "申請書と証憑は分けて判断します。証憑を紙で受け取ったか、電子的に受け取ったかを整理し、それぞれの保存方法を決めてください。申請画面に添付できても、必要なデータを後から探せないなら、保存先や検索の運用を見直します。"
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      "text" : "試験運用で通常処理と差し戻しを確認し、未解決の例外、操作案内、問い合わせ先を整理します。そのうえで、対象業務と紙の受付を終える日を周知します。移行後に処理が止まった場合は、問い合わせ内容を記録し、入力項目か承認ルートのどちらを直すべきか判断します。"
    },
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