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title: ワークフロー自動化ガイド｜承認フローの電子化と運用設計・改善手順
description: ワークフロー自動化は、承認の判断は人に残し、通知・回付・承認後の処理を仕組みで回すことです。紙の稟議からの電子化、金額帯別の承認ルート、代理承認、ノーコード自動化、ボトルネック解消までを、現状の可視化から始める4ステップで解説します。HubSpotとの使い分けも整理します。
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# ワークフロー自動化ガイド｜承認フローの電子化と運用設計・改善手順

- 2026年3月11日
- 最終更新: 2026年10月11日

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この記事の結論

紙の稟議書を持ち回りで承認する方式では、上長の不在・出張・会議のたびに決裁が止まります。承認の判断は人に残し、通知・回付・承認後の処理を仕組みで回すことが、ワークフロー最適化の出発点です。

ブログ目次

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**紙の稟議書を持ち回りで承認する方式では、上長の不在・出張・会議のたびに決裁が止まります。承認の判断は人に残し、通知・回付・承認後の処理を仕組みで回すことが、ワークフロー最適化の出発点です。**

ワークフロー自動化とは、申請・承認・通知・承認後の処理という業務の流れのうち、ルールで決められる部分をシステムに任せ、人が判断すべきポイントだけを人に残す取り組みです。DXの初期段階で取り組みやすく、効果を実感しやすい施策の一つでもあります。

*このカテゴリは、[DX完全ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx)の一部です。業務プロセスの可視化は[プロセスマッピングガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/process-mapping)、バックオフィス全般のDXは[バックオフィスDXガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/backoffice-dx)もご覧ください。*

## この記事でわかること

紙やスプレッドシートで申請・承認を回している組織が、どこから手を付け、どの順番で電子化と自動化を進めればよいかを整理しています。設計の考え方から、ツール選定、ボトルネックの解消、実行計画までを一続きの流れとして解説します。

- **ワークフロー設計の基本** — 人が判断することと仕組みで回すことを切り分け、属人化を防ぐ考え方を整理します。
- **承認フロー・稟議・申請業務の電子化** — 紙の稟議から脱却する手順と、金額帯別ルートや代理承認の設計方法を解説します。
- **システム選定とノーコード自動化** — kintone・ジョブカン・サイボウズ Officeの向き不向きと、HubSpotワークフローの使いどころを整理します。
- **ボトルネックを構造的に解消する設計パターン** — 承認待ち・差し戻しの原因別に、取るべき対策を表で示します。
- **4ステップの実行計画** — 現状の可視化から自動化の拡大まで、各段階で何ができていれば次へ進むかを示します。

## ワークフロー設計の基本 ── 人が判断することと仕組みで回すことを分ける

ワークフロー最適化の本質は、「人が判断すべきこと」と「仕組みで処理できること」を切り分け、後者を自動化することです。承認の判断自体は人が行いますが、申請の通知・書類の回付・承認後の処理は仕組みで回せます。この切り分けが曖昧なまま電子化を進めると、「紙の回覧を画面上でやっているだけ」の状態に陥ります。

### 紙とスプレッドシートの承認管理で起きていること

紙の稟議書やExcelの申請管理表で承認を回していると、情報が複数の場所に散らばります。申請書の原本は回覧中の誰かの机にあり、進捗はスプレッドシートに手で記録され、催促はチャットやメールで個別に送られる、という状態です。どれか一つの更新が漏れるだけで「どれが正しい情報か」がわからなくなり、確認のための問い合わせ自体が業務を圧迫します。

この問題は担当者の注意力では解決しにくい性質のものです。転記や催促という手作業が残っている限り、漏れは担当者が変わるたびに再発します。申請・承認・記録を一つのシステム上で完結させ、転記そのものをなくすことが、根本的な対策になると考えています。

### 業務の仕組み化が最初の一歩

属人化した業務を仕組み化し、誰が担当しても同じ品質で回る状態を作ることがワークフロー設計の出発点です。仕組み化には次の3つの柱があります。

- **手順の明文化**: 作業手順をドキュメント化し、判断基準を明確にします。「この場合はこう処理する」というルールが暗黙知のままでは、担当者が変わるたびに品質がブレます
- **テンプレートの整備**: 繰り返し発生する業務のテンプレート・チェックリストを作成します。入力項目を標準化することで、申請の漏れや差し戻しを構造的に防げます
- **自動化ルールの設定**: 条件分岐・通知・エスカレーションのルールをシステムに組み込みます。「一定金額以上なら部長承認を追加」といったルールを人の記憶に頼らず、システムに実装します

仕組み化の第一歩としておすすめするのは、現在の業務フローを書き出すことです。担当者自身が自分の業務の全体像を正確に把握できていないケースは珍しくありません。書き出すことで「実は不要なステップがあった」「この承認は形骸化している」という発見が生まれます。

書き出した各ステップには、次の基準で印を付けていきます。

| 書き出したステップの性質 | 判断 | 次に記録すること |
| --- | --- | --- |
| 内容を見て可否を判断している | 人に残す | 判断基準を文章で残し、承認者の代理を決める |
| 条件で処理が決まる（金額・部署・種別など） | 自動化の候補 | 分岐条件と、条件に当てはまらない場合の扱い |
| 書類を渡す・転記する・催促するだけ | システムに置き換える | 置き換え先の機能（通知・回付・連携） |
| 誰も理由を説明できない | 削除の候補 | 削除してよいかを確認する相手と期日 |

[ワークフロー設計の基本](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/workflow-design-basics)では、業務フローを仕組み化して属人化を防ぐ設計手法を解説しています。

### 標準化と例外処理のルール化でプロセス品質を均一化する

品質のバラつきを防ぐには、テンプレートを活用した標準化が有効です。次の3つを進めることで、「担当者によって品質が異なる」という問題を構造的に解消できます。

- **申請書のフォーマット統一** ── 入力する項目と書式を揃える
- **承認ルートの標準化** ── 誰がどの順で承認するかを揃える
- **処理手順のチェックリスト化** ── 手順を確認項目として残す

標準化のポイントは「例外処理のルール化」です。標準テンプレートだけでは対応できないケースは運用の中で出てきますが、「例外はどこに相談するか」「誰が判断するか」まで決めておくことで、標準化が現場で機能するようになります。

**テンプレートは柔軟性を奪うものではなく、判断すべきことに集中できる環境を作るためのもの**です。

新しく配属されたメンバーでも、テンプレートと例外ルールを見れば同じ処理ができる状態を目標にすると、引き継ぎのたびに品質が揺らぐことを防げます。

[ワークフローの標準化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/workflow-standardization-template)では、テンプレート活用によるプロセス品質の均一化手法を解説しています。

## 承認フローの電子化 ── 紙の稟議から脱却する

紙の稟議書・回覧ベースの承認プロセスを電子化すると、承認業務の進め方が大きく変わります。効果はスピードだけではありません。承認プロセス全体が見える化され、どこで何が滞留しているかを把握できるようになります。

### 電子化で得られる具体的な効果

紙ベースと電子化後の違いを、改善項目ごとに整理すると次のとおりです。

| 改善項目 | Before（紙ベース） | After（電子化） |
| --- | --- | --- |
| 承認リードタイム | 回覧と上長の不在で数日単位の滞留が起きやすい | 承認者に即時通知され、当日中の承認も目指せる |
| 承認状況の可視性 | 書類がどこにあるか不明 | リアルタイムで進捗確認 |
| 外出先での承認 | 不可（帰社が必要） | スマートフォンから承認可能 |
| 過去の承認履歴の検索 | ファイルキャビネットから手作業 | キーワードで即座に検索 |
| 監査対応 | 書類の物理的な保管・管理 | 電子データで一元管理 |

この表で注目していただきたいのは、リードタイム以外の4行です。進捗の確認、外出先での承認、履歴検索、保管は、どれも「書類が物理的にある場所に人が行く」ことが前提の作業でした。電子化によってこの前提がなくなるため、承認者・申請者・管理部門のそれぞれで手間が減ります。

### 電子化を機にプロセス自体を見直す

電子化の効果を大きくするには、現在の紙のプロセスをそのまま画面に移すのではなく、電子化を機にプロセス自体を見直す視点が重要です。紙の時代に必要だったハンコ・回覧・物理的な書類保管のステップは、電子化後には不要になるケースが多くあります。

見直しは、各ステップについて「そのステップが存在する理由は、紙だったからか」を問う形で進めます。

1. 押印・回覧・原本保管のように、紙であることが理由のステップは、電子化後のフローから外します
2. 内容の確認・判断のように、紙でなくても必要なステップは、電子化後も承認ステップとして残します
3. 理由がはっきりしないステップは、最終承認者に必要性を確認し、不要なら外します

3つの判断が全ステップについて済んだら、残ったステップだけで電子化後の承認ルートを描き、次の稟議・申請の設計に進みます。

[承認フローの電子化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/approval-flow-digitalization)では、紙の稟議から脱却するための導入ステップと運用設計を解説しています。

## 稟議と申請業務のデジタル化 ── 多段階承認と日常申請を分けて設計する

稟議と日常の申請業務は、同じ「承認」でも設計の重点が異なります。高額決裁や投資判断を扱う稟議では承認ルートの柔軟さが、経費精算や休暇申請のような日常申請では入力のしやすさと処理のスピードが重要になります。両者を分けて考えることで、どちらにも無理のないフローを作れます。

### 稟議のデジタル化 ── 金額帯別に承認ルートを分岐させる

高額決裁や投資判断など、複雑な承認プロセスでは、金額帯別の承認ルート設定、条件分岐、代理承認、期限管理といった機能が必要になります。稟議のデジタル化で特に重要なのは「承認ルートの柔軟な設計」です。

例えば、少額の購買は課長承認のみ、中間の金額帯は部長承認を追加、高額の案件は役員決裁を必須にする、という金額帯別のルートをシステム上で自動的に分岐させます。こうすることで、少額案件の承認スピードを保ちながら、高額案件には適切な統制をかけられます。金額の境目は、自社の職務権限規程に定められた決裁権限に合わせて設定します。規程が未整備の場合は、ルート設計より先に決裁権限の整理から着手することをおすすめします。

[稟議のデジタル化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/ringi-workflow-digital)では、多段階承認フローの設計パターンと、承認スピードを上げるための工夫を紹介しています。

### 代理承認のルールを先に決めておく

代理承認のルール設計も見落とされがちなポイントです。承認者が出張・休暇で不在の際に承認が止まるのは、多くの企業が抱える共通課題です。次の3点を決めておくことで、承認の停滞を防げます。

- **誰に代理権限を付与するか**: 承認者ごとに代理者を1名以上指定します
- **代理承認の有効期限はいつまでか**: 不在期間に合わせて期限を設定し、期限後は自動で元の承認者に戻します
- **代理承認した旨をどう記録するか**: 承認履歴に代理であることが残る設定にします

代理者の指定を個人の判断に任せると、不在のたびに「誰に頼めばいいか」を探す手間が発生します。代理ルールをシステムに登録しておけば、担当者が入れ替わっても同じ運用が続きます。

### 申請業務のペーパーレス化 ── 経費・勤怠・購買を一気通貫で

経費精算・勤怠申請・購買申請・休暇申請といった日常の申請業務も、デジタル化によって効率化できます。特に経費精算は、領収書のスマートフォン撮影からOCR読み取り、自動仕訳、承認、振込までの一連のプロセスをクラウドで完結できるようになっています。

成功の鍵は「利用頻度の高い申請から始める」ことです。全申請を同時にデジタル化しようとすると現場の負荷が高くなり、定着しません。経費精算や休暇申請など全社員が頻繁に使う申請から着手し、操作に慣れてから対象を拡大する段階的なアプローチが効果的です。

あわせて「申請項目の棚卸し」を行うことを強くおすすめします。紙の時代から惰性で残っている不要な入力項目や、形骸化した添付書類の要求がないかを見直すことで、申請者の負荷を減らし、定着率を高められます。棚卸しでは、各項目について「承認者が判断に使っているか」「後工程（会計・人事）で使っているか」を確認し、どちらにも使われていない項目は削除候補として一覧化します。

[申請業務のペーパーレス化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/application-paperless)では、具体的な導入ステップを解説しています。

## ワークフローシステムの選び方 ── 自社の運用に合うかで見極める

承認フローの電子化を実現するシステムには複数の選択肢があり、自社の規模・業種・既存ツールとの親和性に応じて選定します。選定で最も重視したいのは、機能の多さではなく自社の運用に合うかどうかです。

### 主要なワークフローシステムの特徴

主要なシステムの特徴は以下のとおりです。

- **kintone**: カスタマイズ性が高く、ワークフロー以外の業務アプリも構築できます。中小企業で「ワークフロー以外にも業務アプリを作りたい」というニーズがある場合に向いています
- **ジョブカン**: ワークフローに特化しており、勤怠管理・経費精算とのセット利用が効率的です。バックオフィス業務を一括でデジタル化したい企業に向いています
- **サイボウズ Office**: グループウェアとの統合が強みです。すでにサイボウズ製品を使っている企業であれば、追加導入のハードルが低く、社員の学習コストも抑えられます

自社の状況から候補を絞るときは、次の問いから始めると判断しやすくなります。

| 確認すること | 当てはまる場合の候補 | 次に検討すること |
| --- | --- | --- |
| 承認以外の業務アプリも自社で作りたいか | kintone | 社内でアプリを作り・保守する担当者を置けるか |
| 勤怠・経費とまとめてバックオフィスを電子化したいか | ジョブカン | 勤怠・経費の現行ルールをどこまで移行するか |
| すでにサイボウズ製品をグループウェアとして使っているか | サイボウズ Office | 標準のワークフロー機能で承認ルートを表現できるか |

### 承認後の後工程まで含めてデータの流れを設計する

選定時に見落としがちなポイントが「既存システムとのデータ連携」です。ワークフローシステムで承認されたデータを、会計ソフトや人事システムに手作業で転記しているようでは、電子化の効果は半減します。

候補のシステムごとに、API連携の有無とCSVエクスポートの仕様を比較表にまとめ、承認後のデータがどのシステムへどう渡るかを1本の線で描けるかを確かめます。描けない箇所が残る場合は、その箇所を手作業で残すのか、連携方法の違う別の候補に切り替えるのかを、選定の段階で決めておきます。

[ワークフローシステム比較](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/workflow-system-comparison)では、各製品の選定基準と導入判断のポイントを解説しています。

## ノーコード自動化とHubSpotワークフローの位置づけ

プログラミング不要でワークフロー自動化を実現する方法として、HubSpotのワークフロー機能やZapier、Makeなどのノーコードツールがあります。ここでは、ノーコード自動化が効く場面と、HubSpotのワークフローを業務全体のどこに置くかを整理します。

### ノーコード自動化が効くシーン

ノーコード自動化が特に有効なのは、部門をまたぐデータ連携のシーンです。

- 「見積金額が一定額を超えたら上長に自動通知」
- 「契約書のステータスが変わったらSlackに通知」
- 「新規顧客の登録が完了したらウェルカムメールを自動送信」
- 「タスクの期限が過ぎたらマネージャーにエスカレーション」

ノーコード自動化の大きなメリットは、IT部門やエンジニアに依頼しなくても、業務部門の担当者が自らワークフローを構築・改善できる点です。「現場で課題を発見し、現場で改善する」サイクルが回ることで、組織の改善速度が上がります。

### HubSpotワークフローは顧客データの流れに沿って置く

HubSpotのワークフローは、CRM上のデータ変更をトリガーにした自動化（通知・タスク作成・プロパティ更新など）に適した機能です。ワークフローはMarketing Hub・Sales Hub・Service HubなどのProfessional以上のエディションで利用できます（出典：[Create workflows](https://knowledge.hubspot.com/workflows/create-workflows)）。

本記事では、HubSpotワークフローの置き場所を「コンタクト→取引→顧客→請求」という顧客データの流れの中で考えると整理します。顧客にひもづく一連の処理が、HubSpotワークフローの担当範囲です。

- **コンタクトの振り分け** ── 問い合わせを受けたコンタクトが対象
- **上長への通知** ── 取引ステージが進んだときに動く
- **顧客化と請求処理への引き渡し** ── 受注後の処理

一方、社内の稟議・経費精算・勤怠申請は顧客データにひもづかないため、専用のワークフローシステムに任せる方が運用が素直になります。

自動化したい処理がどちらに当たるかは、次の問いで判断できます。

| 確認すること | Yesの場合 | Noの場合 |
| --- | --- | --- |
| トリガーがコンタクト・取引・チケットなどCRMのデータ変更か | HubSpotワークフローで組む | 専用ワークフローシステムかノーコード連携ツールを検討する |
| 承認の対象が見積など顧客との取引にひもづくか | HubSpotの承認機能で足りるかを試す | 社内稟議として専用システムで扱う |

ただし、HubSpotの承認機能は見積承認など特定の用途に限られており、多段階の社内稟議を汎用的に回す用途には向きません。この点は導入前に把握しておくと、ツールの役割分担で迷いにくくなります。

受注後の請求までを同じ流れでつなぐ方法もあります。HubSpotの取引情報を会計ソフトへ連携すれば、見積書・請求書の作成や取引先・品目の同期を手作業なく行えます。StartLinkは、freee会計向けの[Sync for freee](https://start-link.jp/sync/freee)とマネーフォワード クラウド向けの[Sync for Money Forward](https://start-link.jp/sync/moneyforward)を提供しており、主要なクラウド会計の双方に対応しています。経理体制に合わせて選べます。

### AIを組み込んだ分岐と人が担う判断

ワークフローの分岐にAIを組み込むと、問い合わせ内容の分類のように、これまで人が読んで振り分けていた作業を自動化できます。以下の画面は、問い合わせ内容をAIで判定し、その結果で分岐してレコードを更新するHubSpotワークフローの例です。

![問い合わせ内容をAI判定して分岐するワークフロー](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/breeze_wf_inquiry_classify.png)

AIに任せるのは、分類やプロパティの更新のように、誤りがあっても後から直せる処理にとどめることをおすすめします。承認の可否や大きな金額が動く判断は、AIの判定を参考情報として人が最終決定する設計にしておくと、自動化の範囲を広げても判断の責任があいまいになりません。

### 自動化ルールを管理台帳で棚卸しする

ノーコードツールの自動化ルールが増えすぎると、どのルールが何をトリガーにして動いているかが管理しきれなくなります。以下の画面は、HubSpotのワークフロー一覧画面です。

![ワークフロー一覧（19件）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/auto_workflows_list.png)

自動化ルールの命名規則と管理台帳を整備し、定期的に棚卸しを行う運用をセットで導入してください。台帳には、ワークフロー名・トリガー・実行内容・作成者・最終見直し日を記録します。棚卸しでは、トリガー条件に当てはまるレコードが最近ないもの、他のワークフローと処理が重なっているものから順に、停止するか統合するかを決めます。

[ワークフロー自動化をノーコードで実現する方法](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/workflow-automation-nocode)では、導入判断と設計のポイントを解説しています。

## ボトルネックの解消 ── 承認待ちを減らす設計パターン

ワークフローを導入しても、承認待ちや差し戻しが頻発する場合は、プロセス設計の見直しが必要になります。これはシステムを入れ替えるだけでは解決しない、プロセスそのものに原因がある問題です。原因の種類ごとに、取るべき対策は変わります。

### よくあるボトルネックと構造的な対策

滞留している箇所を見つけたら、次の表で原因を特定し、対策を選びます。

| ボトルネック | 原因 | 対策 |
| --- | --- | --- |
| 承認待ちの長期化 | 承認者の不在・多忙 | 代理承認ルール、期限超過時の自動エスカレーション |
| 差し戻しの頻発 | 申請時の情報不足 | 入力項目の必須化、バリデーションルールの設定 |
| 不要な承認ステップ | 過度な多段階承認 | 金額帯別の承認ルート設定、少額は自動承認 |
| 承認基準の属人化 | 承認者ごとに判断基準が異なる | 承認基準のルール化、過去の承認履歴の参照機能 |
| 情報の分散 | 関連書類が別システムに存在 | ワークフローへのファイル添付・リンク機能の活用 |

表の読み方としては、まず「どのステップで止まっているか」を特定し、次に止まっている理由が承認者側にあるのか、申請内容の側にあるのかを分けます。承認者側なら代理承認やエスカレーション、申請内容の側なら入力項目の必須化やバリデーションが対策の中心になります。

### 承認ステップ数を最適化する考え方

ボトルネック解消で効果が大きいのは、承認ステップを減らすことです。すべての案件を同じ承認フローに通すのではなく、金額・リスク・重要度に応じて承認ルートを分岐させることで、日常的な承認を速くしつつ、重要な意思決定にはしっかり時間をかけるバランスが取れます。

承認の段階数が多い場合は、その承認が本当に必要かどうかを一つずつ検証してください。「この承認者は何を確認しているのか」「この確認はシステムのバリデーションで代替できないか」という視点で棚卸しを行うと、不要なステップが浮き彫りになります。確認内容が前の承認者と重なっているステップは統合し、入力形式のチェックだけをしているステップはバリデーションに置き換えます。

### データに基づいて改善の優先順位を付ける

ボトルネック解消には、データに基づく改善が欠かせません。「なんとなく遅い」ではなく、承認者ごとの平均承認時間や申請種別ごとの差し戻し率を数字で把握した上で、改善の優先順位を付けてください。

優先順位は、滞留時間が長く、かつ件数が多いステップから付けます。件数は多いが滞留が短いステップは後回しにし、件数は少ないが滞留が極端に長いステップは、代理承認の未設定など個別の原因がないかを先に調べます。紙やスプレッドシートの運用ではこうした数字を集めること自体が手間でしたが、電子化後はシステムの記録から集計できます。

[ワークフローのボトルネック解消](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/workflow-optimization/workflow-bottleneck-improvement)では、承認待ちを減らす設計パターンと改善事例を紹介しています。

## ワークフロー最適化の進め方 ── 4ステップの実行フレームワーク

ワークフロー最適化は、一度にすべてを変えるより、小さく始めて範囲を広げる方が定着します。ここでは、現状の可視化から自動化の拡大までを4つのステップに分け、各ステップで何ができていれば次へ進むかを整理します。

### ステップ1：現状の承認フローを可視化する

最初に行うのは、現在の承認プロセスの全体像の把握です。「どんな種類の申請が何件あるか」「各申請は何段階の承認を経ているか」「どのステップでどれくらいの時間がかかっているか」を定量的に調査します。可視化にはプロセスマッピングの手法が有効です。業務プロセスの可視化手法については[プロセスマッピングガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/process-mapping)で体系的に解説しています。

申請種別ごとの件数・承認段階数・所要時間が一覧になり、電子化前のベースラインとして記録できていれば、次のステップに進みます。

### ステップ2：頻度の高い申請から電子化する

可視化の結果を踏まえ、利用頻度が高く、電子化の効果が大きい申請から着手します。典型的には、経費精算・休暇申請・購買申請が最初の候補になります。一度にすべてを電子化しようとせず、少数の申請から始めて成功体験を作ることが、全社展開の推進力になります。

対象の申請が紙を使わずに回り、申請者から操作方法の問い合わせが落ち着いてきたら、次のステップに進みます。

### ステップ3：金額帯別の承認ルートを設計する

電子化が定着したら、承認ルートの最適化に進みます。少額案件はシンプルなフロー（上長承認のみ）、高額案件は多段階フロー（部長→役員→代表）と分けることで、承認の効率と統制のバランスが取れます。あわせて代理承認と期限超過時のエスカレーションを設定します。

金額帯ごとのルートと代理承認がシステムに登録され、承認者の不在で止まる申請がなくなっていれば、次のステップに進みます。

### ステップ4：ノーコードで自動化を段階的に拡大する

通知・エスカレーション・条件分岐を自動化し、人が判断すべきことに集中できる環境を作ります。自動化の対象は、ルールが明確で判断が不要な処理から始め、段階的に範囲を広げていきます。

新しい自動化を追加するたびに管理台帳へ登録し、承認リードタイム・差し戻し率・処理件数をベースラインと比べて、効果が見えない自動化は見直します。このサイクルが回り始めたら、ステップ1に戻って次の対象業務を可視化します。

| ステップ | やること | 次へ進む目安 |
| --- | --- | --- |
| 1. 可視化 | 申請種別・承認段階・所要時間を一覧化 | ベースラインが記録できている |
| 2. 電子化 | 頻度の高い申請から電子化 | 対象申請が紙なしで回っている |
| 3. ルート設計 | 金額帯別ルート・代理承認を設定 | 不在による停滞が起きていない |
| 4. 自動化拡大 | 通知・エスカレーション・分岐を自動化 | 台帳と指標で効果を見直せている |

## よくある質問

### Q1: ワークフロー電子化の費用はどう考えればよいですか？

SaaS型のワークフローシステムは、利用ユーザー数に応じた月額課金が一般的です。初期費用の有無や、導入コンサルティングを依頼する場合の費用はツールや支援会社によって異なるため、各製品の公式料金ページで、自社の利用人数と必要なプランを当てはめて比較してください。費用を比べる際は、申請の転記や催促にかかっている現在の作業時間とあわせて見ると、業務効率化の効果を判断しやすくなります。

### Q2: ワークフローシステムとグループウェアの違いは何ですか？

グループウェアはメール・スケジュール・掲示板などの「コミュニケーション基盤」で、ワークフローシステムは承認・申請・決裁の「業務プロセス管理」に特化しています。多くのグループウェアにもワークフロー機能が含まれていますが、複雑な承認ルート（金額帯別分岐・代理承認・並列承認など）が必要な場合は専用システムの方が柔軟です。まずはグループウェアの標準機能で足りるかを検証し、不足があれば専用システムを検討するのが合理的です。

### Q3: 承認ステップは何段階が適切ですか？

段階数は、それぞれの承認者が異なる観点で判断しているかどうかで決めます。段階が多いフローには形式的な承認が含まれていることが多く、意思決定のスピードを落とします。金額や重要度に応じて承認ステップ数を変える設計が効果的で、全案件を一律の多段階フローに通すと、すべての承認者の時間を使うだけでなく、承認行為自体の形骸化を招きます。

### Q4: HubSpotのワークフロー機能で社内の承認フローを管理できますか？

HubSpotのワークフロー機能は、CRM上のデータ変更をトリガーにした自動化（通知・タスク作成・プロパティ更新など）に適しています。社内の稟議・経費精算・勤怠申請には専用のワークフローシステムを使い、CRM関連の自動化（見積承認・契約ステータス変更時の通知など）にはHubSpotを使う、という使い分けが一般的です。HubSpotの承認機能は見積承認など特定用途に限られているため、汎用的な社内ワークフローには専用ツールを併用してください。

### Q5: ワークフロー自動化の効果を定量的に測定するにはどうすればよいですか？

主要な測定指標は3つです。第一に「承認リードタイム」（申請から承認完了までの所要時間）、第二に「差し戻し率」（申請に対する差し戻しの割合）、第三に「処理件数」（単位期間あたりの承認完了件数）です。電子化前の数値をベースラインとして記録しておき、月次で比較することで改善効果を把握できます。多くのワークフローシステムにはレポート機能があるため、これらの数値は自動で集計できます。

## まとめ

- **現状の承認フローを可視化する**: 何段階の承認を経ているか、どこで滞留しているかを定量的に把握してください。データのない改善は、改善ではなく推測です
- **紙の承認プロセスを電子化する**: 稟議書・経費精算・購買申請など、頻度の高い申請から電子化してください。全社一斉ではなく段階的に進めることが定着の鍵です
- **金額帯別の承認ルートを設計する**: 少額案件はシンプルなフロー、高額案件は多段階フローと分けてください。全案件を同じフローに通すのは、過剰統制か統制不足のどちらかになります
- **ノーコードで自動化を段階的に拡大する**: 通知・エスカレーション・条件分岐を自動化し、人が判断すべきことに集中できる環境を作ってください。顧客データにひもづく処理はHubSpotワークフロー、社内稟議は専用システムと役割を分けると整理しやすくなります
- **ボトルネックをデータで特定し、継続的に改善する**: ワークフロー最適化は一度で完了するものではありません。承認時間・差し戻し率・処理件数をモニタリングし、PDCAを回してください

まずは、自部門で件数の多い申請を1種類選び、その承認フローを書き出すところから始めてください。

1. 選んだ申請の承認ステップを書き出し、各ステップを「人に残す」「自動化の候補」「削除の候補」に分ける
2. 直近の申請について、承認リードタイムと差し戻しの件数をベースラインとして記録する
3. 削除の候補になったステップについて、最終承認者に必要性を確認し、電子化後のルートを描く

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### 今枝 / Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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  },
  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-chatwork-bystartlink",
  "name" : "Sync for Chatwork",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "通知無制限・CRMカードで最新100件の表示とメッセージ送信",
    "name" : "Professional",
    "price" : "3000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/chatwork"
}
```