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title: 電子帳簿保存法に対応した文書管理の進め方｜保存要件・システム選定・運用ルール
description: 電子帳簿保存法に対応した文書管理は、義務化された電子取引の保存から着手し、取引書類の棚卸し→保存方法の決定→命名規則と事務処理規程の整備の順で進めます。3つの保存区分の要件、システム選定の5つの評価ポイント、スキャナ保存の運用フロー、CRM・会計との連携まで解説します。
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# 電子帳簿保存法に対応した文書管理の進め方｜保存要件・システム選定・運用ルール

- 2026年3月10日
- 最終更新: 2026年10月22日

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この記事の結論

電子帳簿保存法に対応した文書管理とは、電子的に授受した取引書類を洗い出し、書類ごとに保存先・担当・確認方法を決め、必要なときに取り出せる状態を維持することです。電子帳簿保存法への対応は、電子的に授受した取引書類を洗い出し、書類ごとに保存先・担当・確認方法を決めるところから始まります。

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電子帳簿保存法に対応した文書管理とは、電子的に授受した取引書類を洗い出し、書類ごとに保存先・担当・確認方法を決め、必要なときに取り出せる状態を維持することです。**電子帳簿保存法への対応は、電子的に授受した取引書類を洗い出し、書類ごとに保存先・担当・確認方法を決めるところから始まります。**

請求書の保存先が定まっていない、台帳と実ファイルを照合する手順がない、担当者交代時に保存手順を引き継げない——。こうした状態では、保存方法を決めても、日々の業務で守れているか確認しにくくなります。

電子帳簿保存法に対応した文書管理とは、対象となる取引書類を該当する要件に沿って保存し、必要なときに取り出せる状態を維持することです。書類の名称だけで分類せず、作成・授受の方法を確かめて保存区分を判断します。そのうえで、実際の書類を保存し、担当者以外が検索・取り出しを再現できるか試します。

本記事では、電子取引を中心に、書類の棚卸し、保存方法の比較、担当者が迷わない運用ルールの作り方を順に解説します。営業部門から経理部門への引き渡しや、保存できなかった書類への対応まで確認できます。この領域の全体像は[文書管理ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management)でも整理しています。

## この記事でわかること

経理部門が受け取る請求書だけでなく、営業部門が扱う見積書や契約書も含め、書類の流れに沿って判断できるようにします。

- **保存区分の見分け方** — 書類がどの方法で作成・授受されたかを確認し、検討すべき要件を絞ります。
- **棚卸しから運用開始までの手順** — 受領経路、保存先、担当を対応づけ、実際の書類で検索と取り出しを試します。
- **システムの比較方法** — 認証の対象範囲、検索、真実性の確保、連携、データの取り出し方を同じ書類で確かめます。
- **紙の書類と部門間の書類の扱い方** — スキャナ保存を選ぶ条件と、営業・経理が関わる書類の役割分担を整理します。
- **見直しの条件** — 保存漏れや検索できない書類が見つかったとき、引き渡し、入力、保存機能のどこを直すか判断します。

## 電子帳簿保存法の基本構造と3つの保存区分

最初に確認するのは、書類の名前ではなく、**どのように作成・授受したか**です。同じ請求書でも、紙で受け取ったものと電子的に受け取ったものでは、検討する保存区分が異なります。作成した控えと取引先から受け取ったデータがある場合も、それぞれの流れを記録して判断します。

### 3つの保存区分

次の表で、自社の書類がどの区分に当たるかを確認します。表は制度を見分ける起点です。優良電子帳簿の取扱い、紙原本の廃棄、電子取引の保存については、対象書類に適用される条件を[電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm)で確認してください。

| 保存区分 | 対象 | 概要 | 義務/任意 |
| --- | --- | --- | --- |
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作成した帳簿・決算書類 | 最初からデジタルで作成したデータをそのまま保存 | 任意（優良電子帳簿で過少申告加算税が軽減） |
| スキャナ保存 | 紙で受領した請求書・領収書等 | 紙をスキャンしてデジタルで保存 | 任意（紙原本の廃棄が可能に） |
| 電子取引 | メール・PDF・EDI等で受領した取引書類 | 電子的に授受したデータを電子のまま保存 | **義務**（2024年1月〜） |

まず電子取引に該当する書類について、受領経路と保存先を対応づけます。紙の書類をスキャナ保存するか、電子帳簿等保存を利用するかは、別に判断します。表中の効果や紙原本の扱いは、区分名だけで決めず、自社の書類と採用する方法が条件を満たすか確かめてください。

### 電子取引の保存要件

電子取引データについては、改ざん防止の措置、検索、閲覧・出力、システム関連書類を確認します。[国税庁の電子取引データ保存要件チェックシート](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0024011-003_02.pdf)に沿って、適用される要件と、自社が採用する方法を分けて記録しましょう。

#### 1. 真実性の確保

訂正や削除による改ざんを防ぐため、どの措置を採用するか決めます。検討する方法には、次のようなものがあります。

- タイムスタンプが付与されたデータを受領する
- 受領後にタイムスタンプを付与する
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する
- 訂正削除の履歴が確認できるシステムを利用する

規程を採用するなら、規程を置くだけでなく、保存する人、訂正が必要になったときの連絡先、記録の残し方を決めます。システムを利用するなら、棚卸しした書類を実際に保存し、想定した措置がその操作にも働くか確認します。対象外の書類があれば、その受領経路の扱いを決めてから運用に進みます。

#### 2. 検索機能の確保

検索要件が適用される場合は、保存した書類を次の項目で探せるか確認します。

- 取引年月日
- 取引先名
- 取引金額
- 上記の範囲指定・組み合わせ検索

書類の取引情報を、ファイル名、索引、システムの入力欄のどこに記録するかを決めます。その後、保存担当とは別の人が条件を指定し、目的のファイルを開けるか試してください。見つからなければ、入力漏れなのか、検索機能で条件を指定できないのかを分けて確認します。検索要件の例外は、次節で適用条件を調べます。

#### 3. 見読性の確保

保存したデータを確認し、必要に応じて出力できる状態にします。保存した本人の端末だけで開けるファイルや、利用中のサービスから取り出す手順が分からない書類がないかを試します。開けない書類が見つかったら、保存形式、閲覧権限、出力の手順を確認し、別の担当者でも取り出せるようにします。

#### 4. システム関連書類の備え付け

使用するシステムについて、必要な説明書類や操作マニュアルを確認します。クラウドサービスを使う場合も、担当者が参照できる場所を決めます。設定や操作が変わったときは、保存手順との食い違いがないか見直します。

### 検索要件の例外を確認する

電子帳簿等保存制度については、[電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm)をご確認ください。

次の表は、確認結果を保存方法の検討につなげるための整理です。「範囲内・範囲外」という結果だけで、検索機能や事務処理規程の要否を決めないでください。

| 確認すること | 結果 | 次の行動 |
| --- | --- | --- |
| 基準期間の売上高が猶予措置の範囲内か | 範囲内 | 事務処理規程とダウンロード対応から始め、検索性は命名規則で補う |
| 同上 | 範囲外 | 検索要件を満たす保存方法（システムまたは命名規則＋索引）を最初から設計する |
| 今後、取引量や取引先が増える見込みがあるか | 増える見込み | 猶予措置の対象でも、検索できる保存方法に早めに寄せておく |

表の行動を採用する前に、適用される要件を確認します。

## Excel・手作業の書類管理が電帳法対応で行き詰まる理由

手作業を続けられるかは、保存先の数や書類の量だけでは決まりません。受領した書類を漏れなく保存し、別の担当者が取り出せるかで判断します。まず受領経路ごとに書類を追い、どこで記録が途切れるか確認しましょう。

### 保存先が分散し、全体像が見えない

請求書はメール、領収書はWebサイト、契約書は電子契約サービス、見積書は営業担当のPCにある場合、受領した書類と保存済みの書類を照合しにくくなります。

受領経路ごとに正式な保存先と担当を対応づけ、受領記録からファイルをたどれるか試します。保存先をまとめるかどうかはその結果を見て決めます。複数の保存先を使う場合は、どの書類がどこにあるかを引き継げる一覧を用意します。

### 転記と命名が人に依存し、ミスが残る

取引年月日・取引先名・金額をファイル名や台帳に手入力する場合は、書類の記載内容と照合して表記ゆれや入力漏れを点検します。検索で見つからない書類があれば、命名規則だけでなく、受領者が保存担当へ渡す手順、誰が取引情報を記録するか、入力後に何を確認するかまで戻って調べます。

### ルールが引き継げない

担当者が変わったときに保存手順を再現できるかも、方法を選ぶ基準です。次の表は手作業とシステムを使う運用の比較例であり、右列の機能がすべてのシステムに備わることを示すものではありません。

| 項目 | Excel・手作業の管理 | 仕組みで回す管理 |
| --- | --- | --- |
| 保存先 | 受領経路ごとにバラバラ | 1つの保存先に集約 |
| 取引情報の記録 | ファイル名・台帳へ手入力 | システムの入力項目や自動読み取りで記録 |
| 真実性の確保 | 規程を人が守る前提 | タイムスタンプ・訂正削除履歴をシステムで自動記録 |
| 点検 | 気づいた人が個別に確認 | 月次の点検日と担当を決め、チェック項目を固定 |
| 担当者交代時 | 口頭での引き継ぎに依存 | 手順と保存先が固定され、新任者でも同じ手順で回る |

保存先を一つにする必要はありません。受領経路と保存先の対応、点検担当、例外時の連絡先が分かれば、複数の保存先でも運用を設計できます。手作業で照合できない書類が続く場合は、原因が引き渡し、入力、検索のどこにあるかを確かめ、その作業を支える機能を比較します。

## 電帳法対応の実践ステップ

進め方は、書類の棚卸し、保存方法の決定、検索方法の確認、運用ルールの整備です。各段階で実際の書類を使います。保存できなかった書類や判断が分かれた書類を一覧に残し、扱いを決めてから次へ進みます。

次の図は、取引書類の洗い出しから保存方法の確認、検索の試行、運用手順の整備までを示します。

![電子取引データの保存準備4段階](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/CG-4_figure_r1007_01.png)

### ステップ1：取引書類の棚卸し

まず自社で発生する取引書類を挙げ、電子的に授受したものを洗い出します。

**電子取引に該当し得る書類の例**:

- メール添付で受領する請求書・見積書・注文書
- Webサイトからダウンロードする領収書・明細書
- 電子契約サービスで締結した契約書
- EDI（電子データ交換）で受領する発注書・納品書
- チャットツールで送受信した取引関連の書類

> 通販サイトで発行される電子領収書や、クラウドサービスの利用料明細も棚卸しの対象に含めて確認しましょう。書類ごとの保存先と命名方法を整理する際は、[文書管理ルールの策定](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management/document-management-rules-guide)も参考になります。

書類の種類ごとに、作成・授受の方法、受領経路、現在の保存先、受け取る部門、保存担当を記録します。同じ種類でも担当者によって扱いが違う場合は、実際の受領例をそれぞれ確認します。**各経路で誰が受け取り、誰が保存するか特定できたら、保存方法の比較へ進みます。**

### ステップ2：保存方法の決定

棚卸しした書類を、誰が、どこへ、どの操作で保存するか決めます。次の方法はいずれも選択肢ですが、製品名や保存場所だけで要件への対応を判断せず、利用する機能と設定を確かめます。

#### 方法A：クラウド文書管理システムを利用する

複数の部門で書類を受け取る場合などは、各部門が対象書類を保存できるか確認します。検索項目、訂正削除に関する機能、権限、書き出し方法を実際の書類で試します。受領者が直接保存できない場合は、保存担当への引き渡し方法も比較に含めます。

#### 方法B：ファイルサーバー＋事務処理規程で対応する

保存先、命名規則、索引の要否、訂正削除時の手続きを決めます。事務処理規程を採用するなら、保存担当が規程に沿って作業でき、別の担当者が保存結果を点検できることを確かめます。検索要件が適用される場合は、必要な条件で検索を実行できるか確認します。

#### 方法C：クラウド会計ソフトの機能を利用する

freee、マネーフォワード、弥生会計など、現在利用している会計ソフトで扱える書類と保存機能を確認します。経理部門以外が受け取る書類も対象に含め、利用中の機能・設定で保存から取り出しまで行えるか調べます。対象外の書類には別の保存先と担当を決めます。

方法を組み合わせる場合は、書類ごとに正式な保存先を決めます。次の表は比較の起点です。表中の「費用」や書類の多寡だけで方法を選ばず、保存・検索・取り出しを試せる方法を残してください。

| 棚卸しで見えたこと | 起点にする方法 | 補足 |
| --- | --- | --- |
| 対象書類の大半が請求書・領収書で、会計ソフトはクラウド型 | 方法C | 会計処理と保存を同じ場所で完結させる |
| 契約書・注文書など、会計以外の部門で受け取る書類が多い | 方法A | 部門をまたいで1つの保存先に集約する |
| 対象書類が少なく、まずは費用をかけずに始めたい | 方法B | 命名規則と規程で始め、件数が増えた段階でA・Cへ移す前提で設計する |

表に当てはまる方法でも、対象書類をすべて扱えるとは限りません。受領経路の異なる書類を保存し、別の担当者が検索して取り出します。保存できない書類があれば、その経路の担当と操作を直すか、別の方法を比較してから採用を決めます。

### ステップ3：ファイル命名規則の策定

ファイル名で管理する場合は、取引情報を記録する形式を決めます。

`{取引年月日}_{取引先名}_{取引金額}_{書類種別}.pdf`

取引先名の表記、金額の記録方法、同じ取引に複数の書類がある場合の区別を部門間でそろえます。ただし、ファイル名に項目を入れただけで検索要件を満たしたとは判断できません。保存先で必要な条件を指定し、該当する書類を見つけられるか試します。見つからない場合は、入力ルール、索引、保存先の検索機能の順に原因を確かめてください。

### ステップ4：事務処理規程の策定

訂正削除の防止に関する事務処理規程を措置として採用する場合は、自社の保存方法に合わせて策定し、運用します。ひな形を使う場合も、実際の担当と手続きに置き換えてください。

規程で整理する主な内容は次のとおりです。

- 電子取引データの管理責任者
- データの保存方法と保存場所
- 訂正・削除を行う場合の手続き
- バックアップの方法

保存担当が規程を見て書類を保存でき、訂正・削除が必要になったときの連絡先と記録方法を説明できれば、運用開始の確認に進めます。説明できない箇所は、規程の文言と日々の操作手順を照らし合わせて直します。

## 電帳法対応システムの選定基準

方法Aや方法Cを検討する場合は、棚卸しした書類を使って選択肢を比較します。製品の説明に機能名があるかよりも、**自社が利用する範囲で、保存から取り出しまで再現できるか**を見ます。各方法で同じ書類と検索条件を試すと、できない作業を比較できます。

### 5つの評価ポイント

#### 1. JIIMA認証の取得状況

認証の対象となる保存区分と、自社で使う機能・設定を確認します。認証の表示だけで、自社の書類や運用まで確認済みとは判断せず、実際の操作を試します。

#### 2. 検索機能の柔軟性

取引年月日・取引先名・取引金額をどこに記録し、どう検索するか確かめます。必要な場合は範囲指定と組み合わせ検索も試します。表記ゆれで書類を見つけられないなら、入力方法や索引の扱いも評価します。

#### 3. タイムスタンプの自動付与

タイムスタンプを採用する場合は、対象書類、付与される操作、付与を確認する方法を調べます。自動処理の対象外になる書類があれば、その書類を誰がどう扱うか決めます。

#### 4. 既存システムとの連携

会計ソフトやCRMと連携する場合は、対象書類と項目、データが動く方向、処理に失敗したときの確認方法を見ます。連携先で書類を参照できても、正式な保存先で必要な操作が行えるかは別に確認します。

#### 5. 長期保存への対応

自社に適用される保存期間にわたり、書類を取り出せるか確認します。サービスを変更するときに、ファイルと検索に使う情報をどう書き出すかも調べます。取り出し方が分からなければ、採用前に提供元へ確認します。

### 評価結果から選択肢を絞り込む

次の表で確認結果と追加調査を対応づけます。右列は検討のきっかけであり、機能の有無だけで法令上の要件を満たすと結論づけるものではありません。

| 評価ポイント | 見るところ | 判断の分かれ目と次の行動 |
| --- | --- | --- |
| JIIMA認証 | 自社が使う保存区分の認証を取得しているか | 取得していれば要件面の検討を短縮できる。未取得なら、真実性・検索性の機能を個別に要件と照らし合わせる |
| 検索機能 | 範囲指定・複合条件で検索できるか | 対応していなければ、猶予措置の対象かどうかで採否を分ける |
| タイムスタンプ | アップロード時に自動付与されるか | 自動付与なら規程の運用部分を簡素化できる。手動なら付与の担当とタイミングを規程に書く |
| 連携 | 会計ソフト・CRMとAPI連携できるか | 連携できれば転記をなくせる。できなければ、どの項目を誰が二重入力するかを洗い出してから採否を決める |
| 長期保存 | データを一括で書き出せるか | 書き出せない場合は、乗り換え時の移行方法を契約前に提供元と取り決める |

検索機能を評価するときは、検索要件の不要措置と猶予措置を区別し、自社への適用条件を確認します。認証、自動付与、連携についても、実際に使う書類と操作が対象か確かめてください。各方法について「保存できなかった書類」「検索できなかった条件」「人が行う作業」を記録し、残る作業を担当者が実行できるかで採否を判断します。

### 自社の業務フローに合わせて選ぶ

同じシステムでも、請求書を経理が受け取る場合と、営業担当が直接受け取る場合とでは、保存を始める人が違います。棚卸し一覧の受領者ごとに操作を試します。保存できない経路が残るなら、担当者間の引き渡しを直すか、別の保存方法を検討してから運用に進みます。

## スキャナ保存の活用（任意）

紙で受け取った書類を電子データで保存したい場合は、スキャナ保存を検討できます。紙原本の扱いを決める前に、対象書類の区分と適用される要件を確認してください。電子的に受け取った書類の保存手順とは分けて設計します。

### スキャナ保存のメリット

要件に沿って保存した書類を電子データで扱えるようになります。紙の保管や検索の手順を見直したい場合は、[ペーパーレス化](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management/paperless-implementation-roadmap)と合わせて検討できます。紙原本を廃棄するかは、電子データの保存状態と書類ごとの条件を確認してから判断します。

### スキャナ保存の要件

次の一覧には、対象書類によって扱いが変わる項目と、現行の必須要件として扱わない項目が混在しています。[国税庁の改正資料](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf)では「入力者等情報の確認要件が不要とされました」と説明する一方、読み取る際の「解像度（200dpi 以上）」などの要件は変わらないとしています。名称が一覧にあるだけで、すべてを現在の作業指示に含めないでください。

- 解像度200dpi以上・カラー画像（一般書類はグレースケール可）
- 受領後または業務サイクル後、最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与
- 入力者等の情報の確認
- 訂正削除の履歴等の確保
- スキャン文書と帳簿の相互関連性の確保

期限、タイムスタンプ、帳簿との関連づけは、対象書類と採用する保存方法ごとに確認します。[電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm)で該当する区分の条件を調べ、必要と確認できた作業を自社の手順に反映してください。

### 実務での運用フロー

次の表は、受領から確認までの担当を検討するための例です。記載された期限、タイムスタンプ付与、上長確認、紙原本の廃棄を、一律の法定手順として扱わないでください。

| ステップ | 作業内容 | 担当 | 期限 |
| --- | --- | --- | --- |
| 1 | 紙の書類を受領 | 受領者 | 受領時 |
| 2 | スキャンして電子データ化 | 受領者/経理 | 受領後速やかに |
| 3 | メタデータ（日付・金額・取引先）を入力 | 経理 | スキャン時 |
| 4 | タイムスタンプ付与 | システム自動 | 入力時自動 |
| 5 | 上長の確認（適正事務処理要件） | 管理者 | 月次 |
| 6 | 紙原本の廃棄 | 経理 | 確認完了後 |

まず試行する紙の書類を決め、受領者から保存担当へ渡す方法、読み取ったデータの確認方法、検索の方法を一続きで試します。

### スキャナ保存を導入するかの判断

スキャナ保存は任意です。まず次の点を確認します。

- 紙で受け取る書類の保管や検索に、見直したい作業があるか
- 取引先との授受方法を変更できるか
- スキャン、保存、確認の担当を決められるか

導入する場合は対象書類を定め、適用される要件と試行時の確認項目を決めます。保存した画像が読めない、担当者が検索できないなどの問題があれば、読み取りや入力の手順を見直します。必要な作業を実行できない場合は、紙での保存を含めて方法を再検討します。

## 業種別の電帳法対応ポイント

業種名だけでは保存方法は決まりません。受け取りについて、次の点を確認します。

- **どの書類を**受け取るか
- **誰が**受け取るか
- **どの経路で**受け取るか

保存担当が決まらない箇所から手順を整えます。部門や拠点で受領経路が違う場合は、同じ書類名でも別の経路として棚卸しします。

### 製造業

仕入先との請求書や納品書について、紙と電子のどちらで授受するかを取引先ごとに確認します。同じ種類の書類でも受領方法が異なるなら、それぞれの保存先と担当を決めます。発注担当が受け取って経理が保存する書類は、引き渡し完了をどう確かめるかまで決めます。

### サービス業・IT企業

クラウドサービスの利用料明細やメールで届く取引書類について、ダウンロードする人と保存する人を対応づけます。両者が違う場合は、受け渡しと保存完了をどう確認するか決めます。明細を閲覧できても保存済みのファイルが確認できなければ、取得から保存までの手順を見直します。

### 小売業

店舗と本部が扱う書類を分けて棚卸しします。店舗で受け取った書類を本部が保存する場合は、収集の方法と、届いていない書類を見つける担当を決めます。届いた記録と保存先を照合できたら、別の店舗でも同じ手順を試します。

## CRM・会計システムとの連携で一気通貫にする

営業部門の見積書・契約書と、経理部門の請求書・領収書では、受領経路と保存担当が異なる場合があります。両部門が扱う書類について、正式な保存先と、取引情報を参照する場所を分けて決めます。まず書類がどこで発生し、誰が保存を完了させるかを確認します。

### freee×文書管理の統合

freee会計を利用している場合は、ファイルボックスで扱う書類、利用中の機能、保存時の設定を確認します。仕訳と書類の保管を同じ業務フローで進める場合も、棚卸しした対象書類が漏れずに保存され、必要なときに取り出せるか試します。扱えない書類があれば、別の保存先と、会計情報との対応をたどる方法を決めます。

### CRM上の取引書類管理

営業部門がCRM（HubSpotなど）で見積書や契約書を管理している場合は、書類の作成・授受方法を確認し、電子取引に該当するか判断します。CRM上で参照できることと、法令上の保存先として使えることは、それぞれ確認が必要です。

保存先は対象書類と要件に合わせて決め、CRMには取引と書類の関係を記録する方法が考えられます。**企業様によって最適な形は異なります**。すでに使っている保存先と、書類を受け取る部門の業務に合わせて設計しましょう。担当者がCRMから書類を探せても正式な保存先で取り出せない場合は、参照先と保存手順の対応を見直します。

### 営業から請求までの流れの中で書類を位置づける

HubSpotで会社や取引の情報を管理している場合は、次の表を使って書類と取引の関係を確認できます。各段階で書類の授受方法を確かめ、表の保存先を採用できるか個別に判断します。

| 流れの段階 | HubSpot上の主な対象 | 発生する主な書類 | 保存の考え方 |
| --- | --- | --- | --- |
| コンタクト・会社 | 担当者・取引先企業 | ― | 取引先名の正式表記をここで統一し、命名規則や会計の取引先と合わせる |
| 取引（商談） | 取引レコード | 見積書・注文書 | 書類は電帳法対応の保存先に置き、取引レコードから参照できるようにする |
| 顧客（受注後） | 取引の受注・契約 | 契約書 | 電子契約サービス上の保管と、取引レコードとの紐づけを両方持つ |
| 請求 | 会計ソフトとの連携 | 請求書・領収書 | 会計ソフト側で電帳法対応の保管を行う |

この表は役割分担の例です。電子契約サービスや会計ソフトを保存先にする場合は、対象書類を必要な期間取り出せるか、それぞれ確認します。取引先名をそろえる際は既存データとの対応を確かめ、名称が違う取引先の書類も探せるようにします。書類への参照が切れた場合に、正式な保存先から探す手順も残してください。

> **HubSpotとfreeeの取引先データをそろえる**
> 
> HubSpotとfreeeの連携を検討する場合は、まず両方に登録されている取引先を照合します。StartLinkが開発した[Sync for freee](https://start-link.jp/sync/freee)については、取引先データを扱う機能と、自社で必要な設定を確認できます。
> 
> 利用条件は[HubSpotマーケットプレイス](https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/apps/sync-for-freee-bystartlink)で確認してください。

## 運用ルールを定着させる仕組みづくり

保存方法と規程を決めたら、受領者、保存担当、点検担当の作業をつなぎます。引き継ぎ時には、保存先に加え、保存完了の確認方法、検索手順、例外時の連絡先を渡します。点検で見つけた問題を、次の書類の扱いに反映できるようにします。

### 小さく始めて段階的に広げる

手順の試行には、受領経路を追いやすい電子取引の書類を選びます。試行の対象を絞る場合でも、棚卸しで見つかった他の電子取引データには、並行して保存先と担当を決めてください。

1. 試行する書類について、受領から保存・検索までの担当と操作を決める
2. 実際の書類で運用し、保存漏れ、表記ゆれ、取り出せない書類を記録する
3. 原因が手順にあれば手順を直し、機能にあれば保存方法を見直してから対象を広げる

次の書類へ進む条件は、保存担当以外の人が手順を見て書類を探し、取り出せることです。点検では、試行中の書類だけでなく、棚卸しで把握した他の電子取引データの保存状況も確認します。

### 役割分担を表で決めておく

次の表をもとに、自社の担当者と連絡先を決め、規程や操作手順と一緒に共有します。担当者が複数いる作業では、誰が保存完了を確認するかまで決めてください。

| 役割 | 主な担当 | 決めておくこと |
| --- | --- | --- |
| 管理責任者 | 経理責任者など | 規程の改定、例外の判断、税務調査時の窓口 |
| 受領者 | 書類を受け取る各部門の担当 | 受け取った書類を保存先に置くタイミングと置き方 |
| 点検担当 | 経理担当など | 月次の点検日、点検項目（保存漏れ・命名規則違反・訂正削除の記録） |
| システム管理者 | 情報システム担当など | アクセス権限、バックアップ、システム関連書類の保管場所 |

### 社内に浸透させるための工夫

受領者向けの手順には、「メールで請求書が届いたら、どのファイルを、どこに保存し、完了をどう確認するか」まで書きます。通常と異なる形式の書類が届いた場合の相談先も併記します。

点検で同じミスが見つかる場合は、受領者から保存担当への引き渡し、入力項目、保存先への導線、例外時の手順を順に確認します。自動処理を使う場合も、対象外となる書類を点検に含めてください。手順を変えた後は、問題が起きた経路の書類を再び保存・検索し、改善できたか確かめます。

## よくある質問

### Q1. 電子取引の保存義務に違反した場合のペナルティは？

取扱いは、保存上の問題や個別の事情によって異なります。罰則の有無を一律に判断せず、[電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm)で確認してください。実務では、対象書類と受領経路を特定し、保存されていない書類と、保存先にあっても取り出せない書類を分けて調べます。

- **保存されていない書類** ── 引き渡しと保存手順を見直します
- **保存先にあっても取り出せない書類** ── 記録項目と閲覧・検索方法を見直します

### Q2. 個人事業主やフリーランスも対応が必要ですか？

事業に関する電子取引データを扱う場合は、保存対象と方法を確認します。検索要件の取扱いは適用条件を調べ、該当する場合でも、受領した書類を見つけて取り出せる保存先を決めてください。判断に迷う書類は、名称だけで分けず、どのように授受したかを確認してから分類します。

### Q3. 過去のメール添付の請求書はどうすればよいですか？

受領時期と、その時点で適用されていた取扱いを確認します。保存状態が不明なら、対象となるメールと書類を特定し、保存先にあるファイルと照合してください。ファイルが見つからない場合は、受領者から保存担当への引き渡しが行われたか確認します。原因を特定できたら、今後同じ経路で届く書類の手順も見直します。

### Q4. 電帳法対応のためだけにシステムを導入する必要がありますか？

専用システムだけが選択肢ではありません。ファイルサーバーと事務処理規程を使う場合も、自社に適用される要件を確認し、実際の書類を保存・検索・取り出しできるか試します。点検をしても保存漏れや検索できない書類が続くなら、まず原因となる作業を特定し、手順の変更とシステムの利用を比較してください。

### Q5. 電子契約で締結した契約書も電帳法の対象ですか？

電子契約でやり取りした契約書についても、電子取引データとして保存が必要か確認します。クラウドサインやDocuSignなどのサービスを利用する場合は、契約している機能、保存時の設定、利用終了後の取り出し方を調べます。サービス上で閲覧できるだけで判断せず、担当者以外も契約書を探して取り出せるか試してください。

HubSpotで取引を管理し契約にクラウドサインを使うなら、StartLinkが提供する[Sync for CloudSign](https://start-link.jp/sync/cloudsign)で、締結済みPDFと合意締結証明書をHubSpot FilesやGoogleドライブへ自動で保管でき、取引から契約書を探しやすくなります。

## まとめ

電子帳簿保存法に対応した文書管理は、書類の授受方法を確認し、対象書類ごとに保存先、担当、検索方法を決めることから始まります。

- 電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引では、対象書類と確認する要件が異なります
- 保存方法の比較前に、書類の種類、受領経路、担当部門、現在の保存先を棚卸しします
- システムは機能名だけで選ばず、実際の書類で保存、検索、取り出しを試します
- 検索要件の例外、スキャナ保存の手順、紙原本の扱いは、それぞれ適用条件を確認します
- CRMと会計ソフトが関わる書類は、正式な保存先と取引情報を参照する場所を決めます

着手するときは、受領経路と保存担当を一覧にし、書類ごとの保存方法を決めてください。その後、別の担当者が書類を探して取り出せるか試します。見つからない書類があれば、引き渡し、入力、検索、閲覧のどこで止まったかを確認し、手順を直してから対象を広げます。

CRMを活用した業務効率化やAIとの連携に関するご相談は、StartLinkまでお気軽にお問い合わせください。書類と取引情報の関係をどう整理するか、部門ごとの業務フローを踏まえてご相談いただけます。

## あわせて読みたい

保存方法を決めた後に必要になる、紙書類の扱い、システム比較、命名規則、契約書管理を次の記事で確認できます。文書管理を業務全体の見直しにつなげる際は、DXの進め方も参考にしてください。

- [ペーパーレス化の進め方｜段階的に紙をなくす実践ロードマップと成功のポイント](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management/paperless-implementation-roadmap)
- [文書管理システム比較｜クラウド型・オンプレ型の選定基準とおすすめ製品を徹底解説](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management/document-management-system-comparison)
- [文書管理ルールの策定方法｜命名規則・フォルダ構造・保存期限の設計ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management/document-management-rules-guide)
- [契約書管理の効率化ガイド｜電子契約・台帳管理・更新アラートの仕組みづくり](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management/contract-management-efficiency-guide)
- [DXとは？デジタルトランスフォーメーションの定義・進め方・成功事例を徹底解説](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/dx-basics/dx-definition-guide)

保存先、命名規則、担当を具体的に決める際は、[文書管理ルールの策定方法](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management/document-management-rules-guide)をご覧ください。管理する文書の範囲と版の扱いも整理したい場合は、[ISO対応の文書管理を効率化する方法](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/document-management/iso-document-management-efficiency)で関連する考え方を確認できます。

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## 次に読む

### [![](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_SM-2.png) Claude Codeで一人法人の経営管理システムを自作する設計と手順](https://start-link.jp/hubspot-ai/management/ai-management-decision/solo-founder-claude-management-system)

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### [Service 経営・CRM・AI活用の支援内容を見る 経営判断の仕組み化からCRM整備、AI導入まで一気通貫で相談できます。](https://start-link.jp/service/hubspot-ai)

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### 今枝 / Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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  },
  "description" : "HubSpotのCRMレコードとNotionのページ・データベースを接続。HubSpotの画面から離れずにNotionのすべてにアクセスできるHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "CRMカードからNotionページの作成・閲覧・編集", "NotionデータベースをCRMタブにテーブル表示", "4つのワークフローアクションで自動化", "コンタクト・会社・取引・チケット・サービス・プロジェクト対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-notion-bystartlink",
  "name" : "Sync for Notion",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "ページ・DB合計50件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Professional",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/notion"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-moneyforward",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/ja/marketplace/listing/sync-for-moneyforward-bystartlink",
  "name" : "Sync for Money Forward",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "請求月5件・見積月20件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
    "name" : "Professional",
    "price" : "4000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/moneyforward"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-chatwork",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-chatwork-bystartlink",
  "name" : "Sync for Chatwork",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "通知無制限・CRMカードで最新100件の表示とメッセージ送信",
    "name" : "Professional",
    "price" : "3000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/chatwork"
}
```