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この記事の結論
紙を電子化するところから始め、文書が業務と判断につながる流れまで設計します。
紙を電子化するところから始め、文書が業務と判断につながる流れまで設計します。
「提案書は共有フォルダにあるはずなのに、担当者しか場所を知りません」「承認済みの契約書を探すたびに、メールと紙のファイルを見直しています」「文書は保存できても、その内容を次の提案に使えていません」——こうした状態では、保存先を変えても手作業が残ります。
ドキュメントDXとは、文書の作成・承認・共有・検索・活用という流れを、デジタル技術を使って再設計する取り組みです。紙の電子化を出発点に、業務の進め方と文書データの使い方まで見直します。
この記事では、電子化、業務プロセスの電子化、文書データの活用という順序に沿って、現在地の見極め方と次に着手する業務を整理します。
この記事でわかること
文書の所在や承認手順が担当者ごとに異なり、改善の着手点を決めたい方に向けて、対象業務の選び方から効果の確かめ方まで説明します。自社の文書業務で止まっている場面を思い浮かべながら読み進めてください。
- ドキュメントDXの進め方 — 電子化から業務フローの見直し、文書データの活用へ進む際の判断軸を説明します。
- 現在地の診断方法 — 同じ業務について保存、承認、検索、作成、データ活用を確認し、先に整える部分を見つけます。
- 技術とツールの選び方 — OCR、ワークフロー、RPA、AIを、解決したい業務に結びつけて考えます。
- CRMとのつなぎ方と効果の測り方 — 顧客関連文書を営業活動の流れに置き、改善前後を同じ条件で比較する方法を示します。
ドキュメントDXは電子化から業務変革へ進める
紙をPDFに変えても、承認依頼をメールで送り、最新版を担当者に聞く運用が続けば、文書業務の負担は残ります。
まず対象の文書を使う業務を一つ選び、探す、処理する、後で使うという流れをたどります。
止まる場所に応じて、保存方法、承認手順、情報の活用方法のどこを見直すか決めましょう。
| 進める段階 | 取り組む内容 | 最初に確かめること |
|---|---|---|
| 紙を探す状態 | 紙の文書をデジタルデータに変える（デジタイゼーション） | 必要な人が対象の文書を見つけられるか |
| 承認で止まる状態 | 作成から承認、配布、保管までの業務プロセスを電子化する（デジタライゼーション） | 誰が何を確認し、承認後の文書をどこへ渡すか |
| 文書を判断に使う段階 | 蓄積した文書データを次の業務や判断に使う | 誰が、どの文書を使って、何を決めたいか |
紙を探す状態なら、まず文書を電子化する
最初の段階は、紙の文書をデジタルデータに変えるデジタイゼーションです。紙をスキャンして保存するだけでなく、必要な人が対象の文書を見つけられる状態を目指します。
日常的に探している文書、その文書を使う場面、現在の保管場所を書き出します。紙の原本を探すところで業務が止まるなら、その業務で参照する文書から電子化します。電子化後は、実際の利用者が文書名から内容を区別できるか、担当者に聞かずに保存先へたどり着けるかを試します。見つけられない場合は、対象を広げる前にファイル命名規則とフォルダ構造を整えます。
OCRは画像内の文字を読み取ってテキストにする技術です。ファイル名では探しきれない文書が多ければ、内容から探す方法として検討します。ただし、文書の種類や保存先が定まっていなければ、読み取った文字が増えても探す先は散らばったままです。まず文書の置き場所を決め、必要な情報を探せるか確かめます。
承認で止まるなら、文書を動かす業務を見直す
次の段階は、作成から承認、配布、保管までの業務プロセスを電子化するデジタライゼーションです。紙の回覧を画面上の承認に置き換えるだけでなく、誰が何を確認し、承認後の文書をどこへ渡すかまで決めます。
文書は見つかるのに処理が進まない場合は、承認経路を追います。見積書なら、作成者、確認者、送付担当者、承認済みの版を保管する担当を順に書き出します。差し戻しの理由が記載漏れに集中するなら、先にテンプレートと確認項目をそろえます。確認者が分からず滞るなら、承認条件と担当を決めます。その手順で処理が進むことを確認してから、ワークフローへの移行を検討します。契約書管理の効率化でも、承認後の保管と更新まで含めて流れを確認できます。
文書を判断に使う段階で、DXにつなげる
さらに進む段階では、蓄積した文書データを次の業務や判断に使います。検討対象には、文書の分類や要約、過去の提案書の比較、社内文書を参照するRAG、CRMやERPとの連携があります。RAGは、関連する文書を探してから、その内容を参照して回答を作る方法です。
先に「誰が、どの文書を使って、何を決めたいか」を言葉にします。過去の提案を次の提案に生かしたいなら、提案書を顧客・取引の記録と結びつけ、比較したい項目を決めます。比較に使う版が分からなければ、分析へ進む前に版の管理を整えます。参照元と判断に使う項目がそろったら、実際の業務で必要な情報を取り出せるか試します。
現在地を診断して、着手する業務を選ぶ
社内のすべての文書が同じ段階にあるとは限りません。提案書は電子化されていても、契約書の承認は紙のままという状態も考えられます。以下の表は、対象業務のどこに手作業が残るかを調べるために使います。全社に一つの段階を付ける必要はありません。
保存から活用までを同じ業務で確認する
| 診断項目 | ステージ1（電子化） | ステージ2（業務電子化） | ステージ3（DX） |
|---|---|---|---|
| 文書の保存形態 | 紙が主流 | 電子が主流 | 利用する文書を電子で管理し、原本の扱いを定める |
| 承認プロセス | 紙の回覧・押印 | ワークフローシステム | 承認条件と責任者を記録し、必要な範囲を自動化 |
| 検索方法 | 手作業で探す | ファイル名・タグで検索 | 文書の内容から検索し、参照する版を確認できる |
| 文書作成 | 個人がゼロから作成 | テンプレートを使用 | 必要に応じてAIの下書きを人が確認して使う |
| データ活用 | 活用していない | レポーティングに一部活用 | 判断に必要な文書と業務記録を結びつけて使う |
表は、対象業務で実際に起きていることと照らして読みます。文書作成にAIを使っていても、承認済みの版を手作業で探しているなら、先に版の管理と保存先を整えます。電子での管理や承認の自動化が必要な範囲は、文書の扱いと判断の責任に合わせて決めます。
作業が止まる場所から優先順位を付ける
対象の業務を、文書を受け取るところから保管後の利用まで追います。探す段階で止まるなら保存方法と命名を、確認待ちで止まるなら承認経路を、保存後に使われないなら情報の結びつけ方を優先します。止まった場面と、次に必要だった情報を一緒に記録すると、直す範囲を決めやすくなります。
「担当者に聞かなければ次の処理が分からない」という業務なら、処理の条件、担当、差し戻し先を書き出します。別の担当者がその手順で処理を進められれば、仕組みに移す範囲を検討できます。途中で迷うなら、ツールを選ぶ前に判断条件を補います。
段階ごとのロードマップを業務の完了条件で組む
実行計画は、電子化、業務フローの電子化、AIを含む活用の順に組みます。日程だけで区切らず、前の段階で何ができれば次へ進めるかを決めます。対象業務で試し、利用者が迷う箇所を直してから、扱う文書や部門を広げます。
次の図では、文書の棚卸し、検索、承認、活用へ進む際に、それぞれ何を確認するかをたどれます。
電子化は、棚卸しから検索できる状態まで進める
はじめに、文書の種類、保管場所、利用者、探す場面を棚卸しします。次に、業務中に参照する文書から電子化の順序を決め、保存先とファイル名のルールをそろえます。最後に、実際の利用者が担当者へ聞かずに対象文書を探せるか試します。
見つからなければ、分類や名前を直して再度探します。探せる状態になったら別の文書へ対象を広げ、同じルールで区別できるか確認します。文書の種類が増えて探し方が曖昧になったときは、分類を見直す条件として扱います。
業務フローは、差し戻しと保管まで含める
電子化した文書について、作成、確認、承認、送付、保管の担当を並べます。文書の種類によって確認者が変わるか、差し戻した文書を誰が修正するか、承認済みの版をどこに残すかを確認します。経路を説明できる状態になれば、その流れをワークフローに移すか判断できます。例外が多く説明できないなら、先に例外の種類と戻し先を整理します。
電子契約、クラウド会計との連携、見積書・契約書・報告書のテンプレート標準化も、この流れに沿って検討します。請求書を電子的に受け取れても会計への登録を手で繰り返しているなら、受け取り方だけでなく登録までの受け渡しを確認します。前後の担当が同じ情報を確認できるかを、導入範囲を決める条件にします。
電子契約にクラウドサインを使う場合は、StartLinkが提供するSync for CloudSignで、HubSpotの取引データを契約書テンプレートに差し込み、クラウドサインへ下書きとして展開できます。
活用段階は、問いと参照元を決めて始める
AIによる分類や要約を試すなら、対象文書、得たい結果、結果を確認する担当を決めます。過去文書を検索して回答を作るなら、参照させる範囲と最新版の扱いを決めます。回答から参照元をたどれない場合は、判断材料として使う前に文書の整理へ戻ります。
CRMやERPとの連携も、使う人の問いから始めます。顧客対応の引き継ぎに使うのか、取引の状況確認に使うのかで、文書に結びつける情報が変わります。対象業務に必要な情報をつなぎ、利用者が次の行動を判断できることを確かめてから範囲を広げます。
文書業務に合う技術を選ぶ
OCR、RPA、AIは、文書の流れの異なる場所を支えます。入力、受け渡し、検索と活用のどこに課題があるかを先に決めます。試す際は、前後の工程に残る確認や修正まで見て、対象業務が進むか判断します。
| 課題 | 検討する技術 | 先に決めること |
|---|---|---|
| 読み取り | OCR（手書きや書式の異なる帳票はAI-OCRも） | 取り出したい項目と、誤りを修正する場所 |
| 定型作業が残る | RPA | 作業の順番、入力元、入力先 |
| 文書を探し、要約や下書きに使いたい | AI・RAG | 文書の更新担当と参照範囲 |
読み取りが課題ならOCRを検討する
紙や画像の文字をデータとして使いたい場合は、OCRを検討します。手書きや書式の異なる帳票を扱う場合は、AI-OCRも検討対象です。ただし、読み取り結果をそのまま次の処理に渡せるかは、対象の文書と確認方法によって変わります。
実際に処理している帳票を使い、取り出したい項目を決めます。担当者が元の帳票と読み取り結果を照合し、誤りをどこで修正するかまで試します。必要な項目を確認できれば次の入力工程との接続を検討し、項目が業務ごとに定まらなければ先に用途を整理します。
定型作業が残るならRPAの対象を切り分ける
RPAは、画面上で繰り返す定型作業を自動化する選択肢です。たとえば、受け取った請求書PDFの保存から会計ソフトへの登録までの業務があります。作業の順番、入力元、入力先を記録し、同じ手順で進む部分を探します。
承認の可否や記載内容の解釈が案件ごとに変わる場合は、承認者、判断に使う情報、承認できない条件を先に業務ルールとして整理します。各条件について、自動処理する範囲と人が確認する範囲を分けます。条件に当てはまらない案件や記載内容に迷う案件は、確認する担当者と業務へ戻す手順を決めておきます。
判断条件や戻し先を決められない案件は、自動化の対象に含めません。
通常の処理と例外から戻る手順を確かめてから、対象を広げます。
文書を探して使うなら、参照元から整える
AIやRAGを検討する場面は、社内規程や過去の成果物から必要な情報を探し、要約や下書きに使いたいときです。ナレッジマネジメントと併せて、文書の更新担当と参照範囲を決めます。
AIが作った要約や下書きは、人が参照元の文書と照らして判断する流れに置きます。古い文書と新しい文書を区別できなければ、文書の版と保存先を整えます。利用者が参照元を確認できるようになったら、実際の判断に必要な情報が得られるかを対象業務で試します。
業務の場面別に、自社で試す手順を選ぶ
他社の取り組みを参考にするときは、名称や導入規模だけで自社の手順を決めず、どの文書をどの業務へ渡すために扱っているかを確認します。部門を越えた検索、帳票の入力、紙から得た情報の活用では、見直す場所が異なります。自社で同じ受け渡しが必要かを見極めてから、試す業務を選びます。
| 場面 | 先に見ること | 次に決めること |
|---|---|---|
| 文書を部門を越えて探したい | 部門ごとに異なる文書名や分類 | 違う名前で呼んでいるなら、保管場所の統合より先に名称と管理担当をそろえる |
| 帳票の入力作業を減らしたい | 読み取った後にどのシステムへ何を入力しているか | 確認に手間が残るなら、自動入力へ進む前に確認する項目と修正方法 |
| 紙から得た情報を次の業務へつなぎたい | 後の業務でどう使うか | 自社で電子化するなら、入力後に誰が情報を使い、どの対応につなげるか |
文書を部門を越えて探したい場合
部門ごとに異なる文書名や分類を確認します。同じ用途の文書を部門によって違う名前で呼んでいるなら、保管場所の統合を考える前に、名称と管理担当をそろえます。
過去の成果物を次の業務に使いたいなら、保存の有無に加えて、文書の目的や使う場面が分かるかを見ます。別の担当者が見つけた文書の用途を判断できなければ、作成時に目的を残す運用を試します。その説明を使って文書を選べるようになったら、参照対象を広げます。
帳票の入力作業を減らしたい場合
読み取った後にどのシステムへ何を入力しているかを追います。読み取り結果の確認に手間が残るなら、自動入力へ進む前に、確認する項目と修正方法を定めます。
自社の作業を測るときは、帳票の読み取りだけでなく、照合、修正、入力まで同じ範囲で記録します。読み取りが進んでも後工程で作業が滞るなら、その工程の手順を見直します。後工程まで処理できることを確かめてから、別の帳票へ広げます。
紙から得た情報を次の業務へつなぐ場合
紙から得た情報を後の業務でどう使うかに着目します。自社で名刺や申込書を電子化するなら、入力後に誰が情報を使い、どの対応につなげるかを決めます。
使い道が決まれば、必要な項目を選べます。使い道が曖昧なら、取得する項目を増やす前に、次に行う顧客対応を整理します。利用者が必要な情報を取り出せるか試し、不足する項目が分かってから入力方法を見直します。
CRMと文書を顧客対応の流れで結びつける
提案書、見積書、契約書、議事録の所在が分かれている場合は、どの顧客や取引に関わる文書かを記録します。コンタクトから取引、顧客、請求へ進む流れの中で各文書を使う場面を整理し、担当者が替わっても必要な版と次の対応を確認できるようにします。
HubSpotでは、コンタクトや取引の記録から添付ファイルを直接参照でき、添付ファイルが6個以上ある場合は［さらに表示］で5個のファイルを追加表示できます出典。
提案書を共有するときの情報を決める
提案書を送る業務では、送付先、関連する取引、送付した版、その後の対応を確認します。
- 送付履歴と文書を別々に管理しているなら、引き継ぐ担当者がどちらから調べるかも決めます。
- 取引の記録から文書の所在と対応の経緯をたどれることを、運用を広げる条件にします。
HubSpotのドキュメント管理機能を使う場合も、先に共有する文書と送付先を決めます。共有方法を選ぶ際は、利用する方法で閲覧者を識別できる条件をHubSpot「ドキュメントをアップロードして共有する」で確認します。そのうえで、送付した版と関連する取引をどこに記録するか決め、引き継ぐ担当者が経緯をたどれるか試します。
文書の種類に応じて保管先を選ぶ
提案書を送るための共有方法と、社内で管理する契約書の保管先は、文書を見せる相手と管理する担当を確かめて選びます。HubSpotのドキュメントツールを検討する場合は、共有する文書の扱いをHubSpot「ドキュメントをアップロードして共有する」で確認し、自社の共有範囲に合うか判断します。
文書を登録する前に、外部の相手に見せるものか、社内で管理するものかを分けます。
- 外部共有する営業資料なら、送付先の確認や閲覧者の識別が必要かを決めます。
- 契約条件など共有範囲を絞る文書なら、アクセスできる人と保管先を先に決めます。
担当者がその区別に迷う場合は、文書の登録方法を広げる前に判断手順を整えます。
文書と取引の記録から、改善する問いを作る
文書とCRMを結びつけた後は、「何を比べたいか」を先に決めます。受注した取引と失注した取引の提案内容を見比べるなら、比較する文書の版と取引の結果をそろえます。契約条件や議事録も、対象と判断したい内容を決めてから確認します。
差が見つかった場合は、担当者が案件の状況も踏まえて解釈します。次の提案に使う見方が定まったら、必要な文書と記録項目を業務手順に反映します。後から同じ条件で振り返れない場合は、記録する項目を見直します。
投資対効果は、自社の作業で測る
検索、承認、印刷・郵送、保管、データ入力について、変更前と変更後の作業を同じ範囲で記録します。比較する際は、作業が減ったかだけでなく、確認や修正が別の担当者へ移っていないかも見ます。
測る作業と比較する単位を決める
検索を改善するなら、探し始めてから必要な文書を開くまでを測ります。承認を改善するなら、申請から結果が戻るまでの時間と、担当者が確認や差し戻しに使った作業時間を分けて記録します。データ入力なら、入力だけでなく照合と修正も含めます。
比較する際は、文書の種類と業務範囲をそろえ、契約書の承認なら依頼から承認完了までを同じ開始点・終了点で測ります。変更前は承認全体、変更後は入力作業だけを測ると、業務全体の改善は判断できません。担当者の作業時間や差し戻しの有無も同じ方法で記録し、変更前後で比べます。ただし、文書の複雑さや承認者が異なる場合は、その違いを踏まえて結果を解釈します。
次の表は、比較する作業と費用を洗い出すためのものです。各行について、対象の文書と業務範囲を決め、導入前後に実際に記録できる項目を選んでください。費用が発生していない項目や記録できない項目は、その状態を明記して比較から分けます。
| 効果項目 | 算出方法 | 比較の視点 |
|---|---|---|
| 文書検索時間 | 文書を探した作業時間 × 回数 × 時間あたりの人件費 | 同じ種類の文書を開くまでの作業時間を比較 |
| 承認処理時間 | 確認・差し戻しの作業時間 × 件数 × 時間あたりの人件費 | 担当者の作業時間と申請から結果までの時間を分けて比較 |
| 印刷・郵送費 | 対象業務で使った用紙・インク・郵送の費用 | 実際に発生した費用を同じ業務範囲で比較 |
| 保管スペース | 対象文書の保管に使う面積 × 面積あたりの費用 | 保管場所と費用が実際に変わったかを確認 |
| データ入力工数 | 入力・照合・修正の作業時間 × 件数 × 時間あたりの人件費 | 入力から修正まで同じ工程を含めて比較 |
算出方法は、対象業務で測った単位に合わせて使います。たとえば承認の経過時間と担当者の作業時間は異なるため、一つの費用として混ぜません。
保管場所が変わっても費用が変わっていなければ、削減額として計上せず、空いた場所をどう使えるかを別に確認します。
比較結果を見て、作業が別の工程へ移っただけなら、その工程も含めて手順を見直します。
金額に表れにくい変化も業務で確かめる
必要な文書を担当者に聞かずに見つけられるか、差し戻しの理由が記録されるか、引き継ぎ後も同じ手順で処理できるかを確かめます。対象の文書と利用者を決め、変更前に止まった場面を変更後にもう一度試すと、手順のどこを直すべきか分かります。
検索できなければ命名と分類へ、承認が滞れば担当と条件へ、文書が使われなければ関連する顧客・取引の記録へ戻ります。直した後に同じ業務で確かめ、利用者が次の処理を進められるようになったら、対象を広げるか判断します。
よくある質問
ドキュメントDXとペーパーレス化は何が違いますか？
ペーパーレス化は、紙を電子データに置き換える取り組みです。ドキュメントDXでは、電子化した文書の作成・承認・共有・活用まで業務の流れを見直します。紙を探す作業が課題なら電子化から始め、電子化後も承認が滞るなら担当と承認条件を確認します。
推進体制はどう決めればよいですか？
まず対象の文書を作る人、承認する人、後で使う人を挙げます。その業務を管理する担当が進行役となり、保存先や連携先を管理する担当と一緒に、手順と例外時の戻し先を決めます。部門をまたぐ場合は、受け渡す文書と情報を双方の担当が確認できるようにします。
小規模な組織では何から始めればよいですか？
担当者が替わると処理が止まる文書業務を一つ選びます。文書の所在、作成方法、承認者を記録し、別の担当者が同じ業務を進められるか試します。止まった場所が分かってから、保存方法や承認手順を直し、必要な仕組みを選びます。
既存のシステムとの連携はどう進めればよいですか？
会計ソフト、CRM、ワークフローとの連携を考える前に、対象業務でどの文書から何を取り出し、どのシステムで使うかを決めます。受け渡す項目、確認する担当、誤りを修正する場所が定まったら、利用中の製品で対応できる方法を確認します。受け渡し後の担当者が必要な情報を確認できるか試してから、範囲を広げます。
まとめ
ドキュメントDXは、電子化した文書を業務の流れと結びつけ、必要な場面で使えるようにする取り組みです。紙を探す作業が残るなら保存と検索、承認で止まるなら担当と経路、蓄積した文書が使われないなら参照元と顧客・取引との結びつきを見直します。
企業様によって最適な形は異なります。
まずは、処理が止まる場面のある文書業務を一つ選び、その場面の前後で誰が何を確認しているかをたどりましょう。
- 文書が届いてから保管後に使うまでをたどり、止まる場所と不足していた情報を記録します。
- 保存、承認、活用のうち先に直す部分を選び、担当、判断条件、例外時の戻し先を決めます。
- 同じ種類の文書と業務範囲で変更前後を比べます。別の担当者も処理を進められれば対象を広げ、迷う場面が残れば手順を見直します。
CRMを活用した文書の引き継ぎや、AIで参照する文書の整理を検討する際は、対象業務と止まっている場面を添えてStartLinkまでご相談ください。文書と取引の記録をどう結びつけるか、どの確認を人が担うかを整理できます。
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