HubSpotタスク自動化ガイド｜営業タスクの自動生成・リマインド・完了条件の設計

「営業担当者がフォローアップの電話を忘れて、せっかくのリードを失ってしまった」

「マネージャーが毎週タスクの進捗を手動で確認するのに時間がかかりすぎている」

——こうした問題は、タスク管理が属人的な運用に依存している組織で頻繁に発生します。

HubSpotのタスク機能は、営業活動の「やるべきこと」をCRM内で一元管理し、ワークフローによる自動作成・リマインド通知・タスクキューによる効率的な消化を実現します。手動のToDoリストやスプレッドシートでの管理と異なり、コンタクト・取引・会社のレコードと紐づいた状態でタスクが管理されるため、文脈のある行動がとれます。

この記事では、HubSpotのタスク機能の基本から、ワークフローによる自動化設計、タスクキューの活用法、チームの生産性を可視化するレポートまで、営業の抜け漏れを防ぐ具体的な方法を解説します。

この記事でわかること

• HubSpotタスク機能の基本と種類
• ワークフローによるタスク自動作成の設計パターン
• リマインド通知の設計と運用方法
• タスク完了条件の設計パターン
• タスクキューの設定と効率的な消化方法
• タスクレポートによるチームパフォーマンスの可視化

本記事はStartLinkの「HubSpot完全ガイド」関連記事です。

HubSpotタスク機能の基本

タスクの種類

HubSpotのタスクは、営業活動における「次のアクション」を管理するための機能です。3種類のタスクタイプが用意されています。

タスクの基本操作

タスクは以下の場所から作成・管理できます。

• コンタクト/取引/会社レコード: レコードのタイムラインから直接作成
• タスクダッシュボード: 全タスクの一覧表示・フィルタリング
• CRMボード: カンバンビューでのタスク管理
• モバイルアプリ: 外出先でのタスク確認・完了操作

プラン別の機能比較

ワークフローによるタスク自動作成

自動化すべきタスクの見極め

すべてのタスクを自動化する必要はありません。自動化の効果が高いのは、以下の条件を満たすタスクです。

• 発生条件が明確: 「フォーム送信後」「取引ステージ変更時」など、トリガーが定義できる
• 期限が決まっている: 「48時間以内にフォロー」など、タイミングが重要
• 反復的: 毎回同じような手順で発生する
• 漏れのリスクが高い: 人の記憶に頼ると漏れやすい

自動化設計パターン

#### パターン1: リード発生時の初回フォローアップ

トリガーはフォーム送信（資料請求フォーム）です。タスクタイプを「Call」に設定し、担当者をコンタクト担当者に、期限をフォーム送信から24時間後に、優先度を「高」に設定します。タスクメモには「資料DL済み。関心テーマ:（フォーム回答）」と自動挿入します。

#### パターン2: 取引ステージ変更時の次アクション

トリガーは取引ステージの「提案中」への変更です。タスクタイプを「Call」に設定し、期限をステージ変更から3営業日後に設定します。提案書の確認状況をヒアリングするためのタスクが自動作成されます。

#### パターン3: 既存顧客の定期チェックイン

トリガーは取引のクローズ日から90日経過です。アカウント担当者に「90日チェックイン」タスクが自動作成され、利用状況の確認と追加ニーズのヒアリングを促します。

#### パターン4: 不在時のリダイヤルリマインド

通話アクティビティの結果が「不在」の場合に、翌営業日のリダイヤルタスクを自動作成します。「時間帯を変えてリダイヤル」というメモを自動挿入し、リダイヤル忘れを防ぎます。

ワークフロー設定のベストプラクティス

リマインド通知の設計

HubSpot標準のリマインド機能

タスク作成時に通知設定を有効にすることで、期限前にリマインド通知が送信されます。通知方法は以下の3つです。

• ブラウザ通知: HubSpotを開いているときにポップアップ表示
• メール通知: 期限日の朝にメールで通知
• モバイルプッシュ通知: HubSpotモバイルアプリを通じて通知

リマインド設計のベストプラクティス

タスクの種類に応じて、リマインドのタイミングを変えることが重要です。

• 緊急度の高いタスク（電話フォロー）: 期日の2時間前にリマインド
• 通常タスク（メール送信・資料作成）: 期日の1日前にリマインド
• 長期タスク（四半期レビュー準備）: 期日の1週間前にリマインド

ワークフローによるエスカレーション

期限を過ぎてもタスクが完了しない場合のエスカレーションは、ワークフローで実装できます。タスクの期日から2日経過しても未完了であれば、マネージャーに通知メールを自動送信し、同時にSlackチャンネルにも通知する仕組みを構築します。

タスク完了条件の設計パターン

パターン1: 手動完了

最もシンプルな方式です。担当者がタスクを実行した後、HubSpot上で「完了」をクリックします。自由度が高い反面、完了操作を忘れるリスクがあります。

パターン2: アクティビティ連動完了

特定のアクティビティ（メール送信、通話記録、ミーティングの記録）が完了すると、関連タスクを自動的に完了済みにするパターンです。ワークフローで「アクティビティが記録されたらタスクのステータスを更新」というロジックを組みます。

パターン3: 条件充足による自動完了

取引のプロパティが特定の値に更新された場合（例：取引ステージが「契約締結」に変更された場合）にタスクを自動完了するパターンです。クロージング関連のタスクに適しています。

タスクキュー機能の活用

タスクキューとは

タスクキューは、同じ種類のタスクをまとめて連続的に処理するための機能です。営業担当者がコールブロック（集中架電の時間帯）を設定し、タスクキューに登録されたタスクを1件ずつ順番に処理していくことで、タスクの切り替えコストを削減し、生産性を向上させます。

おすすめのキュー設計

タスクキューの設定手順

1. HubSpotの 「セールス」→「タスク」 を開く
2. 「キュー」 タブを選択し、新しいキューを作成
3. キュー名を設定（例：「朝の架電キュー」）
4. タスクをキューにドラッグ&ドロップで追加
5. 「キューを開始」 をクリックして連続処理を開始

タスクレポートによるパフォーマンス可視化

ダッシュボードで監視すべき指標

レポートの作成方法

HubSpotのレポートビルダーで「タスク」をデータソースとして選択し、以下のレポートを作成します。

1. 担当者別タスク完了率（月次推移）: 棒グラフで個人の生産性を可視化
2. タスクタイプ別の分布: 架電・メール・ToDoのバランスを確認
3. 期限超過タスクのリスト: テーブル形式で未完了タスクを一覧表示
4. タスクから商談化に繋がった割合: タスク消化が商談化にどれだけ貢献しているかを分析

よくある質問（FAQ）

Q1: タスクを繰り返し設定にできますか？

はい、HubSpotのStarter以上のプランでタスクの繰り返し設定が可能です。「毎週月曜日」「毎月1日」「隔週」など、定期的に発生するタスクを自動的に再作成できます。既存顧客の定期チェックインや、月次レポートの作成リマインドなどに便利です。

Q2: タスクを他のチームメンバーに再割り当てできますか？

はい、タスクの担当者はいつでも変更可能です。タスクの詳細画面から「担当者」フィールドを編集し、新しい担当者を選択してください。ワークフローを使って、特定の条件（担当者が休暇中など）に基づいて自動的に再割り当てすることも可能です。

Q3: タスクキューとシーケンスの違いは何ですか？

タスクキューは既存タスクを連続処理するための「実行支援ツール」、シーケンスはメール・タスク・LinkedInアクションを時系列で自動実行する「営業プロセスの自動化ツール」です。シーケンスは新規のアウトリーチやフォローアップの自動化に適し、タスクキューは日々の業務タスクの効率的な消化に適しています。

Q4: 完了したタスクのデータはどのくらい保持されますか？

完了したタスクはHubSpotのCRM内に無期限で保持されます。コンタクト・取引のタイムラインにも記録されるため、過去のフォローアップ履歴をいつでも確認できます。レポートでは過去のタスクデータを使った期間比較分析も可能です。

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