SaaS管理の一元化｜増え続けるアカウントを可視化・最適化する方法

1企業あたりの平均SaaS利用数は約130、そのうちIT部門が把握しているのは約3割です。残り7割の「シャドーIT」はコスト無駄・セキュリティリスク・コンプライアンス違反の温床です。SaaS管理の一元化は、全SaaSの棚卸し→利用状況の可視化→コスト最適化→セキュリティ統制の順で進めます。未使用ライセンスの削除と重複SaaSの統合だけで、SaaSコストの20〜30%削減が期待できます。

「気づけば社内で100以上のSaaSが使われていた」「退職者のアカウントが削除されずに残っている」「同じ用途のSaaSが部門ごとに別々に契約されている」。SaaS利用が拡大するにつれ、管理の課題は深刻化しています。

Productivの調査によると、1企業あたりの平均SaaS利用数は約130、そのうちIT部門が把握しているのは約3割。残りの7割は「シャドーIT」として管理外で運用されています。未管理のSaaSは、コストの無駄、セキュリティリスク、コンプライアンス違反の温床です。

本記事では、SaaS管理を一元化するための手法とツール、運用ルールの設計方法を解説します。

DXのツール選定について体系的に学びたい方は、DXツール・インフラガイドで全体像を把握できます。

本記事は「SaaS選定チェックリスト｜導入前に確認すべき評価基準と比較フレームワーク」シリーズの一部です。

この記事でわかること

• コスト肥大化・シャドーIT・セキュリティリスクというSaaS管理の3つの課題 — 関連するテーマとして、営業組織のリモート化もあわせてご覧ください。
• 棚卸し→可視化→コスト最適化→セキュリティ統制のSaaS管理一元化手法 — まず、社内で利用されているすべてのSaaSを洗い出します。棚卸しデータを分析し、最適化の対象を特定します。
• 未使用ライセンス削除・重複統合・契約条件見直しによるSaaS最適化の効果試算 — SaaS管理の一元化を実務に落とし込むには、CRMツールの活用が不可欠です。

SaaS管理の一元化について理解を深めたい方に、特に参考になる内容です。

SaaS管理の3つの課題

課題1: コストの不透明性

課題2: セキュリティリスク

• 退職者のアカウントが残存（情報漏洩リスク）
• IT部門の管理外でSaaSが利用されている（シャドーIT）
• SaaS間でのデータ共有設定が適切でない
• 多要素認証が設定されていないSaaSがある

課題3: ガバナンスの欠如

• 誰がどのSaaSを使っているかの全体把握ができない
• 新規SaaSの導入基準がない
• データの保存場所が不明確

関連するテーマとして、営業組織のリモート化もあわせてご覧ください。

SaaS管理の一元化手法

ステップ1: SaaSの棚卸し

まず、社内で利用されているすべてのSaaSを洗い出します。

棚卸しの方法:

• SSO（シングルサインオン）のログで利用SaaSを特定
• 経費精算データからSaaS名での支払いを抽出
• IT部門管理外のSaaSは各部門へのアンケートで把握
• SaaS管理ツール（後述）で自動検出

台帳に記録すべき項目:

ステップ2: 利用状況の可視化と分析

棚卸しデータを分析し、最適化の対象を特定します。

ステップ3: SaaS管理ツールの導入

ステップ4: 運用ルールの策定

新規SaaS導入ルール:

• IT部門の承認を必須とする
• セキュリティチェックリスト（SSO対応、MFA、SOC 2等）のクリアを要件化
• 既存SaaSとの重複がないかの確認
• 3ヶ月のトライアル後に継続判断

定期レビュー:

• 四半期ごとの利用状況レビュー
• 未使用ライセンスの自動検出と通知
• 契約更新3ヶ月前のアラート設定

関連するテーマとして、ノーコード・ローコードツール比較もあわせてご覧ください。

SaaS最適化の効果試算

100名規模の企業でSaaS管理を最適化した場合の試算:

SaaS管理の一元化は、コスト削減だけでなく、セキュリティ強化とガバナンス整備の効果があります。CRMを中核としたデータ基盤の上で、各SaaSがどのような役割を果たしているかを明確にすることが、SaaS管理の理想形です（関連記事: CRM導入の進め方完全ガイド）。増え続けるSaaSを「管理」するだけでなく、全社的なデータ活用の観点から「最適化」する視点が重要です（関連記事: CRMデータベース設計の基本）。

HubSpotで実現するSaaS管理の一元化

SaaS管理の一元化を実務に落とし込むには、CRMツールの活用が不可欠です。詳しくは「CRMの選び方2026年版｜自社に最適なCRMを見極める7つの評価基準」で解説しています。

次のステップ

SaaS管理の一元化に取り組むなら、CRM・データ基盤の整備が成功の鍵です。以下の記事でHubSpotを使った具体的な実践方法を解説しています。

• HubSpot初期設定・オンボーディング完全マニュアル
• HubSpot Data Hubとは？データ同期・自動化・レポート機能を徹底解説

関連するテーマとして、データガバナンス体制の構築方法もあわせてご覧ください。

まとめ

1企業あたり平均130のSaaSを利用し、IT部門が把握しているのは約3割。残り7割がシャドーIT。SaaS管理は棚卸し→利用状況可視化→コスト最適化→セキュリティ統制の順で一元化する

実践にあたっては、以下のポイントを押さえておくことが大切です。

• 未使用ライセンス削除と重複SaaSの統合だけでSaaSコストの20〜30%削減が現実的
• SaaS管理ツール（ジョーシス、マネーフォワードIT管理クラウド等）の導入で可視化を自動化する
• CRMを中核SaaSとして位置づけ、他SaaSとの連携を一元的に管理する設計が理想的

よくある質問（FAQ）

Q1. SaaS管理が必要になるのは何ツール以上からですか？

一般的に、全社で10以上のSaaSを利用するようになると一元管理の必要性が高まります。アカウント管理の漏れ（退職者のアカウント放置）、コストの不透明化（未使用ライセンスの放置）、セキュリティリスク（シャドーIT）が発生しやすくなるためです。

Q2. SaaS管理で最も見落とされやすいリスクは何ですか？

退職者のアカウントが削除されずに残る「ゾンビアカウント」が最も見落とされやすいリスクです。情報漏洩のリスクがあるだけでなく、使われていないライセンス費用が発生し続けます。人事異動・退職時のアカウント棚卸しプロセスをCRMやワークフローで自動化することが有効です。

Q3. SaaS管理ツールは必要ですか？

30以上のSaaSを利用する企業では専用のSaaS管理ツール（ジョーシス、Torii等）の導入を検討すべきです。それ以下であれば、スプレッドシートでの管理でも対応可能です。重要なのはツールではなく、定期的な棚卸しとアカウント管理のプロセスを確立することです。

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