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title: SaaS管理の一元化｜増え続けるアカウントを棚卸し・可視化する進め方
description: SaaS管理の一元化は、全SaaSの棚卸し→利用状況の可視化→最適化→アカウント統制の順で進めます。Excel台帳の限界、シャドーITの洗い出し方、退職者アカウントを残さない仕組み、CRMを中核にしたSaaS連携の設計まで、段階的な進め方を実務目線で解説します。
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# SaaS管理の一元化｜増え続けるアカウントを棚卸し・可視化する進め方

- 2026年3月4日
- 最終更新: 2026年10月4日

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この記事の結論

SaaS管理の一元化は、ツール導入よりも先に、棚卸しと台帳の置き場所を決めるところから始まります。全SaaSを1つの台帳で把握し、入退社や契約更新のタイミングで自動的に見直しが回る仕組みをつくることが一元化の本体です。

ブログ目次

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**SaaS管理の一元化は、ツール導入よりも先に、棚卸しと台帳の置き場所を決めるところから始まります。全SaaSを1つの台帳で把握し、入退社や契約更新のタイミングで自動的に見直しが回る仕組みをつくることが一元化の本体です。**

「気づけば社内で使われているSaaSの数を誰も把握していない」「退職者のアカウントが削除されずに残っている」「同じ用途のSaaSが部門ごとに別々に契約されている」——SaaSの利用が広がるほど、こうした声が現場や管理部門から聞こえるようになります。

SaaS管理の一元化とは、社内で使われているすべてのSaaSについて、契約・利用者・費用・更新日・他システムとの連携を1つの台帳で把握し、定期的な見直しと入退社の手続きに組み込んで運用することです。IT部門の把握していないSaaS（シャドーIT）を減らし、コストの無駄とセキュリティリスクを同時に抑えることが目的になります。

DXのツール選定について体系的に学びたい方は、[DXツール・インフラガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/dx-tools)で全体像を把握できます。

本記事は「[SaaS選定チェックリスト｜導入前に確認すべき評価基準と比較フレームワーク](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/dx-tools/saas-selection-checklist)」シリーズの一部です。

## この記事でわかること

部門ごとにSaaSが増え、全体像をつかめなくなっている情報システム・管理部門の担当者の方が、一元化をどこから始め、どう運用に乗せればよいかを整理できる構成にしています。

- **SaaS管理で起きる3つの課題** — コストの不透明性・セキュリティリスク・管理ルールの不在が、どのように連鎖して大きくなるのかを整理します。
- **棚卸し→可視化→ツール導入→運用ルールの4ステップ** — 台帳に記録すべき項目と、分析結果からどのアクションを選ぶかの判断基準を表で示します。
- **スプレッドシート台帳から抜け出す仕組み化** — 入退社や契約更新に連動して、担当者が替わっても回る管理の形を解説します。
- **CRMを中核に置いたSaaS連携の設計** — 顧客データの流れの中で各SaaSの役割を決め、重複や分断を防ぐ考え方を紹介します。

SaaS管理の一元化について理解を深めたい方に、特に参考になる内容です。

## SaaS管理で起きる3つの課題

SaaSは部門単位で手軽に契約できるため、導入のハードルが低い反面、全体を見渡す人がいないまま数が増えていきます。課題は大きく「コスト」「セキュリティ」「管理ルール」の3つに分かれますが、実際にはこれらが互いに原因と結果になっています。まずは自社でどの課題が表面化しているのかを切り分けてみてください。

### 課題1: コストの不透明性

SaaSの費用は部門の経費やクレジットカード決済に分散しやすく、全社でいくら払っているのかを即答できないケースがあります。代表的な無駄は次の4つです。

| 問題 | 具体例 |
| --- | --- |
| 未使用ライセンス | 契約しているが、ログインされていないアカウント |
| 重複契約 | 同じ用途のSaaSが部門ごとに別契約 |
| プランの過大 | 使っている機能に対して上位のプランを契約 |
| 自動更新の見落とし | 更新時期を把握しておらず、見直しの前に自動更新 |

どれも1件あたりの金額は小さく見えるため、放置されやすい点が共通しています。

### 課題2: セキュリティリスク

コストよりも影響が大きくなりやすいのがセキュリティです。次のような状態が1つでもあれば、情報漏洩の入口になり得ます。

- 退職者のアカウントが残存している
- IT部門の管理外でSaaSが利用されている（シャドーIT）
- SaaS間でのデータ共有設定が適切でない
- 多要素認証（MFA）が設定されていないSaaSがある

特にシャドーITは「存在を知らないものは守れない」という性質があるため、棚卸しで見える状態にすることが対策の出発点になります。

### 課題3: 管理ルールの不在

コストとセキュリティの問題が繰り返し起きる根本には、ルールが決まっていないことがあります。

- 誰がどのSaaSを使っているかの全体把握ができない
- 新規SaaSの導入基準がない
- 顧客データや社内資料の保存場所が不明確

ルールが無いまま新しいSaaSが増えると、棚卸しをしても数か月後には元に戻ってしまいます。そのため本記事では、棚卸しと同じ重さで運用ルールの設計を扱います。

## スプレッドシート台帳が続かない理由

SaaSの一覧をExcelやスプレッドシートでつくる方法は、最初の棚卸しに使えます。ただし、手作業で更新する台帳は、運用ルールが無いと古くなります。ここでは、台帳が形骸化する典型的なパターンを整理します。

### 更新がすべて手作業になる

スプレッドシートの台帳は、入社・退職・異動・契約変更のたびに誰かが手で書き換える前提になっています。人事側で退職が確定しても、その情報が台帳の管理者に届かなければ、アカウントは残ったままになります。情報の発生源と台帳が別の場所にあることが、更新漏れの一番の原因だと考えています。

### 情報が複数のファイルに分散する

契約情報は管理部門のファイル、利用者一覧は各部門のファイル、請求書は経理のフォルダ、というように情報が分かれると、どれが最新なのか判断できなくなります。同じSaaSについて別々の数字が並び、差分を突き合わせる作業そのものが負担になります。

### 担当者の頭の中にしか無い情報が残る

「このSaaSはあの部署のあの人が契約した」「このツールは顧客管理のツールと連携している」といった情報は、台帳の列に落とし込まれず担当者の記憶に頼りがちです。担当者が異動すると、解約してよいのか判断できないSaaSが生まれます。私たちは、台帳を「誰が見ても判断できる状態」にしておくことが、一元化で最も効果の大きい部分だと考えています。

| 観点 | スプレッドシート台帳 | 仕組み化された台帳 |
| --- | --- | --- |
| 更新のきっかけ | 担当者が思い出したとき | 入退社・契約更新などのイベント |
| 情報の置き場所 | 部門ごとのファイル | 1つの台帳に集約 |
| 引き継ぎ | 担当者の記憶に依存 | 台帳の項目とルールで引き継げる |
| 期限の把握 | 目視で確認 | 期日前に通知が届く |

## ステップ1: SaaSの棚卸し

一元化の最初のステップは、社内で使われているSaaSをすべて洗い出すことです。この段階では完璧な台帳を目指すより、まず「存在を把握していないSaaSを減らす」ことに集中するのがおすすめです。洗い出しの方法と、台帳に記録する項目を順に見ていきます。

### 洗い出しの4つの方法

1つの方法だけでは漏れが出るため、次の4つを組み合わせます。

1. **SSO（シングルサインオン）のログ** — SSO経由で利用されているSaaSを特定します。SSOに接続されていないSaaSはここでは見えません。
2. **経費精算・カード明細** — SaaS名での支払いを抽出します。部門のカードで個別に契約されたSaaSが見つかりやすい方法です。
3. **各部門へのアンケート** — IT部門の管理外のSaaSや、無料プランで使われているツールを把握します。
4. **SaaS管理ツールでの自動検出** — 後述のツールを使い、利用状況を継続的に拾います。

1と2で見つかったSaaSを先に台帳へ載せ、3で出てきたものを照合して差分を追加する順番にすると、アンケートの回答負担も軽くなります。

### 台帳に記録すべき項目

台帳の項目は、後の分析とアクションに使うものに絞ります。

| 項目 | 内容 |
| --- | --- |
| SaaS名 | サービス名、URL |
| 契約者 | 契約部門、契約担当者 |
| 利用目的 | 何のために使っているか |
| 利用者数 | 契約ライセンス数と実際の利用者数 |
| 費用 | 月額／年額、プラン名 |
| 契約期間 | 開始日、更新日、解約通知期限 |
| セキュリティ | SSO対応、MFA設定、認証取得状況 |
| データ連携 | 他システムとの連携有無 |

項目を増やしすぎると入力が止まります。

### 最初の範囲を絞って始める

全部門を一度に棚卸ししようとすると、回答の回収だけで時間がかかります。例えば、費用の大きいSaaSや顧客データを扱うSaaSから先に台帳化し、その後に部門単位で範囲を広げる進め方が現実的です。最初の範囲で台帳の項目と更新ルールが機能することを見てから、全社に展開すると手戻りが少なくなります。

## ステップ2: 利用状況の可視化と分析

台帳ができたら、分析して最適化の対象を特定します。ここで大事なのは、数字だけで判断せず「そのSaaSが業務のどこで使われているか」を合わせて見ることです。分析観点ごとに、どのアクションを選ぶかの判断基準を整理します。

### 分析観点とアクション

| 分析観点 | 判断の分かれ目 | アクション |
| --- | --- | --- |
| 未使用ライセンス | 一定期間ログインが無く、利用者本人も不要と回答 | 解約または縮小 |
| 重複SaaS | 同じ業務に複数のSaaSがあり、データ連携先も同じ | 統合または廃止 |
| 過大プラン | 上位プランの機能を使っている利用者がいない | ダウングレード |
| 更新時期 | 解約通知期限が近い | 更新前に条件交渉、または乗り換え検討 |

### 重複SaaSは「用途」と「データの行き先」で見極める

名前が違っても用途が同じSaaSは少なくありません。一方で、似た機能でも扱う顧客データや連携先が違えば、単純に統合できないこともあります。統合の判断は、次の順で進めます。

1. 用途が同じかどうかを、利用部門の業務内容で照合する
2. 各SaaSに入っているデータの種類と、連携している他システムを台帳から洗い出す
3. データの移行先が決まり、移行作業の担当者が決まった段階で統合を進める
4. 移行先が決まらない場合は、統合を次の更新時期まで見送り、新規利用だけを止める

### 解約の判断は利用部門と一緒に行う

利用ログが少なくても、月末や決算期だけ使うSaaSもあります。ログの数字だけで解約を決めると、業務が止まる原因になります。候補のリストを利用部門に共有し、「使っていない」「代替手段がある」の両方が揃ったものから順に解約すると、現場との摩擦を抑えられます。

## ステップ3: SaaS管理ツールの導入

台帳の更新や利用状況の把握を人手で続けるのが難しくなったら、SaaS管理ツールの導入を検討します。ツールは可視化を自動化してくれますが、何を管理するかの方針までは決めてくれません。ここでは代表的なツールと、ツールで解決できる範囲・できない範囲を整理します。

### 代表的なSaaS管理ツール

| ツール | 特徴 | 対象企業規模 |
| --- | --- | --- |
| Josys | 日本製、IT資産・SaaS一元管理 | 中堅〜大企業 |
| マネーフォワード IT管理クラウド | SaaS・端末の統合管理 | 中小〜中堅 |
| Torii | SaaS自動検出、ワークフロー | グローバル企業 |
| Zylo | SaaS支出管理特化 | 大企業 |
| BetterCloud | SaaS運用管理・自動化 | 大企業 |

### ツールで解決できること・できないこと

SaaS管理ツールが得意なのは、利用状況の自動検出、アカウントの一覧化、更新期限の管理といった「見える化」の部分です。ただし、どのSaaSを残すか、どの部門にどの権限を持たせるか、といった判断はツールではなく自社で決める領域です。ツールを入れる前に、次の2点が決まっているかを見ておくと導入後の手戻りが減ります。

- 台帳の管理責任者（誰が最終的に更新と判断を持つか）
- 新規SaaSを追加するときの承認経路

この2点が決まっていない段階では、まずスプレッドシートで運用ルールを固め、ルールが回り始めてからツールに移す順番をおすすめします。

### 選ぶときの判断軸

企業規模の目安だけで選ぶより、自社がどこに課題を抱えているかで選ぶ方が失敗しにくいと考えています。

| 課題の中心 | 重視する機能 |
| --- | --- |
| シャドーITが多い | SaaSの自動検出 |
| 入退社のアカウント処理が漏れる | アカウント発行・停止のワークフロー |
| 費用が見えない | 支出管理・契約更新の管理 |
| 端末とSaaSを合わせて管理したい | IT資産との統合管理 |

## ステップ4: 運用ルールと仕組み化

棚卸しと可視化が終わっても、運用ルールが無ければSaaSは再び増え、台帳は古くなります。一元化を続けるためには、担当者の頑張りに頼らず、決まったタイミングで決まった作業が回る仕組みにすることがポイントになってきます。ここでは導入時・定期・入退社時の3つの場面に分けて設計します。

### 新規SaaSの導入ルール

新しいSaaSを使い始める前に、次の条件を満たすことをルールにします。

| 確認項目 | 導入前に決めること |
| --- | --- |
| 承認 | IT部門の承認を必須にする |
| セキュリティ | SSO・MFAなどの要件を確認する |
| 重複 | 既存SaaSと用途が重ならないか台帳で照合する |
| 試用 | トライアル終了時に継続可否を判断する |

承認の申請フォームに「利用目的」「扱うデータ」「連携先」を必須項目として入れておくと、台帳の項目がそのまま埋まり、承認と台帳更新が1回の作業で済みます。

### 定期レビュー

定期レビューは、日付を決めて繰り返すことに意味があります。

| レビューのきっかけ | 確認すること |
| --- | --- |
| 定期棚卸し | 利用状況を見て未使用ライセンスを解約候補に挙げる |
| 未使用の検出 | 契約担当者に確認を依頼する |
| 契約更新前 | 継続・縮小・乗り換えを判断する |

通知は、受け取った担当者がその日のうちに対応を決められる内容に絞ります。1回目のレビューで開かれないまま放置された通知があれば、条件を見直して対象を減らしていきます。

### 入退社・異動とアカウント停止を連動させる

ゾンビアカウント（退職者のアカウント）を無くすには、アカウント停止を人事の手続きと同じ流れに組み込むことが有効です。例えば、次のような流れを自動化の対象にできます。

1. 人事が退職日を登録する
2. 登録をきっかけに、そのメンバーが使っているSaaSの一覧を台帳から抽出する
3. 各SaaSの管理者に停止タスクを割り当て、退職日までの期日を設定する
4. すべてのタスクが完了したら、台帳の利用者数を更新する

この形にしておくと、手順を知っている担当者がいなくても、新しく着任した人がタスクをこなすだけで処理が完了します。個人の注意力ではなく、流れそのものに漏れ防止を持たせる考え方です。

## CRMを中核に置いたSaaS連携の設計

SaaSを減らすことだけが一元化ではありません。残したSaaSが互いにデータをやり取りし、顧客に関する情報が1か所で追える状態になって初めて、管理の手間とデータの分断が同時に減ります。私たちは、その中心にCRMを置く設計をおすすめしています。

### 「一元管理×自動化×可視化」の順で考える

CRMを中核にする価値は、3つに分けて整理できます。

- **一元管理** — コンタクト・会社・取引・チケットを関連付け、必要な情報を関連レコードからたどれるようにします。
- **自動化** — ワークフローで、手作業による入力漏れや対応漏れを減らせます。
- **可視化** — ダッシュボードやレポートで、営業や顧客対応の状況を集計できます。

スプレッドシートで管理してチャットで連絡し、またCRMに戻る、という動きが続くと情報は分散します。顧客とのやり取りがCRMに集まっていれば、過去の経緯を一覧で追えるようになります。

### 顧客データの流れの中で各SaaSの役割を決める

SaaSの役割を決めるときは、コンタクト獲得→取引→顧客→請求という顧客データの流れの、どこを担当するのかを台帳に書き込みます。

| 流れの段階 | CRMが持つ情報 | 周辺SaaSの役割の例 |
| --- | --- | --- |
| コンタクト獲得 | 問い合わせ・リード情報 | フォーム、広告、チャット |
| 取引 | 商談の進捗・金額・確度 | 見積もり、契約書 |
| 顧客 | 契約中の顧客、対応履歴 | サポート、ファイル共有 |
| 請求 | 請求・入金の状況 | 会計・請求 |

同じ段階を担うSaaSが2つ以上あれば、それが重複の候補です。逆に、どの段階にも当てはまらないSaaSは、顧客データと関係の薄い社内ツールとして別枠で管理します。この整理は業種や販売モデルによって変わるため、自社の業務フローに合わせて段階の名前から見直してください。

### CRMから周辺SaaSの情報を参照する

周辺SaaSのデータをCRM側から参照できるようにすると、利用者が行き来するツールの数が減ります。次の画面は、HubSpotのAI機能であるBreezeのアシスタントに接続できるアプリの一覧です。

![Breezeアシスタント向けアプリ一覧（18件）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/breeze_assistant_apps.png)

社内で利用するアプリとの接続範囲を決め、資料の参照方法を設計します。ただし、AIの回答は接続先の資料の質に左右されます。要約や資料探しはAIに任せ、解約や統合の判断、顧客への対応方針は人が決める、という役割分担で使うのが現実的です。

### HubSpotでSaaS台帳を持つという選択肢

HubSpotを使っている場合、SaaS契約そのものをカスタムオブジェクトとして管理し、担当者（ユーザー）や利用部門、連携先と紐づける設計も考えられます。カスタムオブジェクトの作成には、いずれかのHubでEnterpriseプランを契約していることが条件です（出典：[Create custom objects](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-custom-objects)）。

## ノーコード・ローコードで増える業務アプリとの付き合い方

ここでは、業務アプリを台帳に含めて管理する考え方を整理します。

### 業務アプリも台帳の対象に含める

ノーコードでつくったアプリは、SaaSの契約台帳には現れません。しかし、顧客情報や社内データを保存しているなら、SaaSと同じようにアカウントとデータの所在を把握しておく対象になります。台帳の「データ連携」の列に、どのアプリが何のデータを読み書きしているかを記録しておくと、担当者の異動時にも引き継ぎやすくなります。

### つくる前に「既存SaaSやCRMの拡張」で済むかを考える

新しい業務アプリをつくる前に、次の順で検討するとツールの増加を抑えられます。

1. 既存のSaaSの設定変更で対応できるか
2. CRMのプロパティ追加やワークフローで対応できるか
3. 上のどちらでも対応できない場合に、ノーコード・ローコードでアプリをつくる

CRMの項目追加で済むものをわざわざ別アプリにすると、顧客データが二か所に分かれます。一方で、CRMの項目を増やしすぎると入力が止まるため、判断に使う項目だけを追加する方針を併せて持っておくことをおすすめします。

### 市民開発のルールを決めておく

市民開発者が自由に開発できる環境は強みですが、つくった人が異動した後に誰も直せないアプリが残ると、業務が止まる原因になります。開発を始める前に、管理者・扱うデータ・保存先を申請する流れを、新規SaaSの導入ルールと同じ仕組みに乗せておくと、台帳で一元的に追えるようになります。

## よくある質問

### Q1. SaaS管理の一元化はどのタイミングで始めるべきですか？

ツールの数よりも、「どのSaaSを誰が使っているか」を誰も答えられなくなった時点が始めどきです。退職者のアカウントが残っていた、同じ用途のSaaSが二重に契約されていた、といった事象が1つでも見つかったら、棚卸しを始める段階と考えてください。

### Q2. SaaS管理で最も見落とされやすいリスクは何ですか？

退職者のアカウントが削除されずに残る「ゾンビアカウント」です。情報漏洩のリスクに加え、使われていないライセンス費用も発生し続けます。人事異動・退職時のアカウント棚卸しをワークフローで自動化し、停止タスクが割り当てられる流れにしておくことが有効です。

### Q3. SaaS管理ツールは導入すべきですか？

利用しているSaaSが少なく、台帳の更新が回っているうちは、スプレッドシートでの管理でも対応できます。自動検出や入退社の処理が追いつかなくなった段階で、専用のSaaS管理ツールを検討してください。どちらの場合も、定期的な棚卸しとアカウント管理のプロセスを先に決めておくことが土台になります。

### Q4. HubSpotだけでSaaS管理を完結できますか？

HubSpotを顧客情報や取引の中心に置くことはできますが、全SaaSの契約・ライセンス・アカウント停止までをHubSpotだけで管理できるとは限りません。まず台帳で管理対象を整理し、自動検出やアカウント停止など必要な機能を確認して、専用ツールと役割を分けてください。

## まとめ

SaaS管理の一元化は、棚卸し→利用状況の可視化→管理ツールの導入→運用ルールの策定という順で進めます。スプレッドシートの台帳は最初の一歩としては有効ですが、更新が手作業に頼るため、入退社や契約更新と連動する仕組みに移すことで、担当者が替わっても回る管理になります。さらに、残したSaaSを顧客データの流れ（コンタクト→取引→顧客→請求）の中に位置づけ、CRMを中核に連携を設計することで、重複と分断を同時に減らせます。

まずは、費用の大きいSaaSと顧客データを扱うSaaSだけを対象に、小さな台帳をつくるところから始めてみてください。

1. SSOのログとカード明細から、対象範囲のSaaSを台帳に書き出す
2. 各SaaSが顧客データの流れのどの段階を担っているかを書き込み、重複候補に印をつける
3. 退職時のアカウント停止手順を1枚にまとめ、誰がいつ実行するかを決める

SaaSツールの選定や、HubSpotを中心としたツールスタックの設計は、StartLinkがサポートします。ツールの乱立を防ぎ、データがつながる仕組みづくりをご一緒できればと考えています。

CRMを活用した業務効率化やAIとの連携に関するご相談は、StartLinkまでお気軽にお問い合わせください。

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      "text" : "ツールの数よりも、「どのSaaSを誰が使っているか」を誰も答えられなくなった時点が始めどきです。退職者のアカウントが残っていた、同じ用途のSaaSが二重に契約されていた、といった事象が1つでも見つかったら、棚卸しを始める段階と考えてください。"
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      "text" : "退職者のアカウントが削除されずに残る「ゾンビアカウント」です。情報漏洩のリスクに加え、使われていないライセンス費用も発生し続けます。人事異動・退職時のアカウント棚卸しをワークフローで自動化し、停止タスクが割り当てられる流れにしておくことが有効です。"
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      "text" : "利用しているSaaSが少なく、台帳の更新が回っているうちは、スプレッドシートでの管理でも対応できます。自動検出や入退社の処理が追いつかなくなった段階で、専用のSaaS管理ツールを検討してください。どちらの場合も、定期的な棚卸しとアカウント管理のプロセスを先に決めておくことが土台になります。"
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  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
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