人件費の原価算入と工数管理｜稼働コストを可視化する設計と配賦の実務

人件費は「固定費だから管理できない」のではなく、工数という単位に分解すれば案件別の原価として扱えます。

「今月も人件費が出ていったが、どの案件でその時間を使ったのかがわからない」「利益率の高い案件と低い案件が混ざっていて、どちらに人を張るべきか判断できない」「工数管理ツールを入れても、数週間で誰も記録しなくなった」——こうした声は、サービス業の管理部門でよく耳にします。

人件費の原価算入とは、案件に直接関与する人員の人件費を「売上原価（直接労務費）」として扱い、工数記録をもとに各案件へ紐づける会計・管理の設計です。これができていないと、どの案件が利益を生み、どの案件が赤字なのかを判断できません。

この記事では、人件費を原価として正確に算入するための概念的な整理から、工数管理の設計、案件への配賦方法まで、実務で使えるレベルで解説します。関連するトピックを横断的にまとめた原価計算完全ガイドもあわせてご覧ください。

この記事でわかること

人件費を「固定費だから管理対象外」にせず、案件ごとの原価として正確に算入するための設計方法を解説します。工数管理の仕組みづくりから組織への定着、CRMでの可視化までを一気通貫でまとめています。

• 人件費を売上原価として扱う考え方と、販管費との区分方法 — 製造業の直接労務費・間接労務費・販管費の区分を、サービス業の職種構成に置き換えて整理します。
• 工数管理の設計3原則（案件コード・記録粒度・記録タイミング） — 記録が続く仕組みは、この3つをどう決めるかでほぼ決まります。
• 工数管理ツールの実務比較と選択基準 — freee工数管理・Toggl Track・Clockify・Harvestを、規模と既存の会計環境から選ぶ基準にまとめます。
• 工数記録を組織に定着させる3施策と、直接・間接人件費の配賦設計 — ツール選定より難しい「毎日記録する習慣」の作り方と、間接費の配賦方法の比較です。
• HubSpotと工数データを連携した案件別原価の可視化 — 商談オブジェクトに原価の器を持たせ、見積工数と実績工数の乖離を継続的に見る設計を紹介します。

サービス業の経営者・管理部門担当者、工数管理の導入や再設計を検討しているプロジェクトマネージャーの方に向けて書いています。最後まで読むと、自社の職種構成に合わせた原価区分と工数管理のルールを自分で設計し、最初の1ヶ月の運用を始められるようになります。

人件費の原価算入——基本的な考え方

人件費の原価算入は、会計ルールの話であると同時に、経営判断の解像度を決める設計の話です。まずは製造業の原価計算の枠組みを、サービス業の職種構成にどう当てはめるかを整理します。ここを曖昧にしたまま工数管理ツールを入れても、集まったデータの使い道が定まりません。

製造業と異なるサービス業の人件費処理

製造業では、工場で働く製造作業員の賃金は「製造原価（直接労務費）」として処理され、営業・管理部門の人件費は「販売費及び一般管理費（販管費）」として処理します。サービス業でも同様の考え方を適用することが、正確な原価管理のポイントになります。

重要なのは、「直接プロジェクトに関わる人員のコストは原価として扱う」という原則です。営業部門の人件費は販管費ですが、案件を実行するコンサルタントやエンジニアの人件費は原価として扱うことで、案件別の正確な粗利を計算できます。

「固定費だから管理不要」という誤解が生むもの

給与は毎月ほぼ一定額が出ていくため、固定費として扱い、原価管理の対象から外してしまうケースがあります。しかし固定費であることと、案件別に配分できないことは別の話です。

この分解をしないままでいると、「売上は大きいが実は赤字の案件」を何期も継続してしまう、あるいは「手離れが良く利益率の高い案件」を意図せず減らしてしまうといったことが起こります。案件別の粗利が見えて初めて、どの領域に人を張るかという投資判断ができるようになります。

人月単価の算出は別記事に譲り、本記事は配賦設計に集中する

人月単価の具体的な計算方法（月間実質人件費の算出、法定福利費の計算等）については、「サービス業の原価計算方法｜製造業と違う原価構造と人件費の扱い方」で詳しく解説しています。本記事では、算出された人月単価を前提として、工数管理と配賦の設計に焦点を当てます。

なお、原価区分の線引きは企業様によって最適な形が異なります。プレイングマネージャーが多い組織と、実行部隊と管理部門が明確に分かれている組織では、間接労務費の扱い方が変わります。まずは自社の職種一覧を並べ、「この人の時間は案件に紐づくか」という一点で仕分けるところから始めてみてください。

工数管理の設計3原則——案件コード・粒度・タイミング

人件費を案件に配賦するためには、「どの案件に何時間使ったか」を記録する工数管理の仕組みが不可欠です。ただし、工数管理の導入で最も難しいのは仕組みの設計ではなく「全社員が毎日記録する習慣を定着させること」です。だからこそ、設計段階で記録の負荷を下げておく必要があります。案件コード・記録粒度・記録タイミングの3つを設計の原則として整理することをお勧めします。

原則1: 案件コードの設計——間接工数の受け皿を先に作る

各案件・プロジェクトに一意のコードを割り振ります。HubSpotの商談IDをそのまま使うか、別途管理コードを設計します。

コード設計例：

• 2026-001: CRM導入案件（年内1件目）
• 2026-002: システム開発案件（年内2件目）
• INDIRECT-01: 提案活動（間接工数）
• INTERNAL-01: 社内業務・会議（間接工数）

間接工数のコードを用意しておくことが重要です。「どの案件にも紐づかない時間」の受け皿がないと、記録が曖昧になります。受け皿がないと、人は手近な案件コードに時間を押し込んでしまい、結果として特定案件の原価だけが不自然に膨らみます。

案件コードをHubSpotの商談IDに揃えておくと、後工程でCRM側の売上データと突き合わせる際の変換作業がなくなります。工数管理を単体で完結させず、コンタクト→取引→顧客→請求という全体フローの中で「取引」に紐づく数値として設計しておくと、あとから可視化に進みやすくなります。

原則2: 記録粒度の設計——30分単位を起点にする

どの程度細かく工数を記録するかを決めます。細すぎると記録負荷が高まり、粗すぎると原価精度が落ちます。

まずは30分単位での記録から始め、精度と運用のバランスを確認しながら調整していくことをお勧めします。いきなり15分単位で全社展開すると、入力負荷への反発から運用そのものが止まってしまうことがあります。逆に半日単位で始めた場合は、原価の概算はつかめますが、見積精度の改善までは踏み込みにくくなります。

原則3: 記録タイミングの設計——当日中に記録する

工数記録は「その日のうちに記録する」が原則です。翌日以降に記録しようとすると、記憶が曖昧になり精度が大幅に低下します。週末にまとめて1週間分を思い出しながら入力する運用は、数字としては埋まりますが、実態との乖離が大きくなりがちです。

実践的な方法として、「退勤前5分で当日の工数を記録する」というルーティンを全社で定着させることをお勧めします。

工数管理ツールの実務比較——規模と会計環境から選ぶ

工数管理ツールは多数存在しますが、中小企業・サービス業が実務で使いやすいものを以下に比較します。選定の軸は機能の多さではなく、「すでに使っている会計ソフトとつながるか」「チーム規模に対して無理のない形で始められるか」の2点です。

会計連携を優先する場合：freee工数管理

freeeの法人向けプラン（ベーシック以上）で利用可能な工数管理機能です。最大の特徴は会計データとの直接連携です。工数を記録すると、勘定科目・取引先・案件コードと紐づけて月次決算時に案件別原価を自動集計できます。freeeを会計ソフトとして使っている企業にとっては追加ツール不要で導入できるメリットがあります。

ただし、UI/UXは専用ツールに比べるとシンプルで、タイマー機能（作業中のリアルタイム計測）がない点は留意してください。細切れの作業が多く、リアルタイム計測で記録したいチームには向かないケースがあります。

タイムトラッキングの使い勝手を優先する場合：Toggl Track／Clockify

Toggl Trackは世界的に利用者の多いタイムトラッキングツールです。無料プラン（5名まで）でも基本機能が使えるため、スモールスタートに適しています。ワンクリックでタイマーを開始でき、ブラウザ拡張・モバイルアプリ・デスクトップアプリから操作可能です。プロジェクト別・クライアント別のレポートが標準装備されており、月次の工数集計が容易です。ただしfreeeとの直接連携はないため、月次で工数レポートをCSVエクスポートし、原価計算に使う運用になります。

Clockifyは、無料プランの制限が少ない点が特徴です（無料で無制限ユーザー・無制限プロジェクト）。10名以上のチームで導入範囲を広げたい場合に検討しやすい選択肢です。機能面はToggl Trackとほぼ同等ですが、承認ワークフロー（マネージャーが工数を承認する機能）は有料プランで利用可能です。

工数から請求までつなげたい場合：Harvest

請求書作成機能が統合されたタイムトラッキングツールです。工数記録→請求金額計算→請求書発行の流れを一つのツールで完結できるため、時間単価で請求するコンサルティング会社やフリーランスに適しています。1名の無料プランがあり、有料プランは1人月額$10.80（2026年3月時点）です。

ツール選択のガイドライン

どのツールを選んでも、記録された工数が案件コードで会計・CRMとつながらなければ、単なる勤怠データで終わります。ツールの機能比較に時間をかけすぎるより、「どのコードで記録し、どこに集計するか」を先に決めることをお勧めします。

HubSpotゴールドパートナーが開発・提供

商談が進むタイミングに合わせて見積書を発行したいという要望はよくあります。HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが開発したSync for freeeは、HubSpotの取引情報をもとにfreee側の見積書を作成でき、営業のタイミングと経理処理を連動させやすくなります。

無料プランから試せます。HubSpotマーケットプレイスからインストールできます。

工数管理を定着させるための3つの施策

工数管理ツールを導入しても、記録が続かなければ意味がありません。「ツールの選定」よりも「組織への定着」のほうが遥かに難易度が高い課題です。そしてこれは、担当者のまじめさや意識の問題ではなく、仕組みの問題として扱うべきものです。以下の3つの施策を組み合わせて実行することで、定着率を高められます。

施策1: 週次レビューミーティングで「記録する行為」を業務に組み込む

毎週月曜日（または金曜日）に15〜20分の「工数レビューミーティング」を設定します。内容は以下の3点だけです。

• 先週の全メンバーの工数入力状況を確認する（未入力がないか）
• 案件別の投入時間を確認し、見積工数との乖離を共有する
• 今週の各案件の投入予定を簡単に共有する

このミーティングの目的は「工数を記録する行為を組織のルーティンに組み込むこと」です。未入力を個人的に指摘するのではなく、チーム全体で共有することで心理的ハードルを下げます。人の意識に頼らず、カレンダー上の定例という形で仕組みに落とすことがポイントになります。

施策2: マネージャーが率先して記録する

工数管理が定着しない大きな原因のひとつは「マネージャー自身が記録していない」ことです。マネージャーが毎日記録していれば、メンバーに記録を依頼する際の説得力が格段に上がります。

逆に、マネージャーが記録していないのにメンバーにだけ記録を求めると「自分たちの工数を監視されている」という印象を与え、抵抗感が増大します。工数管理の目的が「監視」ではなく「案件の採算を正しく見て、無理な案件を減らすこと」にあると伝わる状態を作ることが先決です。

施策3: 案件カテゴリを絞り込む

案件コードの数が多すぎると、「どのコードを選べばいいかわからない」という迷いが生じ、記録が後回しになります。導入初期は案件カテゴリを10個以内に絞り込み、慣れてから細分化してください。

導入初期のカテゴリ例（シンプル版）:

• 案件A（顧客名で判別）
• 案件B
• 案件C
• 提案・営業活動
• 社内業務・会議
• 休暇・研修

記録の精度よりも「毎日記録する習慣」の定着を最優先にすることが、工数管理を成功させる鍵です。この考え方は、SFAで不要項目が乱立して誰も入力しなくなるのと同じ構図です。項目が少ないほうが、入力する側は何を選べばいいかに集中できます。

ただし、工数管理が向かないケースもある

すべての組織に工数管理が必要なわけではありません。案件単価がほぼ均一で、1案件あたりの作業時間も大きくぶれないビジネスであれば、案件数と粗利率の管理で十分なことがあります。また、担当者が数名で全案件を把握できている段階では、記録の負荷に対して得られる示唆が小さいこともあります。

工数管理の投資対効果が出やすいのは、案件ごとに投入時間のばらつきが大きく、見積と実績の乖離が利益を左右する事業です。自社がそこに当てはまるかを先に判断してから、ツール選定に進んでください。

直接人件費と間接人件費の配賦設計

工数記録の仕組みが整ったら、人件費を案件に配賦するロジックを設計します。ここでの選択が、案件別粗利の見え方を大きく変えます。特に間接人件費の配賦基準は、小規模案件の採算判断に直結するため、慎重に決める必要があります。

直接人件費の配賦——工数×時間単価で紐づける

直接人件費は、工数記録のデータを使って案件に直接紐づけます。

案件別直接人件費 = 担当者の時間単価 × 案件投入時間

複数の担当者が一つの案件に関与している場合は、担当者ごとに計算して合算します。ここで使う時間単価は、担当者ごとに設定するのか、職位別の標準単価を使うのかを決めておきます。人数が増えるほど個別単価の維持は手間になるため、職位別の標準単価から始め、必要に応じて細分化する進め方が現実的です。

間接人件費の配賦——3つの方法の比較

提案活動・マネジメント工数・会議等の間接工数から発生する人件費は、何らかの基準で各案件に配賦します。

直接人件費比率法を選択することをお勧めします。案件の規模（投入工数）に比例してコストを配賦するため、小規模案件に過大な間接費が乗ることなく、合理的な原価計算が可能です。

ただし、売上比率法や均等配賦が常に不適切というわけではありません。案件数が少なく規模も揃っている段階では、均等配賦でも大きな歪みは生じにくく、計算の手間を抑えられます。配賦基準は一度決めたら期中は変えない、という運用ルールをセットで決めておくと、月次比較が意味を持つようになります。間接費配賦の詳細な設計方法については「間接費の配賦基準設計｜管理部門コストを事業部・プロジェクトに正確に割り当てる」を参照してください。

スプレッドシート集計から脱却する

配賦計算そのものは表計算ソフトでも可能です。ただし、工数データ・給与データ・案件マスタが別々のシートに分散していると、毎月の集計作業で担当者の時間が消えていきます。担当者が変わった瞬間に誰も計算式を触れなくなる、というのもよくある話です。

配賦ロジックは、人の手作業ではなくルールとして定義し、同じ入力からは同じ結果が出る状態にしておくことが大切です。そうしておけば、新任の管理担当者でも同じ数字を再現でき、引き継ぎのたびに数値が変わるという事態を避けられます。

HubSpotとの連携で案件別人件費コストを可視化する

HubSpotのCRM商談データと工数記録を連携させることで、案件別の人件費原価を経営管理ツールとして活用できます。工数管理ツールの中だけで完結させると「時間の集計」で終わりますが、商談オブジェクトに原価の器を持たせると、売上・原価・粗利が同じレコード上で並びます。

商談オブジェクトに原価プロパティを持たせる

HubSpotの商談カスタムプロパティとして以下を追加することをお勧めします：

• 見積工数（合計時間）
• 実績工数（合計時間）
• 見積直接人件費
• 実績直接人件費
• 間接費配賦額

これらを設定することで、HubSpotのダッシュボードから「案件別の原価率」「担当者別の有償稼働率」「顧客別の平均粗利率」をリアルタイムで確認できるようになります。プロパティは最初から網羅的に作らず、まずは見積工数と実績工数の2つだけを置き、運用が回ってから金額系を追加する形でも十分です。

パイプラインの必須入力で「原価の入力漏れ」を防ぐ

営業の入力漏れは、人の注意力ではなく仕組みで防ぎます。パイプラインのステージ移行時に必須入力プロパティを設定するのと同じ考え方で、受注ステージへ移す際に「見積工数」を必須にしておくと、見積時点の前提を記録として残せます。クローズ時には「実績工数」を必須にすることで、振り返りに必要なデータが自然に揃っていきます。

必須入力は、データ品質の担保だけでなく、新しく入ったメンバーに「この案件では何を確認しておくべきか」を教える役割も果たします。属人的なノウハウを、ステージ設計という形で仕組みに変換するイメージです。

見積工数と実績工数の乖離をレポートで追う

特に「見積工数 vs 実績工数」の乖離を可視化することは、見積精度の改善に直結します。工数管理データが3〜6ヶ月蓄積されると、案件タイプごとに「見積より工数がかかりやすい」といった傾向が見えるようになり、次回の見積精度の向上につながります。

以下の画面は、HubSpotのレポートで案件別の分析を一覧テーブルとして並べたイメージです。案件別に見積と実績を横並びで確認できる形にしておくと、月次のレビューで乖離の大きい案件をすぐ特定できます。

ただし、HubSpot単体で工数そのものを打刻・集計する機能があるわけではありません。工数の記録は工数管理ツールや会計側で行い、その結果をHubSpotの商談プロパティに集約するという役割分担になります。この点は正直にお伝えしておきます。

AIと人間の役割分担を決めておく

工数データの集計や配賦計算の実行、異常値の抽出といった定型処理は、AIやスクリプトに任せやすい領域です。一方で、どこまでを直接人件費とするか、どの配賦基準を採用するか、乖離が大きい案件を継続するかどうかといった判断は、事業の文脈を知る人間が決めるべき部分です。

自動化の範囲を広げるほど、判断の前提となるルールを明文化しておく必要が高まります。まずは集計の自動化から着手し、判断は人が持つという線引きで始めるのが現実的です。

よくある質問

Q. 代表者・役員の人件費（役員報酬）は原価に含めるべきですか？

役員が直接案件に関与している場合は、その割合を原価に算入することが実態に即した原価計算になります。例えば代表が70%を案件業務、30%を経営管理に使っている場合、役員報酬の70%を原価（直接人件費）、30%を販管費として処理します。この比率も感覚ではなく、役員自身が工数記録を付けて算出することをお勧めします。

Q. 残業時間の人件費は通常の時間単価で計算してよいですか？

原価計算上は時間単価を使った計算で問題ありません。ただし、残業が多い場合は時間外割増分（通常の1.25〜1.5倍）を考慮した単価を使うか、残業コストを別途管理することで、案件の真のコストをより正確に把握できます。残業が特定案件に集中している場合、その案件の採算は見た目より悪化しているはずです。

Q. パートタイムや業務委託のスタッフの工数管理はどうすればよいですか？

正社員と同様に案件コード紐づきの工数記録をお願いします。業務委託の場合は契約単価が明確なことが多いため、工数×単価で直接原価を計算できます。記録のルール自体は雇用形態で分けず、同じ案件コード体系に揃えておくほうが集計が単純になります。

Q. 工数管理を始めたら、どのタイミングで原価管理に活用できますか？

2〜3ヶ月のデータが蓄積された時点で、案件別原価の試算を始めることをお勧めします。最初は精度が低くても、継続することでデータの信頼性が上がります。初月から完璧な数字を求めると運用が重くなるため、まずは「全員が毎日記録できている」状態を作ることを優先してください。

Q. 工数管理ツールを入れずに、まずCRMだけで始めることはできますか？

案件数が限られているのであれば、HubSpotの商談プロパティに見積工数と実績工数を手入力する形から始めることもできます。日次の細かい打刻はできませんが、案件単位の投入時間と採算の傾向はつかめます。粒度を上げたくなった段階で工数管理ツールを追加する、という順番でも問題ありません。

まとめ

人件費を原価として扱う出発点は、案件に直接関与する人員を「原価」、間接部門を「販管費」として区分することです。そのうえで、工数管理は案件コード・30分単位・当日記録という3原則で設計し、記録されたデータを配賦ロジックで案件に紐づけます。

押さえておきたいポイントは以下の通りです。

• ツール選定よりも「組織への定着」が工数管理の最大の課題
• 定着のための3施策は「週次レビューミーティング」「マネージャーの率先記録」「カテゴリの絞り込み」
• 間接人件費は直接人件費比率法で配賦することが合理的だが、案件規模が揃っている段階では簡易な方法でも運用できる
• HubSpotとの連携で案件別人件費コストをCRM上で可視化し、見積精度の改善に活用できる
• 案件ごとの投入時間のばらつきが小さい事業では、工数管理の投資対効果は限定的になる

最適な原価区分や配賦基準は、企業様によって異なります。プレイングマネージャーの比率、案件規模のばらつき、既存の会計環境によって、置くべきルールは変わるはずです。まずは案件カテゴリを10個以内に絞った工数記録から始めて、段階的に粒度と自動化の範囲を広げていくことをお勧めします。

次の3ステップから着手してみてください。

1. 自社の職種一覧を並べ、「この人の時間は案件に紐づくか」で原価と販管費に仕分ける
2. 案件コードを10個以内に絞り、間接工数の受け皿コードを用意したうえで、30分単位・当日記録のルールを社内に共有する
3. HubSpotの商談に「見積工数」「実績工数」のプロパティを追加し、1ヶ月分の記録が溜まった時点で乖離を確認する

CRMを活用した業務効率化やAIとの連携に関するご相談は、CRM特化型コンサルティングのHubSpotゴールドパートナーのStartLinkまでお気軽にお問い合わせください。

あわせて読みたい

• サービス業の原価計算方法｜製造業と違う原価構造と人件費の扱い方
• 間接費の配賦基準設計｜管理部門コストを事業部・プロジェクトに正確に割り当てる
• 顧客別・案件別収益性分析｜コストと利益率から優良顧客を見極める方法