人件費の原価算入と工数管理｜チームの稼働コストを可視化する仕組みと計算方法

「社員の給与は固定費だから、原価管理には関係ない」——こうした誤解を持ったまま経営しているサービス業・BtoB企業は少なくありません。しかし実際には、社員がどの案件に何時間費やしたかを把握できなければ、案件の真の収益性を計算することは不可能です。

特にコンサルティング会社やITサービス会社では、人件費が売上原価の60〜80%を占めることが珍しくありません。この最大のコスト項目を「管理対象外」にすることは、利益管理を放棄しているのと同じです。

この記事では、人件費を原価として正確に算入するための概念的な整理から、工数管理の設計、案件への配賦方法まで、実務で使えるレベルで解説します。

この記事でわかること

人件費を「固定費だから管理対象外」にせず、案件ごとの原価として正確に算入するための設計方法を解説します。工数管理の仕組みづくりから組織への定着方法まで、実務で使えるレベルでまとめています。

• 人件費を売上原価として扱う考え方と、販管費との区分方法 — サービス業でも同様の考え方を適用することが、正確な原価管理のポイントです。
• 工数管理（タイムトラッキング）の設計と運用ポイント — 人件費を案件に配賦するためには、「どの案件に何時間使ったか」を記録する工数管理の仕組みが不可欠です。
• 工数管理ツールの実務比較（freee工数管理・Toggl Track・Clockify・Harvest等） — 工数管理ツールは多数存在しますが、中小企業・サービス業が実務で使いやすいものを以下に比較します。
• 工数記録を組織に定着させるための実践的アプローチ — 工数管理ツールを導入しても、記録が続かなければ意味がありません。
• 直接人件費と間接人件費の配賦設計 — 工数記録の仕組みが整ったら、人件費を案件に配賦するロジックを設計します。
• HubSpotとの連携による案件別人件費コストの可視化 — HubSpotのCRM商談データと工数記録を連携させることで、案件別の人件費原価を経営管理ツールとして活用できます。

対象読者: サービス業の経営者・管理部門担当者、工数管理の導入を検討しているプロジェクトマネージャー

人件費の原価算入——基本的な考え方

製造業と異なるサービス業の人件費処理

製造業では、工場で働く製造作業員の賃金は「製造原価（直接労務費）」として処理され、営業・管理部門の人件費は「販売費及び一般管理費（販管費）」として処理します。

サービス業でも同様の考え方を適用することが、正確な原価管理のポイントです。

重要なのは、「直接プロジェクトに関わる人員のコストは原価として扱う」という原則です。営業部門の人件費は販管費ですが、案件を実行するコンサルタントやエンジニアの人件費は原価として扱うことで、案件別の正確な粗利を計算できます。

人月単価の具体的な計算方法（月間実質人件費の算出、法定福利費の計算等）については、「サービス業の原価計算方法｜製造業と違う原価構造と人件費の扱い方」で詳しく解説しています。本記事では、算出された人月単価を前提として、工数管理と配賦の設計に焦点を当てます。

工数管理の設計——誰がどの案件に何時間費やしたかを記録する

人件費を案件に配賦するためには、「どの案件に何時間使ったか」を記録する工数管理の仕組みが不可欠です。しかし、工数管理の導入で最も難しいのは仕組みの設計ではなく「全社員が毎日記録する習慣を定着させること」です。

工数管理の3つの設計要素

1. 案件コードの設計

各案件・プロジェクトに一意のコードを割り振ります。HubSpotの商談IDをそのまま使うか、別途管理コードを設計します。

コード設計例：

• 2026-001: CRM導入案件（2026年1件目）
• 2026-002: システム開発案件（2026年2件目）
• INDIRECT-01: 提案活動（間接工数）
• INTERNAL-01: 社内業務・会議（間接工数）

間接工数のコードを用意しておくことが重要です。「どの案件にも紐づかない時間」の受け皿がないと、記録が曖昧になります。

2. 記録粒度の設計

どの程度細かく工数を記録するかを決めます。細すぎると記録負荷が高まり、粗すぎると原価精度が落ちます。

まずは30分単位での記録から始め、精度と運用のバランスを確認しながら調整していくことをお勧めします。

3. 記録タイミングの設計

工数記録は「その日のうちに記録する」が原則です。翌日以降に記録しようとすると、記憶が曖昧になり精度が大幅に低下します。

実践的な方法として、「退勤前5分で当日の工数を記録する」というルーティンを全社で定着させることが重要です。

工数管理ツールの実務比較

工数管理ツールは多数存在しますが、中小企業・サービス業が実務で使いやすいものを以下に比較します。

freee工数管理

freeeの法人向けプラン（ベーシック以上）で利用可能な工数管理機能です。最大の特徴は会計データとの直接連携です。工数を記録すると、勘定科目・取引先・案件コードと紐づけて月次決算時に案件別原価を自動集計できます。freeeを会計ソフトとして使っている企業にとっては追加ツール不要で導入できるメリットがあります。

ただし、UI/UXは専用ツールに比べるとシンプルで、タイマー機能（作業中のリアルタイム計測）がない点は留意してください。

Toggl Track

世界的に利用者の多いタイムトラッキングツールです。無料プラン（5名まで）でも基本機能が使えるため、スモールスタートに最適です。ワンクリックでタイマーを開始でき、ブラウザ拡張・モバイルアプリ・デスクトップアプリから操作可能です。プロジェクト別・クライアント別のレポートが標準装備されており、月次の工数集計が容易です。

freeeとの直接連携はないため、月次で工数レポートをCSVエクスポートし、原価計算に使う運用になります。

Clockify

Toggl Trackと競合するタイムトラッキングツールで、無料プランの制限が少ない点が特徴です（無料で無制限ユーザー・無制限プロジェクト）。10名以上のチームでコストを抑えたい場合に適しています。機能面はToggl Trackとほぼ同等ですが、承認ワークフロー（マネージャーが工数を承認する機能）は有料プランで利用可能です。

Harvest

請求書作成機能が統合されたタイムトラッキングツールです。工数記録→請求金額計算→請求書発行の流れを一つのツールで完結できるため、時間単価で請求するコンサルティング会社やフリーランスに特に適しています。1名の無料プランがあり、有料プランは1人月額$10.80（2026年3月時点）です。

ツール選択のガイドライン

工数管理を定着させるための3つの施策

工数管理ツールを導入しても、記録が続かなければ意味がありません。「ツールの選定」よりも「組織への定着」のほうが遥かに難易度が高い課題です。以下の3つの施策を組み合わせて実行することで、定着率を大きく高められます。

施策1: 週次レビューミーティングの実施

毎週月曜日（または金曜日）に15〜20分の「工数レビューミーティング」を設定します。内容は以下の3点だけです。

• 先週の全メンバーの工数入力状況を確認する（未入力がないか）
• 案件別の投入時間を確認し、見積工数との乖離を共有する
• 今週の各案件の投入予定を簡単に共有する

このミーティングの目的は「工数を記録する行為を組織のルーティンに組み込むこと」です。未入力を個人的に指摘するのではなく、チーム全体で共有することで心理的ハードルを下げます。

施策2: マネージャーが率先して記録する

工数管理が定着しない最大の原因は「マネージャー自身が記録していない」ことです。マネージャーが毎日記録していれば、メンバーに記録を依頼する際の説得力が格段に上がります。

逆に、マネージャーが記録していないのにメンバーにだけ記録を求めると「自分たちの工数を監視されている」という印象を与え、抵抗感が増大します。

施策3: 案件カテゴリを絞り込む

案件コードの数が多すぎると、「どのコードを選べばいいかわからない」という迷いが生じ、記録が後回しになります。導入初期は案件カテゴリを10個以内に絞り込み、慣れてから細分化してください。

導入初期のカテゴリ例（シンプル版）:

• 案件A（顧客名で判別）
• 案件B
• 案件C
• 提案・営業活動
• 社内業務・会議
• 休暇・研修

記録の精度よりも「毎日記録する習慣」の定着を最優先にすることが、工数管理を成功させる鍵です。

直接人件費と間接人件費の配賦設計

工数記録の仕組みが整ったら、人件費を案件に配賦するロジックを設計します。

直接人件費の配賦

直接人件費は、工数記録のデータを使って案件に直接紐づけます。

案件別直接人件費 = 担当者の時間単価 × 案件投入時間

複数の担当者が一つの案件に関与している場合は、担当者ごとに計算して合算します。

間接人件費の配賦

提案活動・マネジメント工数・会議等の間接工数から発生する人件費は、何らかの基準で各案件に配賦します。

直接人件費比率法を選択することをお勧めします。案件の規模（投入工数）に比例してコストを配賦するため、小規模案件に過大な間接費が乗ることなく、合理的な原価計算が可能です。間接費配賦の詳細な設計方法については「間接費の配賦基準設計｜管理部門コストを事業部・プロジェクトに正確に割り当てる」を参照してください。

HubSpotとの連携で案件別人件費コストを可視化する

HubSpotのCRM商談データと工数記録を連携させることで、案件別の人件費原価を経営管理ツールとして活用できます。

HubSpotの商談カスタムプロパティとして以下を追加することをお勧めします：

• 見積工数（合計時間）
• 実績工数（合計時間）
• 見積直接人件費
• 実績直接人件費
• 間接費配賦額

これらを設定することで、HubSpotのダッシュボードから「案件別の原価率」「担当者別の有償稼働率」「顧客別の平均粗利率」をリアルタイムで確認できるようになります。

特に「見積工数 vs 実績工数」の乖離を可視化することは、見積精度の改善に直結します。工数管理データが3〜6ヶ月蓄積されると、「このタイプの案件は見積もりの1.3倍の工数がかかる」といった傾向が見えるようになり、次回の見積精度が向上します。

まとめ

人件費を原価として扱うには、直接案件に関与する人員を「原価」、間接部門を「販管費」として区分することが基本。工数管理は30分単位・当日記録・案件コード紐づけを設計の3原則とする

押さえておきたいポイントは以下の通りです。

• ツール選定よりも「組織への定着」が工数管理の最大の課題
• 定着のための3施策は「週次レビューミーティング」「マネージャーの率先記録」「カテゴリの絞り込み」
• 間接人件費は直接人件費比率法で配賦することが合理的
• HubSpotとの連携で案件別人件費コストをCRM上で可視化し、見積精度の改善に活用できる

よくある質問

Q. 代表者・役員の人件費（役員報酬）は原価に含めるべきですか？

役員が直接案件に関与している場合は、その割合を原価に算入することが実態に即した原価計算になります。例えば代表が70%を案件業務、30%を経営管理に使っている場合、役員報酬の70%を原価（直接人件費）、30%を販管費として処理します。

Q. 残業時間の人件費は通常の時間単価で計算してよいですか？

原価計算上は時間単価を使った計算で問題ありません。ただし、残業が多い場合は時間外割増分（通常の1.25〜1.5倍）を考慮した単価を使うか、残業コストを別途管理することで、案件の真のコストをより正確に把握できます。

Q. パートタイムや業務委託のスタッフの工数管理はどうすればよいですか？

正社員と同様に案件コード紐づきの工数記録をお願いします。業務委託の場合は契約単価が明確なことが多いため、工数×単価で直接原価を計算できます。

Q. 工数管理を始めたら、どのタイミングで原価管理に活用できますか？

2〜3ヶ月のデータが蓄積された時点で、案件別原価の試算を始めることをお勧めします。最初は精度が低くても、継続することでデータの信頼性が上がります。

StartLinkのHubSpotを使った工数・人件費可視化サポート

StartLinkはHubSpotゴールドパートナーとして、CRMと会計データをつなぐ設計支援を行っています。HubSpotの案件オブジェクトに工数フィールドと時間単価マスターを設計し、「Sync for freee」でfreeeの給与・人件費実績と紐づけることで、案件別の人件費原価を見える化するご相談を承っています。Claude Codeエージェントを使った工数集計・配賦計算の自動化もご提案可能です。工数管理ツールそのものの開発、給与計算・労務業務の代行、原価計算システムの構築は対応範囲外ですが、「HubSpotから案件別人件費を把握したい」というご相談はお気軽にどうぞ。

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