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title: 経費精算ルールの設計｜不正防止と業務効率化を両立する社内制度の作り方
description: 経費精算ルールの設計方法を解説。承認フロー・証憑管理・上限金額設定・勘定科目ルールなど、不正防止と業務効率化を両立する社内経費規程の作り方と、クラウドツールを活用した申請フローの電子化・自動化の実装手順を紹介します。導入のポイントから実践手順まで、具体的に解説します。
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# 経費精算ルールの設計｜不正防止と業務効率化を両立する社内制度の作り方

- 2026年3月28日
- 最終更新: 2026年8月11日

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この記事の結論

経費精算で起きやすいトラブルのパターンと根本原因。経費精算ルールの設計で決めるべき6つの要素。

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## 記事の内容を、そのまま実務に落とし込みたい方向け

HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが、HubSpot導入・AI活用・CRM整備・業務効率化までをまとめて支援しています。記事で気になったテーマを、そのまま相談ベースで整理できます。

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**経費精算で起きやすいトラブルのパターンと根本原因。経費精算ルールの設計で決めるべき6つの要素。**

「月末に大量の経費申請が一気に届いて、経理が残業している」「どの費用が経費として認められるのかの基準が人によって違う」「上長の承認がもらえず申請が数日止まっている」。このような状況は、多くの中小企業の経理現場で日常的に起きています。

経費精算の問題は、ツールや電子化の問題だけではありません。「誰が・何を・どのタイミングで申請し、誰が・どの基準で承認するか」というルール設計の問題です。ルールが明確でなければ、どれだけ便利なツールを導入しても、混乱は解消されません。

本記事では、経費精算ルールの設計から申請フローの整備、承認設計、そして属人化を解消する仕組みの作り方まで、実務に即して解説します。 前提となる考え方は[経理業務完全ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/accounting-operations)で解説しています。

## この記事でわかること

経費精算の混乱を解消するためのルール設計と申請フローの整備方法を、不正防止と業務効率化の両面から解説します。ツール導入だけでは解決しない根本的な仕組みづくりの考え方がわかります。

- 経費精算で起きやすいトラブルのパターンと根本原因 — 経費精算で発生するトラブルには、共通したパターンがあります。
- 経費精算ルールの設計で決めるべき6つの要素 — 経費精算ルールを設計する際は、以下の6つの要素を明確に決めます。
- 申請フローの設計と電子化のポイント — 承認が遅くなる最大の原因は「承認者が承認待ちであることを認識していない」ことです。
- 承認権限の設計と承認速度を上げる方法 — このような状況は、多くの中小企業の経理現場で日常的に起きています。
- 経費申請データを会計処理に自動連携する仕組み — 電子化した経費申請データを会計ソフトに手入力するのでは、電子化の効果が半減します。

**対象読者**: 経費精算ルールを整備したい経理担当者・管理部門の方、承認フローの効率化を検討している部門長・マネージャー

## 経費精算で起きやすい3つのトラブル

経費精算で発生するトラブルには、共通したパターンがあります。

**トラブル1: 月末集中による処理渋滞**

> 申請に締め切りを設けていない企業では、多くの社員が月末ギリギリに申請します。経理は月次決算の締め処理と重なるため、両方の作業が同時に発生し、処理が翌月にずれ込む悪循環が生じます。

**トラブル2: 承認基準のばらつき**

交際費として申請された飲食代を、ある上長は全額承認し、別の上長は「社内の打ち合わせは会議費で申請すべき」と差し戻す。このようなばらつきは、申請者の不満と処理工数の増加を同時に引き起こします。

**トラブル3: 証憑の不備**

領収書が紛失していたり、宛名が個人名になっていたり、金額が手書きで加工されていたりと、証憑の不備を後から修正・再取得しようとすると多大な工数がかかります。不備が多い企業ほど、経費精算の処理に時間がかかる傾向があります。

これら3つのトラブルは、いずれも「事前にルールを設計し、社員に周知する」ことで大幅に防げます。

## 経費精算ルールの設計で決める6つの要素

経費精算ルールを設計する際は、以下の6つの要素を明確に決めます。

### 1. 対象となる経費の種類と上限金額

どの支出が経費として認められるかを、具体的な例とともに定義します。旅費交通費は「業務目的の移動のみ」、交際費は「1回の飲食が1人あたり5,000円以下を会議費、超えたものを交際費」のように、判断基準を数値で示すことが重要です。

### 2. 申請の締め切り日

「毎月25日」「毎週金曜日」などの締め切りを設定します。月次決算のクイッククローズを目指している場合は、25日を締め切りにすることで、月末までに処理を完了できる余裕が生まれます。

### 3. 申請方法

紙の申請書・クラウド経費精算ツール・スプレッドシートのいずれを使うかを決めます。電子化を進める場合は、どのツールを使うか、どこから申請するかを統一することが必要です。

### 4. 承認フロー

誰が承認するか、金額に応じた承認権限を決めます。「1万円未満は直属上司が承認」「5万円以上は役員承認が必要」のように、金額別の承認ラインを設定することで、少額申請の処理速度が上がります。

### 5. 証憑の要件

領収書の宛名は法人名とすること、金額が5,000円以上の場合はインボイス対応の領収書を取得することなど、証憑に関する要件を明示します。証憑の要件を事前に伝えることで、不備による差し戻しを防げます。

### 6. 例外申請の手続き

出張などの事前申請が必要なケース、高額の交際費が発生した場合の事後報告方法など、例外的な対応が必要なケースの手続きを定めておきます。

| 要素 | 決める内容 | 注意点 |
| --- | --- | --- |
| 対象経費と上限 | 種類別の上限金額と基準 | 数値基準で判断を明確に |
| 申請締め切り | 毎月・毎週の締め日 | 月次決算スケジュールと連動 |
| 申請方法 | ツール・書式・提出先 | 全社で統一する |
| 承認フロー | 金額別の承認権限者 | 承認速度を考慮して設計 |
| 証憑要件 | 宛名・インボイス対応 | 受領時に確認する習慣を促す |
| 例外申請 | 高額・緊急時の手続き | 経営者が都度判断できる窓口を用意 |

## 電子化による申請フロー改善

> 経費精算を電子化すると、紙の回覧・郵送・手入力が不要になり、処理速度が大幅に向上します。電子化に使えるツールには、freeeの経費精算機能、マネーフォワードクラウド経費、楽楽精算、Concur Expenseなどがあります。

ツール選定のポイントは「社員の使いやすさ」と「会計ソフトとの連携」の2点です。社員がスマートフォンで領収書を撮影してそのまま申請できること、そして承認された申請データが会計ソフトに自動で仕訳転送されることが、電子化のメリットを最大化するポイントです。

電子化を段階的に進める場合は、最初は申請フォームの統一（スプレッドシートやGoogleフォーム）から始め、次に電子領収書の活用（メール添付・PDF）、最後にクラウド経費精算ツールへの移行という3段階アプローチが現実的です。最初から高機能なツールを導入しても、社員の利用率が上がらないと意味がありません。

## 承認フローの設計と速度を上げる工夫

承認が遅くなる最大の原因は「承認者が承認待ちであることを認識していない」ことです。メールやSlackで通知が来ても、見落とされると承認が止まります。

承認フローの速度を上げるには、次の設計が有効です。

**承認期限の設定**

申請から72時間以内に承認する、というルールを設けます。期限内に承認がない場合は、経理担当者が上長に確認を入れるプロセスを設計しておきます。

**承認者の代理設定**

出張や休暇で承認者が不在の場合に、代理承認者を設定できる仕組みを用意します。承認者が一人しかいない場合、その人が不在になると全申請が止まります。

**スマートフォン承認**

承認者がPCを開かなくても、スマートフォンから承認できる環境を用意することで、移動中や外出中でも対応できるようになります。多くのクラウド経費精算ツールはモバイルアプリを提供しています。

HubSpotを活用している企業では、月ごとの経費申請データを集約し、案件別・プロジェクト別のコスト管理に活用することも可能です。受注案件に紐づく出張費や交際費をCRM上で可視化することで、案件別の収益性分析がより正確になります。

## 経費申請データの会計処理への自動連携

電子化した経費申請データを会計ソフトに手入力するのでは、電子化の効果が半減します。経費精算ツールと会計ソフトの連携が、経理の工数を大幅に削減するカギです。

freeeの経費精算機能を使うと、承認済みの経費申請が自動的に仕訳データとして会計帳簿に転記されます。勘定科目の設定を申請フォームに組み込んでおくと、申請者が科目を指定した段階で、経理側の仕訳作業が不要になります。

マネーフォワードクラウド経費と会計の連携を活用すれば、同様の自動転記が可能です。経費精算の電子化と会計連携を同時に設計することで、申請から仕訳までの人手を介した作業を最小化できます。

HubSpot ゴールドパートナーが開発・提供

新規に会計ソフトとの連携を始める際は、既存の取引先データをどう移行するかが課題になります。HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが開発した連携アプリは、マネーフォワード クラウド向けの[Sync for Money Forward](https://start-link.jp/sync/moneyforward)で取引先の一括インポートに対応しており、freee向けの[Sync for freee](https://start-link.jp/sync/freee)ではHubSpotの会社情報から取引先を自動同期できます。会計ソフトに応じた方法で、導入時のデータ整備の手間を抑えられます。

いずれも無料プランから試せます。インストールは [Sync for freee（HubSpotマーケットプレイス）](https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/apps/sync-for-freee-bystartlink) / [Sync for Money Forward（同）](https://ecosystem.hubspot.com/ja/marketplace/listing/sync-for-moneyforward-bystartlink) から。

## まとめ

経費精算のトラブルは「月末集中」「承認基準のばらつき」「証憑不備」の3パターンが主。ルール設計では「対象経費・締め切り・申請方法・承認フロー・証憑要件・例外手続き」の6要素を決める

押さえておきたいポイントは以下の通りです。

- 電子化は「申請統一→電子証憑→クラウドツール」の3段階で段階的に進める
- 承認フローは「期限設定・代理設定・スマートフォン対応」で速度を上げる
- 経費精算ツールと会計ソフトの連携で仕訳作業を自動化できる
- HubSpotと組み合わせることで案件別・プロジェクト別のコスト可視化も実現できる

## よくある質問

**Q: 経費精算のルールを変更する際、社員への周知はどのようにすればよいですか？**

A: ルール変更は原則として月の初めから適用し、変更前に全社員にメールやSlackで通知します。変更内容をわかりやすくまとめた「変更点まとめ」を添付すると、理解が促進されます。また、変更後最初の月は申請への不備が増える可能性があるため、経理側で事前に確認フォローをする体制を作っておくと良いでしょう。

**Q: 交際費の申請に領収書がない場合、どうすればよいですか？**

A: 領収書の発行を受けられなかった場合（屋台や一部の個人店など）は、「支払証明書」を社内様式で作成し、代替証憑として保管する方法があります。ただし、税務調査では「支払の事実」が証明できるかが問われるため、支払日・金額・相手先・業務目的を記録しておくことが必要です。

**Q: 立替経費の精算と法人クレジットカードはどちらが良いですか？**

A: 法人クレジットカードを使うと、社員が立替をせず会社の口座から直接引き落とされるため、精算業務の工数が大幅に削減されます。ただし、利用用途の管理と領収書の取得習慣の徹底が必要です。まずは交通費・宿泊費などの出張経費から法人カードに移行するスモールスタートが現実的です。

**Q: スマートフォンでの領収書撮影は税務上問題ありませんか？**

A: 電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たした方法で保存すれば、紙の領収書を電子データとして保存することが認められています。多くのクラウド経費精算ツールはこの要件に対応しています。ただし、一部の条件（解像度・タイムスタンプ等）を満たす必要があるため、利用するツールの仕様を確認してください。

## StartLinkのCRM×AI活用サポート

StartLinkはHubSpotゴールドパートナーとして、HubSpotを中心としたCRM運用設計と、Claude Codeエージェントを活用した業務自動化のご相談を承っています。営業案件に紐づく交通費・接待費などの可視化や、HubSpot⇔freeeのデータ連携設計、AIによる申請内容チェックの仕組みづくりをご一緒しています。

クラウド会計ソフト自体の導入代行や記帳代行・経費精算ツールの設定代行は対応範囲外ですが、「営業活動とコストをCRMで紐付けたい」「AIで申請ルールの確認を効率化したい」というご相談はお気軽にどうぞ。

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 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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  "taxID" : "8010001248134",
  "url" : "https://start-link.jp/"
}
```

```json
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  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#website",
  "@type" : "WebSite",
  "inLanguage" : "ja",
  "name" : "株式会社StartLink",
  "publisher" : {
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  },
  "url" : "https://start-link.jp/"
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```

```json
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  "@type" : "Service",
  "areaServed" : "JP",
  "category" : [ "CRM導入", "HubSpot" ],
  "description" : "150社以上の実績を持つHubSpotゴールドパートナーが、業務フローに合わせた設計から構築・本番稼働まで一貫支援。",
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  "@type" : "Service",
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  "category" : [ "CRM最適化", "AI活用" ],
  "description" : "HubSpotを軸に業務要件に沿った設計改善と生成AI連携活用を包括支援。",
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```json
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  "@id" : "https://start-link.jp/#service-hubspot-training",
  "@type" : "Service",
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  "category" : [ "研修", "HubSpot" ],
  "description" : "HubSpotの概念・基本操作からAI活用ノウハウまで、社内浸透のための研修を提供。",
  "name" : "HubSpot研修・レクチャー支援",
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```json
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  "@type" : "Service",
  "areaServed" : "JP",
  "category" : [ "CRM移行", "データ移行" ],
  "description" : "Salesforce/HubSpot双方の思想とデータモデルを理解した移行設計とHubSpot側CRM開発を実行。",
  "name" : "SalesforceからHubSpotへのリプレイス支援",
  "provider" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "serviceType" : "SalesforceからHubSpotへのリプレイス支援",
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```json
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  "@id" : "https://start-link.jp/#service-claude-code-bi",
  "@type" : "Service",
  "areaServed" : "JP",
  "category" : [ "AI活用", "経営管理" ],
  "description" : "複数システムのデータを統合し、毎朝のAIブリーフィングなど経営の意思決定を加速する仕組みを構築。",
  "name" : "Claude Codeによる経営データ活用支援",
  "provider" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "serviceType" : "AI経営管理支援",
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  "@id" : "https://start-link.jp/#service-claude-code-content",
  "@type" : "Service",
  "areaServed" : "JP",
  "category" : [ "コンテンツマーケティング", "AI活用" ],
  "description" : "キーワード戦略からSEO記事制作、CMS公開まで、AIを活用したコンテンツマーケティングを自動化。",
  "name" : "Claude Codeによるコンテンツマーケティング支援",
  "provider" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "serviceType" : "AIコンテンツ制作支援",
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```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-freee",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとfreee会計・freee請求書をシームレスに連携。取引先の同期から請求書作成まで、バックオフィスの業務を自動化するHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "freee取引先をHubSpotに自動同期", "HubSpotからfreee見積書・請求書を作成", "取引データをfreee会計に自動登録", "月次請求・更新処理に対応", "商品項目・品目・部門・タグ情報の連携" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/apps/sync-for-freee-bystartlink",
  "name" : "Sync for freee",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "請求月5件・見積月20件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
    "name" : "Professional",
    "price" : "4000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "softwareHelp" : {
    "@type" : "WebPage",
    "url" : "https://start-link.jp/sync/freee/manual"
  },
  "url" : "https://start-link.jp/sync/freee"
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```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-notion",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotのCRMレコードとNotionのページ・データベースを接続。HubSpotの画面から離れずにNotionのすべてにアクセスできるHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "CRMカードからNotionページの作成・閲覧・編集", "NotionデータベースをCRMタブにテーブル表示", "4つのワークフローアクションで自動化", "コンタクト・会社・取引・チケット・サービス・プロジェクト対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-notion-bystartlink",
  "name" : "Sync for Notion",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "ページ・DB合計50件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Professional",
    "price" : "6000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/notion"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-moneyforward",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/ja/marketplace/listing/sync-for-moneyforward-bystartlink",
  "name" : "Sync for Money Forward",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "請求月5件・見積月20件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
    "name" : "Professional",
    "price" : "4000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
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}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-chatwork",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://start-link.jp/sync/support",
  "name" : "Sync for Chatwork",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "通知無制限・CRMカードで最新100件の表示とメッセージ送信",
    "name" : "Professional",
    "price" : "3000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
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}
```