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活用例: 担当者・個人への通知
取引ステージ・作業依頼・インサイドセールス・メールアドレスの統一
担当者や個人に通知を届ける活用例を紹介します。担当者宛ての通知を確実に届けるための準備も含みます。
取引ステージの変化を担当者の LINE WORKS へ届ける
営業担当者に、取引の動きを自動で届ける使い方です。宛先を「レコードの担当者」にするだけで、取引ごとに担当者本人へ届きます。
解決すること
取引の動きを、担当者が HubSpot を開かなくても把握できます。「HubSpotで開く」ボタンから取引を開けます。ボタンが付く条件は「「HubSpotで開く」ボタンを付ける・付けない」をご覧ください。
設定の手順
- 取引のワークフローを作る
開始条件に、通知したい動き（ステージの変更、期日が近いなど）を設定します。
- アクションを追加する
「LINE WORKSに通知」を追加します。
- 宛先を「レコードの担当者」にする
追加の選択は要りません。
- 本文を書く
取引名や金額などのパーソナライズトークンを差し込んで、何が起きたかが分かる本文にします。
- 確かめてから有効にする
テスト用の取引で1回実行し、LINE WORKS に届くことを確かめます。
運用のコツ
- 担当者のメールアドレスと LINE WORKS のメンバー情報を揃えておきます。揃っていないと、その担当者には届きません。揃え方は「担当者宛ての通知を確実に届けるために、メールアドレスを揃える」をご覧ください。
- 通知が多すぎると見落とされます。本当に気づいてほしい動きだけに絞ります。
Free プランは月10件までです。通知の対象が多い場合は、Professional を検討してください。
受注や作業依頼を現場メンバーへ個別に通知する
現場のメンバーに、受注や作業依頼を LINE WORKS で届ける使い方です。担当者をそのメンバーに設定しておけば、「レコードの担当者」で届きます。
解決すること
HubSpot を日常的に開かない現場のメンバーにも、必要なタイミングで連絡できます。通知のボタンから、案件の詳細を開けます。
設定の手順
- 現場メンバーを担当者にする
取引や会社の担当者を、現場のメンバーにします。
- ワークフローを作る
受注や作業依頼の条件で開始します。
- 宛先を決める
担当者が決まっている場合は「レコードの担当者」を、決まったメンバーに送る場合は「指定したユーザー」を選びます。
- 本文を書く
作業の内容・日時・場所などを差し込みます。
運用のコツ
- 現場のメンバーが LINE WORKS で Bot の通知を受け取れるよう、Bot の公開設定を確認しておきます。
- メッセージは Bot の名前で届きます。誰からの連絡かが分かるよう、本文に依頼元の名前を入れておくと便利です。
対応が必要な合図をインサイドセールスへ知らせる
気づくのが遅れると対応も遅れる場面向けの使い方です。対応が必要な動きを条件にして、担当のトークルームや担当者へ通知します。
解決すること
問い合わせや取引の変化に、担当者やチームが早く気づけます。通知の「HubSpotで開く」ボタンからレコードを開けます（条件は「「HubSpotで開く」ボタンを付ける・付けない」）。
設定の手順
- ルームを用意する
インサイドセールスのトークルームに Bot を招待し、登録します。
- ワークフローを作る
問い合わせの発生や取引ステージの変化を、開始条件にします。
- 宛先を選ぶ
チームで共有するなら「指定したルーム」、担当者に届けるなら「レコードの担当者」を選びます。
- 本文を書く
対応が必要な理由を、本文に入れます。
運用のコツ
- 「ルームと担当者」の両方へ送る場合は、アクションを2つ並べます。送信数は2件と数えられます。
宛先の使い分け
| 届けたい相手 | 選ぶ宛先 |
|---|---|
| 担当者本人に確実に届けたい | レコードの担当者 |
| チーム全員に共有したい | 指定したルーム |
| 案件ごとに決まったチームへ届けたい | レコードに紐付いたルーム |
| 特定のメンバーに固定で届けたい | 指定したユーザー |
宛先ごとの仕組みは「通知の宛先」で説明しています。
担当者宛ての通知を確実に届けるために、メールアドレスを揃える
担当者宛ては、HubSpot の担当者のメールアドレスと、LINE WORKS のログイン ID または個人メールアドレスが一致して初めて届きます。導入前に揃えておくと、運用が安定します。
確認する項目
| 確認先 | 確認する項目 |
|---|---|
| HubSpot | 担当者として設定するユーザーのメールアドレス |
| LINE WORKS | メンバーの「ログイン ID」と「個人メールアドレス」のどちらか |
揃える手順
- 通知を受け取る担当者の一覧を作る
HubSpot で担当者になる人を洗い出します。
- メールアドレスを照らし合わせる
HubSpot のメールアドレスと、LINE WORKS のログイン ID・個人メールアドレスを見比べます。
- どちらかに揃える
LINE WORKS のメンバーの個人メールアドレスに、HubSpot と同じメールアドレスを登録するのが簡単です。
- カードで確かめる
担当者を自分にしたレコードで、カードから「レコードの担当者」宛てに送り、届くことを確かめます。
揃わないときの対処
- 全員を揃えられない場合は、宛先を「指定したユーザー」にして、メンバーを固定します。
- 担当者のメールアドレスが一致しない場合は、履歴に「RECIPIENT_NOT_FOUND」が残ります。
照合では、大文字小文字を区別しません。削除・停止・招待中のメンバーは照合の対象外です。