活用例: トークルームへの共有

トークルームを使って、チームや案件単位で情報を共有する活用例を紹介します。

チケットの発生を担当チームのトークルームへ共有する

個人ではなく、チームのトークルームへ通知する使い方です。ルームを登録し、ワークフローで「指定したルーム」へ送ります。

解決すること

問い合わせが入ったことを、チーム全員がすぐに知れます。担当者が不在でも、ほかのメンバーが気づけます。

設定の手順

1. ルームに Bot を招待する

   LINE WORKS で、通知したいチームのトークルームに Bot を招待します。「ルーム」タブに自動で登録されます。

2. チケットのワークフローを作る

   開始条件に、チケットの作成などを設定します。

3. 宛先を「指定したルーム」にする

   「LINE WORKSのルーム」で、チームのルームを選びます。

4. 本文を書く

   チケット名や内容などを差し込みます。

運用のコツ

• 会社やチームごとにルームを分ける場合は、「紐付いたルーム」を使うと、1つのワークフローで振り分けられます。
• Bot をルームから外すと、登録が消えて送れなくなります。外す前に、ワークフローで使っていないか確認してください。

案件ごとのトークルームへ自動で振り分ける

案件ごとに専用のトークルームを作っている場合の使い方です。レコードにルームを紐付けておくと、1つのワークフローで、案件ごとのルームへ通知を振り分けられます。

解決すること

案件ごとにワークフローを作らなくても、同じ設定のまま、各案件のルームへ通知を送れます。

設定の手順

1. ルームを登録する

   案件のルームに Bot を招待し、「ルーム」タブに登録します。

2. レコードに紐付ける

   取引のレコード画面の「LINE WORKS」カードで、「ルームを紐付ける」から、案件のルームを紐付けます。

3. ワークフローを作る

   宛先を「レコードに紐付いたルーム」にして、本文を設定します。

4. 紐付けのないレコードを確認する

   ルームが紐付いていないレコードでは、履歴に「NO_LINKED_ROOM」が残ります。

運用のコツ

• ワークフローの分岐で、ルームが紐付いているレコードだけを対象にすると、不要な失敗を避けられます。
• 紐付けのプロパティは、一覧画面のフィルタに使えます。紐付いていない案件の洗い出しに使えます。

レコードを見ながら担当者やルームへその場で連絡する

ワークフローを作るほどではない連絡に、カードからの送信が使えます。LINE WORKS に切り替えず、レコードを見たまま連絡できます。

解決すること

HubSpot と LINE WORKS を行き来する手間と、どのレコードの話かを説明する手間が減ります。本文の先頭には送信者の名前が付き、レコードへのボタンも付きます（名前とボタンの条件は「本文の組み立てと送信者の名前」）。

手順

1. レコードを開く

   取引・会社・コンタクト・チケットのレコード画面を開きます。

2. 宛先を選ぶ

   右側の「LINE WORKS」カードで、紐付けたルーム・レコードの担当者・ユーザーの指定のいずれかを選びます。

3. メッセージを入力して送る

   メッセージを入力して「送信」を押します。

運用のコツ

• 案件ごとのルームを紐付けておくと、宛先の既定がそのルームになり、毎回選ぶ手間が省けます。
• 送信履歴は残らないため、記録が必要な内容は、HubSpot のメモなどに残してください。

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