Sync for CloudSign の基本的な使い方

Sync for CloudSign を使い始めてから、契約書の作成、CloudSign への下書き作成、ステータスの確認までの基本の流れを、順番に追えるようにまとめました。各ステップから、詳しい手順の記事に進めます。

準備するもの

• HubSpot アカウント。アプリをインストールできる権限を持つユーザーが必要です。
• CloudSign の Web API が使えるプラン。公開の料金表では Corporate 以上が対象で、Light では Web API を使えないため、このアプリは利用できません。
• CloudSign の管理画面で発行した Web API の Client ID。サンドボックス環境のアカウントでも試せます。
• Google アカウント。テンプレートにする Google ドキュメント・スプレッドシートと、保存先のフォルダを開けるものが必要です。

詳しくは「インストールと接続（CloudSign・Google）」の「インストールの前に用意するもの」にあります。

基本的な使い方（7ステップ）

ステップ1から4は最初に1回行う準備です。ステップ5から7は、契約のたびに繰り返します。

1. アプリを HubSpot にインストールする

   HubSpot のアプリマーケットプレイスで「Sync for CloudSign」を検索し、「インストール」から権限を承認します。インストールが完了した時点で、HubSpot との接続も完了します。この時点では CloudSign と Google はまだ接続されていません。

   詳しい手順は「インストールと接続（CloudSign・Google）」にあります。

2. CloudSign と Google を接続し、保存先のフォルダを決める

   設定ページの「接続」タブで、CloudSign の Client ID を登録し、Google にログインします。そのあと、契約書のデータを置く Google ドライブの保存先のフォルダを設定します。Google への接続とフォルダの設定が済むまで、テンプレートの追加はできません。

   

   詳しい手順は「インストールと接続（CloudSign・Google）」と「Google ドライブの保存先のフォルダを設定する」にあります。

3. テンプレートを登録する

   設定ページの「テンプレート」タブで「テンプレートを追加」を押し、契約書のひな形にする Google ドキュメントまたは Google スプレッドシートの URL を貼って「選択」を押します。Google の画面で、そのファイルを選びます。登録したら、一覧の「設定」から宛先と押印の位置を決めます。Word 形式のファイルは登録できません。

   詳しい手順は「テンプレートの管理」と「テンプレートの設定」にあります。

4. 書類情報と締結後のファイルの保存先を確認する

   「書類情報」タブには、種類ごとの既定の対応があらかじめ入っています。「ファイル管理」タブの保存先の初期値は「保存しない」です。締結後の PDF と合意締結証明書を自動で保存したい場合は、保存先を設定します。

   詳しい仕組みは「書類情報」と「締結後のファイルの保存」にあります。

5. 契約書を作る

   取引・会社・コンタクト・チケットのレコード画面の右サイドバーにある「CloudSign」カードで、「契約書を作成」を押します。「どの方法で作りますか」で「テンプレートから作る」を選び、テンプレートを選んで「次へ：内容とプレビュー」を押します。契約書名・関連先・プレビューを確認し、「契約書を作成」を押します。作った契約書のステータスは「未発行」です。HubSpot の値が差し込まれた Google ドキュメントが、Google ドライブに作られます。

   詳しい手順は「テンプレートから契約書を作成する」にあります。

6. CloudSign で発行し、下書きを作る

   カードの「CloudSign で発行」を押します（契約書を作った直後は、完了画面の「続けて CloudSign で発行」からも開けます）。手順は「書類と宛先」「押印（任意）」「確認」の3つです。作った契約書にチェックを入れ、送信者・宛先・共有先・書類情報を確認し、必要なら押印欄を置きます。押印が要らないときは「押印なしで進む」を押します。「確認」で「N件を CloudSign で発行」を押すと、CloudSign に下書きが作られ、ステータスは「下書き」になります。

   署名依頼は、アプリからは送信されません。完了画面の「CloudSign で開いて送信」から CloudSign を開き、内容を確認したうえで、CloudSign の画面から送信します。下書きを作り直したいときは、「CloudSign で発行」の画面の「下書きがある契約書」で「下書きを消す」を押すと、契約書が「未発行」に戻ります。

   詳しい仕組みは「CloudSign で発行（下書きの作成）」にあります。

7. ステータスを取り込み、締結後のファイルを保管する

   CloudSign 側の状態は、毎日、日本時間の午前4時の自動同期のほか、カードの「最新ステータス取得」でも契約書レコードに取り込めます。送信後は「先方確認中」、全員の押印が済むと「締結済み」になります。締結すると、設定した保存先に PDF と合意締結証明書が保存されます。

   詳しい仕組みは「ステータス同期とステータスの一覧」と「締結後のファイルの保存」にあります。

困ったとき

表示されたメッセージや症状から、原因と直し方を探せます。よくある場面は次のとおりです。

プランと問い合わせ

プランは Free と Professional の2つで、使える機能は同じです。違いは、1か月に CloudSign へ作れる下書きの件数だけで、Free は月3件まで、Professional は無制限です。月額（税抜）は、Free が0円、Professional が6,000円です。このアプリの料金とは別に、CloudSign のご契約と、書類の送信にかかる費用があります。詳しくは「プランと請求」にあります。

解決しないときは、StartLink のサポート窓口へ、表示されたメッセージと対象のレコードを添えてご連絡ください。

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