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「CloudSignに下書き作成」書類の選択と押印欄の設定
展開する契約書を選び、PDF を添付し、押印欄を使うかどうかを決める画面の上部です。
カードの「CloudSignにデータ作成」を押すと開きます。最初のステップ「書類と宛先」は、この画面の上から順に、書類、押印欄、関係者、書類情報で構成されます。ここでは書類と押印欄を説明します。
- 書類の一覧
- PDF の添付
- 「押印欄を配置する」
- ステップの構成
どこにあるか
HubSpot > 取引・会社・コンタクト・チケットのレコード画面 > 右サイドバーの「CloudSign」カード > CloudSignにデータ作成 > 「書類と宛先」
左に、縦のステップ一覧があります。「書類と宛先」「押印」「確認」の順で、「押印」は「押印欄を配置する」にチェックを入れたときだけ表示されます。どのステップへも、ステップ一覧から自由に移動できます。確認が必要なステップには、警告のマークが付き、上にマウスを合わせると理由が表示されます。
書類の一覧
このレコードに関連付いた契約書のうち、ステータスが「下書き」のものがチェックボックス付きで並びます。複数選べます。
| 表示 | 内容 |
|---|---|
| チェックボックスと契約書名 | 展開する書類を選びます。 |
| PDF添付 | 「レコードのみ作成」で作った契約書に付くタグです。 |
| ドキュメントを開く | 元の Google ドキュメントまたはスプレッドシートを別のタブで開きます。 |
一覧が空のときは「対象の契約書がありません」と表示されます。書類を選ぶと、画面が薄くなり、「選択した書類の宛先・書類情報を取得中」と表示されます。
CloudSign に下書きを作ったあとも、契約書レコードのステータスは「下書き」のままです。そのため、展開済みの契約書も、ステータスが変わるまで一覧に残ります。同じ契約書を重ねて展開しないよう、「CloudSign URL」のプロパティで確認してください。
PDF の添付
「PDF添付」の契約書を選ぶと、「PDFファイルを添付（5MB以下）」が表示されます。ファイルを選ぶと、ファイル名と、外すための「×」が表示されます。5MB を超えるファイルは、「5MBを超えるPDFファイルは添付できません」と表示されて添付できません。PDF が未添付でも「次へ」で確認のステップに進めますが、未添付の警告が残り、下書きは作成できません。「「（N）件のPDFが未添付です」「5MBを超えるPDFファイルは添付できません」と表示される」
押印欄を配置する
書類の下にあるチェックボックスです。チェックを入れると、「押印」ステップが追加されます。選んだ書類のテンプレートに押印位置が保存されているときは、最初からチェックが入っています。自分で切り替えたあとは、書類の選択を変えても自動では変わりません。チェックを入れないときは、押印は設定されず、確認画面に「押印欄なし」と表示されます。
続きは「「書類と宛先」の関係者（送信者・宛先・共有先）」「「書類と宛先」の書類情報」で説明します。