応用的な使い方

CloudSign の書類情報を HubSpot のプロパティから自動入力する仕組み、「書類情報」タブと「（種類）の対応を変更」パネルでの設定、下書き作成の「書類と宛先」での確認、項目と既定の対応が分かります。

書類情報の自動入力の仕組み

書類情報は、CloudSign の書類に付ける管理用の情報です。アプリは、設定ページの「書類情報」タブの対応に従って、HubSpot のプロパティから値を入れます。

自動入力の流れ

設定ページの「書類情報」タブで、レコードの種類ごとに、項目と HubSpot のプロパティの対応を決めておきます。
下書き作成の画面を開くと、カードを開いたレコードの種類の対応に従って、値が入ります。たとえば会社のカードから作るときは、「会社」の対応が使われます。
値は画面で編集できます。確認して、そのまま CloudSign に送られます。

書類情報の項目の対応表

CloudSign の書類情報は、9項目です。そのうち8項目は、HubSpot のプロパティから自動入力できます。「自動更新」だけは対応を設定できず、下書き作成の画面で「指定なし」「あり」「なし」から選びます。

項目	入力の種類	自動入力の設定	受け付けるプロパティの型
管理用タイトル	テキスト	できる	テキスト、選択肢、電話番号
契約相手	テキスト	できる	テキスト、選択肢、電話番号
契約締結日	日付	できる	日付、日時
契約開始日	日付	できる	日付、日時
契約終了日	日付	できる	日付、日時
解約通知期限	日付	できる	日付、日時
自動更新	選択（指定なし、あり、なし）	できない（下書き作成の画面で選ぶ）	―
管理番号	テキスト	できる	テキスト、選択肢、電話番号、数値
取引金額	数値（円）	できる	数値

値の変換

項目	変換
日付の項目	日本時間の「YYYY-MM-DD」の形に変換します。変換できない値は、「T」より前の部分を使います。
取引金額	数値に変換します。数値にできない値は、空になります。
そのほかの項目	文字として入ります。
契約締結日	値が入らなかったときは、今日の日付（日本時間）が入ります。

プロパティの値が空のときは、その項目は入らず、CloudSign にも送られません。

書類情報の既定の対応

設定ページの「書類情報」タブで保存していない種類には、次の対応が使われます。

カードを開く種類	項目	取得元
取引	管理用タイトル	取引の「dealname」（取引名）
取引	契約相手	関連会社の「name」（会社名）
取引	取引金額	取引の「amount」（金額）
取引	契約締結日	取引の「closedate」（クローズ日）
会社	管理用タイトル	会社の「name」（会社名）
会社	契約相手	会社の「name」（会社名）
コンタクト	契約相手	関連会社の「name」（会社名）
チケット	管理用タイトル	チケットの「subject」（件名）
チケット	契約相手	関連会社の「name」（会社名）

保存した設定との関係は次のとおりです。

種類ごとに、保存した設定があれば、その内容だけが使われます。既定の対応と混ぜません。
保存した設定が空のときは、契約締結日を除いて自動入力されません。
どの種類でも、契約締結日に値が入らないときは、今日の日付が入ります。
「書類情報」タブには、既定の対応が、設定済みの項目として数えられて表示されます。

「書類情報」タブで自動入力の対応を確かめる

「書類情報」タブでは、「書類情報の自動入力」として、契約書を作るときに HubSpot のレコードから自動で入れる項目を、種類ごとに決めます。場所は、HubSpot > 設定 > 接続 > 接続されたアプリ > Sync for CloudSign > 「書類情報」タブです。「契約書を作るときに、HubSpot のレコードから自動で入れる項目を、種類ごとに決めます。」と説明があります。

Sync for CloudSign の設定ページ「書類情報」タブ。書類情報の自動入力として、取引・会社・コンタクト・チケットの種類ごとに設定済みの項目数と「変更」ボタンが並んでいる — 種類ごとの設定済みの項目数を確かめ、「変更」から自動で入れる項目を決めます。

表の見方

列	内容
種類	「取引」「会社」「コンタクト」「チケット」の4行です。契約書を作るレコードの種類です。
設定済み	自動入力が決まっている項目の数です。「4 / 8 項目」のように表示されます。1つも決まっていないときは「未設定」です。
操作	「変更」のボタンです。右側にパネルが開きます。「「（種類）の対応を変更」パネルで対応を変える」

補足

保存した設定がない種類には、あらかじめ既定の対応が入っています。そのため、はじめから「設定済み」の件数が0でないことがあります。

変更できないとき

HubSpot が接続済みでないと「変更」は押せません。「HubSpot との接続が必要です」と表示されます。
設定の読み込みに失敗したときは、「書類情報の設定を取得できませんでした」と再読み込みのボタンが表示され、表と「変更」は表示されません。既定の値で保存済みの設定を上書きしないための動作です。

「（種類）の対応を変更」パネルで対応を変える

「書類情報」タブの種類の行の「変更」を押すと開きます。タイトルは「取引の対応を変更」のように、選んだ種類の名前が入ります。

パネルの項目

書類情報の8項目（「自動更新」を除く）が、1項目につき2つの選択欄の組で並びます。左の欄が取得元のオブジェクト（欄の名前は項目名）、右の欄が「プロパティ」です。右の欄に並ぶプロパティの型は、「書類情報の項目の対応表」のとおりです。

取得元のオブジェクトの選択肢

種類	選べる取得元
取引	なし、取引、関連会社、関連コンタクト、関連チケット
会社	なし、会社、関連コンタクト、関連取引、関連チケット
コンタクト	なし、コンタクト、関連会社、関連取引、関連チケット
チケット	なし、チケット、関連コンタクト、関連会社、関連取引

「なし」を選ぶと、その項目の対応が解除されます。

プロパティの選択欄

取得元を選ぶまでは「先に元のオブジェクトを選んでください」と表示され、選べません。
取得元を選ぶと、その種類のプロパティを HubSpot から読み込みます。読み込み中は「プロパティを読み込んでいます」、失敗すると「プロパティを取得できません」と表示されます。
一覧には、項目の型に合うプロパティだけが並びます。「選んでください」から選びます。

保存

「保存」を押すと、取得元とプロパティの両方が決まっている項目だけが保存され、「保存しました」と表示されてパネルが閉じます。片方だけ選んだ項目は保存されません。「キャンセル」で、変更を破棄して閉じます。保存に失敗したときは、パネルの上部に「保存できませんでした」と表示されます。

注意

保存する対象は、開いている種類のマッピングです。ほかの種類の設定は、読み込んだままの内容で保持されます。

下書き作成の「書類と宛先」で書類情報を確認・編集する

「書類情報を入力」は、折りたたみになっています。見出しの横に「自動入力 N/M項目」と表示され、開くと、CloudSign の書類情報を確認し、編集できます。場所は、HubSpot > 取引・会社・コンタクト・チケットのレコード画面 > 右サイドバーの「CloudSign」カード > CloudSignにデータ作成 > 「書類と宛先」> 書類情報を入力です。

「関連先で選んだレコードの値が書類情報に自動入力されます。書類の本文（PDF）は契約書レコード作成時に確定しているため、ここでは変わりません。」と説明があります。

入力項目

項目	入力の種類	備考
管理用タイトル	テキスト
契約相手	テキスト
契約締結日	日付	値がないときは、今日の日付が入ります。
取引金額	数値	確認画面では「¥」と桁区切りで表示されます。
契約開始日	日付
契約終了日	日付
解約通知期限	日付
管理番号	テキスト
自動更新	選択	「指定なし」「あり」「なし」から選びます。初期値は「指定なし」です。

各項目の下に、「自動入力元：取引 › dealname」のように、値の取得元が表示されます。対応が設定されていない項目は、「自動入力なし（設定画面で対応付けできます）」と表示されます。

ヒント

値は、この画面で自由に書き換えられます。書き換えた内容が、CloudSign に送られます。

自動入力に使われる対応と変換の規則は、「書類情報の自動入力の仕組み」を参照してください。

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書類情報の自動入力

自動入力の仕組み、書類情報タブ、対応の変更、項目と既定の対応