通知の活用例

「Chatworkに通知」を、取引ステージの変化・チケット作成の知らせ、レコードごとのルームの振り分け、通知失敗の検知にどう使うかを、作り方つきで紹介します。

取引ステージの変化や問い合わせを担当ルームに通知する

取引のステージが変わったときや、問い合わせが入ったときに、担当チームの Chatwork ルームへ自動で知らせます。気づくのが遅れる場面を減らせます。

作り方

1. ワークフローを作る

   対象は取引（ステージの変更）、コンタクト（問い合わせの発生）など、きっかけに合うオブジェクトです。

2. アクション「Chatworkに通知」を追加する

   最初の通知を送る の手順で、ルームIDと本文を設定します。

本文の例

プロパティ挿入機能で、次のような内容を組み立てます。

• 取引名（「（取引名）のステージが（ステージ名）に変わりました」）
• 担当者名
• 金額や、次のアクションの期日など、対応に必要な値

通知の形式とレコードへのリンクについては 通知メッセージの形式 を参照してください。

通知を絞る

サポート: チケットの作成を、サポートチームのルームに通知する

チケットのワークフローでも、「Chatworkに通知」を使えます。サポートチームのルームへ、新しいチケットを自動で知らせられます。

設定の流れ

1. チケットのワークフローを作る

   「チケットの作成」などをきっかけにします。

2. アクションを追加する

   「Chatworkに通知」を追加し、サポートチームのルームIDを「送信先ルームID」に入力します。

3. 本文を作る

   チケット名、優先度、顧客の名前などのプロパティを差し込みます。

ルームの指定

チケットはルーム紐付けの対象ではないため、ルームIDを固定で入力します。チケットごとに別のルームへ振り分けたいときは、チケットのプロパティにルームIDを持たせて、その値を差し込みます。

チケットに紐付けられない点

「Chatworkルーム」カードは、取引・会社・コンタクトに表示されます。チケットには表示されません。チケットに関わる顧客のルームを残したい場合は、対応する会社やコンタクトに紐付けます。

レコードごとに別のルームへ通知を振り分ける

取引や会社ごとに専用のルームがあるとき、1つのワークフローで、レコードごとに別のルームへ通知できます。紐付け時に反映を試みる「Chatwork Room ID」プロパティを使います。

設計の考え方

ルームを紐付けると、レコードの「Chatwork Room ID」プロパティへの反映を試みます。失敗しても紐付けは成功扱いになるため、通知に使う前に値を確認してください。ワークフローの「送信先ルームID」にこのプロパティを差し込めば、レコードごとに、紐付いたルームへ通知が届きます。

設定の流れ

1. 対象のレコードにルームを紐付ける

   最初のルーム紐付け

2. ワークフローで、ルームIDにプロパティを差し込む

   「送信先ルームID」の欄のプロパティ挿入機能で、「Chatwork Room ID」を選びます。

3. ルームIDのあるレコードだけに絞る

   「Chatwork Room ID」が入力されている、という条件をワークフローに加えます。

注意

• 紐付けを変更したときは、通知に使うプロパティの値も確認してください。更新に失敗すると、送信先は以前の値のままになる場合があります。
• プロパティが空でも、差し込みトークンを入力していれば「inputFields.room_idが必須です」の入力チェックは通過します。
• プロパティを手で編集すると、紐付けの記録とずれることがあります。「HubSpotプロパティがずれています」

通知の失敗を分岐で検知して、別の手段で知らせる

重要な通知は、送れなかったときに気づける仕組みにしておくと安心です。アクションには、失敗の種類ごとの分岐が用意されています。

分岐の種類

アクションの下に、「入力に誤りがあるため処理できませんでした」「認証できなかったため処理できませんでした」「対象が見つからないため処理できませんでした」「接続し直す必要があるため処理できませんでした」「処理できませんでした」などの分岐を追加できます。コードと文言の一覧は エラーコードと分岐の文言の一覧 をご覧ください。

設計の例

再実行される失敗との違い

回数の上限や一時的な問題は、HubSpot が自動で呼び直すため、分岐には入りません。失敗時の再実行

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