人材派遣業のHubSpot活用｜求職者・派遣先・稼働管理を一元化する設計

「求職者と派遣先企業の情報がバラバラのシステムで管理されている」「稼働中のスタッフのフォローが追いきれていない」「マッチング精度を上げたいが、属人的な判断に頼っている」——人材派遣業の方から、こうした課題をよくお聞きします。

人材派遣業におけるHubSpot活用とは、求職者（スタッフ）・派遣先企業・稼働案件という3つの軸をCRMのリレーションデータベースで紐付け、登録からマッチング・稼働管理・フォローまでを一元的に管理する設計手法です。

この記事では、人材派遣業特有の「両面営業」モデルに最適化したHubSpotの設計思想と、具体的な運用方法を解説します。

この記事でわかること

• 人材派遣業の業務フローとCRM設計のポイント
• 求職者・派遣先・稼働案件のデータモデル設計
• マッチングを効率化するリレーション設計
• 稼働中スタッフのフォロー自動化
• 派遣業向けパイプライン・レポート設計
• よくある質問（FAQ）

人材派遣業でCRM活用が求められる理由

人材派遣業では、「求職者側」と「企業側」の両面を同時に管理する必要があり、一般的なB2B向けCRMの設計ではフィットしないケースが多いです。結果として、求職者管理は求人管理システム、企業管理はExcel、稼働管理はまた別のツールと、情報が分散しがちです。

データモデル設計：3軸のリレーション

人材派遣業のCRM設計で結構ミソになってくるのが、求職者・派遣先企業・稼働案件の3つをどう紐付けるかという点です。

推奨データモデル

コンタクト（求職者/スタッフ）
  ├── プロパティ: スキル、希望職種、希望勤務地、希望時給、稼働ステータス
  ├── 関連付け → 会社（派遣先企業）
  └── 関連付け → 取引（稼働案件）

会社（派遣先企業）
  ├── プロパティ: 業種、従業員規模、取引ランク、契約条件
  ├── 関連付け → コンタクト（派遣先担当者）
  └── 関連付け → 取引（求人案件・稼働案件）

取引（稼働案件）
  ├── プロパティ: 派遣期間、時給、業務内容、勤務地
  ├── 関連付け → コンタクト（派遣スタッフ）
  └── 関連付け → 会社（派遣先企業）

これをリレーションデータベースとして管理することで、「このスタッフは過去にどの企業で稼働していたか」「この企業にはどんなスキルの人材を派遣してきたか」が一覧で確認できるようになります。

カスタムオブジェクトの活用（Enterpriseプラン）

より詳細な管理が必要な場合は、カスタムオブジェクトで「求人案件」を独立したオブジェクトとして設計することも可能です。

パイプライン設計

人材派遣業では、「企業側」と「求職者側」で異なるパイプラインが必要です。

パイプライン1: 企業開拓（法人営業）

ターゲティング → アプローチ → ヒアリング → 求人獲得 → 人材提案 → 成約

パイプライン2: 求職者対応（スタッフ管理）

登録 → 面談 → スキル評価 → 案件紹介 → 面談同行 → 就業開始 → 稼働中

パイプラインを2つに分けることで、法人営業チームとコーディネーターチームそれぞれの進捗が見えるようになります。

マッチング効率化の設計

プロパティ設計でマッチング精度を上げる

求職者側と求人案件側の両方に、マッチング判定に使えるプロパティを設計します。

HubSpotのフィルタービュー機能を使って、例えば「Excelスキルあり × 新宿エリア希望 × 稼働可能」の求職者リストを瞬時に抽出できます。スプレッドシートでフィルターをかけるよりも圧倒的に効率的です。

稼働中スタッフのフォロー自動化

派遣スタッフの定着率を上げるには、稼働中のフォローが欠かせません。ワークフローを使って定期フォローを仕組み化します。

フォローワークフロー例

1. 就業開始日から3日後 → コーディネーターにフォロー電話タスクを自動生成
2. 就業開始日から2週間後 → 満足度アンケートメールを自動送信
3. 就業開始日から1ヶ月後 → 定期面談タスクを自動生成
4. 契約終了日の30日前 → 更新確認タスクを自動生成 + 営業担当にも通知

仕組みで解決することで、「フォローが漏れていた」という事態を防止できます。20社とかであればそんなに仕組み化しなくてもいいかなと思うのですが、100社・200社の稼働スタッフを管理するようになると、追い切れなくなってくるので、ワークフローの自動化が重要になります。

レポート・ダッシュボード

まとめ

人材派遣業のHubSpot活用は、求職者・派遣先企業・稼働案件の3軸をリレーションデータベースで紐付けて、一元管理することがゴールです。

まずはコンタクト（求職者）と会社（派遣先）の基本的なデータ入力と、パイプラインの構築から始めて、段階的にマッチング効率化やフォロー自動化の仕組みを追加していくのがおすすめです。

CRMにデータが蓄積されるほど、マッチング精度が上がり、スタッフの定着率も向上していきます。スモールスタートで始めて、自社の業務フローに合わせて少しずつ仕組みを広げていただければなと思います。

「人材派遣業のCRM設計を相談したい」「マッチング精度を上げるためのCRM活用を知りたい」——そんなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ一度ご相談ください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 既存の求人管理システムとHubSpotは連携できますか？

API連携やiPaaS（Yoom、Zapier）経由で多くのシステムと連携可能です。求人管理は専用システムで、営業・顧客管理はHubSpotで、という使い分けも現実的な選択肢です。

Q2. 派遣スタッフの個人情報管理は安全ですか？

HubSpotはSOC 2 Type II対応のセキュリティ基盤を持ち、センシティブデータの暗号化やアクセス制限が設定可能です。ただし、マイナンバーなど極めて機密度の高い情報はCRMではなく専用システムで管理することを推奨します。

Q3. 小規模の派遣会社でもHubSpotは使えますか？

5名程度の会社でも、Starterプラン（月1,800円/シート）から始められます。求職者と派遣先の情報をCRMに集約するだけでも、情報の属人化を防げるメリットは大きいです。

Q4. 派遣法の対応にHubSpotは使えますか？

HubSpot自体が派遣法対応ツールではありませんが、契約更新時期のリマインド、フォローの記録、対応履歴の保存など、法令遵守に必要な業務の仕組み化に活用できます。