HubSpotと名刺管理連携（Sansan/Eight）｜名刺データをCRMに自動取り込む方法

「展示会や商談で交換した名刺が、個人のデスクに眠ったままになっている」「名刺データをExcelに手入力してからCRMに取り込むのが手間」——こうした紙の名刺管理の課題は、多くのBtoB企業に共通する悩みです。

HubSpotと名刺管理サービス（Sansan/Eight Team）の連携とは、名刺スキャンで取得した企業名・氏名・役職・連絡先などのデータをHubSpot CRMのコンタクト・会社レコードに自動で登録・同期する仕組みです。 名刺交換から始まるリード情報を確実にCRMに蓄積することで、データ起点の営業活動とナーチャリングが実現します。

この記事では、以下のポイントを解説します。

• HubSpotと名刺管理サービスの連携方法
• Sansan連携の設定手順と活用法
• Eight Team連携の設定手順と活用法
• 名刺データ取り込み後のCRM運用
• 連携時の注意点とベストプラクティス

なぜ名刺管理とCRM連携が重要なのか

名刺はBtoB企業にとって最も身近なリード情報の入口です。しかし、名刺情報がCRMに取り込まれない場合、以下のような問題が発生します。

• 営業個人が名刺を保有し、チームで共有されていない
• 退職時に名刺情報（＝見込み顧客情報）が失われる
• 展示会で大量に集めた名刺のCRM入力に数日かかる
• 同一人物の名刺が複数人に分散し、重複登録が発生する

スプレッドシートで結構展示会管理されている企業様が多いかなと思いますが、顧客リストがあちこちに分散して差分が起きてしまうという課題があります。名刺管理サービスとHubSpotを連携することで、名刺交換→CRM登録→ナーチャリング→商談化までの一気通貫のフローを構築できます。

連携方法の比較

出典: Sansan (jp.sansan.com)

Sansan連携の設定と活用

Sansanとは

Sansanは、法人向けクラウド名刺管理サービスのリーディングカンパニーで、名刺のスキャン・OCR・データ化・共有を一元的に管理できるプラットフォームです。

連携に必要な条件

• Sansanのアカウント
• Sansan Data Hub（名刺データを外部システムと連携するオプション）の契約
• HubSpotアカウント

連携で同期されるデータ

設定手順

ステップ1: Sansan Data Hubの有効化

Sansanの管理画面からData Hubオプションを有効化します（別途契約が必要）。

ステップ2: HubSpotにSansanアプリをインストール

HubSpotの設定画面から「連携」→「アプリマーケットプレイス」に移動し、「Sansan」で検索してアプリをインストールします。

ステップ3: 同期設定

Sansan側の管理画面でHubSpotとの連携設定を行い、同期対象の名刺データの範囲やマッピングルールを設定します。

ステップ4: 動作確認

テスト用の名刺データで同期が正しく動作するか確認します。企業名、氏名、役職、連絡先がHubSpotのコンタクト・会社レコードに正しく反映されているか確認してください。

Sansan連携のメリット

• 99.9%のデータ精度: SansanのAI+人力によるデータ化で高精度な名刺情報
• 転職・異動の自動更新: Sansanが検知した名刺の変更情報がCRMに自動反映
• 全社の名刺を一元管理: 営業個人ではなく組織の資産として名刺データを活用

Eight Team連携の設定と活用

Eight Teamとは

Eight Teamは、名刺アプリ「Eight」の法人版で、チームメンバー間で名刺データを共有し、社内の人脈を可視化できるサービスです。Sansanと比較してコスパが良く、中小企業に人気があります。

連携で同期されるデータ

設定手順

ステップ1: Eight Team管理画面にログイン

Eight Teamの管理者権限を持つユーザーで管理画面にログインします。

ステップ2: HubSpot連携の有効化

Eight Teamの管理画面から「外部連携」→「HubSpot」に移動し、「連携する」をクリックします。

ステップ3: HubSpotアカウントの接続

接続先のHubSpotアカウントを選択し、認証を行います。

ステップ4: 同期ルールの設定

同期対象の名刺データの範囲と、HubSpotのプロパティとのマッピングを設定します。メールアドレスをキーにして既存コンタクトとの紐づけが行われます。

Eight Team連携のメリット

• コストパフォーマンス: Sansanより低価格で導入可能
• 個人のEightアプリとの連動: 営業担当者が日常的に使うアプリからデータが蓄積
• 共有タグによる分類: 展示会名や案件名のタグがHubSpotにも反映

HubSpotスマホアプリでの名刺スキャン

外部の名刺管理サービスを使わない場合でも、HubSpotのスマホアプリに搭載されている名刺スキャン機能を使えば、カメラで名刺を撮影するだけでコンタクトレコードを作成できます。

使い方

1. HubSpotスマホアプリを開く
2. 「コンタクト」→「＋」→「名刺をスキャン」を選択
3. カメラで名刺を撮影
4. OCRで読み取られた情報を確認・修正
5. コンタクトとして保存

注意点: OCRの読み取り精度はSansan/Eightの専用サービスに比べると劣る場合があります。少量の名刺であれば十分ですが、展示会などで大量の名刺を処理する場合はSansanやEight Teamの活用を推奨します。

名刺データ取り込み後のCRM運用

1. ライフサイクルステージの設定

名刺データが取り込まれたコンタクトには、自動的に適切なライフサイクルステージを設定しましょう。例えば、展示会での名刺交換は「リード」、商談中の名刺交換は「SQL」など、接点の種類に応じたステージ設定が重要です。

2. 自動ワークフローの構築

名刺取り込み後のフォローアップを自動化します。

• 名刺取り込み→営業担当者にタスク自動作成
• 展示会名刺→フォローメールの自動配信（シーケンス登録）
• 名刺データのプロパティ不足→スマートプロパティで企業情報を自動補完

やっぱりCRMの値がなかなか入ってなくてデータ資産化していないという企業さんも多いので、名刺取り込みとスマートプロパティを組み合わせることで、ミニマムで従業員数・事業内容・資本金だけ入れるだけでかなり業務効率化になります。

3. 重複データの管理

名刺管理サービスとHubSpotの両方に同一人物のデータが存在する場合、重複が発生する可能性があります。HubSpotの重複管理ツールを活用して、定期的にデータクレンジングを行いましょう。

注意点・ベストプラクティス

1. 姓名の分割

名刺データの取り込み時、姓名が結合された状態でインポートされることがあります。HubSpotでは姓名を分割して管理することを推奨します。フルネームで1カラムだとメール送信時のパーソナライズが適切に機能しない場合があるためです。

2. インポート前のワークフロー発火チェック

大量の名刺データを一括取り込みする前に、ワークフローの設定を確認してください。コンタクト作成をトリガーにしたワークフローが設定されている場合、大量のメール配信やタスク作成が発生する可能性があります。

3. 個人情報の取り扱い

名刺データには個人情報が含まれるため、プライバシーポリシーに準拠した取り扱いが必要です。名刺交換時の情報利用について、相手方の同意を得る仕組みを検討しましょう。

まとめ

HubSpotと名刺管理サービスを連携することで、紙の名刺が「組織の顧客データ資産」に変わります。

• Sansanは高精度のデータ化と転職・異動の自動更新が強み（Data Hub契約が必要）
• Eight Teamはコスパに優れ、中小企業におすすめ
• HubSpotスマホアプリの名刺スキャンは少量の名刺処理に便利

まずは自社の名刺管理の現状を見直し、名刺データのCRM取り込みから始めてみましょう。名刺が確実にCRMに蓄積されるようになれば、そこからナーチャリングやスコアリングにつなげることで、名刺交換を商談化に結びつける一気通貫のフローを構築できます。

よくある質問（FAQ）

Q. SansanとEight Team、どちらを選べばよいですか？

大規模な法人で名刺データの精度と転職情報の自動更新を重視する場合はSansanが適しています。中小企業やコストを抑えたい場合はEight Teamがコスパに優れています。いずれもHubSpotとの公式連携が可能です。

Q. Sansan連携に追加費用はかかりますか？

はい、Sansan Data Hub（外部連携オプション）の契約が必要です。Sansanの基本契約に加えてData Hubの費用が発生するため、詳しい料金はSansanの営業担当にお問い合わせください。

Q. 名刺データの同期はリアルタイムですか？

サービスによって異なります。Sansanの場合はData Hub経由で定期的に同期されます。Eight Teamの場合も一定の同期間隔があります。リアルタイムではないため、即時性が求められる場合はHubSpotスマホアプリの名刺スキャンとの併用を検討してください。

Q. 既存のHubSpotコンタクトと名刺データが重複しませんか？

メールアドレスをキーにして既存コンタクトとのマッチングが行われるため、同一メールアドレスの場合は既存レコードが更新されます。ただし、メールアドレスが異なる場合は新規コンタクトとして作成されるため、定期的にHubSpotの重複管理ツールでデータクレンジングを行うことを推奨します。