士業のHubSpot活用法｜顧問先管理・案件進捗・紹介管理をCRMで一元化

「顧問先の契約情報がExcelに散在していて、更新時期の把握が漏れてしまう」「紹介元との関係管理が属人化している」「案件ごとの進捗を事務所全体で共有できていない」——こうした課題を抱えている士業事務所は少なくありません。

士業（弁護士・税理士・社労士・行政書士・司法書士等）におけるHubSpot活用とは、顧問先管理、案件進捗管理、紹介ネットワーク管理といった士業特有のビジネスプロセスをCRMで一元化し、事務所の業務効率化と顧客満足度の向上を実現することです。

この記事では、士業事務所がHubSpotを導入する際の設計思想と、具体的な活用パターンを解説します。

この記事でわかること

• 士業に適したHubSpotの活用領域
• 顧問先管理・契約管理の設計方法
• 案件パイプラインの設計
• 紹介元ネットワークの管理
• セミナー・コンテンツマーケティングの活用
• よくある質問（FAQ）

士業にHubSpotが向いている理由

士業のビジネスモデルには、CRMが効果を発揮するポイントが多くあります。

スプレッドシートで管理されている場合だと手動での変更が多くなってしまいますし、情報が分散するとどうしても漏れが出てきます。HubSpotに集約すれば、過去のやり取りや契約状況が一覧で確認できるようになります。

顧問先管理・契約管理の設計

カスタムプロパティの設計

士業向けに追加すべきプロパティの例です。

会社オブジェクト（顧問先）:

項目は最小限にするのが大事です。よくあるSFAのあるあるで、全然使っていない項目が大量にあったりしますが、項目が少ない方が集中できるので、まずは本当に必要な項目だけに絞り込んでください。

契約更新リマインドの自動化

ワークフローを使って、契約更新日の30日前に自動リマインドを送信する仕組みを構築します。

1. 契約更新日の30日前→担当パートナーに通知メール
2. 契約更新日の14日前→更新手続きの確認タスクを自動作成
3. 契約更新日の7日前→未更新の場合、上位者にエスカレーション

案件パイプラインの設計

士業向けパイプライン例

士業の案件は、受任から完了まで一定のフローがあります。業種によって異なりますが、以下は一般的な設計例です。

税理士・会計事務所向け:

弁護士事務所向け:

企業様によって案件の種類やフローは異なるので、自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズしてください。

紹介ネットワークの管理

士業にとって「紹介」は最大の顧客獲得チャネルです。紹介元・紹介先の関係をHubSpotで構造化して管理することで、紹介ネットワークの可視化と強化が可能になります。

関連付けによる紹介管理

HubSpotの関連付け機能を使って、以下のリレーションを構築します。

紹介元（会社/コンタクト）
    ↕ 関連付け（ラベル: 紹介元）
顧問先（会社）
    ↕ 関連付け
案件（取引）

紹介元別のレポート

ダッシュボードで紹介元ごとの実績を可視化します。

紹介してくれた方への定期的なお礼や情報提供を、ワークフローで自動化することもできます。例えば、紹介案件が受任に至った場合にお礼メールを自動送信する、年末年始に紹介元リスト全体にごあいさつメールを配信する、といった施策です。

セミナー・コンテンツマーケティングの活用

セミナー管理

士業事務所がセミナー（例: 相続税対策セミナー、労務管理セミナー）を開催する場合、HubSpotのマーケティングイベント機能で管理できます。

1. LP作成: Content HubでセミナーLPを作成
2. フォーム設置: 申込フォームをLPに設置
3. 自動返信: 申込完了→確認メール + リマインドメール（1日前）を自動送信
4. セミナー後フォロー: 参加者にシーケンスでフォローメール + 個別相談の案内
5. ROI分析: セミナー経由のリード数→面談数→受任数をファネル分析

ブログ・メルマガの活用

税制改正、法改正、判例解説など、士業ならではの専門コンテンツをブログで発信し、メルマガで定期配信する仕組みをContent Hub + Marketing Hubで構築できます。

• 顧問先向け: 業界ニュース、法改正のポイント、実務Tips
• 見込み客向け: よくある相談事例、セミナー案内

こうした制作作業を内製できるのがHubSpotの良い点です。専門家としての知見を発信することで、信頼性の構築と新規問い合わせの獲得を両立できます。

まとめ

士業のHubSpot活用は、顧問先管理、案件パイプライン、紹介ネットワーク管理の3つを柱として設計するのが効果的です。

まずは顧問先情報のCRM登録と、案件パイプラインの構築から始めてください。契約更新のリマインドワークフローを追加するだけでも、更新漏れの防止に大きな効果があります。

CRMにデータが蓄積されるほど、紹介元の分析や案件の傾向把握が精度を増し、事務所経営の意思決定に活かせるようになります。スモールスタートで始めて、段階的に活用範囲を広げていただければなと思います。

よくある質問（FAQ）

Q1. 士業でHubSpotを使っている事務所は実際にありますか？

はい、税理士事務所や弁護士事務所、社労士事務所でHubSpotを活用している事例は増えています。特に顧問先管理と案件管理のCRM化、セミナー集客のMA活用が主な利用パターンです。

Q2. 士業の案件管理には専用ツール（例: MyKomon等）とHubSpotのどちらが良いですか？

案件の進捗管理だけであれば専用ツールの方が特化した機能を持っています。一方で、マーケティング（集客→ナーチャリング→面談化）からCRM（顧客管理・紹介管理）、コンテンツ発信まで一気通貫で管理したい場合はHubSpotが適しています。両方を併用してiPaaSで連携する方法もあります。

Q3. 小規模事務所（1〜3名）でもHubSpotを使うメリットはありますか？

あります。Starterプランは月1,800円から利用でき、顧問先管理、案件パイプライン、基本的なメール配信が可能です。Excelでの管理から脱却するだけでも業務効率は上がりますし、事務所の成長に合わせて段階的に機能を拡張できます。

Q4. 顧客の機密情報をHubSpotに入れても大丈夫ですか？

HubSpotはSOC 2 Type II認証を取得しており、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策が講じられています。ただし、特に機密性の高い個人情報（事件の詳細等）はHubSpotに入れず、案件管理システムや文書管理ツールで管理し、HubSpotには概要レベルの情報のみを登録するのが安全です。センシティブデータの管理設定も活用してください。