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フォルダとファイル名の規則
Google ドライブと HubSpot のファイルに作られるフォルダの構成と、ファイル名の付け方を説明します。
契約書のデータは、設定した保存先に、決まった構成で保存されます。
この記事で分かること
- Google ドライブの構成
- HubSpot のファイルの構成
- ファイル名
Google ドライブ
| 階層 | フォルダ名 |
|---|---|
| 保存先のフォルダ | 設定ページで登録したフォルダ |
| オブジェクトの種類 | 「取引」「会社」「コンタクト」「チケット」 |
| レコード | 取引名、会社名、コンタクトの姓名、チケットの件名（取れないときは契約書名） |
契約書のコピーのドキュメントと、締結後のファイルは、レコードのフォルダに保存されます。同じレコードに複数の契約書があるときは、同じフォルダを使います。
HubSpot のファイル
ファイルマネージャーの「cloudsign-contracts」フォルダの下に、オブジェクトの種類（deal、company、contact、ticket）のフォルダ、さらにレコード名のフォルダが作られます。レコード名は、50文字までで、ファイル名に使えない文字は「_」に置き換わります。ファイルは非公開で保存されます。レコードが見つからないときは、「cloudsign-contracts」フォルダの直下に保存されます。
ファイル名
| ファイル | 名前 |
|---|---|
| 契約書のコピー（Google ドライブ） | 契約書名 |
| 締結済みの PDF | CloudSign 上のファイル名（末尾が .pdf でなければ .pdf を付けます） |
| 合意締結証明書 | 合意締結証明書_（CloudSign の書類のタイトル）.pdf |