ワークフローシステムの導入を検討する際、市場には数十のツールが存在し、どれを選べばよいか判断に迷うケースが多くあります。ITR（アイ・ティ・アール）の調査によると、ワークフローシステムの導入企業の約30%が「最初に選んだツールが自社に合わず、2年以内にリプレイスしている」と回答しています。
ワークフローシステムの選定で重要なのは、機能の多さやブランドの知名度ではなく、「自社の業務特性と導入目的に合っているか」です。申請業務の電子化が主目的なのか、業務プロセス全体の自動化を目指すのかで、最適なツールは大きく異なります。SaaS全般の選び方については、業務効率化ツールの選び方｜目的別SaaS比較と導入判断のフレームワークも参考にしてください。
本記事では、主要なワークフローシステムの特徴と比較、企業規模・用途別の選定基準を解説します。
ワークフローシステムの導入企業の約30%が2年以内にリプレイスしているという調査結果があり、初期選定の重要性は極めて高いです。本記事では、自社の業務特性と導入目的に合ったツールを選ぶための比較基準と判断軸を提示します。
こんな方におすすめ: ワークフローシステムの導入を検討中で、どのツールが自社に合うか判断に迷っている情報システム部門・管理部門の方
ワークフロー（承認・申請プロセス）に特化したシステムです。承認ルートの設計、条件分岐、代理承認、電子署名といった機能が充実しています。
代表的なツールは、X-point Cloud、コラボフロー、AgileWorks、楽々WorkflowIIなどです。承認フローの設計自由度が高く、複雑な承認ルート（並列承認・合議承認・金額別ルート分岐等）に対応できるのが強みです。
グループウェアの機能の一部としてワークフロー機能が提供されるタイプです。メール・スケジュール・掲示板・ファイル管理と一体化されており、追加費用なしでワークフロー機能を利用できる場合が多くあります。
代表的なツールは、サイボウズ Office、サイボウズ Garoon、desknet's NEOなどです。既にグループウェアを利用している企業であれば、新たにツールを導入する必要がなく、利用者のUI/UXも統一できるメリットがあります。
ワークフローに限らず、業務アプリケーション全般を構築できるプラットフォームです。ワークフローはその機能の一部であり、データベース・レポート・通知・外部連携を含む業務システム全体を構築できます。
代表的なツールは、kintone、Microsoft Power Platform（Power Automate）、Salesforce Flowなどです。ワークフローだけでなく、顧客管理・案件管理・在庫管理などの業務アプリケーションもあわせて構築したい企業に適しています。
kintoneは、サイボウズが提供する業務アプリケーションプラットフォームです。ノーコードで業務アプリケーションを構築でき、その中にワークフロー（プロセス管理）機能が含まれています。ノーコードでの自動化の詳しい活用法は、ワークフロー自動化をノーコードで実現する方法で解説しています。
強み:
注意点:
適した企業: ワークフローだけでなく、業務アプリケーション全体をノーコードで構築・管理したい中堅企業
ジョブカンワークフローは、DONUTS社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。同シリーズの勤怠管理・経費精算・労務管理との連携が特徴です。
強み:
注意点:
適した企業: コストを抑えてシンプルな承認フローを電子化したい中小企業。ジョブカンシリーズを既に利用している企業
サイボウズ Officeは、中小企業向けのグループウェアです。メール・スケジュール・掲示板と一体化されたワークフロー機能が含まれています。
強み:
注意点:
適した企業: 50名以下の中小企業で、グループウェアとワークフローをまとめて導入したいケース
X-point Cloudは、エイトレッドが提供するワークフロー専用のクラウドサービスです。紙の申請書イメージそのままの画面設計が特徴です。
強み:
注意点:
適した企業: 複雑な承認ルートを持つ中堅〜大企業。紙の稟議文化が根強い組織
| ツール名 | カテゴリ | 月額費用（1ユーザー） | 承認ルート設計 | 主な強み | 適した企業規模 |
|---|---|---|---|---|---|
| kintone | アプリプラットフォーム型 | 1,500円〜 | 標準（プラグインで拡張可） | ノーコードで業務アプリ全体を構築 | 50〜300名 |
| ジョブカンワークフロー | ワークフロー専用型 | 300円〜 | シンプル | 低コスト・ジョブカンシリーズ連携 | 50名以下 |
| サイボウズ Office | グループウェア統合型 | 800円〜 | シンプル | グループウェア一体型で追加コスト不要 | 50名以下 |
| X-point Cloud | ワークフロー専用型 | 500円〜 | 高度（並列・合議・条件分岐） | 紙の申請書イメージを再現・監査対応 | 100〜300名以上 |
| AgileWorks | ワークフロー専用型 | 要問い合わせ | 非常に高度 | 大規模組織の複雑な承認ルートに対応 | 300名以上 |
ワークフロー専用ツールを導入するよりも、グループウェアの付属機能か、既存の業務ツール（freee・マネーフォワード等）の承認機能を活用するのが現実的です。
業務プロセス全体を整備したいか、ワークフロー（承認フロー）に特化したいかで判断が分かれます。
承認ルートの複雑さ（部門別・金額帯別・地域別の分岐）と監査要件に対応できるツールが必要です。
ワークフローシステムを比較する際に、以下の10項目でスコアリングすることを推奨します。
ワークフローシステムの選定時に見落とされがちなのが、CRM/SFAとの連携です。営業部門では、見積承認・値引き申請・契約条件の変更といった承認フローが日常的に発生しますが、これらがワークフローシステムとCRM/SFAで分離していると、データの二重入力や転記ミスが発生します。
HubSpotのワークフロー機能では、商談の金額やステージに応じた承認プロセスを自動化できます。たとえば、商談金額が500万円以上の場合に自動的にマネージャーの承認タスクを作成し、承認完了後に見積書を自動送付するフローが構築可能です。
ワークフローシステムを別途導入してCRMとAPI連携するか、CRMに内蔵されたワークフロー機能を使うかは、業務の複雑さと運用コストのバランスで判断します。
NTTデータでは、SAP Concur（ワークフロー）とSalesforce（CRM）をAPI連携させ、購買承認データと営業データを統合的に管理する体制を構築しています。
ワークフローシステムの選定は、「ワークフロー専用型」「グループウェア統合型」「業務アプリプラットフォーム型」の3カテゴリを理解した上で、自社の企業規模・導入目的・既存システムとの連携要件で判断します。kintoneは業務アプリ全体の構築に、ジョブカンはコスト重視のシンプルな電子化に、X-point Cloudは複雑な承認ルート設計にそれぞれ強みがあります。加えて、CRM/SFAとの連携を選定基準に含めることで、営業プロセスを含めた全社的なワークフロー最適化が実現できます。バックオフィスSaaS全体の連携戦略はバックオフィスSaaS連携を、総務部門のDX全体像については総務DXの進め方もあわせてご覧ください。