「求職者と派遣先企業の情報がバラバラのシステムで管理されている」「稼働中のスタッフのフォローが追いきれていない」「マッチング精度を上げたいが、属人的な判断に頼っている」——人材派遣業の方から、こうした課題をよくお聞きします。
人材派遣業におけるHubSpot活用とは、求職者（スタッフ）・派遣先企業・稼働案件という3つの軸をCRMのリレーションデータベースで紐付け、登録からマッチング・稼働管理・フォローまでを一元的に管理する設計手法です。
この記事では、人材派遣業特有の「両面営業」モデルに最適化したHubSpotの設計思想と、具体的な運用方法を解説します。
人材派遣業では、「求職者側」と「企業側」の両面を同時に管理する必要があり、一般的なB2B向けCRMの設計ではフィットしないケースが多いです。結果として、求職者管理は求人管理システム、企業管理はExcel、稼働管理はまた別のツールと、情報が分散しがちです。
| 派遣業の課題 | HubSpotで実現できること |
|---|---|
| 求職者と企業の情報が分散 | コンタクト（求職者）と会社（派遣先）をリレーションで紐付け |
| マッチングが属人的 | スキル・希望条件のプロパティでフィルタリング・自動マッチング |
| 稼働中スタッフのフォロー漏れ | ワークフローで定期フォロータスクを自動生成 |
| 新規派遣先の開拓が後回し | パイプラインで新規開拓の進捗を可視化 |
| 契約更新の管理が煩雑 | 更新時期をトリガーに自動リマインド |
人材派遣業のCRM設計で結構ミソになってくるのが、求職者・派遣先企業・稼働案件の3つをどう紐付けるかという点です。
コンタクト（求職者/スタッフ）
├── プロパティ: スキル、希望職種、希望勤務地、希望時給、稼働ステータス
├── 関連付け → 会社（派遣先企業）
└── 関連付け → 取引（稼働案件）
会社（派遣先企業）
├── プロパティ: 業種、従業員規模、取引ランク、契約条件
├── 関連付け → コンタクト（派遣先担当者）
└── 関連付け → 取引（求人案件・稼働案件）
取引（稼働案件）
├── プロパティ: 派遣期間、時給、業務内容、勤務地
├── 関連付け → コンタクト（派遣スタッフ）
└── 関連付け → 会社（派遣先企業）これをリレーションデータベースとして管理することで、「このスタッフは過去にどの企業で稼働していたか」「この企業にはどんなスキルの人材を派遣してきたか」が一覧で確認できるようになります。
より詳細な管理が必要な場合は、カスタムオブジェクトで「求人案件」を独立したオブジェクトとして設計することも可能です。
| カスタムオブジェクト | フィールド例 |
|---|---|
| 求人案件 | 求人名称、募集人数、必要スキル、勤務条件、募集ステータス |
| 稼働管理 | 稼働開始日、稼働終了日、月間稼働時間、フォロー状況 |
人材派遣業では、「企業側」と「求職者側」で異なるパイプラインが必要です。
ターゲティング → アプローチ → ヒアリング → 求人獲得 → 人材提案 → 成約| ステージ | 受注確度 | 必須入力 |
|---|---|---|
| ターゲティング | 5% | 業種、従業員規模 |
| アプローチ | 10% | アプローチ方法、接触日 |
| ヒアリング | 30% | 求人ニーズ、希望条件 |
| 求人獲得 | 50% | 求人詳細、時給条件 |
| 人材提案 | 70% | 提案人数、マッチ度 |
| 成約 | 100% | 派遣開始日、契約条件 |
登録 → 面談 → スキル評価 → 案件紹介 → 面談同行 → 就業開始 → 稼働中パイプラインを2つに分けることで、法人営業チームとコーディネーターチームそれぞれの進捗が見えるようになります。
求職者側と求人案件側の両方に、マッチング判定に使えるプロパティを設計します。
| 求職者プロパティ | 求人案件プロパティ | マッチング条件 |
|---|---|---|
| 保有スキル（複数選択） | 必要スキル（複数選択） | スキルの一致度 |
| 希望勤務地 | 勤務地 | エリアの一致 |
| 希望時給 | 提示時給 | 金額条件の合致 |
| 稼働可能日 | 開始希望日 | 日程の合致 |
| 希望職種 | 業務内容 | 職種カテゴリの一致 |
HubSpotのフィルタービュー機能を使って、例えば「Excelスキルあり × 新宿エリア希望 × 稼働可能」の求職者リストを瞬時に抽出できます。スプレッドシートでフィルターをかけるよりも圧倒的に効率的です。
派遣スタッフの定着率を上げるには、稼働中のフォローが欠かせません。ワークフローを使って定期フォローを仕組み化します。
仕組みで解決することで、「フォローが漏れていた」という事態を防止できます。20社とかであればそんなに仕組み化しなくてもいいかなと思うのですが、100社・200社の稼働スタッフを管理するようになると、追い切れなくなってくるので、ワークフローの自動化が重要になります。
| レポート | 指標 | 会議用途 |
|---|---|---|
| 新規派遣先パイプライン | 企業開拓の進捗 | 営業会議 |
| 稼働スタッフ数推移 | 月別の稼働人数変動 | 経営会議 |
| 求職者登録→稼働転換率 | 登録者がどれだけ就業に至ったか | コーディネーター会議 |
| 派遣先別売上 | 取引先別の売上ランキング | 経営会議 |
| フォロー実施率 | 定期フォローの完了率 | CS会議 |
人材派遣業のHubSpot活用は、求職者・派遣先企業・稼働案件の3軸をリレーションデータベースで紐付けて、一元管理することがゴールです。
まずはコンタクト（求職者）と会社（派遣先）の基本的なデータ入力と、パイプラインの構築から始めて、段階的にマッチング効率化やフォロー自動化の仕組みを追加していくのがおすすめです。
CRMにデータが蓄積されるほど、マッチング精度が上がり、スタッフの定着率も向上していきます。スモールスタートで始めて、自社の業務フローに合わせて少しずつ仕組みを広げていただければなと思います。
「人材派遣業のCRM設計を相談したい」「マッチング精度を上げるためのCRM活用を知りたい」——そんなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ一度ご相談ください。
API連携やiPaaS（Yoom、Zapier）経由で多くのシステムと連携可能です。求人管理は専用システムで、営業・顧客管理はHubSpotで、という使い分けも現実的な選択肢です。
HubSpotはSOC 2 Type II対応のセキュリティ基盤を持ち、センシティブデータの暗号化やアクセス制限が設定可能です。ただし、マイナンバーなど極めて機密度の高い情報はCRMではなく専用システムで管理することを推奨します。
5名程度の会社でも、Starterプラン（月1,800円/シート）から始められます。求職者と派遣先の情報をCRMに集約するだけでも、情報の属人化を防げるメリットは大きいです。
HubSpot自体が派遣法対応ツールではありませんが、契約更新時期のリマインド、フォローの記録、対応履歴の保存など、法令遵守に必要な業務の仕組み化に活用できます。