「Zoomのウェビナー参加者リストを手動でCRMに入力している」「ミーティング後のフォローアップが属人的で漏れが多い」——オンラインミーティングやウェビナーの運用に課題を感じている企業様は多いかと思います。
HubSpotとZoom/Microsoft Teamsの連携とは、オンラインミーティングやウェビナーの開催・参加者管理・フォローアップをHubSpot CRMと自動的に連動させる仕組みです。 ミーティングリンクの自動生成、ウェビナー参加者のCRM自動登録、参加履歴に基づくナーチャリング自動化まで、一気通貫の運用が実現できます。
この記事では、以下のポイントを解説します。
| 機能 | Zoom | Teams | 必要プラン |
|---|---|---|---|
| ミーティングリンク自動生成 | 対応 | 対応 | 無料〜 |
| ミーティング記録のCRM同期 | 対応 | 対応 | 無料〜 |
| ウェビナーデータ同期 | 対応 | 対応 | Marketing Hub Professional〜 |
| 参加者のコンタクト自動作成 | 対応 | 対応 | 無料〜 |
| 録画データの紐づけ | 対応 | 対応 | 無料〜 |
| AI議事録（会話インテリジェンス） | 対応 | 対応 | Sales/Service Hub Professional〜 |
HubSpotのミーティングツールとZoomを連携させることで、日程調整ページにZoomミーティングリンクを自動追加できます。
この設定により、Zoomで作成したウェビナーの登録者・参加者データがHubSpotに自動的に同期されます。
HubSpotのアプリマーケットプレイスから「Microsoft Teams」を検索してインストールし、Microsoftアカウントで認証を行います。
Zoom連携と同様に、HubSpotのミーティングツールでTeamsを選択することで、日程調整時にTeamsミーティングリンクが自動生成されます。
HubSpotのミーティングツールは、営業担当者の空き時間を自動で表示し、見込み顧客が自分で日程を選択できる仕組みです。Zoom/Teams連携を設定しておけば、予約確定と同時にビデオ会議リンクが自動生成されます。
| シーン | 活用方法 |
|---|---|
| メール署名 | 営業担当者のミーティングリンクを署名に設置 |
| Webサイト | 問い合わせフォームの代わりにミーティングリンクを設置 |
| シーケンス | 3通目のメールに日程調整リンクを挿入 |
| チャットボット | チャットフローの最後にミーティング予約を案内 |
シーケンスでのメール3通目に日程調整リンクを送付するパターンは、商談化率の向上に効果的です。
HubSpotのマーケティング機能を活用して、ウェビナーの集客からリマインド配信まで自動化できます。
ウェビナー開催中の以下のデータがHubSpotに自動で同期されます。
ここが結構ミソになってきます。ウェビナー後のフォローアップを自動化することで、ホットリードを逃さずに商談化につなげられます。
登録したが参加しなかったユーザーに対しても、録画リンク付きのフォローメールを自動配信します。
展示会やウェビナーの後は、100名単位の参加者に3通のフォローメールを自動送信するシーケンスの活用が効果的です。
HubSpotにはZoomやGoogle MeetなどのWeb会議の議事録をAIで自動生成する「会話インテリジェンス」機能が搭載されています。
これが結構すごいですよね、毎回議事録ツールを起動させたりしなくても、HubSpotの方に自動的に取り込まれていくんです。HubSpotの中だけで全部完結しているので、外部のAIツールや議事録ツールを買わなくてもすぐ現場に導入できます。
AI議事録機能（会話インテリジェンス）はSales Hub ProfessionalまたはService Hub Professionalプラン以上で利用可能です。
ウェビナーデータの同期にはZoom側のウェビナーアドオン契約が必要です。基本のZoomプランにはウェビナー機能が含まれていないため、事前に確認してください。
AI議事録機能を使う場合、ミーティング参加者に録画と文字起こしについて事前に同意を得る必要があります。Zoomの録画同意ダイアログやミーティング冒頭での説明を忘れないようにしましょう。
Zoom/Teamsで過去に開催したウェビナーのデータは、連携設定後からの新規ウェビナーのみが同期対象になる場合があります。過去データを取り込みたい場合は、CSVインポートを活用してください。
ウェビナー参加者をマーケティングコンタクトに設定するとメール配信の課金対象になります。2000名のミニマム契約で運用している場合は、マーケティングコンタクトの数を管理し、課金に関しては一定に抑えられるよう対象化・対象外化のワークフローを組むことを推奨します。
HubSpotとZoom/Teamsを連携することで、オンラインミーティングとウェビナーの運用を大幅に効率化できます。
まずはミーティングリンクの設定から始めて、段階的にウェビナーデータの同期やAI議事録の活用に拡大していただければなと思います。オンラインでの顧客接点が増えている今、Web会議とCRMの連携は営業効率化の基盤として非常に重要です。
はい、ミーティングツールはHubSpotの無料プランでも利用可能です。Zoom/Teams連携によるビデオ会議リンクの自動生成も無料プランから使えます。ただし、ウェビナーデータの同期やワークフローによる自動化にはProfessionalプラン以上が必要です。
社内で主に使用しているWeb会議ツールに合わせて選択するのがベストです。どちらもHubSpotとの連携機能はほぼ同等です。両方を使っている場合は、両方を同時に連携することも可能です。
はい、ウェビナーデータの同期を有効にすると、登録者・参加者のメールアドレスをキーにHubSpotのコンタクトレコードが自動作成または更新されます。既存のコンタクトの場合は、ウェビナー参加履歴がタイムラインに記録されます。
はい、HubSpotの会話インテリジェンス機能は日本語に対応しています。ただし、英語に比べると文字起こしの精度はやや劣る場合があります。今後の改善に期待しつつ、現時点では要約内容を人間が確認・修正する運用が推奨されます。