1企業あたりの平均SaaS利用数は約130、そのうちIT部門が把握しているのは約3割です。残り7割の「シャドーIT」はコスト無駄・セキュリティリスク・コンプライアンス違反の温床です。SaaS管理の一元化は、全SaaSの棚卸し→利用状況の可視化→コスト最適化→セキュリティ統制の順で進めます。未使用ライセンスの削除と重複SaaSの統合だけで、SaaSコストの20〜30%削減が期待できます。
「気づけば社内で100以上のSaaSが使われていた」「退職者のアカウントが削除されずに残っている」「同じ用途のSaaSが部門ごとに別々に契約されている」。SaaS利用が拡大するにつれ、管理の課題は深刻化しています。
Productivの調査によると、1企業あたりの平均SaaS利用数は約130、そのうちIT部門が把握しているのは約3割。残りの7割は「シャドーIT」として管理外で運用されています。未管理のSaaSは、コストの無駄、セキュリティリスク、コンプライアンス違反の温床です。
本記事では、SaaS管理を一元化するための手法とツール、運用ルールの設計方法を解説します。
本記事は「SaaS選定チェックリスト｜導入前に確認すべき評価基準と比較フレームワーク」シリーズの一部です。
本記事はStartLinkの「経営管理DX完全ガイド」関連記事です。
DXの推進は、ツール導入だけでは成功しません。本記事では、組織として成果を出すための考え方と実践手法を体系的に解説しています。自社のDX推進に課題を感じている方は、ぜひ最後までお読みください。
| 問題 | 具体例 |
|---|---|
| 未使用ライセンス | 契約しているが使っていないアカウント（平均25%が未使用） |
| 重複契約 | 同じ用途のSaaSが部門ごとに別契約 |
| プランの過大 | 必要以上の上位プランを契約 |
| 自動更新の見落とし | 更新時期を把握しておらず自動更新 |
まず、社内で利用されているすべてのSaaSを洗い出します。
棚卸しの方法:
台帳に記録すべき項目:
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| SaaS名 | サービス名、URL |
| 契約者 | 契約部門、契約担当者 |
| 利用目的 | 何のために使っているか |
| 利用者数 | 契約ライセンス数 vs 実利用者数 |
| 費用 | 月額/年額、プラン名 |
| 契約期間 | 開始日、更新日、解約通知期限 |
| セキュリティ | SSO対応、MFA設定、認証取得 |
| データ連携 | 他システムとの連携有無 |
棚卸しデータを分析し、最適化の対象を特定します。
| 分析観点 | アクション |
|---|---|
| 未使用ライセンス | 解約または縮小 |
| 重複SaaS | 統合または廃止 |
| 過大プラン | ダウングレード |
| 更新時期 | 更新前に価格交渉、または乗り換え検討 |
| ツール | 特徴 | 対象企業規模 |
|---|---|---|
| Josys | 日本製、IT資産・SaaS一元管理 | 中堅〜大企業 |
| マネーフォワード IT管理クラウド | SaaS・端末の統合管理 | 中小〜中堅 |
| Torii | SaaS自動検出、ワークフロー | グローバル企業 |
| Zylo | SaaS支出管理特化 | 大企業 |
| BetterCloud | SaaS運用管理・自動化 | 大企業 |
新規SaaS導入ルール:
定期レビュー:
100名規模の企業でSaaS管理を最適化した場合の試算:
| 最適化項目 | 削減効果（年間） |
|---|---|
| 未使用ライセンスの解約（全体の20%） | 約200万円 |
| 重複SaaSの統合（5サービス） | 約100万円 |
| プランのダウングレード | 約50万円 |
| 契約更新時の価格交渉 | 約80万円 |
| 合計 | 約430万円 |
SaaS管理の一元化は、コスト削減だけでなく、セキュリティ強化とガバナンス整備の効果があります。CRMを中核としたデータ基盤の上で、各SaaSがどのような役割を果たしているかを明確にすることが、SaaS管理の理想形です（関連記事: CRM導入の進め方完全ガイド）。増え続けるSaaSを「管理」するだけでなく、全社的なデータ活用の観点から「最適化」する視点が重要です（関連記事: CRMデータベース設計の基本）。
SaaS管理の一元化を実務に落とし込むには、CRMツールの活用が不可欠です。詳しくは「CRMの選び方2026年版｜自社に最適なCRMを見極める7つの評価基準」で解説しています。
SaaS管理の一元化に取り組むなら、CRM・データ基盤の整備が成功の鍵です。以下の記事でHubSpotを使った具体的な実践方法を解説しています。
一般的に、全社で10以上のSaaSを利用するようになると一元管理の必要性が高まります。アカウント管理の漏れ（退職者のアカウント放置）、コストの不透明化（未使用ライセンスの放置）、セキュリティリスク（シャドーIT）が発生しやすくなるためです。
退職者のアカウントが削除されずに残る「ゾンビアカウント」が最も見落とされやすいリスクです。情報漏洩のリスクがあるだけでなく、使われていないライセンス費用が発生し続けます。人事異動・退職時のアカウント棚卸しプロセスをCRMやワークフローで自動化することが有効です。
30以上のSaaSを利用する企業では専用のSaaS管理ツール（ジョーシス、Torii等）の導入を検討すべきです。それ以下であれば、スプレッドシートでの管理でも対応可能です。重要なのはツールではなく、定期的な棚卸しとアカウント管理のプロセスを確立することです。
SaaSツールの選定や導入でお悩みの方は、HubSpotを中心としたツールスタックの設計をStartLinkがサポートします。ツール乱立を防ぎ、データが繋がる仕組みをご提案します。
まずはお気軽にご相談ください。現状の課題をヒアリングし、最適なアプローチをご提案します。