Sync for Chatwork ユーザーガイド

ワークフローからのChatwork通知

• HubSpotのワークフローに「Chatworkに通知」アクションを追加し、指定したChatworkルームへメッセージを送信します
• 対応オブジェクトは取引・会社・コンタクト・チケットです
• 送信先ルームID・メッセージ本文のどちらにも、HubSpotのプロパティを差し込めます
• Chatwork側では「HubSpot通知」というタイトルの情報枠に、本文とHubSpotレコードへのリンクが表示されます

CRMレコードとChatworkルームの紐付け

• 取引・会社・コンタクトのサイドバーから、Chatworkルームを検索して紐付けます
• 1つのレコードに紐付けられるルームは1件までです。同じルームは複数のレコードから紐付けられます
• 紐付け数の上限はありません。Freeプランを含む全プランでご利用いただけます

メッセージ同期

• 紐付け済みルームの新着メッセージを30分ごとに取得し、HubSpotのノートとして記録します
• Enterpriseプランでのみご利用いただけます

本サービスで行わないこと

• HubSpotからChatworkのメッセージへ返信すること（記録はChatworkからHubSpotへの一方向です）
• メッセージの編集・削除をHubSpot側へ反映すること
• ファイル添付の同期
• Chatworkルームの作成・削除・メンバー管理
• ChatworkコンタクトとHubSpotコンタクトの自動マッピング

必要な契約

• HubSpotのアカウント（ポータル）
• Chatworkのアカウント

※ 本サービスの料金は、いずれも連携する1つのHubSpotポータルあたりの金額です。

接続するChatworkアカウント

• 本サービスが扱えるのは、接続したChatworkアカウントが参加しているルームのみです
• 通知の送信先にしたいルーム、メッセージ同期の対象にしたいルームには、接続するアカウントがあらかじめ参加している必要があります
• 担当者個人のアカウントで接続すると、退職・異動の際に接続し直しが必要になります。運用担当が変わっても影響が出にくいアカウントを選ぶことをおすすめします

SAML認証・SSOをご利用の場合

ChatworkのOAuth認証画面はSAML認証に対応していません。SAML認証を利用している環境では、OAuthではなくAPIトークンを入力する方式で接続してください（手順は「初期設定」をご覧ください）。

HubSpot側の権限

アプリのインストールと設定画面の操作には、HubSpotのアプリ管理・設定変更が可能な権限（スーパー管理者相当）が必要です。

1. アプリのインストール

• 「Sync for Chatwork」をHubSpotにインストールします
• HubSpotの認可画面で、アプリが要求する権限を許可します

2. 設定画面を開く

設定 > 接続 > 接続されたアプリ > Sync for Chatwork を選択します。「接続」「プラン・お支払い」の2つのタブが表示されます。

3. Chatworkと接続する

OAuthで接続する場合（推奨）

• 「接続」タブを開きます
• 「OAuthでChatworkと接続」をクリックします
• 別のタブでChatworkの認可画面が開くので、内容を確認して許可します
• 設定画面に戻り、Chatworkのステータスが「接続済み」になっていることを確認します

※ 表示が変わらない場合は、画面下部の「更新」をクリックしてください。

APIトークンで接続する場合

SAML認証を利用しているなど、OAuthでの認証が完了できない場合に使用します。

• 「接続」タブの「Chatwork APIトークン」欄に、Chatworkで発行したAPIトークンを入力します
• 「APIトークンで接続」をクリックします
• 入力したトークンはChatwork側で有効性が確認されてから保存されます

※ APIトークンは個人アカウントに紐づくため、接続後の画面に「これは個人トークンです。退職・異動時に再設定が必要です」という注意が表示されます。

接続をやり直す場合

• 「Chatworkとの接続を解除」をクリックし、確認画面で「解除する」を選びます
• 解除後は、OAuth・APIトークンのどちらの方式でも接続し直せます

4. プランを選ぶ

• 「プラン・お支払い」タブを開きます
• Freeプランのままご利用を開始できます
• アップグレードする場合は「Professionalにアップグレード」または「Enterpriseにアップグレード」をクリックし、別タブで開くStripeの決済画面で支払い情報を入力します
• 決済の完了後、設定画面の「更新」をクリックすると新しいプランが反映されます

アクションの追加

• HubSpotでワークフローを作成または編集します
• アクションを追加し、「Chatworkに通知」を選択します
• 「送信先ルームID」に、通知を送りたいChatworkルームのIDを入力します
• 「メッセージ本文」に、送信する文面を入力します
• ワークフローを保存し、有効化します

※ 対象にできるオブジェクトは、取引・会社・コンタクト・チケットです。

ルームIDの調べ方

Chatworkで対象のルームを開くと、URLが https://www.chatwork.com/#!rid123456789 のような形式になります。rid に続く数字がルームIDです。

レコードの値を差し込む

• 「送信先ルームID」「メッセージ本文」のどちらの入力欄でも、HubSpotのプロパティ挿入機能（トークンピッカー）が使えます
• メッセージ本文に取引名や担当者名などを差し込むと、通知を受け取った側がどのレコードの話かすぐ分かります
• 送信先ルームIDにプロパティを差し込むと、レコードごとに異なるルームへ通知を振り分けられます。ルーム紐付けで自動作成される「Chatwork Room ID」プロパティを指定するのが簡単です

Chatworkでの見え方

メッセージは情報枠として投稿され、「HubSpot通知」というタイトル・入力した本文・対象レコードへのリンクが含まれます。

※ 何らかの理由でレコードのURLを取得できなかった場合は、リンク行のない形で送信されます（通知自体は届きます）。

後続アクションでの利用

アクションは送信したメッセージのIDを「メッセージID」として返します。ワークフローの後続アクションから参照できます。

送信できる件数

• Freeプランは月10件までです。上限に達すると、その月の新規の通知は停止し、アップグレードを促すエラーが返ります
• Professional・Enterpriseプランでは件数の上限はありません

対応オブジェクト

取引・会社・コンタクトのレコードで利用できます。チケットは対象外です。

ルームを紐付ける

• レコードを開き、右サイドバーの「Chatworkルーム紐付け」カードを表示します
• 「ルームを紐付け」をクリックします
• 「紐付けるルームを選択」のドロップダウンにルーム一覧が表示されるので、ルーム名で検索して選びます

※ 一覧に表示されるのは、接続中のChatworkアカウントが参加しているルームです。

ルームIDを直接入力する

ルーム数が多く一覧に出てこない場合（表示されるのは最新100件までです）は、同じ画面の「ルームIDを直接入力」に入力して「紐付け」をクリックします。入力したIDは、存在とアクセス権が確認されたうえで紐付けられます。

紐付け済みの状態

• カードにルーム名と「Chatworkでルームを開く」のリンクが表示されます
• 別のルームに付け替えるときは「紐付けを変更」をクリックします
• 紐付けをやめるときは「解除」をクリックし、確認画面で「解除」を選びます

紐付けのルール

• 1つのレコードに紐付けられるルームは1件までです。新しく紐付けると、既存の紐付けが置き換わります
• 1つのルームは複数のレコードから紐付けられます（同じ顧客のルームを会社と取引の両方から紐付ける、といった使い方ができます）
• 紐付け数に上限はありません

自動で作成されるプロパティ

初めて紐付けを行うと、プロパティグループ「Chatwork」と、その中の「Chatwork Room ID」「Chatwork Room URL」の2つのプロパティが自動的に作成されます。紐付け・解除に合わせて値が更新されます。

プロパティを手で編集した場合

これらのプロパティをレコード上で直接書き換えるなどしてアプリの記録とずれると、カードに「HubSpotプロパティがずれています」という警告が表示されます。「再同期」をクリックすると、アプリ側の記録を正としてプロパティが書き戻されます。

紐付け済みのChatworkルームに投稿された新着メッセージを、HubSpotのノートとして自動的に記録します。Enterpriseプランでのみご利用いただけます。

いつ・どこに記録されるか

• 30分ごとに新着メッセージを取得します
• 1回の同期につき、1つのルームにまとめて1件のノートを作成します（メッセージ1件ごとにノートは作りません）
• 作成したノートは、そのルームに紐付いているすべてのレコードに同時に関連付けられます
• 新着メッセージがなかったルームには、ノートを作成しません

ノートの見え方

• 先頭に「【Chatworkメッセージ同期: ルーム名】」の見出しが入ります
• メッセージごとに「送信者名（時刻）: 本文」の形で、古い順に並びます
• 送信者名と時刻の部分は、Chatworkの該当メッセージへのリンクになっています
• 末尾にルームへのリンクと同期日時が入ります
• Chatwork独自の記法（引用・コード・情報枠・宛先指定など）は、読みやすい形に変換して記録されます

初回の同期

紐付け後の最初の同期では、最新の100件のみを取得します。それより前の過去ログは遡って取り込みません。

同期されないもの

• メッセージの編集・削除は反映されません（Chatwork API側で検知できないためです）
• ファイル添付は同期されません
• HubSpot側からChatworkへの返信はできません

取りこぼしについて

Chatwork APIは1回の取得につき最大100件という制約があります。同期の間隔内に100件を超える投稿があったルームでは、超過分のメッセージが取得できないことがあります。これはChatwork API側の仕様によるもので、後から取り直す手段はありません。

この状態を検知した場合、本サービスはそのときに作成するノートの冒頭に「一部メッセージが同期されていない可能性があります」という注記を入れます。やり取りが特に活発なルームでは、Chatwork側の原本もあわせてご確認ください。

設定画面の「プラン・お支払い」タブで、現在のプラン・契約ステータス・次回更新日を確認できます。

プラン

※ 金額はいずれも税抜・月額で、連携する1つのHubSpotポータルあたりの金額です。年額プラン・無料トライアルの設定はありません。

通知件数のカウント

• ワークフローアクションによる送信1回につき1件としてカウントします
• Freeプランで月10件の上限に達すると、その月の新規の通知は停止します
• カウントは翌月にリセットされます

アップグレード

• 「プラン・お支払い」タブのアップグレードボタンから手続きします（別タブでStripeの決済画面が開きます）
• アップグレードは即時に反映され、日割り計算された料金がその場で課金されます
• 決済の完了後、設定画面の「更新」をクリックすると新しいプランが表示されます

プラン変更・解約・支払い方法の変更

• 「請求管理」をクリックすると、Stripeの請求管理画面が開きます
• 下位プランへの変更は、次回更新日から反映されます
• 解約しても次回更新日までは引き続きご利用いただけます。日割りでの返金はありません
• 解約の手続き済みの場合は、設定画面に解約予定日の案内が表示されます
• 支払い方法の変更・請求履歴の確認も、同じ請求管理画面から行えます

通知が届かない

• 設定画面の「接続」タブで、Chatworkが「接続済み」になっているか確認してください
• 送信先ルームIDが正しいか確認してください（ChatworkのURLの rid に続く数字です）
• 接続中のChatworkアカウントが、そのルームのメンバーになっているか確認してください
• Freeプランの場合、月10件の上限に達していないか確認してください
• ワークフロー自体が有効化され、対象レコードが登録されているか確認してください

ルームが一覧に出てこない

• 一覧に表示されるのは最新100件までです。「ルームIDを直接入力」から紐付けてください
• 接続中のChatworkアカウントが参加していないルームは表示されません

ノートが作成されない

• Enterpriseプランかどうか確認してください（メッセージ同期はEnterpriseプランのみの機能です）
• 対象のルームがCRMレコードに紐付いているか確認してください
• 同期は30分ごとです。直前の投稿は次の同期まで反映されません
• 新着メッセージがないルームには、ノートは作成されません

「再接続が必要」と表示される

• 設定画面の「接続」タブから、Chatworkまたは HubSpot に接続し直してください
• APIトークンで接続していた場合、担当者の退職・異動でトークンが無効になっていないか確認してください

「権限が不足している可能性があります」と表示される

アプリが必要とする権限の一部が許可されていない状態です。設定画面の案内に従って接続し直してください。

「HubSpotプロパティがずれています」と表示される

「Chatwork Room ID」などのプロパティが、紐付け・解除以外の方法で書き換えられた状態です。カードの「再同期」をクリックすると解消します。

解決しない場合は、サポート窓口（https://start-link.jp/sync/support）からお問い合わせください。

対応の範囲

• 有料プラン（Professional・Enterprise）：担当者がメールで個別に対応します
• Freeプラン：不具合のご報告のみ受け付けます

お問い合わせ時に添えていただきたい情報

• エラーメッセージ
• 操作手順
• HubSpotのレコードURL
• ChatworkのルームID
• 現在のプラン
• 発生した日時

※ 本サービスは株式会社StartLinkが提供するものです。株式会社kubellへのお問い合わせはご遠慮ください。