「展示会で大量の名刺を集めたのに、結局フォローしきれなかった」「展示会後のフォローが個人任せになっていて、対応品質にムラがある」「そもそも展示会の投資効果を数字で把握できていない」——製造業で展示会を活用されている企業からは、こうした課題を非常に多くいただきます。
製造業の展示会リード管理とは、展示会で獲得した名刺情報をCRMに迅速に登録し、ワークフローとシーケンスでフォローを自動化し、展示会から商談・受注までのROIを一気通貫で計測する設計手法です。
この記事では、名刺交換からCRM登録、フォローアップ、商談化、ROI分析までの全体フローを解説します。
スプレッドシートで展示会管理されている企業様が多いかなと思っておりまして、こっちにも顧客リストがあり、一方で担当者マスターにもまた別の情報が入っていたり、差分が起きてしまうというのが典型的な課題です。
CRMを使えば、名刺→登録→フォロー→商談化→受注までを一本のデータフローで管理できます。
名刺獲得 → CRM登録 → 自動フォローメール → ISがスコア順に架電 → 商談化 → パイプライン管理 → 受注/失注コンタクト（担当者マスター）
↕ 関連付け
会社（取引先マスター）
↕ 関連付け
マーケティングイベント（展示会ごと）→ コンタクトとリレーション
↕
キャンペーン（年度全体の展示会横断集計）
↕
取引（商談管理）この構造をリレーションデータベースとして持つことで、「この展示会から何件のリードが入り、何件商談化し、いくらの受注につながったか」を自動的に集計できるようになります。
展示会後に名刺をデータ化して、CSVファイルでHubSpotにインポートします。
インポート時のポイント:
タブレットにHubSpotのフォームを表示して、会場で直接入力してもらう方法です。リアルタイムでCRMに登録されるので、フォロー開始までのタイムラグがゼロになります。
名刺スキャンアプリ（SanSan等）で読み取った情報を、iPaaS（Yoom/Zapier）経由でHubSpotに自動連携する方法です。
HubSpotのスマホアプリにも名刺スキャン機能があるので、展示会の規模が小さい場合はこれだけでも十分対応できます。
展示会で名刺交換した相手に、迅速かつ一貫したフォローを行うことが商談化率を左右します。
メールを送った後にすぐ開封か未開封か判断するのではなく、例えば2日後に判定する遅延を入れるというのが結構重要です。
特に有望なリードには、シーケンスで営業個人からのメールに見える形でフォローします。
100名とかにシーケンスを登録して、その中で10案件商談化し、そこから2件受注するイメージです。テンプレの品質を上げれば、新卒でもベテラン並みのアプローチが可能になるのがシーケンスの強みです。
展示会リード全員に同じフォローをするのではなく、スコアリングで優先順位をつけて架電するのが効果的です。
| 行動 | スコア |
|---|---|
| 展示会来場 | +15 |
| ブースでのデモ参加 | +20 |
| 資料請求 | +10 |
| フォロー後のメール開封 | +5 |
| 料金ページ閲覧 | +15 |
| 事例ページ閲覧 | +10 |
ただ単にかけていくだけよりも、HubSpotのMAの機能が強いのでスコアリングで優先順位の高い方から並べて、それぞれにかけるという方が効率的です。
展示会ごとにマーケティングイベントを作成し、参加者（コンタクト）を関連付けます。これにより、展示会別のリード数、商談化数、受注数を自動集計できます。
年度の展示会活動全体を1つのキャンペーンにまとめることで、展示会全体のROI分析が可能です。
| 分析項目 | 算出方法 |
|---|---|
| リード獲得数 | イベント参加コンタクト数 |
| 商談創出数 | イベント参加コンタクトからの取引数 |
| 商談金額 | 上記取引の合計金額 |
| 受注金額 | 成約済み取引の合計金額 |
| CPA | 展示会費用 ÷ リード獲得数 |
| ROI | 受注金額 ÷ 展示会費用 |
名刺交換: 300枚
→ CRM登録: 280件
→ メール開封: 180件
→ 商談化: 15件
→ 受注: 5件（受注金額: 1,500万円）展示会から1500万の取引創出、実受注1000万。名刺交換からの商談化率が5%、受注率が33%。このような数字がCRMから自動的に出てくるのが、リレーションデータベースで展示会管理をする最大のメリットです。
| レポート | 用途 |
|---|---|
| 展示会別リード→商談→受注ファネル | 展示会効果の比較 |
| 展示会別CPA | コスト対効果の評価 |
| フォローアップ進捗 | ISの架電進捗管理 |
| 製品カテゴリ別リード分布 | 次回展示会の出展戦略 |
製造業の展示会リード管理は、名刺獲得→CRM登録→自動フォロー→商談化→ROI分析という一連のフローを一気通貫で設計することがゴールです。
まずは展示会後のCSVインポートと自動お礼メールの仕組みから始めて、段階的にシーケンス、スコアリング、ファネル分析に拡張していくのがおすすめです。
CRMにデータが蓄積されるほど、「どの展示会が最も効果的か」「どんなフォロー方法が商談化率を高めるか」が見えてきます。スモールスタートで始めて、展示会マーケティングの精度を上げていただければなと思います。
「展示会リードの管理を仕組み化したい」「展示会ROIを可視化したい」——そんなお悩みをお持ちでしたら、ぜひ一度ご相談ください。
理想は翌営業日、遅くとも3営業日以内です。時間が経つほどフォローの効果が下がり、「先日の展示会でお話しした」という文脈も薄れてしまいます。
同じCRM上で管理しつつ、「リードソース」プロパティで展示会経由を識別するのがおすすめです。パイプラインを分ける必要はありませんが、ビューやフィルターで展示会リードだけを抽出できるようにしておくと便利です。
年2回以上出展している場合は、CRMで展示会管理をするメリットが明確に出てきます。1回の出展でも100枚以上の名刺を集める場合は、手動管理では追いきれないので仕組み化する価値があります。
HubSpotだけではなくて、他のリレーションデータベースを持つCRMは同様のことができます。ただし、マーケティングイベント、シーケンス、ワークフローを一つのプラットフォームで利用できるHubSpotは、展示会管理の一気通貫設計に特に強みがあります。