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title: VTuberプロダクションのHubSpot活用｜案件依頼とファン対応の窓口を一元化する
description: VTuber・タレント・インフルエンサー事務所で、企業からの出演・タイアップ依頼とファンからの連絡をHubSpotで一元管理する設計を解説します。依頼フォーム、案件パイプライン、ファン向け配信の組み立て方に加え、配信基盤や精算・契約管理など専用システムに任せる範囲も整理しました。
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# VTuberプロダクションのHubSpot活用｜案件依頼とファン対応の窓口を一元化する

- 2026年10月9日
- 最終更新: 2026年10月9日

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この記事の結論

VTuberやタレント事務所の窓口は、企業の依頼とファンの連絡が混ざりがちです。HubSpotで受付から案件の進捗までを一本化し、配信や精算は専用システムに任せる線引きを解説します。

ブログ目次

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## 記事の内容を、そのまま実務に落とし込みたい方向け

HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが、HubSpot導入・AI活用・CRM整備・業務効率化までをまとめて支援しています。記事で気になったテーマを、そのまま相談ベースで整理できます。

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「企業さんからのタイアップ依頼が、公式メール、SNSのDM、イベントでの名刺交換と、あちこちから届く」

「ファンからの連絡と、仕事の依頼が同じ受信箱に混ざって、見落としが怖い」

——VTuberやタレント、インフルエンサーを抱える事務所では、こうした悩みが出やすいように思います。

この業態の特徴は、**窓口に届くものの種類が多いこと**です。出演やタイアップの依頼、コラボの打診、取材、グッズや企画の相談、そしてファンからの連絡。それぞれ、対応する担当者も、返す速度も、残すべき記録も違います。受信箱が一つのままだと、優先度の高い依頼が埋もれてしまいます。

この記事では、HubSpotを使って、依頼の受付から案件の進捗まで、そしてファン向けの配信までを整える設計を紹介します。あわせて、ライブ配信やグッズ販売、出演料の精算といった、HubSpotでは扱わない領域も先に整理しておきます。

- **窓口に届くものを「依頼の種別」で振り分ける** ── 企業の依頼とファンの連絡を、入口の時点で分けます
- **案件は取引パイプラインで進める** ── 誰が次に動くのかが、事務所の誰から見ても分かる状態にします
- **ファン対応は案件と別の流れにする** ── 配信は購読の種類ごとに、問い合わせはチケットで管理します
- **配信・グッズ・精算は専用システムの領域** ── HubSpotに載せようとしないことが運用継続の鍵です

## 窓口が混ざると、何が起きるか

具体的な運用に入る前に、窓口が一本化されていないと起きる問題を整理しておきます。

### 依頼の見落としと、返信の遅れ

企業からの依頼は、返信が遅れると他の事務所に流れることがあります。公式メール、SNSのDM、ウェブフォームと入口が複数あると、誰がどの依頼に返信したのかが分からなくなります。「誰かが返しているだろう」と思って誰も返していない、という状況が起こりがちです。

### 同じ相手とのやり取りが分断される

同じ企業から、別のタレントへの依頼が来ることもあります。過去の依頼の経緯が担当者ごとに別々のメールに残っていると、「以前、条件が合わずに見送った相手」への対応が現場でバラつきます。

### 案件の状況が、担当者の頭の中にしかない

案件が複数のタレントにまたがって進むと、「今どこまで進んでいるか」「次に誰が何をするか」が、事務所全体で見えなくなります。マネージャーが休むと進捗が止まる、という状況は、仕組みで防ぎたいところです。

### ファンの連絡と仕事の依頼が同じ場所に来る

ファンからの連絡（応援メッセージ、問い合わせ、誤情報の指摘など）は、大切にしたい一方で、案件対応と同じ優先度では扱えません。分けないと、どちらの対応も雑になります。

![HubSpotのフォーム一覧画面（HubSpotデモアカウント）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/mkt_forms_list.png)

## 依頼の窓口を一本化する設計

HubSpotでは、フォームで受け付けた内容が、そのままコンタクトや会社、取引に紐づきます。受付の入口を揃えるところから始めます。

### 依頼フォームを「種別」で出し分ける

ウェブサイトに置く問い合わせフォームには、最初の質問で「依頼の種別」を選んでもらいます。

| 依頼種別 | 追加で聞く項目の例 | 送り先 |
| --- | --- | --- |
| 出演・タイアップ | 企業名、商材、希望時期、予算感の有無 | 案件担当 |
| コラボ・企画 | 企画の概要、希望する形式 | 企画担当 |
| 取材・メディア | 媒体名、掲載時期 | 広報担当 |
| その他の相談 | 内容 | 窓口担当 |

フォームの項目は、回答に応じて追加の質問が表示されるように設定できます（条件付きロジック。Marketing HubまたはContent HubのProfessional以上が必要です。[公式](https://knowledge.hubspot.com/forms/create-and-edit-forms)）。Starter以下の場合は、依頼種別ごとにフォームを分けて代用します。HubSpotのフォームは外部のサイトにも埋め込めて、送信内容に応じてコンタクトを作成・更新します（[HubSpot公式のフォームの案内](https://knowledge.hubspot.com/forms/create-forms)）。フォームの作り方は[フォーム作成完全ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-form-creation-guide)で詳しく扱っています。

### 受付後の通知と割り当てをワークフローで自動化する

フォーム送信を起点に、依頼種別に応じて担当者へ通知し、担当者に割り当てるところまでをワークフローで自動化できます（Professional以上。[HubSpot公式のワークフローの案内](https://knowledge.hubspot.com/workflows/create-workflows)）。依頼者に届く受付完了のメールも、同じ仕組みで送れます。

ここで大事なのは、**24時間以内に一次返信する**、といった事務所内の基準を決めておくことです。仕組みは通知を出すだけで、返信の速さを決めるのは運用のルールです。

### 企業と担当者を会社・コンタクトで持つ

依頼元の企業は会社レコード、依頼者本人はコンタクトとして持ちます。過去の依頼、見送りの理由、取引の履歴が、同じ画面に集まります。次に同じ企業から依頼が来たとき、経緯を即座に確認できます。

## 案件をパイプラインで進める：出演・タイアップ・キャスティング

依頼が来たら、案件として取引（ディール）を作成します。パイプラインのステージで進捗を見える化すると、誰が見ても状況が分かります。

### 案件パイプラインのステージ例

| ステージ | 内容 | 次に動く人 |
| --- | --- | --- |
| 依頼受付 | 依頼内容の確認、一次返信 | 窓口担当 |
| タレント調整 | 出演可否・スケジュールの確認 | マネージャー |
| 条件提示 | 内容・時期・条件の提示 | 案件担当 |
| 条件調整 | クライアントとのすり合わせ | 案件担当 |
| 成約 | 実施内容の確定 | 案件担当 |
| 実施・納品 | 出演・配信・投稿の実施 | マネージャー |
| 完了 | 実施後の報告・請求依頼 | 案件担当 |
| 見送り | 理由の記録 | 案件担当 |

パイプラインの作成は、Starter・Professional・Enterpriseのサブスクリプションで可能です（[Set up and manage object pipelines](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/set-up-and-customize-pipelines)）。「見送り」の理由を選択式で残しておくと、「時期が合わない」「条件が折り合わない」といった傾向が後から集計できます。

### タレントごとの案件を見えるようにする

案件を、どのタレントに関するものかで絞り込めるようにします。方法は2つです。

- **取引のプロパティで持つ**：「対象タレント」を選択式（複数選択可）にする。標準オブジェクトだけで始められる
- **カスタムオブジェクトで持つ**：タレントを独立したレコードにして、取引と関連付ける。Enterpriseが必要（[Create and edit custom objects](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-custom-objects)）

最初は前者で十分です。タレントの数が増えて、タレントごとのプロフィールや稼働状況まで持ちたくなったら、後者を検討します。判断の基準は[カスタムオブジェクトの設計判断](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-custom-object-design-decision)にまとめています。

### キャスティング案件の「候補を出す」運用

出演依頼で、複数のタレントを候補として提案する場面では、案件に複数のタレントを関連付けて、それぞれの可否を記録していく運用が使えます。「Aさんは時期が合わない」「Bさんは内容が合う」といった確認結果を、メールの文面ではなく、レコードに残す形にします。

### 会議の日程調整

クライアントとの打ち合わせは、ミーティングリンクで日程調整を自動化できます（[HubSpot公式のミーティングツールの案内](https://knowledge.hubspot.com/meetings-tool/use-meetings)）。使い方は[ミーティングリンクの活用術](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-meeting-link-scheduling)で整理しています。

## ファンとの接点を整える

ファン向けの情報発信と、ファンからの連絡の管理も、HubSpotで扱えます。ただし、案件の窓口とは分けて設計します。

### ファン向け配信は、同意を得た相手に、種類を分けて送る

メールマガジンやファンクラブの案内は、購読に同意してもらったコンタクトに送ります。配信の種類（新着情報、イベントの案内、グッズの告知など）を分けて、受け取りたいものを選べるようにしておくと、配信停止の抑制につながります（[HubSpot公式の購読タイプの案内](https://knowledge.hubspot.com/marketing-email/set-up-email-subscription-types)）。

タレントごとのファンを分けて配信したい場合は、「応援しているタレント」を選択式で持ち、条件に合う人を自動で集めるアクティブなセグメントを作ります（[HubSpot公式のセグメントの案内](https://knowledge.hubspot.com/segments/create-active-or-static-lists)）。セグメントの設計は[リスト・セグメンテーション設計](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-list-segmentation-design)も参考になります。ワークフローで送る自動配信メールには、Marketing HubのProfessional以上が必要です（[Create and send marketing emails](https://knowledge.hubspot.com/marketing-email/create-and-send-marketing-emails)）。

### 年齢や個人情報の扱いは、あらかじめ決めておく

ファンの中には、未成年の方もいます。取得する個人情報を最小限にする、保護者の同意が必要な場面の扱いを決めておく、といった方針を、運用の前に定めておくことをおすすめします。具体的な線引きは、事務所の方針や専門家の助言をもとに決めてください。

### ファンからの連絡は、チケットで分けて管理する

ファンからの問い合わせは、チケットとして管理すると、案件の取引とは別のパイプラインで進捗を追えます。HubSpotのチケットは、手動、メール、フォームなどから作成でき、パイプラインでステータスを管理します（[Create and respond to tickets in help desk](https://knowledge.hubspot.com/help-desk/create-respond-to-tickets-in-help-desk)）。ヘルプデスクの機能はService HubのProfessional以上が前提です。まずは取引のパイプラインとは別のチケットを使う、という考え方だけでも、混在を防げます。

LINEのようなメッセージアプリを窓口にしたい場合は、連携の考え方を[HubSpotとLINE公式アカウントの連携](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/integration-ecosystem/hubspot-line-official-integration)で解説しています。

![ファン向けのセグメントと配信（応援タレント別に、同意を得た人へ届ける）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-067_2.png)

## HubSpotでできること・専用システムに任せること

事務所の業務には、HubSpotに向かないものもあります。最初に線を引いておくと、導入後の迷いが減ります。

| 領域 | HubSpotで管理できる | 専用システムに任せる |
| --- | --- | --- |
| 企業からの依頼の受付・履歴 | ○ | ― |
| 案件の進捗・担当者・関連タレント | ○（取引パイプライン） | ― |
| クライアント・担当者の情報 | ○（会社・コンタクト） | ― |
| ファン向けの配信（メール等） | ○ | ― |
| ファンからの問い合わせ管理 | ○（チケット） | ― |
| ライブ配信・動画配信そのもの | ✕ | 配信プラットフォーム・配信基盤 |
| グッズの販売・在庫・決済 | ✕ | ECシステム |
| 出演料の精算・支払い | ✕ | 会計・精算システム |
| マネジメント契約・出演契約の書類管理 | ✕（案件の進捗として「契約済み」を持つ程度） | 契約管理システム |

案件が「成約」になった時点までをHubSpotで管理し、請求や精算は会計システムに引き継ぐ、といった切り分けがしやすい形です。HubSpotには取引の金額や条件を持たせられますが、**精算の正しさを担保する台帳にはしない**ほうが安全です。

また、ライブ配信の視聴データやグッズの購入履歴といった外部のデータを、HubSpotに取り込んで活用する方法はありますが、連携の設計が別途必要になります。最初から広げず、窓口の一本化から始めるのが現実的です。

## 小さく始める進め方

### 最初の一歩：フォームと案件パイプライン

まず、依頼フォームを作り、案件パイプラインを用意します。過去の進行中の案件は、取引として手で移すだけで構いません。ここまでで、「どの依頼が、どこまで進んでいるか」が見えるようになります。

### 次の一歩：通知と一次返信の自動化

フォーム送信時の担当者通知、受付完了メール、未返信の依頼をタスク化するワークフローを加えます。

### その次：ファン向けの配信とチケット

窓口が安定してから、ファン向けの配信と、問い合わせのチケット管理を加えます。最初から全部を入れると、運用が回らなくなるからです。

### 正直な限界

HubSpotを入れるだけでは、依頼は増えません。整えられるのは、届いた依頼を取りこぼさず、案件を前に進める部分です。ただ、事務所の規模が大きくなるほど、この「取りこぼさない」部分の価値は大きくなると考えています。

導入支援は、単なるコストではなく、窓口が回る土台をつくる投資だと位置づけています。企業様によって最適な形は異なります。まずは、依頼がどの入口から来ているかを書き出すことから始めてみてください。

## よくある質問

### Q1. 所属タレントが数人の小さな事務所でも使えますか

使えます。窓口が一本化されていないことの影響は、タレントの人数よりも、依頼の入口の数で決まります。公式メール・SNSのDM・フォームから依頼が届いているなら、フォームと案件パイプラインだけでも効果があります。

### Q2. SNSのDMで届く依頼もHubSpotに入りますか

DMそのものが自動で入るわけではありません。DMで届いた依頼は、窓口担当が依頼フォームの内容に沿って取引として登録するか、依頼はフォームから送ってもらうよう案内する運用が現実的です。連携の可否は、利用するメッセージアプリごとに確認が要ります。

### Q3. タレントのスケジュール管理もHubSpotでできますか

タレントの稼働・スケジュールを正確に管理する用途には向きません。案件の中で「出演可否の確認結果」を残すところまでをHubSpotで行い、スケジュール自体は既存のカレンダーや管理ツールに任せる形がおすすめです。

## まとめ

VTuberやタレント事務所の窓口整備は、HubSpotで次のように進められます。

- **依頼フォームで種別を分ける。** 企業の依頼、取材、ファンの連絡を入口で振り分けます
- **案件は取引パイプラインで進める。** 次に動く人と見送りの理由を残します
- **ファン向けの配信は同意を得た相手に、種類を分けて送る。** 未成年の扱いは事前に方針を決めます
- **配信基盤・グッズ販売・出演料の精算は専用システムに任せる。** HubSpotは精算の台帳にしません

最初の一歩としておすすめしたいのは、**依頼がどの入口から届いているかを書き出し、依頼フォームの「依頼の種別」の選択肢を4つ決めること**です。

業界別のHubSpot活用の全体像は、[業界別ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/industry-deep)でも紹介しています。自社の窓口にどう当てはめるかを具体的に検討したい場合は、[StartLinkの無料相談](https://start-link.jp/contact)でご相談ください。現状の運用をうかがったうえで、設計の方向性をご提案します。

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### [Basics HubSpotの基本操作ガイド コンタクト管理、メール、電話、取引登録までを実画面ベースで整理しています。](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-basic-operations-guide)

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### [Contact 導入や活用の相談はこちら 自社環境に合わせた導入方針、運用設計、リライト優先度の相談ができます。](https://start-link.jp/contact)

 株式会社StartLinkは、事業推進に関わる「販売促進」「DXによる業務効率化（ERP/CRM/SFA/MAの導入）」などのご相談を受け付けております。 サービスのプランについてのご相談/お見積もり依頼や、ノウハウのお問い合わせについては、[無料のお問い合わせページ](https://www.start-link.jp/contact)より、お気軽にご連絡くださいませ。

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### 今枝 拓海 / Takumi Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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  "description" : "HubSpotとfreee会計・freee請求書をシームレスに連携。取引先の同期から請求書作成まで、バックオフィスの業務を自動化するHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "freee取引先をHubSpotに自動同期", "HubSpotからfreee見積書・請求書を作成", "取引データをfreee会計に自動登録", "月次請求・更新処理に対応", "商品項目・品目・部門・タグ情報の連携" ],
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  "name" : "Sync for freee",
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    "@type" : "Offer",
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  "description" : "HubSpotのCRMレコードとNotionのページ・データベースを接続。HubSpotの画面から離れずにNotionのすべてにアクセスできるHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "CRMカードからNotionページの作成・閲覧・編集", "NotionデータベースをCRMタブにテーブル表示", "4つのワークフローアクションで自動化", "コンタクト・会社・取引・チケット・サービス・プロジェクト対応" ],
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  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
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  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-chatwork-bystartlink",
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    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
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    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
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    "price" : "10000",
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