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title: 留学エージェントのHubSpot活用｜相談から申込・出発前フォローまで一気通貫で管理
description: 留学エージェントが、相談者の希望・カウンセリング・申込・出発前フォローをHubSpotで一気通貫に管理する設計を解説します。追客の自動化、保護者との関係の持ち方、ビザ書類や航空券の手配を別システムに任せる線引きまで整理します。導入の手順も紹介します。
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# 留学エージェントのHubSpot活用｜相談から申込・出発前フォローまで一気通貫で管理

- 2026年10月9日
- 最終更新: 2026年10月9日

[AI](https://start-link.jp/hubspot-ai/tag/ai) [HubSpot](https://start-link.jp/hubspot-ai/tag/hubspot) [CRM](https://start-link.jp/hubspot-ai/tag/crm) [ワークフロー](https://start-link.jp/hubspot-ai/tag/ワークフロー) [営業](https://start-link.jp/hubspot-ai/tag/営業)

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この記事の結論

留学相談から出発前フォローまでの追客はHubSpotで管理できますが、ビザ書類・航空券の手配管理は別領域です。設計と線引きを解説します。

ブログ目次

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## 記事の内容を、そのまま実務に落とし込みたい方向け

HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが、HubSpot導入・AI活用・CRM整備・業務効率化までをまとめて支援しています。記事で気になったテーマを、そのまま相談ベースで整理できます。

[サービス概要を見る](https://start-link.jp/service/hubspot-ai) [無料で相談する](https://start-link.jp/contact)

「資料請求の後、連絡が途絶えた相談者が何人いるのか分からない」

「申込は済んだのに、出発までの間に何を伝えたか、担当者以外には見えない」

——留学エージェントの現場では、こうした悩みが聞かれることが多いかなと思います。

留学エージェントのHubSpot活用とは、**相談者の希望、カウンセリングの内容、申込、出発前のフォローまでを1人ひとりの履歴として残し、連絡のタイミングを仕組みで支えること**です。一方で、ビザ書類の準備状況や航空券の手配といった手続きの管理は、HubSpotの得意分野ではありません。ここは別のシステムに任せる前提で設計すると、無理なく回ります。

この記事では、相談から出発までの流れを順番にたどりながら、HubSpotで管理すること、管理しないことを整理します。

- **留学の検討期間は長く、途中で止まる人が多い** ── 追客を仕組みにするだけで取りこぼしが減ります
- **相談者本人と保護者は別の人** ── 関係を持ち分けておくと、連絡の宛先を間違えません
- **出発日が決まれば、そこから逆算してフォローを出せる** ── 日付のプロパティーとワークフローで自動化します
- **手続きの管理はHubSpotに入れない** ── ビザ書類・航空券は専用の仕組みのほうが確実です

![相談から出発前フォローまでの5段階（1人ひとりの履歴として残す）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-078_1.png)

## 留学エージェントの業務で起きがちな3つの詰まり

### 資料請求や初回相談の後に、追客が止まる

留学は、検討から出発まで半年〜1年以上かかることがあります。資料請求や無料相談の後に迷っている期間が長く、その間に連絡が途絶えやすいのが特徴です。担当者が個別にメールを書いていると、忙しい時期に追客が後回しになります。

「相談から2週間連絡がない人」を一覧にし、自動または半自動でフォローを出す仕組みがあれば、取りこぼしを減らせます。

### 相談者の希望が文章のまま残り、再提案に使えない

相談者の希望は、行き先の国、期間、時期、予算感、目的（語学・資格・インターン・大学進学など）と多岐にわたります。これを面談メモに文章で書くだけでは、「半年後に出発したい人に、この新しいプログラムを紹介したい」というときに探せません。

選択式のプロパティーで持っておくと、条件で絞り込めます。ここは、人材紹介で希望条件を構造化する考え方と共通しています（[候補者と求人のマッチングをHubSpotで運用する](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/industry-deep/recruitment-candidate-job-matching)）。

### 申込後・出発前の連絡が、担当者個人に依存する

申込が済んでから出発までは、説明会の案内、必要書類の連絡、渡航前の注意、現地情報の提供など、連絡が多い期間です。これも担当者の記憶やカレンダー頼みだと、連絡の抜けや二重送信が起きます。

## 相談から申込までを管理する

### 相談者はコンタクト、検討中の留学は取引で持つ

相談者はコンタクト（Contact）として登録し、「検討中の留学プラン」を取引（Deal）として持つ設計が基本です。1人が複数の候補（たとえば短期の語学留学と長期の大学留学）を比較している場合は、取引を分けるのではなく、1つの取引にまとめて希望の幅をプロパティーに持つ形でも構いません。運用のしやすいほうを選んでください。

取引のステージの例は次のとおりです。

| ステージ | やること |
| --- | --- |
| 資料請求・問い合わせ | 初回の連絡、カウンセリング予約の案内 |
| カウンセリング | 希望のヒアリング、プランの提案 |
| 検討中 | 追加の質問対応、比較への情報提供 |
| 申込 | 申込書の受領、入金の案内 |
| 出発前フォロー | 説明会、書類連絡、渡航前の案内 |
| 出発・帰国後 | 現地での連絡、帰国後の相談、次の留学の提案 |

カスタムのパイプラインを作成するにはStarter以上が必要です（出典: [HubSpotナレッジベース「set up and customize pipelines」](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/set-up-and-customize-pipelines)）。

### カウンセリングの予約をミーティングツールに任せる

カウンセリングの日程調整は、メールのやり取りが長引く原因になります。HubSpotのミーティングツールで予約ページを作り、相談者に共有すれば、相手が空いている時間を選んで予約できます。担当者のカレンダーと連携し、予約が入ると会議の記録がコンタクトに残ります。

複数の担当者で予約を振り分けるチームの予約ページを作るには、Sales HubまたはService HubのStarter以上が必要です。1対1の予約ページなら、無料のツールでも作れます（出典: [HubSpotナレッジベース「Create and edit scheduling pages」](https://knowledge.hubspot.com/meetings-tool/create-and-edit-scheduling-pages)）。

### 追客はシーケンスとワークフローで分担する

相談後の追客には、2つの道具があります。

- **シーケンス**: 担当者個人の名前で、数日おきにメールとタスクを送る。返信があれば自動で止まる。Sales HubまたはService HubのProfessional以上、担当者のSalesまたはServiceシート、個人のメールアドレスの接続が必要（出典: [HubSpotナレッジベース「Create and edit sequences」](https://knowledge.hubspot.com/sequences/create-and-edit-sequences)）
- **ワークフロー**: 条件に合うコンタクトに、メール送信やタスク作成を自動で行う

使い分けの目安は、**個別の相談に近い連絡はシーケンス、全員に共通するお知らせはワークフロー**です。シーケンスの基本は[HubSpotシーケンスの使い方](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-sequence-guide)で整理しています。

![カウンセリング予約と、相談後の追客の分担（個別は人、共通のお知らせは自動）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-078_2.png)

## 保護者と本人を関連付けで持ち分ける

高校生や大学生の留学では、本人と保護者の両方に連絡する場面が多くあります。費用の相談や同意は保護者、日々の連絡は本人、というように、連絡先が使い分けられます。

### 2人を別のコンタクトとして関連付ける

相談者本人と保護者を、それぞれコンタクトとして登録し、同じ取引に関連付けます。関連付けラベルで「本人」「保護者」と役割を付けておくと、どちらに連絡すべきかが取引の画面で分かります。ラベルはワークフローやセグメントの条件にも使えます。ただしセグメントでラベルを条件に使うにはProfessional以上が必要です（出典: [HubSpotナレッジベース「create and use association labels」](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-and-use-association-labels)）。

### 連絡の宛先と内容を分ける

留学の費用や契約に関する連絡は保護者、出発前の持ち物や現地の生活は本人、と宛先を分けたい場合は、ラベルを条件にした配信が使えます。「保護者宛てには同意書の案内だけを送る」といった運用ができるため、不要な連絡を減らせます。

なお、未成年者の情報の扱いには、個人情報の取り扱いに関する社内ルールが要ります。パスポート番号のような機微な情報は、HubSpotに持たず、別の管理に分ける設計をおすすめします。

## 出発前フォローを日付から逆算して自動化する

### 出発日をプロパティーに持つ

申込が決まったら、取引またはコンタクトに「出発予定日」の日付プロパティーを入れます。この日付を基準にすると、「出発の60日前に書類の案内」「30日前に説明会の案内」「7日前に最終確認」のように、連絡を逆算で組めます。

HubSpotのワークフローには「スケジュールに基づく」登録トリガーがあり、日付プロパティーを基準に「指定日の前」で動かせます。日付プロパティーを使う場合は「一度だけ」または「毎年」の実行になります（出典: [HubSpotナレッジベース「Set ‘Based on a schedule’ workflow enrollment triggers」](https://knowledge.hubspot.com/workflows/use-based-on-a-schedule-workflow-enrollment-triggers)）。個人ごとに出発日が異なる留学では、「出発日までの待機」と「連絡の送信」を組み合わせる設計になります。

### 連絡の内容は人が確認してから送る

自動化できるのは、**送るタイミングと、定型の案内文**です。個別の事情（体調、現地の状況、書類の遅れ）に関わる連絡は、担当者が確認してから送るのが安全です。全部を自動にするのではなく、「定型の案内は自動、個別の相談は担当者」と分けるのが現実的だと考えています。

ワークフローの基本設定は[HubSpotワークフローの設定方法](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-workflow-setup-guide)をご覧ください。

### 帰国後の関係をつなぐ

帰国後は、次の留学や、別のプログラムの相談につながります。帰国のタイミングで感想のアンケートを送り、次の提案の材料にする流れを置くと、1回きりの取引で終わらない関係になります。

![出発日を基準に、フォローを逆算で並べる（日付プロパティーとワークフローで自動化）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-078_3.png)

## HubSpotでできること・専用システムに任せること

最後に、線引きを表にします。

| 領域 | HubSpotで管理できる | 専用システムの領域（HubSpotは向かない） |
| --- | --- | --- |
| 相談者の希望・属性 | 行き先、時期、目的、予算感などの構造化 | ― |
| カウンセリング | 予約、面談の記録、フォローのタスク | ― |
| 申込 | 取引の進行、申込状況、担当者の記録 | 契約書の電子締結・原本保管 |
| 追客・案内 | メール、シーケンス、ワークフロー | ― |
| ビザ書類 | 「提出済み」程度の状態の記録 | 書類ごとの不備確認、期限管理、提出先ごとの手続き |
| 航空券・宿泊の手配 | 手配済みかどうかの目印 | 予約・発券、変更・取消の管理 |
| 学校・現地の手配 | 学校名・プログラム名の記録 | 学校との申込調整・手配状況の管理 |

**ビザ書類や航空券の手配管理は、HubSpotには向きません。** 書類ごとに状態や期限があり、提出先によって手順が違う作業は、旅行・手続きの管理システムのほうが確実です。HubSpotに持たせるのは「手続きが済んでいるか」の目印程度にして、細かい管理は別のシステムに任せます。連携する場合も、まずは手続きの進み具合を1つのステータスとして取り込む程度で足ります。

## 導入を始める手順

1. **相談者の希望項目を5つに絞って選択式にする** ── 行き先、時期、期間、目的、予算感から始めます
2. **取引のパイプラインを作る** ── 上の6段階をたたき台にします
3. **カウンセリングの予約ページを作る** ── 1名分から試せます
4. **追客のシーケンスを1本だけ作る** ── 資料請求から2週間のフォローで始めます
5. **出発日のプロパティーと前日連絡の流れを1本作る** ── 数名で動作を確認してから広げます

導入の支援は、運用を整えるための投資と捉えています。最初から全部を作らず、追客の1本から始めるのがおすすめです。

## よくある質問

### Q1. 小規模な留学エージェントでも使えますか

相談者が数十人程度なら、表計算ソフトでも回ります。連絡の抜けや担当者間の引き継ぎが課題になってきたときが、導入の目安かなと思います。

### Q2. 保護者にも自動でメールを送ってよいですか

宛先の同意や配信の可否は、個人情報の取り扱いルールに沿って決めてください。配信の可否を持つプロパティーを用意し、同意の有無を条件にする設計がおすすめです。

### Q3. 出発日がまだ決まっていない人の扱いはどうなりますか

出発日が空の間は、日付基準のワークフローには入りません。検討中の人向けには、資料請求日や最終連絡日を基準にした追客を別に持ちます。

### Q4. 現地での連絡（出発後）もHubSpotで管理できますか

連絡の記録は残せますが、緊急時の連絡体制は、別の手段（電話や連絡網）で確保しておくのが安全です。

### Q5. 業界別のほかの設計も見たいです

[業界別HubSpot活用ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/industry-deep)に、業界ごとの設計をまとめています。スクール事業の入会までの流れは[体験申込から入会・継続までのパイプライン設計](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/industry-deep/school-enrollment-pipeline-design)も参考になります。

## まとめ

留学エージェントの業務は、HubSpotで次のように整理できます。

- **相談から出発前フォローまでを、1人ひとりの履歴として残せます。** 担当者が変わっても経緯が見えます
- **相談者の希望は選択式にします。** 再提案のときに条件で探せます
- **本人と保護者は別のコンタクトとして関連付けます。** 連絡の宛先を取り違えません
- **出発日から逆算して、定型の案内を自動化します。** 個別の事情は担当者が確認します
- **ビザ書類・航空券の手配管理は別システムに任せます。** HubSpotには状態の目印だけを持たせます

最初の一歩としておすすめしたいのは、**直近3ヶ月に相談があった人のうち、連絡が止まっている人を数えること**です。その数が、追客を仕組みにする価値を最も端的に示します。

自社の業務にどう当てはめるかを具体的に検討したい場合は、[StartLinkの無料相談](https://start-link.jp/contact)でご相談ください。現状の運用をうかがったうえで、設計の方向性をご提案します。

## あわせて読みたいHubSpot実務ガイド

### [Basics HubSpotの基本操作ガイド コンタクト管理、メール、電話、取引登録までを実画面ベースで整理しています。](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-basic-operations-guide)

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### [Contact 導入や活用の相談はこちら 自社環境に合わせた導入方針、運用設計、リライト優先度の相談ができます。](https://start-link.jp/contact)

 株式会社StartLinkは、事業推進に関わる「販売促進」「DXによる業務効率化（ERP/CRM/SFA/MAの導入）」などのご相談を受け付けております。 サービスのプランについてのご相談/お見積もり依頼や、ノウハウのお問い合わせについては、[無料のお問い合わせページ](https://www.start-link.jp/contact)より、お気軽にご連絡くださいませ。

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## 著者情報

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### 今枝 拓海 / Takumi Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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  "description" : "複数システムのデータを統合し、毎朝のAIブリーフィングなど経営の意思決定を加速する仕組みを構築。",
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  "category" : [ "コンテンツマーケティング", "AI活用" ],
  "description" : "キーワード戦略からSEO記事制作、CMS公開まで、AIを活用したコンテンツマーケティングを自動化。",
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  "description" : "HubSpotとfreee会計・freee請求書をシームレスに連携。取引先の同期から請求書作成まで、バックオフィスの業務を自動化するHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "freee取引先をHubSpotに自動同期", "HubSpotからfreee見積書・請求書を作成", "取引データをfreee会計に自動登録", "月次請求・更新処理に対応", "商品項目・品目・部門・タグ情報の連携" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/apps/sync-for-freee-bystartlink",
  "name" : "Sync for freee",
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    "@type" : "Offer",
    "description" : "請求月5件・見積月20件まで",
    "name" : "Free",
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    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
    "name" : "Professional",
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    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Enterprise",
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  "description" : "HubSpotのCRMレコードとNotionのページ・データベースを接続。HubSpotの画面から離れずにNotionのすべてにアクセスできるHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "CRMカードからNotionページの作成・閲覧・編集", "NotionデータベースをCRMタブにテーブル表示", "4つのワークフローアクションで自動化", "コンタクト・会社・取引・チケット・サービス・プロジェクト対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-notion-bystartlink",
  "name" : "Sync for Notion",
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    "@type" : "Offer",
    "description" : "ページ・DB合計50件まで",
    "name" : "Free",
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  }, {
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    "description" : "無制限",
    "name" : "Professional",
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  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/ja/marketplace/listing/sync-for-moneyforward-bystartlink",
  "name" : "Sync for Money Forward",
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    "@type" : "Offer",
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    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
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  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-chatwork-bystartlink",
  "name" : "Sync for Chatwork",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
    "name" : "Free",
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    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
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