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title: 学習塾のHubSpot活用｜体験授業から入塾・継続までを保護者対応とあわせて管理
description: 学習塾でHubSpotを使い、体験申込から入塾・継続までと保護者への連絡を一つの顧客データにまとめる設計を解説します。生徒と保護者の関連付け、体験授業のパイプライン、講習案内の配信、FC本部による加盟教室の管理までを整理し、時間割・出欠・LMSなど専用システムに任せる領域も明確にします。
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# 学習塾のHubSpot活用｜体験授業から入塾・継続までを保護者対応とあわせて管理

- 2026年10月9日
- 最終更新: 2026年10月9日

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この記事の結論

体験申込から入塾、保護者対応、継続までをHubSpotで管理する設計を解説します。授業管理や出欠は専用システムに任せる線引きも示します。

ブログ目次

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## 記事の内容を、そのまま実務に落とし込みたい方向け

HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが、HubSpot導入・AI活用・CRM整備・業務効率化までをまとめて支援しています。記事で気になったテーマを、そのまま相談ベースで整理できます。

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「体験授業に来てくれた家庭に、その後ちゃんと連絡できていたかな」

「兄弟で通っているのに、保護者への案内が別々の名簿に分かれている」

——学習塾の運営では、よく聞く悩みかなと思います。

学習塾でCRMを使うとは、**体験申込から入塾、継続、退塾までを「家庭」を単位に一本の履歴として持ち、次に誰が何を連絡するかを仕組みで決めておくこと**です。HubSpotはこの部分に向いています。一方で、時間割・出欠・成績・オンライン教材といった授業そのものの管理は、専用システムの領域です。

この記事では、体験授業から入塾・継続までをHubSpotでどう管理するか、そして最後に、フランチャイズ（FC）本部が加盟教室を管理する場合の考え方まで、順番に整理します。

- **塾の顧客は生徒本人ではなく「家庭」** ── 生徒と保護者を別々のコンタクトにして関連付けるのが出発点です
- **体験から入塾までは取引（パイプライン）で見える化する** ── 「体験は済んだが、その後が止まっている家庭」が一覧で分かります
- **保護者への連絡は配信の種類ごとに管理する** ── 講習案内と日常の連絡を混ぜないことが、信頼を守る前提になります
- **授業管理・受講管理は専用システムに任せる** ── HubSpotで時間割や出欠まで持とうとしないのが現実的です

## 学習塾の顧客管理が「家庭」単位になる理由

学習塾の顧客管理を難しくしているのは、お金を払う人と通う人が違うことです。申込も連絡も支払いの相談も保護者とのやり取りなのに、名簿は生徒単位で作られていることが多いと思います。

### 生徒名簿で管理すると何が起きるか

生徒単位の名簿だと、次のような場面で困ります。

- 兄弟姉妹が通っていると、保護者への連絡が二重になる、あるいは片方だけ漏れる
- 保護者の携帯番号やメールアドレスが変わったとき、生徒ごとに直す必要がある
- 体験授業に来た生徒が入塾しなかった場合、その後の連絡の履歴が名簿の端に埋もれる
- 保護者との面談内容が、担当講師の手元メモにしか残っていない

どれも「情報がない」のではなく、**保護者という軸で情報を引けない**ことが原因です。

### 生徒と保護者を別のコンタクトにして関連付ける

HubSpotでは、生徒と保護者をそれぞれコンタクトとして作り、関連付けラベルで関係を表せます。コンタクト同士の関連付けにもラベルを付けられるので、「保護者」「生徒」といった関係を明示できます。なお、関連付けラベルを作成するにはProfessional以上のサブスクリプションと、スーパー管理者の権限が必要です（出典：[HubSpot公式 関連付けラベルの作成と使用](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-and-use-association-labels)）。

設計としては次の持ち方が扱いやすいです。

| 持たせる情報 | 置き場所 | 理由 |
| --- | --- | --- |
| 連絡先（メール・電話） | 保護者のコンタクト | 連絡はすべて保護者宛てになるため |
| 学年・志望校・通塾の目的 | 生徒のコンタクト | 学年が上がるたびに更新するため |
| 体験・入塾の進捗 | 取引（保護者と生徒の両方に関連付け） | 一件の入塾検討として追えるため |
| 面談の記録・連絡履歴 | 保護者のコンタクトのタイムライン | 保護者対応の履歴を一か所で見るため |

![保護者と生徒を、別のコンタクトとして持つ（連絡は保護者、学年や志望校は生徒に置く）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-015_1.png)

### 個人情報は「必要な項目だけ」にする

生徒は未成年であることがほとんどです。個人情報保護法は、あらかじめ利用目的を特定し、その範囲で個人情報を取り扱うことを求めています（出典：[個人情報保護委員会](https://www.ppc.go.jp/)）。CRMには、連絡と進捗管理に必要な項目だけを入れる設計をおすすめします。成績や健康に関する詳しい情報を、念のためという理由で入れる必要はありません。何をどこまで持つかは、塾のプライバシーポリシーとあわせて先に決めておくと、後で見直す手間が減ります。

## 体験授業から入塾までをパイプラインで管理する

体験授業の申込は、塾にとって最も大事な商談です。ここを取引のパイプラインとして管理すると、止まっている家庭がすぐ分かります。

### 取引のステージ例

取引（ディール）には、段階（ステージ）を自由に設定できます。カスタムのパイプラインを作るにはStarter以上が必要で、ステージごとに入力必須のプロパティも設定できます（出典：[HubSpot公式 パイプラインの設定とカスタマイズ](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/set-up-and-customize-pipelines)）。塾の場合は、次のような流れが一例です。

| ステージ | 意味 | 次の行動 |
| --- | --- | --- |
| 問い合わせ・体験申込 | フォームや電話で申込を受けた | 日程の調整 |
| 体験日程確定 | 体験授業の日が決まった | リマインドの連絡 |
| 体験実施 | 体験授業を受けた | 当日中のお礼と面談の提案 |
| 面談・検討中 | 保護者と面談をした | 検討期限の確認 |
| 入塾 | 入塾手続きが済んだ | 初回授業の案内 |
| 見送り | 入塾に至らなかった | 理由の記録と、時期を置いた再案内 |

ステージは多すぎると入力されなくなります。最初は5〜6段階に絞り、「体験実施から3日以上動いていない取引」のような見るべき条件を決めておくほうが運用は続きます。

### 申込の入口を一本にする

体験申込の入口は、電話・Webフォーム・チラシのQRコード・紹介など複数あるのが普通です。どの入口でも、最初にHubSpotへコンタクトと取引を作る運用に揃えます。Webフォームの作成は、基本の機能であればすべてのプランで使えます（出典：[HubSpot公式 フォームの作成とカスタマイズ](https://knowledge.hubspot.com/forms/create-and-edit-forms)）。フォームの設計は[HubSpotフォーム作成完全ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-form-creation-guide)も参考になります。

電話での申込は、受けた人がその場でコンタクトと取引を作るか、あるいは後でまとめて入力するかを決めておきます。「入口によって記録されたりされなかったりする」状態が、後の集計を最も壊します。

![体験申込から入塾までのステージ（ステージは5〜6段階に絞る）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-015_2.png)

### 体験日の調整と面談の予約

体験授業の日程調整や、入塾前の保護者面談は、ミーティングリンクで予約を受けられます。1対1のミーティングページは誰でも作れ、複数担当者での振り分けは、Sales HubまたはService HubのいずれかのStarter以上が必要です（出典：[HubSpot公式 ミーティングツールでの予約ページ作成](https://knowledge.hubspot.com/meetings-tool/create-and-edit-scheduling-pages)）。詳しい設定は[HubSpotミーティングリンクの活用術](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-meeting-link-scheduling)で紹介しています。

予約が入るとコンタクトの履歴に残るため、「誰がいつ面談したか」を塾内で共有できます。ただし、これは体験や面談の予約までの話で、教室の座席数や講師のシフトとの突き合わせは別の仕組みで行うことになります。

## 保護者への連絡を種類ごとに管理する

入塾後の保護者対応で大事なのは、連絡の種類を分けて管理することです。講習の案内（営業的な連絡）と、授業の振替や緊急の連絡（業務連絡）は性質が違います。

### 配信の種類を分ける

HubSpotでは、メールの購読の種類（サブスクリプションタイプ）を複数作り、保護者が受け取りたいものを選べるようにできます。独自の購読タイプの作成には、Marketing HubのStarter以上などの有料プランが必要です。マーケティングメールにはフッターに配信設定へのリンクが標準で入り、受信者は種類ごとに配信の可否を選べます（出典：[HubSpot公式 メール購読タイプの設定](https://knowledge.hubspot.com/marketing-email/set-up-email-subscription-types)、[配信設定ページのリンク](https://knowledge.hubspot.com/marketing-email/insert-subscription-links-into-marketing-emails)）。

塾の場合、たとえば次のように分ける考え方があります。

- 季節講習・イベントの案内
- 保護者向けの教育情報やお知らせ
- 体験授業後のフォロー

一方、授業の急な休講や緊急連絡のような業務連絡は、マーケティングメールの購読設定に左右されない連絡手段（塾の連絡アプリや電話など）で行う運用が安全です。マーケティングメールは配信停止を選ばれると送れなくなるため、「必ず届けるべき連絡」を同じ経路に載せないのが基本です。

### 講習案内は「条件で絞って」送る

夏期講習や冬期講習の案内を、全家庭に同じ文面で送る必要はありません。セグメントを使うと、学年や通塾の状況で宛先を絞れます。セグメントには、条件に合う家庭が自動で出入りするアクティブ型と、保存した時点の宛先に固定する静的型があり、メールの配信やワークフローで使えます（出典：[HubSpot公式 セグメントの作成](https://knowledge.hubspot.com/segments/create-active-or-static-lists)）。

- 中学3年生の保護者だけに、受験向け講習の案内を送る
- 体験には来たが入塾していない家庭に、新学期の案内を送る
- 退塾した家庭に、時期を置いて近況を伺う

メール配信そのものの設計は[HubSpotのEメール配信を完全攻略](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-email-marketing-guide)に詳しくまとめています。

### 「次にやること」をワークフローで担当者へ渡す

ワークフローは、Marketing・Sales・Service・Dataなどのハブのいずれかで、Professional以上が必要です（出典：[HubSpot公式 ワークフローの作成](https://knowledge.hubspot.com/workflows/create-workflows)）。塾では次のような使い方ができます。

- 体験授業の翌日に、教室長へ「お礼の連絡をする」タスクを作る
- 体験から一定日数、取引が動かないときに、担当者へ確認のタスクを作る
- 入塾時に、保護者へ初回授業の案内メールを送る

自動化は、まず上の3つ程度から始めて問題ありません。いきなり多くを自動化すると、止まったときに原因が分からなくなります。設計の考え方は[MAワークフロー設計入門](https://start-link.jp/hubspot-ai/btob-marketing/email-marketing-ma/ma-workflow-design-guide)も参考にしてください。

![体験授業の翌日に、教室長へタスクが届く（次にやることをワークフローで担当者へ渡す）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-015_3.png)

## HubSpotでできること・専用システムに任せること

学習塾でHubSpotを検討するとき、一番大事なのは線引きです。HubSpotは顧客管理と営業・マーケティングの基盤であり、授業を運営するシステムではありません。

| 領域 | HubSpotで管理できる | 専用システムに任せる |
| --- | --- | --- |
| 体験申込・問い合わせ | 申込の受付、進捗、フォロー履歴 | ― |
| 入塾の検討 | 面談の記録、検討状況、見送り理由 | ― |
| 保護者との連絡 | 講習案内・お知らせの配信、連絡履歴 | 緊急連絡・授業の振替連絡の経路 |
| 家庭の情報 | 保護者と生徒の関係、学年、志望 | ― |
| 時間割・座席 | ― | 授業管理システム |
| 出欠・遅刻・振替 | ― | 出欠管理・授業管理システム |
| 学習進捗・成績・教材 | ― | LMS・学習管理システム |
| 月謝の請求・入金 | 請求が必要な場合の補助的な記録 | 月謝管理・会計システム |

出欠や時間割、LMSまでHubSpotで持とうとすると、カスタムオブジェクトの作り込みが必要になり（カスタムオブジェクトはEnterpriseが前提です。出典：[HubSpot公式 カスタムオブジェクトの作成と編集](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-custom-objects)）、しかも授業の運営に必要な機能は結局足りません。無理に寄せないほうが、運用も費用対効果も安定します。

現実的な構成は、授業管理システムを「授業の正」、HubSpotを「家庭との関係の正」とし、保護者の連絡先と学年のように重なる項目だけを同期または定期更新する形です。重なる項目は、どちらを正とするかを先に決めておきます。

## FC本部が加盟教室を管理する場合

フランチャイズ展開をしている学習塾の本部は、顧客（家庭）に加えて、加盟教室というもう一つの「顧客」を持ちます。本部の仕事は、加盟募集、教室の立ち上げ支援、運営の支援、本部施策の展開に分かれます。ここもHubSpotで管理できる範囲と、できない範囲があります。

### 加盟教室を会社レコードで持つ

加盟教室は、会社（Company）として持つのが基本です。本部の下に複数の教室がある構造は、親会社・子会社の関連付けで表せます。親会社は複数の子会社を持て、子会社が持てる親会社は1社です。ただし親子関係を付けても、活動履歴やデータが親子で共有されるわけではありません（出典：[HubSpot公式 親会社・子会社の追加](https://knowledge.hubspot.com/records/add-a-parent-or-child-company)）。

加盟法人が複数教室を運営している場合は、加盟法人を親、各教室を子とする持ち方もあります。加盟法人・教室・教室長という関係を、後からレポートで切り出せる形にしておくのがポイントです。

| 管理したい対象 | HubSpotでの持ち方の例 |
| --- | --- |
| 加盟法人・各教室 | 会社レコード（親子の関連付け） |
| 教室長・オーナー | コンタクト（ラベルで役割を区別） |
| 加盟の検討・契約 | 取引（加盟募集用のパイプライン） |
| 本部からの訪問・支援 | タスク・ミーティング・ノート |
| 教室からの問い合わせ | チケット（Service Hubを使う場合） |

### 加盟募集と、加盟後の支援を分けて持つ

加盟を検討している法人への対応は営業活動なので、取引のパイプラインに乗せられます。問い合わせから説明会、面談、契約までを一つの流れとして追えば、募集の状況が見えます。

加盟後の支援（スーパーバイザーの訪問、研修の案内、運営の相談）は、教室の会社レコードに活動として残します。教室ごとの体験申込数や入塾数を、本部が同じ項目で集計できるようにしておくと、どの教室で何が起きているかを比べられます。レポートの作り方は[HubSpotレポート初心者ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/adoption/hubspot-report-beginners-guide)が入口になります。カスタムレポートビルダーはProfessional以上で利用できます（出典：[HubSpot公式 カスタムレポートビルダー](https://knowledge.hubspot.com/reports/create-reports-with-the-custom-report-builder)）。

### 本部施策を各教室に展開するときの設計

本部が決めた募集施策（たとえば新学期のキャンペーン）を各教室に展開する場合、次の二つの形が考えられます。

- **本部が一括で運用する形**：本部のHubSpotで、全教室の体験申込を受け、教室ごとに担当を割り振る。教室長はHubSpotに入らず、通知やメールで受け取る
- **教室長もHubSpotを使う形**：教室長にユーザーを発行し、自教室の家庭だけを見られる権限にする

前者は導入が軽く、後者は教室ごとの運用が細かくできます。ユーザー数が増えると運用ルールの徹底も必要になるため、小さく始めるなら前者から、というのがおすすめです。どの形でも、教室ごとに見られる範囲をどう分けるかは、権限設計として最初に決めておく必要があります。

本部と加盟店のようなチャネルの管理という点では、[パートナーセールスの設計とCRM活用](https://start-link.jp/hubspot-ai/btob-marketing/sales-management/partner-sales-crm-design)も近い考え方を扱っています。

### FC本部でも対象外になるもの

FC本部がHubSpotで持てるのは、加盟募集・教室とのやり取り・本部施策の展開までです。次のものは専用システムの領域です。

- 各教室の時間割・授業の運営・出欠
- ロイヤリティの計算や会計
- 教材の配信と学習の進捗

## 導入の進め方｜体験申込の管理から始める

学習塾のHubSpot活用は、全部を一度に整えようとしないほうがうまくいきます。おすすめの順番は次のとおりです。

1. 体験申込の入口を一本にし、コンタクトと取引を必ず作る
2. 体験から入塾までのステージを5〜6段階で作る
3. 体験翌日のフォローをタスクとして担当者に渡す
4. 保護者のコンタクトと生徒の関連付けを整え、既存の名簿を移す
5. 講習案内の配信を、学年などの条件で絞って始める

既存の名簿がExcelにある場合は、[Excel・スプレッドシートからHubSpotへ移行する方法](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/onboarding-pricing/excel-to-hubspot-migration)が参考になります。名簿の移行では、生徒単位の行を保護者単位に組み替える作業が最も手間になります。

他の業界での考え方は、[業界別ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/industry-deep)にまとめています。

## よくある質問

### Q1. 小規模な塾でもHubSpotは必要ですか

体験申込が月に数件で、教室長が全家庭を把握できているなら、まだ必要ないかもしれません。必要性が出てくるのは、体験申込の対応が人の記憶に依存し始めたときや、複数教室で情報を共有したくなったときです。無料のCRMから始めて、必要になった機能だけ有料プランを検討する順番でも問題ありません。

### Q2. 出欠や時間割もHubSpotで管理できますか

おすすめしません。HubSpotはそのための製品ではなく、カスタムオブジェクトで作り込んでも、授業運営に必要な機能（振替の調整、座席の管理など）を実現するのは現実的ではありません。授業管理は専用システムに任せ、HubSpotとは保護者の連絡先など重なる項目だけをそろえる形をおすすめします。

### Q3. 保護者への連絡はLINEで行っていますが、HubSpotと併用できますか

併用は可能ですが、LINEでのやり取りが自動的にHubSpotに記録されるわけではありません。連携の方法は使うツールによって異なるため、まずは「問い合わせ・体験申込の履歴をHubSpotに残す」ことを優先し、日常の連絡手段は現状のまま維持するのが現実的です。

### Q4. 退塾した家庭のデータは消すべきですか

利用目的の範囲内で保持する前提で、削除や非保持の基準を塾として決めておくことをおすすめします。退塾の理由を残しておけば、将来の施策の改善に使えます。配信を希望しない家庭には送らないよう、購読設定を必ず反映してください。

### Q5. FC本部で、教室ごとにデータを分けて見せることはできますか

ユーザーの権限設定で、見られるレコードの範囲を分けられます。ただし、権限の細かさはプランによって異なるため、事前に必要な分け方を整理したうえで、契約しているプランで実現できるかを確認してください。

## まとめ

学習塾のHubSpot活用は、**家庭を軸に体験から継続までを一本の履歴で持つこと**に価値があります。

- **生徒と保護者を別のコンタクトにして関連付ける。** 連絡はすべて保護者の軸で引けるようにします
- **体験から入塾までは取引のステージで追う。** 止まっている家庭を一覧で見つけられます
- **配信の種類を分け、条件で絞って送る。** 講習案内と業務連絡を同じ経路に載せません
- **時間割・出欠・LMSは専用システムに任せる。** HubSpotは家庭との関係の管理に集中させます
- **FC本部は、加盟募集と教室支援をHubSpotで、授業運営は各教室の仕組みで。**

最初の一歩としておすすめしたいのは、**体験申込の入口を洗い出し、どの入口からでも同じ項目で記録する形に揃えること**です。そこが揃えば、パイプラインも配信も後から積み上げられます。

自社の運営にどう当てはめるかを具体的に検討したい場合は、[StartLinkの無料相談](https://start-link.jp/contact)でご相談ください。現状の運用をうかがったうえで、設計の方向性をご提案します。

## あわせて読みたいHubSpot実務ガイド

### [Basics HubSpotの基本操作ガイド コンタクト管理、メール、電話、取引登録までを実画面ベースで整理しています。](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-basic-operations-guide)

### [Content Hub HubSpot Content Hubの実務活用 サイト運用、CMS設計、AIO対策まで含めてContent Hubを解説しています。](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-content-hub)

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### [Contact 導入や活用の相談はこちら 自社環境に合わせた導入方針、運用設計、リライト優先度の相談ができます。](https://start-link.jp/contact)

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### 今枝 拓海 / Takumi Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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