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title: イベント制作会社のHubSpot活用｜クライアント別の引合と実施案件の履歴管理
description: イベント企画・制作会社がHubSpotでクライアント別の引合・企画・見積・実施後の関係を管理する設計を解説します。取引の持ち方、毎年開催のリピート把握、実施後のフォロー、過去案件の検索まで。進行台本・スタッフ手配など進行管理ツールの領域との線引きも示します。
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# イベント制作会社のHubSpot活用｜クライアント別の引合と実施案件の履歴管理

- 2026年10月9日
- 最終更新: 2026年10月9日

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この記事の結論

「去年あのクライアントに出した企画書、どこにあったかな」

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## 記事の内容を、そのまま実務に落とし込みたい方向け

HubSpotゴールドパートナーのStartLinkが、HubSpot導入・AI活用・CRM整備・業務効率化までをまとめて支援しています。記事で気になったテーマを、そのまま相談ベースで整理できます。

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「去年あのクライアントに出した企画書、どこにあったかな」

「そろそろ毎年開催のイベントの時期のはずなのに、先に他社へ決まっていた」

——イベント企画・制作会社で、そんな経験がある方は多いかなと思います。

イベント制作会社がCRMを使う意味は、**クライアントごとの引合・企画・見積・実施・実施後の反応を1つの履歴として残し、次の提案に活かせる状態にすること**です。イベントは同じクライアントが毎年、あるいは複数のイベントで繰り返し発注してくれることが多く、過去の履歴が営業の武器になる業種です。

この記事では、HubSpotでクライアント別の引合と実施案件の履歴を管理する設計を説明します。あわせて、進行台本やスタッフ手配のように、HubSpotでは扱えない領域も線引きします。

案件の情報が営業担当と制作担当の個人フォルダに分かれている制作会社の方におすすめの内容です。

- **営業の対象は「クライアント」、制作の対象は「案件」** ── 会社と取引を分けて持つと、履歴が重なります
- **イベントの時期を先に捉える** ── 毎年開催のイベントは、開催日から逆算して提案時期を決めます
- **実施後の記録が、次の受注の種になる** ── 反応や課題を残すと、来年の提案が変わります
- **進行台本・スタッフ手配は進行管理ツールの仕事** ── HubSpotは営業と関係の記録に使います

## イベント制作会社の営業管理が難しい理由

まず、この業種の営業管理が崩れやすい場面を整理します。

### 案件ごとに関わる人と情報が多い

1つのイベントには、クライアントの担当者、広告代理店、会場、制作スタッフ、協力会社など、多くの関係者が関わります。引合の情報は、メール、チャット、打ち合わせメモ、見積書、企画書などに散らばり、案件ごとのフォルダにしまわれます。

営業担当が替わったり、別の案件の担当者が過去の経緯を知りたくなったりしたとき、**情報がどこにあるか分からない**ことが、一番の無駄になります。

### 同じクライアントの履歴が、案件を越えて見えない

イベントは、案件単位で管理されやすい業種です。そのため、「このクライアントとは過去に3つのイベントを実施した」「前回の見積はいくらで、何が好評だったか」といった、クライアントを軸にした履歴が見えにくくなります。

履歴が見えないと、**リピート受注の機会を逃し、前回と同じ説明を最初からやり直す**ことになります。

### 引合から受注までの期間が案件ごとに大きく違う

数週間で決まる小規模なイベントもあれば、1年以上前から企画が始まる大型イベントもあります。受注の見込みを一律のスピードで管理しようとすると、実態と合わなくなります。**案件の種類ごとに、見るべき時期が違う**ことを前提にした設計が必要です。

![クライアントを中心に、過去の履歴が1画面に集まる（案件を越えて見える状態へ）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-119_1.png)

## クライアント別に引合と案件を持つ

HubSpotでは、会社（クライアント）、コンタクト（担当者）、取引（案件）の3つを軸に設計します。

### 会社にクライアントの全履歴を集める

会社のレコードには、クライアントの基本情報に加えて、そのクライアントと過去に関わった全ての担当者、取引、通話、メール、ミーティングが紐づきます。画面を開くだけで、これまでの経緯が時系列で見られる状態になります。

クライアントの種類（直接のクライアント／広告代理店経由／自治体・団体など）は、選択式のプロパティー（項目）で持たせます。**直接取引か代理店経由か**によって、営業の進め方や利益構造が変わるためです。

### 取引は「1イベント＝1取引」で作る

取引（Deal）は、イベント案件の単位で作ります。たとえば「〇〇展示会 2027」「周年記念式典」のように、案件名を明確にしておくと、検索や集計がしやすくなります。

パイプラインのステージ例は次のとおりです。

- 引合・ヒアリング
- 企画提案
- 見積提出
- 受注
- 実施準備〜実施
- 実施後フォロー
- 失注

取引のステージには成功確率を設定でき、受注と失注のステージを含める必要があります（[HubSpot公式: パイプラインの設定](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/set-up-and-customize-pipelines)）。ただし、「実施準備〜実施」以降の制作進行は、営業のパイプラインで細かく追わない方がいいです。**営業としては「受注」まで、以降は実施後フォローで再接続する**くらいの粒度が運用しやすいと考えています。

案件の種類（展示会・式典・プロモーション・オンライン配信など）、開催予定日、会場、想定規模は、取引のプロパティーとして選択式・日付で持ちます。

### 取引に見積を紐づける

見積は、取引に関連付けて作成し、共有できます。HubSpotの開発者ドキュメントでは、新しい見積の作成にはRevenue HubのProfessional以上が必要と案内されています（[HubSpot開発者ドキュメント: 見積](https://developers.hubspot.com/docs/api-reference/latest/crm/objects/quotes/guide)）。契約中のプランで使える範囲は、導入前に確認してください。

イベントの見積は、明細が多く、数量・日数・仕様の変更が頻繁に入ります。HubSpotでは、概算の金額と、提出した見積の履歴を取引に残すところまでを担わせ、**詳細な原価計算や、変更を重ねる見積の最終版は、既存の見積・原価管理の仕組みで持つ**ほうが現実的な場合があります。どちらを正とするかを先に決めてください。

### 担当者の関係に役割を持たせる

イベントでは、1つの案件に、発注責任者、実務担当、請求先担当など、複数の担当者が関わります。関連付けラベルを使えば、取引と担当者の関係に「決裁者」「実務担当」「請求先」といった役割を付けられます。ただし、カスタムの関連付けラベルを作るにはProfessional以上が前提です（[HubSpot公式: 関連付けラベル](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-and-use-association-labels)）。

## 毎年開催・リピートの機会を逃さない

イベント制作会社にとって、過去のクライアントはもっとも確度の高い見込み客です。

### 開催時期から逆算して提案時期を管理する

毎年開催のイベントは、前回の開催日から、次回の企画の動き出し時期を逆算できます。取引のプロパティーに「前回開催日」「次回開催予定時期」を持たせ、**開催の6か月前〜3か月前に、担当者へ提案のタスクが出る**ようにします。

タスクの自動作成には、ワークフロー（Professional以上）を使います（[HubSpot公式: ワークフローの作成](https://knowledge.hubspot.com/workflows/create-workflows)）。ワークフローの設定の考え方は[HubSpotワークフローの設定方法](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-workflow-setup-guide)も参考になります。

### 過去の案件を集計して、提案の材料にする

クライアントの過去案件の数や、直近の受注日などを会社のレコードに集めるには、ロールアップ（関連レコードの値を集計する）プロパティーが使えます。件数・合計・最大・最小・最も早い日付・最も遅い日付などを集計でき、Professional以上のプランで利用できます（[HubSpot公式: 計算プロパティー](https://knowledge.hubspot.com/properties/create-calculation-properties)）。

たとえば、「過去の受注件数」「最終の受注日」を会社に持たせると、**「3年連続で実施していて、今年はまだ連絡がない」クライアントを一覧で抽出**できます。リストの考え方は[HubSpotリスト・セグメンテーション設計](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-list-segmentation-design)で解説しています。

### 実施後の反応を記録する

イベントの実施後に、クライアントからの評価、来場者数・参加者数、課題・改善点を、取引またはノートに残します。**次の提案で必ず使う情報**なので、記録の項目を決めておきます。たとえば次のような項目です。

- 来場者・参加者の実績（目標との差）
- クライアントの評価（選択式：満足／概ね満足／課題あり）
- 次回への要望・課題（テキスト）
- 次回の開催予定の有無

実施後の1〜2週間のうちに、お礼の連絡と合わせて、担当者が上記を記入する運用にします。記録がたまるほど、過去の事例として提案に活用できます。

![会社レコードで、次の提案時期まで見える（毎年開催・リピートの機会を逃さない）](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/gen_IND-119_2.png)

## 引合の取りこぼしを防ぐ

新規の引合の入口も整えます。

### 問い合わせをフォームで受け、担当者に自動で振る

Webサイトからの問い合わせは、HubSpotのフォームで受け付けます。フォームはどのプランでも利用でき、送信されるとコンタクトが作成または更新されます（[HubSpot公式: フォームの作成](https://knowledge.hubspot.com/forms/create-forms)）。問い合わせフォームには、イベントの種類・開催予定時期・想定規模を、選択式で入れておくと、**営業が最初に確認すべき情報**が揃います。設定は[HubSpotフォーム作成完全ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-form-creation-guide)も参考にしてください。

### 展示会・イベント後の名刺やリストを取り込む

自社が出展や登壇をした機会に得た名刺や来場者リストは、インポートでHubSpotに取り込みます。取り込み時に「接点の種類（展示会など）」を残せば、**どの機会から引合が生まれたか**を後で集計できます。手順は[HubSpotのインポート機能の解説](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-import-guide)にあります。

### 失注の理由と時期を残す

失注した案件の理由（価格・企画内容・時期・他社に決定・予算の見送り）と、「また相談したい時期」を残します。失注した引合も、時期が来れば再浮上するため、**失注は終わりではなく、次の接点の予約**として扱います。

## HubSpotでできること・専用システムに任せること

線引きを表にします。

| 領域 | HubSpotで管理できる | HubSpotには向かない（専用システムの領域） |
| --- | --- | --- |
| クライアント | 会社・担当者の一元管理、案件履歴、関係の役割 | — |
| 引合・営業 | 問い合わせ受付、案件のステージ管理、失注理由、提案時期のタスク化 | — |
| 企画・見積 | 企画書・見積の履歴を取引に紐づけて保管、概算金額の管理 | 詳細な原価計算、変更を重ねる見積の最終管理（見積・原価管理のシステム） |
| 実施後の関係 | 評価・課題の記録、お礼の連絡、次回提案時期の管理 | — |
| 進行管理 | （案件の受注情報の共有まで） | 進行台本・タイムテーブル、会場・機材・スタッフの手配、当日の進行管理（進行管理ツール） |
| 請求・会計 | 受注金額の記録 | 請求書発行・入金管理・原価の会計処理（会計・請求システム） |

特に、**進行台本やスタッフ手配は、HubSpotの領域ではありません**。誰がいつどこに入るか、当日のタイムテーブルはどうかといった情報は、制作の進行管理に特化したツールや表で管理するのが適切です。HubSpotが担うのは、その手前の営業・関係の部分と、実施後に再び接続する部分です。

両者の橋渡しとして、**受注した時点で、案件名・日程・クライアント担当者を進行管理ツール側に連携する**運用が考えられます。二重入力を避けるため、案件の基本情報はHubSpot、進行の詳細は進行管理ツールが正、と役割を決めてください。

## 始め方｜過去案件の棚卸しから着手する

まず、過去の案件をクライアント別に整理するところから始めます。

1. **クライアント一覧と、主要な過去案件を洗い出す**: 直近3年分程度で十分です
2. **取引パイプラインと案件の種類を決める**: ステージは6〜7個に絞ります
3. **会社と取引にデータを入れる**: 件数が多ければインポートを使います
4. **「前回開催日」「次回提案時期」を取引に持たせる**: リピート営業の起点にします
5. **提案時期のリストとタスクを作る**: 手動のリストから始めます

カスタムオブジェクト（Enterpriseが必要）を使って「イベント」を独立した単位で持つ設計もありますが、まず標準の取引で始めて、足りなくなってから判断するのが安全です（[HubSpot公式: カスタムオブジェクト](https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-custom-objects)）。判断の考え方は[カスタムオブジェクトの設計判断](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-custom-object-design-decision)にあります。士業など、案件単位で顧客関係を管理する別業界の設計は[士業のHubSpot活用法](https://start-link.jp/hubspot-ai/btob-marketing/crm-basics/professional-services-crm-guide)も参考になります。業界別の整理は[業界別HubSpot活用ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/industry-deep)にまとめています。

## よくある質問

### Q1. 企画書や見積書のファイルはHubSpotに保存すべきですか

ファイルは、取引に添付する、または保管先（クラウドストレージ）のリンクを取引に残す方法があります。ファイルの量が多い場合は、保管先を別に持ち、HubSpotには**リンクと最終版の情報**だけを残すほうが、運用が軽くなります。

### Q2. 代理店経由の案件は、どう管理すればよいですか

取引に、代理店とエンドクライアントの両方の会社を関連付けるのが基本です。関連付けラベル（Professional以上）で「代理店」「エンドクライアント」の役割を分けられます。ラベルを使えない場合は、取引に選択式の項目で補います。

### Q3. 制作担当者もHubSpotを使う必要がありますか

必須ではありません。営業担当が主に使い、制作担当は、受注情報や過去の案件履歴を**参照する**だけでも価値があります。制作担当に入力を求めるのは、実施後の記録など、必要最小限にとどめます。

### Q4. 過去の案件が多く、全部入力するのが大変です

全件を入力する必要はありません。直近3年の主要な案件と、リピートの可能性が高いクライアントに絞って始めます。古い案件は、必要になった時点で追加する運用で問題ありません。

## まとめ

イベント制作会社のHubSpot活用は、**クライアントを軸に、引合から実施後までの履歴を1か所に残す**ことが出発点です。

- **会社にクライアントの履歴を集め、取引は1イベント1件で作る。** 案件を越えた履歴が見えます
- **前回開催日と次回提案時期を持つ。** 毎年開催の機会を逃しません
- **実施後の反応を必ず記録する。** 次の提案と事例の材料になります
- **失注は次の接点の予約として扱う。** 再浮上の時期を残します
- **進行台本・スタッフ手配は進行管理ツールに任せる。** HubSpotは営業と関係の記録の役割です

最初の一歩としておすすめするのは、**直近3年で取引のあったクライアントを一覧にして、次に連絡すべき時期を書き込むこと**です。これだけでも、リピート営業の抜けが見えてきます。

自社の案件の進め方に合わせた設計を検討したい場合は、[StartLinkの無料相談](https://start-link.jp/contact)でご相談ください。現状の管理方法をうかがったうえで、設計の方向性をご提案します。

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### [Basics HubSpotの基本操作ガイド コンタクト管理、メール、電話、取引登録までを実画面ベースで整理しています。](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/hubspot-features/hubspot-basic-operations-guide)

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### [Contact 導入や活用の相談はこちら 自社環境に合わせた導入方針、運用設計、リライト優先度の相談ができます。](https://start-link.jp/contact)

 株式会社StartLinkは、事業推進に関わる「販売促進」「DXによる業務効率化（ERP/CRM/SFA/MAの導入）」などのご相談を受け付けております。 サービスのプランについてのご相談/お見積もり依頼や、ノウハウのお問い合わせについては、[無料のお問い合わせページ](https://www.start-link.jp/contact)より、お気軽にご連絡くださいませ。

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### 今枝 拓海 / Takumi Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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  "description" : "キーワード戦略からSEO記事制作、CMS公開まで、AIを活用したコンテンツマーケティングを自動化。",
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  "description" : "HubSpotとfreee会計・freee請求書をシームレスに連携。取引先の同期から請求書作成まで、バックオフィスの業務を自動化するHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "freee取引先をHubSpotに自動同期", "HubSpotからfreee見積書・請求書を作成", "取引データをfreee会計に自動登録", "月次請求・更新処理に対応", "商品項目・品目・部門・タグ情報の連携" ],
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  "name" : "Sync for freee",
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    "@type" : "Offer",
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    "@type" : "Offer",
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  "description" : "HubSpotのCRMレコードとNotionのページ・データベースを接続。HubSpotの画面から離れずにNotionのすべてにアクセスできるHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "CRMカードからNotionページの作成・閲覧・編集", "NotionデータベースをCRMタブにテーブル表示", "4つのワークフローアクションで自動化", "コンタクト・会社・取引・チケット・サービス・プロジェクト対応" ],
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    "description" : "無制限",
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  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
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  "name" : "Sync for Money Forward",
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  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-chatwork-bystartlink",
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    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
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    "@type" : "Offer",
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    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
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