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title: HubSpot Data Hubの活用設計｜データ同期・業務自動化
description: HubSpot Data Hubの活用では、データの持ち主と更新ルールを決め、品質整備から同期、ワークフロー自動化へ段階的に広げます。各機能の位置づけ、外部サービス連携の選び方、カスタムコードやWebhookを使う場面、運用を仕組みにする設計手順を解説します。
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# HubSpot Data Hubの活用設計｜データ同期・業務自動化

- 2026年3月3日
- 最終更新: 2026年10月12日

![](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/hubspot_data_hub_product_jp.png)

この記事の結論

HubSpot Data Hubは、CRMのデータを整え、外部サービスとの同期やワークフローによる自動処理につなぐための機能群です。連携を増やす前に、どの情報をどこで管理するかを決めることが設計の出発点です。

ブログ目次

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**HubSpot Data Hubは、CRMのデータを整え、外部サービスとの同期やワークフローによる自動処理につなぐための機能群です。連携を増やす前に、どの情報をどこで管理するかを決めることが設計の出発点です。**

「会社情報をHubSpotと会計サービスの両方で直していて、どちらが最新かわからない」  
 「スプレッドシートで担当者や顧客を管理しており、更新のたびに転記が必要になる」  
 「受注後の請求準備や社内通知を、担当者が毎回手作業で進めている」

HubSpot Data Hubとは、CRMデータの同期や整形、ワークフロー内のカスタムコード実行などを通じて、データ管理と業務処理をつなぐ機能群です。CRMをデータベースとして保管するだけでなく、営業やバックオフィスの業務が同じ情報を使って進むように設計できます。

本記事は「[CRMを起点としたバックオフィス統合の設計思想｜フロントとバックをつなぐ事業基盤](https://start-link.jp/hubspot-ai/btob-marketing/crm-backoffice/crm-backoffice-integration-design)」シリーズの一部です。  
 本記事は「[BtoBマーケティング完全ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/btob-marketing)」関連記事です。

## この記事でわかること

HubSpotのデータを外部サービスや社内の業務処理につなげたい方に向けて、設計の順番と判断の軸を整理します。機能の名前だけでなく、CRM全体の流れの中でどこに使うかを説明します。

- **Data Hubの位置づけ** — データ同期、データ品質、ワークフロー自動化がCRM運用で担う役割を整理します。
- **同期設計の考え方** — 同期方向、項目の対応、対象レコードを決める手順を解説します。
- **外部サービスとの接続方法** — ネイティブ同期、iPaaS、カスタムコード、API連携を用途に応じて選ぶ考え方を示します。
- **自動化の組み立て方** — データ整備から取引、顧客、請求準備までをつなぐ方法と運用上の注意点を説明します。

## Data HubはCRMデータを業務の流れにつなぐ機能群です

Data Hubの設計では、最初にCRMを何のために使うのかを明らかにします。

コンタクトや会社の情報を貯めるだけではなく、営業の進捗や顧客対応、受注後の処理で使う情報を共通化すると、部門間の連携や状況把握に結びつきます。

### CRMの役割をデータ保管から業務基盤へ広げる

HubSpotのコンタクト、会社、取引、チケットなどのレコードは、関連付けて管理できます。

例えば、コンタクトと会社を結びつけ、取引の進行状況や顧客対応の履歴を同じCRM上で確認すれば、担当者が変わったときにも過去の経緯を追いやすくなります。

この考え方は、情報を一か所に置くだけではなく、**業務のどの場面で使うのかまで設計すること**です。

営業が取引を受注に進めた後、顧客情報を使って請求準備に引き継ぐ場合も、CRMに登録する項目や更新のタイミングが曖昧だと、手作業の確認が残ります。

### Data Hubの機能を用途ごとに整理する

Data Hubには、外部ツールとのデータ同期、CRMデータの整形、ワークフローでのカスタムコード実行やWebhook送信などがあります。

集計・レポートに使うデータを整える機能もありますが、利用できる機能は契約内容によって異なるため、導入時には対象アカウントのプランと機能一覧を照合します。

| やりたいこと | 機能の候補 | 設計時に決めること |
| --- | --- | --- |
| 連絡先や会社情報を外部サービスと揃える | データ同期 | 正本となるシステム、同期方向、対象レコード |
| 表記や形式を整える | データ品質機能、ワークフロー | 修正ルール、修正前後の確認方法 |
| 条件に応じて外部サービスへ処理を依頼する | Webhook、カスタムコード、iPaaS | 起動条件、送信内容、失敗時の扱い |
| CRMデータを業務判断に使う | レポート機能 | 指標の定義、必要なデータ項目、閲覧者 |

### 機能より先に業務上の判断を定義する

同じ機能でも、どの業務に使うかによって必要な項目や起動条件が変わります。

例えば「受注」を請求準備のきっかけにするなら、次の情報を揃えます。

- **取引ステージの定義**
- **受注金額**
- **顧客との関連付け**
- **請求担当への引き継ぎに必要な情報**

先に業務の流れを決めてからHubSpotの機能を当てはめると、利用しないプロパティや複雑なワークフローを増やしにくくなります。

担当者の記憶や個別の声かけで補っている手順があれば、その条件を項目やワークフローに移せるか検討します。

## データ同期は項目ごとに正本と更新条件を決めます

データ同期は、外部サービスとHubSpotのレコードやプロパティを対応させ、決めた条件に沿って更新を反映する仕組みです。

同期を始める前に、誰がどの情報を更新するかを決めておかないと、双方で変更した値の扱いが曖昧になります。

### 同期対象を業務の目的から絞る

まず、何を実現するために同期するのかを決めます。会計処理に顧客情報を引き渡したい場合は、全コンタクトを同期するのか、顧客ステージのレコードに絞るのかで、送るデータの範囲が変わります。

判断の軸は、外部サービス側で必要な項目と、CRM上でその項目が正しく整備されているかです。

- **対象を絞る条件を設ける** ── 営業活動の記録だけに使う項目まで一律に外部へ送る必要がなければ設けます。
- **条件や業務フローを見直す** ── 対象を絞った結果、必要なレコードが漏れる場合に行います。

### 同期方向と項目の対応を一覧にする

項目ごとに、HubSpotから外部サービスへ送るのか、外部サービスからHubSpotへ反映するのか、双方向で扱うのかを決めます。

双方向にする場合は、双方で同じ項目を編集したときにどちらを正とするかを確認し、運用ルールとして共有します。

- **会社名** ── HubSpot側は営業やCRMで使う会社情報、外部サービス側は登録済みの取引先名です。決める内容は、どちらを正本とするかです。
- **顧客ステータス** ── HubSpot側は顧客化や営業状況の把握、外部サービス側は外部処理の対象判定です。決める内容は、いつ更新し、誰が管理するかです。
- **連絡先情報** ── HubSpot側は営業・サポートの連絡先、外部サービス側は外部サービスでの連絡先です。決める内容は、同期する項目と除外する項目です。

HubSpotの「会社名」と外部サービスの「法人名」のように、同じ情報でも項目名が異なることがあります。

**項目名の似たものを機械的に対応させず**、値の意味、入力形式、更新責任を見比べてからマッピングします。

### 同期結果を業務の次の処理につなげる

同期設計はデータの移動だけで終わりません。コンタクトや会社の情報が整い、取引の進行状況が記録され、その結果が顧客対応や請求準備に使われるよう、次の処理まで確認します。

例えば、顧客ステージの会社情報を会計サービスへ連携する場合は、次の順で進めます。

1. 会社の識別情報が揃っているかを先に点検する
2. 対象条件を決める
3. 連携後に担当者がどこで結果を確認するかを定める

同期エラーや情報不足のレコードが残った場合に、誰がどの画面で処理するかまで決まっていれば、担当者の個人判断に頼りにくくなります。

## 外部サービス連携は要件に合わせて方法を選びます

HubSpotから外部サービスへ情報を渡す方法には、標準のデータ同期、iPaaS、ワークフローのWebhookやカスタムコード、APIを使ったカスタムアプリなどがあります。

最初に必要な連携のタイミングと処理内容を整理し、必要な柔軟性に見合う方法を選びます。

### 標準同期とイベント連携を区別する

同じ情報を継続的に揃えたい場合は、標準のデータ同期が候補になります。

一方、取引が受注になったときに請求書作成を開始するなど、特定の業務イベントをきっかけに処理する場合は、ワークフローと外部連携の組み合わせを検討します。

| 要件 | 方法の候補 | 判断の分かれ目 |
| --- | --- | --- |
| レコードや項目を継続して揃えたい | 標準のデータ同期 | 接続先、同期対象、対応する項目が要件を満たすか |
| 既存サービスを組み合わせて業務をつなぎたい | iPaaS | 起動条件や分岐を設定で表現できるか |
| APIを呼び出す独自処理をワークフローに加えたい | カスタムコード | コードの保守担当とエラー時の対応手順を用意できるか |
| 独自の接続方法や再利用する処理が必要 | HubSpot APIとカスタムアプリ | 開発・保守の範囲を管理できるか |

日本のSaaSとの連携では、標準コネクタが要件に合わないことがあります。その場合は、次の順で確認します。

1. iPaaSが対象サービスや処理条件を扱えるかを確認する
2. 設定で足りなければ、カスタムコードやAPIを選択肢に加える

導入先のサービス名だけで方法を決めず、同期方向、処理条件、結果確認の方法まで比較します。

### カスタムコードは標準アクションで不足する処理に使う

カスタムコードアクションは、ワークフロー内でJavaScriptを実行し、既定のアクションだけでは表現しにくい処理を追加する機能です。外部APIの呼び出しやデータの変換などに使えます。

実装を検討するときは、**ワークフローの標準アクションで同じ処理を実現できないかを先に確認**します。標準機能で足りるなら、その方が処理を読みやすく保ちやすくなります。

独自コードが必要なら、次を整理します。

- **入力値と出力値**
- **外部APIの認証情報**
- **エラー時の通知先**
- **コードを変更できる担当者と運用手順**

以下の画面は、HubSpotのワークフローでカスタムコードアクションを設定している例です。中央に登録条件からカスタムコードを経て終了する流れ、左にアクション設定パネルが表示されています。

![カスタムコードアクションを配置したHubSpotワークフロー編集画面](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/datahub_workflow.png)

カスタムコードアクションの設定画面例

### freee連携やSlack通知は業務条件まで含めて設計する

例えば、受注ステージへの変更を起点にfreee APIへ請求情報を渡す場合、次を決めます。

- **取引の金額や顧客情報が整っていること**
- **どの条件で請求準備を始めるか**
- **連携結果を誰が確認するか**

APIを直接呼ぶ方法は処理を細かく設計できますが、コードやAPI仕様の保守が必要です。要件が既存の連携サービスで表現できるなら、iPaaSも比較します。

Slack通知を独自の内容にする場合も、取引情報をどのチャンネルに送り、誰がその後の対応を担うかを設計します。通知を増やすだけでは担当者の行動につながらないため、次を決めます。

- **通知条件** ── 業務上の判断が必要な場面に絞ります。
- **受け取った人の次の操作** ── 次に行う操作まで決めます。

## データ品質は入力ルールと自動処理を組み合わせて保ちます

外部との接続を増やすほど、会社名や電話番号、住所などの表記の違いが後続処理に影響します。データ品質の整備では、次を進めます。

- **重複の扱いを決める**
- **プロパティの入力ルールを決める**
- **ワークフローによる整形を適切な場面に組み込む**

以下の画面は、HubSpotデモ環境の「データ品質」概要です。重複や書式の問題、エンリッチメントギャップ、推奨対策のカードが表示されています。

![HubSpotデータ品質の概要画面](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/set_data_quality.png)

データ品質の概要画面の表示例

### 重複レコードは統合ルールを先に決める

同じ会社や担当者のレコードが複数あると、営業履歴や取引状況が分散します。

重複を見つけた後にどの情報を残すかが決まっていないと、次のおそれがあります。

- **統合時に必要な情報が失われる**
- **誤ったレコードを正本にしてしまう**

次を運用ルールにします。

- **判定に使うプロパティ**
- **統合時に優先するレコード**
- **目視確認が必要なケース**

完全一致だけで判断できない表記揺れは、担当者が確認してから統合する手順を設けます。自動処理に任せる範囲を広げる前に、候補が妥当かを確認できる運用にします。

### プロパティは必要なものに絞り、意味をそろえる

入力欄が増えすぎると、担当者がどの項目を使うべきか判断しにくくなります。

営業や顧客対応に必要な項目と、レポートや連携に必要な項目を分けて確認し、使っていない項目や意味の重複する項目を増やさない方針を設けます。

入力ルールは、担当者への依頼だけで維持するのではなく、**選択肢や必須条件、権限設定などCRMの仕組みに反映**します。

例えば、取引の特定ステージに進む時点で必要情報を入力する運用にすれば、請求準備やレポートで不足が見つかる場面を減らせます。

### フォーマット処理の前後に確認点を置く

電話番号の形式、住所の分割、不要な空白の除去などは、ワークフローのデータ整形処理で扱える場合があります。

ただし、表記を直す処理が業務上の意味まで変えてしまうと、誤った情報を後続システムに送る可能性があります。次の順で確認します。

1. 対象プロパティと変換ルールを限定する
2. 処理前後の値を少数のレコードで確認する
3. 期待した形式になれば対象を広げ、例外が出るなら例外条件を定義して人が確認する工程を残す

## ワークフロー自動化は前後の担当と例外処理まで設計します

ワークフローは、条件に合うレコードに対して通知やプロパティ更新などの処理を実行する仕組みです。

自動化の効果は、実行するアクションだけでなく、起動条件、必要データ、処理後の確認方法が揃っているかで決まります。

### 起動条件から請求や顧客対応までをつなぐ

業務フローをHubSpotに置く場合、コンタクト・会社の情報が整い、取引の状態が更新され、その情報が顧客対応や請求準備に渡る流れを整理します。

各段階で、誰が情報を作成し、どの条件で次へ進み、処理が止まったとき誰が気づくのかを明文化します。

| 段階 | CRMで扱う情報 | 次へ進む条件 |
| --- | --- | --- |
| コンタクト・会社 | 連絡先、会社の識別情報、担当者 | 業務で必要な基本情報が揃っている |
| 取引 | ステージ、金額、受注判断に必要な項目 | 取引の状態と必要情報が確認できる |
| 顧客対応 | 顧客に関する履歴や担当情報 | 対応部門が引き継ぎ内容を確認できる |
| 請求準備 | 請求先や取引内容などの連携項目 | 対象条件に合い、連携結果を確認できる |

各段階で必要な情報が揃っていない場合は、次の処理を動かさず、担当者に不足項目を知らせる方法も検討します。

必要情報の定義が曖昧なまま自動化すると、欠けたデータが次のシステムへ渡り、修正が後工程に集中しやすくなります。

### Webhookと複数ステップの処理を使い分ける

Webhookは、ワークフローから外部システムにデータを送る方法です。フォーム送信を契機にリード情報を外部システムへ渡すなど、特定イベントに応じた連携で候補になります。

Webhookでは、次も設計に含めます。

- **受け取った結果の確認方法** ── 外部側で受け取った結果をどのように確認するかを決めます。
- **再処理** ── 失敗した場合に再処理できるかを確認します。

複数の処理をつなぐ場合は、処理を一つの大きなコードにまとめず、次の役割に分けます。

- **条件判定**
- **通知**
- **外部連携**
- **結果の記録**

例えば見積もり承認の流れなら、対象取引の判定、承認依頼、承認結果の記録、期限に関する通知を順番に整理し、それぞれの担当と完了条件を決めます。

### AIの出力や外部データは人が確認する場面を残す

外部情報の補完やデータ分類に自動処理を使う場合も、CRMの項目や業務ルールの定義は人が行います。

AIや外部サービスが返した値については、次を決めます。

- **入れ先** ── どのプロパティに入れるかを決めます。
- **誤りの見つけ方** ── 誤りをどう見つけるかを決めます。
- **確認工程** ── 重要な取引判断や対外連絡につながる処理には置きます。

処理結果が意図した形式で、業務の判断を誤らせないことを確認できた範囲から運用します。

判断基準が曖昧な情報や例外の多い業務は、自動処理を急がず、担当者が確認した結果を記録してからルールを整えます。

**仕組みで標準化できる部分と、人が判断する部分を分けること**が運用を続けるポイントです。

## 小さく始めてデータ整備から連携へ段階的に広げます

Data Hubの機能を一度に導入するのではなく、日常業務で発生している手作業や入力のばらつきを起点に、優先度の高い処理から整えます。

最初の対象を限定して運用結果を確認し、次に同期や自動化の範囲を広げます。

### 現状の手作業とデータの流れを書き出す

まず、スプレッドシートへの転記、二重入力、担当者への個別通知など、繰り返し発生する作業を書き出します。それぞれについて、次を確認します。

- **入力元**
- **利用する人**
- **更新するタイミング**
- **次の作業**

次に、同じ情報をHubSpotと外部サービスのどちらで管理するかを決めます。正本が定まらない情報は、同期の前に更新責任を整理します。

手作業が残っていても業務上の理由があるのか、仕組みに移せるのかを切り分けると、連携の目的が明確になります。

### 一つの業務フローで試してから対象を広げる

データの重複や表記揺れを整え、必要なプロパティと入力条件を定めます。その後、要件に合うサービスとの同期や、限定したワークフローを設定します。

最初は対象レコードや処理条件を絞り、担当者が結果を確認できる状態で運用します。

| 段階 | 実施すること | 次に進める状態 |
| --- | --- | --- |
| データ整備 | 重複、表記、必須項目を整理 | 対象レコードの情報が業務で使える |
| 同期設計 | 正本、方向、項目、条件を定義 | 同期結果の確認担当と手順がある |
| 自動化 | 起動条件と処理後の対応を設定 | 例外が見つかり、担当者へ伝わる |
| 範囲拡張 | 次の連携候補を選ぶ | 最初の運用で問題点を把握できている |

### 運用担当と例外処理を決める

自動化を作った人しか変更できない状態を避けるため、運用資料に次を残します。

- **処理の目的**
- **入力と出力**
- **外部サービスとの関係**
- **変更時の確認点**

エラー通知の受け手、手動で再処理する条件、連携先の仕様変更を確認する担当も決めます。ただし、すべての例外を最初から自動で解消できるわけではありません。

自動で安全に処理できる条件を明確にし、判断が必要なレコードは担当者が確認する流れにします。処理の記録と手順が残れば、担当者の交代後も業務を引き継ぎやすくなります。

## よくある質問

### Data Hubのデータ同期とiPaaSはどう使い分けますか？

継続的にレコード情報を揃えたい場合は、標準同期が要件に合うかを確認します。受注など特定のイベントをきっかけに複数の処理を動かしたい場合は、iPaaSやワークフローのWebhookなどを比較します。対象サービス、項目、条件、結果確認の方法を並べ、設定で足りるものから選びます。

### カスタムコードアクションを使う前に決めることは何ですか？

標準のワークフローアクションで実現できないかを確認し、必要な入力値、処理内容、出力先を整理します。外部APIを使う場合は、認証情報の管理方法と失敗時の連絡先、処理を保守する担当者も決めます。実装後は対象を限定して結果を確認し、想定どおりなら運用範囲を広げます。

### 日本の会計サービスとHubSpotを連携できますか？

freeeやマネーフォワードなどはData Hubのネイティブ同期で直接連携できません。要件に応じてiPaaS、ワークフローのカスタムコード、HubSpot APIを使った連携を比較します。どの方法でも、顧客や取引の識別情報、連携条件、エラー時の対応を先に決めます。

### データ品質の整備はどこから始めますか？

業務で頻繁に使う会社名、連絡先、取引に必要な項目から確認します。重複判定と統合時の優先ルール、表記や入力形式、例外を担当者が確認する条件を決めます。その後、対象を絞って整形処理を試し、前後の値を確認します。

## まとめ

HubSpot Data Hubの活用は、機能選びより先に「どの情報をどこで管理し、次の業務へどう渡すか」を定めることから始まります。

- **正本と同期方向を決める**
- **データ品質を整える**
- **標準同期やワークフロー、iPaaS、カスタムコードを業務条件に応じて使い分ける**

例外処理や担当者まで含めて設計すると、個人の記憶に頼る作業を仕組みに移しやすくなります。

まずは、日々の業務で繰り返している転記や確認作業を一つ選び、次の順番で見直します。

1. 現在の入力元、利用者、次の処理を書き出します。
2. 正本となるシステムと必要な項目、対象条件を決めます。
3. 小さな範囲で同期または自動化を試し、結果と例外の対応を確認します。

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 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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      "text" : "標準のワークフローアクションで実現できないかを確認し、必要な入力値、処理内容、出力先を整理します。外部APIを使う場合は、認証情報の管理方法と失敗時の連絡先、処理を保守する担当者も決めます。実装後は対象を限定して結果を確認し、想定どおりなら運用範囲を広げます。"
    },
    "name" : "カスタムコードアクションを使う前に決めることは何ですか？"
  }, {
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    "acceptedAnswer" : {
      "@type" : "Answer",
      "text" : "freeeやマネーフォワードなどはData Hubのネイティブ同期で直接連携できません。要件に応じてiPaaS、ワークフローのカスタムコード、HubSpot APIを使った連携を比較します。どの方法でも、顧客や取引の識別情報、連携条件、エラー時の対応を先に決めます。"
    },
    "name" : "日本の会計サービスとHubSpotを連携できますか？"
  }, {
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      "text" : "業務で頻繁に使う会社名、連絡先、取引に必要な項目から確認します。重複判定と統合時の優先ルール、表記や入力形式、例外を担当者が確認する条件を決めます。その後、対象を絞って整形処理を試し、前後の値を確認します。"
    },
    "name" : "データ品質の整備はどこから始めますか？"
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  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
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