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title: 間接業務の削減とコスト効果｜ABC分析で見極める具体的な改善の優先順位
description: 間接業務の削減でコスト効果を見極めるには、活動別に工数と費用を可視化し、廃止・自動化・BPOの順に判断します。ABCコスト分析の進め方、営業部門に潜む事務作業の捉え方、承認フローや外注の判断基準、削減後の業務品質を保つ運用まで具体的に解説します。
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# 間接業務の削減とコスト効果｜ABC分析で見極める具体的な改善の優先順位

- 2026年3月11日
- 最終更新: 2026年10月12日

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この記事の結論

間接業務を減らすには、部門の予算だけでなく、日々の活動に使う時間と費用を捉えることが大切です。活動別にコストを可視化し、廃止・自動化・BPOの順で判断することが出発点です。

ブログ目次

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**間接業務を減らすには、部門の予算だけでなく、日々の活動に使う時間と費用を捉えることが大切です。活動別にコストを可視化し、廃止・自動化・BPOの順で判断することが出発点です。**

「報告書を作る時間は増えているのに、何に使われているか見えない」「経理の作業を減らしたいが、どこから手を付ければよいかわからない」——こうした悩みは、管理部門の人件費だけを見ても解きにくいものです。

間接業務とは、売上に直接結び付く活動を支える管理・事務作業です。削減のコスト効果を判断するには、業務ごとの工数と費用を把握し、その業務を残す理由から確かめます。

DXの業務効率化について体系的に学びたい方は、[業務効率化ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/operational-efficiency)で全体像を把握できます。

## この記事でわかること

管理部門のコスト削減を検討する経営者・CFOの方や、間接業務を可視化して改善案を作りたい経営企画担当の方に向けて、調査から施策の選択までを整理します。

- **間接コストの捉え方** — 管理部門の費用に加え、営業などの部門が担う事務作業も対象にします。
- **ABCコスト分析の進め方** — 活動ごとに工数と費用を結び付け、改善対象を見つけます。
- **廃止・自動化・BPOの選び方** — 業務の必要性、定型性、社内で担うべき判断を順に確認します。
- **管理部門と営業部門の改善点** — システム導入の前に、手作業や承認待ちの発生箇所を見直します。
- **削減後の運用方法** — 品質の低下や業務の増加を見つけ、改善を続ける方法を考えます。

## 間接コストは部門の予算だけでは見えません

間接業務には、次の二つがあります。部門別の予算だけを見ると、後者の負担を見落としやすくなります。

- **管理部門が担う仕事** ── 経理・人事・総務など
- **本来業務の合間に行う事務作業** ── 営業・開発部門など

まずは費用の種類と、実際に時間を使っている活動を分けて捉えます。

### 人件費以外も含めて対象を決める

間接コストを整理する際は、次の費用項目を確認します。

- **管理部門の人件費** ── 給与・賞与・社会保険料
- **システム費用**
- **専門家への外注費**
- **オフィス費用の按分**

営業担当者が見積書作成や経費精算に使う時間も、間接業務の工数として扱います。最初に費用項目を広く洗い出し、次にどの活動に結び付くかを調べてください。

システム費用を部門単位でしか把握できない場合は、その状態を記録した上で活動別の工数から分析を始めます。**費用の配分を推測で決めるより、把握できている範囲を明らかにする方が、後の比較に役立ちます。**

### 営業部門の手作業も調べる

営業部門では、報告書作成、見積書作成、社内会議、経費精算などが顧客対応の時間と並行して発生します。次のような状態なら、担当者の努力だけでは負担を減らしにくくなります。

- **転記** ── スプレッドシートに入力した内容を別の場所へ転記している
- **書き直し** ── 同じ情報を報告書に書き直している

まず作業の発生元と、完成した情報の利用者を確認します。

| 確認の結果 | 進め方 |
| --- | --- |
| 同じ情報を複数の場所に入力している | 記録先の整理を検討する |
| 入力した情報が意思決定に使われていない | その記録自体が必要かを問い直す |

営業の間接業務を調べることで、管理部門だけを対象にした削減では見えない改善余地を探せます。

関連するテーマとして、[中小企業の業務効率化成功事例](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/operational-efficiency/sme-efficiency-success-cases)もあわせてご覧ください。

## ABCコスト分析で活動ごとの負担を明らかにする

ABCコスト分析は、費用を部門だけで捉えず、請求書発行や経費精算の承認といった活動ごとに整理する方法です。同じ部門内でも、改善しやすい作業と、人の判断を残すべき作業は異なります。

本記事では、次の三つをひと続きの作業として整理します。

1. **活動の洗い出し**
2. **工数の把握**
3. **費用との照合**

### 活動を成果物と作業に分ける

経理部門なら、次のように活動を分けます。

- 請求書の発行
- 入金消込
- 月次決算
- 経費精算の承認
- 税務申告準備

「経理業務」という大きな単位のままでは、どこに時間がかかり、どの作業を変えられるか判断できません。活動名を並べたら、次の項目を記録します。

- **担当者**
- **作業の開始条件**
- **完成する成果物**
- **次に受け取る人**

たとえば請求書発行の前に取引情報を確認し、発行後に別の担当者が送付しているなら、それぞれの作業と待ち時間を分けて見ます。

分けた結果、作業の目的を説明できない工程があれば、費用を計算する前に廃止できるかを確認します。

### 工数と費用を結び付ける

活動ごとの作業時間は、業務時間の記録や担当者へのヒアリングで把握します。担当者によって手順が異なる場合は、平均だけにまとめず、手順の違いも残してください。集計を続けるうちに、例外対応や確認のやり直しが負担の中心だとわかることがあります。

工数に人件費から求めた時間単価を掛けると、活動別の人件費を比較できます。システム費用や外注費を活動へ対応付けられる場合は併記し、対応付けられない費用は別に管理します。

- **費用が大きい活動** ── 顧客対応や経営判断に欠かせないなら、一律に削る対象とはしません
- **次に検討する業務** ── 費用と活動の目的を並べて選びます

計算の仕方を示すため、**実在企業の実績でも一般的な時間単価でもない仮例**を置きます。ある月の工数と、説明用の時間単価を**2,500円／時間**と仮定した場合の換算額は次のとおりです。

| 活動 | 使った工数 | 人件費換算額 |
| --- | --- | --- |
| 請求書発行 | **40時間** | **10万円** |
| 経費精算の承認 | **20時間** | **5万円** |

合計は**15万円**です。請求書発行を改善して同じ範囲の工数が**25時間**になった場合、短縮分は**15時間**、その換算額は**3万7,500円**です。

これは支払額が3万7,500円減ったことを示しません。実際の削減効果を判断するときは、処理件数と確認範囲をそろえ、導入費用や新たな確認工数、差し戻しの増減を別に記録します。

工数の調べ方を詳しく確認したい場合は、[業務量調査の進め方](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/process-mapping/workload-analysis-method)も参考にしてください。

## 廃止・自動化・BPOの順に改善策を選ぶ

間接業務の改善では、既存の作業をそのまま自動化する前に、その作業を続ける理由を確かめます。不要な手順をシステムに移しても、業務そのものは残ります。

次の順で確認してから、実行方法を選びます。

1. **続ける理由** ── その作業を続ける理由を確かめる
2. **定型性** ── 必要な作業について定型性を調べる
3. **判断の所在** ── 社内で判断を担う必要があるかを確認する

### 業務を残す理由から確認する

業務を残す理由は、たとえば次のように確認します。

- **報告書** ── 誰が読み、どの判断に使うのかを確認する
- **会議** ── 決定事項と参加者の役割を確認する

利用者や判断とのつながりを示せない場合は、関係者と停止した際の影響を確かめ、廃止を検討します。

一方、請求内容の確認や人事上の判断のように、作業をなくすと後続業務に影響するものは残す前提で分解します。入力、照合、承認をひとまとめにせず、定型部分を減らせるか調べます。

**ここで作業の目的を記録しておくと、改善後に必要な確認まで消していないか見直せます。**

### 定型性と判断の所在で分ける

判断の順序は、次の表で整理できます。各行の答えを記録し、次の問いに進むか、施策を選ぶかを決めます。

| 判断質問 | Yes | No |
| --- | --- | --- |
| この業務を廃止したら何か問題が起きるか？ | 次の質問へ | 廃止 |
| ルールが明確で定型的な業務か？ | 自動化を検討 | 次の質問へ |
| 自社のコア業務に関わる判断を含むか？ | 業務フローを見直して一部自動化 | BPOを検討 |

自動化の候補になったら、入力情報、処理のルール、例外時の担当者を並べます。

- **ルールを文章にでき、例外の戻し先も決められる** ── RPA・SaaS・APIなどの利用を比較できます
- **ルールが担当者の経験に依存している** ── 先に判断条件を整理します

**仕組みに引き継げる形にすることで、担当者が替わっても同じ手順で扱いやすくなります。**

BPOを検討する業務では、委託する作業と社内に残す判断を分けます。成果物の受け渡し方と修正時の担当を決められない場合は、外注先を選ぶ前に業務フローを整えます。

選択肢を比較する際は、[業務効率化ツールの選び方](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/operational-efficiency/efficiency-tools-selection)も参考になります。

## 管理部門では情報の受け渡しと承認を見直す

経理・人事・総務では、入力作業だけでなく、確認待ちや差し戻しも負担になります。

システムを導入する前に、次の二点を描くと、改善する箇所を選びやすくなります。

- **情報の入り口** ── 情報がどこから届くか
- **判断の経路** ── どの判断を経て次へ進むか

部門ごとに独立した作業として見るより、前後の担当者との受け渡しまで含めて確認します。

### 経理は取引情報から請求までをつなげて考える

経理では、請求書の発行、入金消込、経費精算、月次決算の作業を分けて調べます。クラウド会計ソフトやAPI連携を検討する場合も、先に次の二点を把握してください。

- **手入力の元データ**
- **確認者**

取引情報がスプレッドシートと別のシステムに分かれているなら、**同じ内容を入力している箇所が改善候補になります。**

CRMを使う場合は、コンタクトと会社に続く取引の情報が、請求に必要な情報へどう渡るかを確認します。以下の画面は、HubSpotの会社レコードにfreee取引先カードを表示した画面例です。

![HubSpotの会社レコードに表示されたfreee取引先カード](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/sync_freee_company.png)

- **画面上で情報を参照できること** ── 請求業務全体が自動化できることとは別の判断です
- **取引から請求までの間** ── 人が入力・確認・修正する箇所を洗い出し、情報の受け渡しを設計します

請求書処理を詳しく見直す場合は、[請求書処理の自動化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/backoffice-dx/invoice-automation-cloud)も参考になります。

### 人事・総務は申請の入口を整理する

人事・総務では、次をそれぞれの業務として捉えます。

- 勤怠
- 給与計算
- 入社手続き
- 各種申請

申請が紙、メール、スプレッドシートに分かれているなら、担当者が転記している情報と、申請者に再確認している情報を記録します。

| 申請の状況 | 進め方 |
| --- | --- |
| 申請内容が定型化できる | 入力項目と承認先を整理して電子化を検討する |
| 例外的な申請が多い | 通常の手順と例外時の相談先を分けて決める |

入力項目を増やしすぎると、申請者にも確認者にも負担が生じるため、後続の判断に使う項目から選ぶことをおすすめします。

管理部門を横断する進め方は、[中小企業のバックオフィスDXガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/backoffice-dx/backoffice-dx-guide-sme)で解説しています。

### 承認待ちを作業時間と分けて調べる

承認フローでは、申請書を書く時間だけでなく、承認を待つ時間も確認します。

- **差し戻しが多い** ── 申請時の情報不足を調べます
- **承認待ちが長い** ── 承認者や判断条件の集中を調べます

ボトルネックの見つけ方は、[業務プロセスのボトルネック特定と解消法](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/process-mapping/bottleneck-analysis-business-process)も参考になります。

承認を簡素化する際は、金額だけで機械的に分ける前に、何を確認するための承認かを記録します。

- **同じ内容を複数の人が確認している** ── 役割を整理します
- **異なる観点からの確認が必要** ── その理由を残します

判断の所在が明確になってから承認経路を変えると、速さと確認の質を一緒に評価できます。

## 自動化では全体の流れと例外時の対応を設計する

間接業務を自動化する目的は、担当者の入力を減らすことだけではありません。情報が次の担当者へ渡り、必要な判断が行われるまでを途切れさせないことも大切です。

進め方は次のとおりです。

1. **小さな範囲で手順を試す**
2. **例外が起きたときに誰が戻せるかを確かめる**
3. **範囲を広げる**

### 情報の記録先をそろえる

営業の情報をスプレッドシートに記録し、別の場所で報告し、さらにCRMへ転記しているなら、どの記録を後続業務が参照するかを決めます。

顧客情報、取引情報、請求に渡す情報の関係が曖昧なままでは、転記だけを自動化しても食い違いの原因が残ります。

1. **流れを描く** ── 顧客とのやり取りから取引、顧客化、請求までの流れを描きます
2. **必要な情報を挙げる** ── 各段階で担当者が必要とする情報を挙げます
3. **重複を見つける** ── 同じ情報を重複して入力している箇所を見つけます

CRMは記録を置く場所としてだけでなく、担当者間の受け渡しと判断に使う情報をそろえる仕組みとして設計することをおすすめします。

### 自動処理の対象を絞って試す

HubSpotのワークフローを候補にするなら、どのレコードを処理対象にするかを先に決めます。公式ドキュメントでは、登録トリガーとしてフィルター条件による登録や手動登録などが説明されています（出典：[ワークフローの登録トリガーを設定する](https://knowledge.hubspot.com/workflows/set-your-workflow-enrollment-triggers)）。

対象を選んだ後、次の二点を決めます。

- **情報** ── 処理に必要な情報がそろっているか
- **戻し先** ── 例外が起きたときに誰へ戻すか

たとえば通知を自動化するなら、通知を受けた人が次に何を判断するかまで定めます。受け手の行動が決まらない通知は、条件を広げる前に目的を見直します。

まず対象を絞って試し、誤った通知や手作業での修正が生じた箇所を記録してから条件を調整します。

**判断を伴う作業は人に残し、繰り返しの受け渡しを仕組みに移す進め方が適しています。**

## 削減後は品質と業務の増え方を確かめる

工数が減っても、次のような場合があります。

- **修正や問い合わせの増加** ── 期待したコスト効果は得にくくなります
- **廃止した報告の再発** ── 別の形式で戻ってくることもあります

改善後は、費用だけでなく業務の完了状況と品質を確認し、次の見直しにつなげます。

### 人員削減や外注を先に決めない

活動の内容を調べる前に人員計画を決めると、残すべき業務まで担い手を失うおそれがあります。先に活動別の工数と目的を確認し、次の三つに分けてください。

- **廃止できる作業**
- **仕組みに移せる作業**
- **人が担う判断**

その結果を基に、役割や担当範囲を見直します。

BPOでも、社外へ渡す作業範囲を曖昧にしたまま進めると、修正や問い合わせの負担が社内へ戻ります。委託を検討する前に、次の三点を決めます。

- **成果物の基準**
- **受け渡す情報**
- **誤りが見つかった場合の戻し先**

社内でしか判断できない事項が残るなら、その判断を委託範囲から分けます。

### 改善した業務を再び棚卸しする

廃止した報告書に代わる資料が増えたり、簡素化した承認に別の確認が加わったりすると、負担が戻ります。改善対象の活動について、次を継続して見比べます。

- **作業の発生件数**
- **担当者の工数**
- **差し戻しの理由**

増加が見えたら、新しい作業の目的と利用者を確かめます。

新規業務を追加する際は、必要な判断を満たす既存の記録がないかも確認します。

- **既存の情報で足りる** ── 新しい入力を増やしません
- **不足する** ── 必要な項目だけを追加します

この見直しを続けることが、削減した作業を別の形で増やさないための運用になります。

## よくある質問

### 間接コストは何を含めて把握しますか？

次の費用を確認します。

- 管理部門の給与・賞与・社会保険料
- システム費用
- 外注費
- オフィス費用の按分

営業などの部門が事務作業に使う時間も対象です。活動へ対応付けられない費用は推測で配分せず、別に記録して分析の範囲を示します。

### ABCコスト分析はどこから始めますか？

請求書発行や経費精算の承認など、活動を具体的な作業に分けるところから始めます。担当者、作業時間、成果物、次に情報を受け取る人を記録してください。工数と費用を結び付けた後、費用の大きさだけでなく、その活動を残す目的も確認します。

### 自動化とBPOはどう選びますか？

まず業務を廃止できるかを確かめ、残す業務についてルールを文章にできるなら自動化を検討します。定型化しにくい場合は、社内で担うべき判断を含むか調べます。社内に残す判断と委託できる作業を分けられるなら、BPOを比較対象にできます。

### 削減の効果は何で確かめますか？

改善前後の活動別工数と費用に加え、差し戻しや修正が増えていないかを見ます。作業時間が減っても後続の担当者に負担が移っていれば、業務全体の流れへ戻って原因を調べます。新しい報告や承認が増えていないかも、棚卸しの際に確認します。

## まとめ

間接業務の削減では、管理部門の予算だけを見るのではなく、営業などの部門にある事務作業も活動ごとに捉えます。ABCコスト分析で工数と費用を整理し、業務の目的を確認した上で、廃止・自動化・BPOの順に選びます。改善後は、品質の低下や別の担当者への負担の移動も確かめます。

まずは、手作業や承認待ちが気になる業務を選び、次の順で調べてみてください。

1. 活動を分け、担当者、工数、成果物、次の受け手を記録します。
2. 各活動を残す理由と定型性を確認し、廃止・自動化・BPOの候補を選びます。
3. 小さな範囲で試し、工数と差し戻しの変化を見て手順を調整します。

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  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
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