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title: SaaSコスト最適化の実務ガイド｜サブスク費用を見直す5つのポイント
description: SaaSコスト最適化は、利用状況の棚卸し、未使用アカウントの整理、重複機能の統合、契約プランの適正化、定期レビューの仕組み化で進めます。支払い一覧の作り方から、解約・統合の判断基準、移行コストやセキュリティを含む評価方法、CRMを軸に一元管理する考え方まで実務順に解説します。
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# SaaSコスト最適化の実務ガイド｜サブスク費用を見直す5つのポイント

- 2026年3月7日
- 最終更新: 2026年10月19日

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この記事の結論

SaaSコスト最適化とは、契約費用と利用実態を照合し、必要な業務を維持しながら契約・アカウント・運用方法を見直す取り組みです。

ブログ目次

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**SaaSコスト最適化とは、契約費用と利用実態を照合し、必要な業務を維持しながら契約・アカウント・運用方法を見直す取り組みです。**

「契約中のSaaSを一覧で説明できない」「退職者のアカウントが残っている」「部門ごとに似た機能のツールを使っている」。こうした状態では、支払いの重複だけでなく、情報の転記や確認にかかる手間も把握しにくくなります。

まず支払いから契約を見つけ、利用者、業務上の役割、保有データ、更新条件を確認します。その結果を基に継続・調査・統合・解約を分け、変更後も業務を続けられるか確かめます。本記事では、台帳の作り方から契約変更後の見直しまでを実務順に解説します。ツール選定全体の進め方は[DXツール選定ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/dx-tools)も参考にしてください。

## この記事でわかること

SaaS利用料を見直したい経営者・情報システム担当者に向けて、支払いから契約を洗い出す順序、変更を保留すべき条件、契約変更後に確認する内容を整理します。

- **費用が膨らむ構造** — 個別導入、アカウント解除の漏れ、プランの放置を、支払いと利用実態から見分けます。
- **棚卸しに使うSaaS台帳** — 契約管理者、利用目的、更新条件を記録し、不明点には確認先と担当者を付けます。
- **コスト最適化の実践ポイント** — アカウント整理、機能統合、プラン変更の前に、業務とデータへの影響を確かめます。
- **CRMを軸にした統合設計** — 顧客情報の基準となる場所と、工程間で受け渡す情報を決めます。

## SaaSコスト最適化とは

SaaSコスト最適化では、支払額とともに各契約が支える業務を確認します。次の順に進めます。

1. 契約と管理者を特定する
2. 利用者とデータを調べる
3. 現行維持、プラン変更、統合、解約を選ぶ

**利用実態や契約条件が不明な契約は、変更を決めずに調査対象として残します。**

### 支出削減ではなく投資配分を見直す

利用頻度が低くても、特定の業務に必要なツールがあります。一方、頻繁に開いていても、別のツールから情報を転記するためだけに使っている場合があります。利用回数だけで継続・解約を決めず、利用部門に次の点を確認します。

- どの業務を支えるか
- 誰が結果を使うか
- 停止すると何ができなくなるか

役割と必要な利用者を説明できる契約は、プランとアカウント数の評価へ進めます。説明できない契約は、管理者と利用部門を特定し、用途を調べます。代替できそうな機能が見つかった場合も、担当者が移行先で同じ作業を完了できるか確かめてから解約を判断します。

### 月額費用の合計だけで判断しない

統合や解約では、契約費用に加え、データ移行、権限の設定、利用者への説明、切り替え中の運用を確認します。現行運用に二重入力や照合作業があるなら、その作業も比較対象です。

現行と変更後について、次の項目をそろえて並べます。

- 契約条件
- 必要な作業
- 担当者
- 維持すべきデータ

契約費用が下がっても、別画面での入力や照合が増えるなら、その負担を含めて評価します。

必要な業務とデータを維持できると確認できれば変更方法を具体化し、確認できなければ現行維持や移行範囲の見直しを検討します。

### 業務全体の流れに位置付ける

営業や顧客対応のSaaSは、前後の工程と合わせて評価します。コンタクトの獲得から取引、顧客化、請求まで、誰が情報を入力し、次の担当者へ何を渡すかを描きます。

同じ情報を複数の場所で更新している工程が見つかったら、どの場所を基準にするかを決めます。その情報を使う担当者が必要な時点で参照できるかも確かめます。CRMを中心に据える場合は、各ツールの役割とデータの受け渡しを定めてから統合範囲を判断します。

## SaaS費用が膨らむ3つの構造的な原因

費用の増加は、新規契約だけで起きるわけではありません。利用者の変更が契約に反映されない場合や、導入時のプランをそのまま更新する場合もあります。支払いと利用状況を照合し、原因ごとに確認先を分けます。

### 部門単位の個別導入が重なる

部門ごとに導入を決めると、似た目的のツールを別々に契約している場合があります。マーケティング、営業、カスタマーサポートがそれぞれ顧客情報を持つ場合は、費用だけでなく、情報の管理場所と利用目的も確認します。

経理の支払い一覧に利用部門と目的を加え、似た契約を並べます。次に各部門へ、登録する情報と参照する工程を聞きます。

機能名が似ていても、**扱うデータや前後の工程が異なるなら統合の判断は保留します。**

契約を集約して把握する方法は、[SaaS管理の一元化](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/dx-tools/saas-management-consolidation)でも整理しています。

### 退職者や異動者のアカウントが残る

アカウントの発行と解除を別々の手続きで管理していると、異動や退職が契約へ反映されない場合があります。利用者単位で課金される契約では、在籍状況と有効ユーザーを照合します。

該当するアカウントが見つかったら、次の順に進めます。

1. 引き継ぐデータとアクセスの必要性を管理者に確認する
2. 引き継ぎが必要なら保存先と担当者を決め、不要と判断できた権限を回収する
3. 契約ユーザー数の変更も必要か確かめる
4. 権限と契約の両方について処理結果を記録する

### 上位プランや追加機能が見直されない

導入時に必要だった機能が、現在も使われているとは限りません。上位プラン固有の機能と利用枠を洗い出し、現場の業務と照合します。使っていない機能があっても、変更後に必要な業務を維持できるか確認するまではプラン変更を決めません。

| 原因 | 台帳で見える兆候 | 次の判断 |
| --- | --- | --- |
| 部門ごとの個別導入 | 目的が似た契約が複数ある | 機能とデータの統合可否を比べる |
| アカウント解除の漏れ | 在籍者と有効ユーザーが一致しない | 利用者と管理者へ継続要否を聞く |
| プランの放置 | 固有機能の利用実績が説明できない | 下位プランで業務が成立するか試す |

表の「兆候」は契約変更の決定ではなく、確認を始める目印です。利用部門と契約管理者から事実を集め、業務への影響と変更条件を確かめてから対応を選びます。

## 棚卸しの土台となるSaaS台帳の作り方

台帳は、更新前に判断するための記録です。支払いから契約を見つけ、利用部門に用途を聞き、不明な条件には調査担当者を付けます。

### 支払い情報から契約を洗い出す

経理の支払い一覧、クレジットカード明細、各部門の申告を照合します。請求名とサービス名が違うものや、部門が個別に支払うものは、契約管理者を確認して台帳へ加えます。同じサービスと思われる支払いが複数あれば、契約番号や請求先を確認し、別契約か支払いの分割かを確かめます。

台帳には、判断に使う情報を同じ契約の行へまとめます。

| 項目 | 記録する内容 | 判断に使う場面 |
| --- | --- | --- |
| ツール名と利用目的 | どの業務を支えているか | 重複機能の発見 |
| 利用部門と契約管理者 | 誰が利用要否を説明するか | 更新前の確認 |
| 契約費用と支払い周期 | 月払いか年払いか | 支出の集計 |
| 更新時期と解約条件 | いつまでに判断するか | 見直し順序の決定 |
| 契約ユーザーと利用状況 | 誰がどの程度使うか | アカウント整理 |
| 代替候補と保有データ | 統合できるか、移行対象は何か | 解約と移行の判断 |

**更新時期と解約条件は推測で埋めず、契約書や管理画面で確認します。**

不明な契約には確認先と担当者を記録します。判断に必要な条件がそろった契約から変更案を比較します。

利用者単位で課金されるSaaSでは、台帳に「契約ユーザー数」と「有効ユーザー数」の2列を足すと、未使用ライセンスの規模を同じ式で比べられます。

| 指標 | 式 | 読み方 |
| --- | --- | --- |
| 未使用ライセンス率 | （契約ユーザー数 − 有効ユーザー数）÷ 契約ユーザー数 | 例：契約50席のうち有効38席なら、12÷50＝24%。契約ごとに並べて、率の高いものから確認する |
| 見直し余地の目安 | 年額 × 未使用ライセンス率 | 年額はサービスの請求書で確認した値を使う。変更できる時期と条件は別に確認する |
| 有効ユーザーの定義 | 在籍者のうち、直近の一定期間に業務で操作した人 | 期間と判定方法を最初に決め、全契約でそろえる |

有効ユーザーの定義は契約ごとに変えず、台帳の先頭に1行で書いておきます。定義がずれると、率の比較ができなくなります。

### スプレッドシートを一時的な集約場所にする

契約一覧がない段階では、スプレッドシートに情報を集められます。経理、IT、各部門が別々の一覧を更新すると差分が生じるため、更新先と各項目の確認担当を決めます。

まず支払いと契約管理者をそろえ、次に利用者と業務用途を追加します。利用状況は「確認済み」と「確認中」を区別し、確認した担当者も残します。

- **台帳の更新担当** ── 契約申請、人事異動、更新の際に誰が台帳を直すか決めれば、棚卸し後も判断に使えます
- **手作業で利用状況を追いにくくなったら** ── SaaS管理ツールで収集できる情報と、確認・修正に必要な運用を比較します

### 残す、調べる、統合する、解約するに分類する

各契約に判断区分を付け、次の行動と担当者を決めます。利用者や契約条件が不明なものは、誰に何を確認するか記録して調査に回します。

| 判断区分 | 状態 | 次の行動 |
| --- | --- | --- |
| 残す | 利用目的と成果が説明できる | 現行プランの適合を評価する |
| 調べる | 利用者や契約条件が不明 | 管理者と利用部門から事実を集める |
| 統合する | 他ツールと目的やデータが重なる | 移行範囲と総コストを比べる |
| 解約する | 利用者がおらず代替も不要 | データ保全と権限回収後に手続きを進める |

「統合する」と分類した段階では、移行先は確定していません。必要な機能、データ、権限、切り替え作業を比較し、業務を維持できると確認してから変更を進めます。比較項目の整理には[SaaS選定チェックリスト](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/dx-tools/saas-selection-checklist)も参考にしてください。

## SaaSコスト最適化を進める5つの実践ポイント

台帳ができたら、利用状況、アカウント、機能の重複、契約プラン、継続的な見直しを順に確認します。各段階で判断材料が不足していれば確認先を決め、変更後も業務が成立すると確かめられた範囲から進めます。

### ポイント1: 利用状況を業務単位で棚卸しする

ログインの有無だけでなく、何を入力し、何を出力し、誰がその結果を使うかを聞きます。利用頻度が低くても必要な業務があり、頻繁に開くツールでも転記以外の役割がない場合があります。

利用部門に業務の入口、出口、停止時の影響を確認します。

- **役割と利用者が説明できる契約** ── アカウントやプランの評価へ進めます
- **説明できない契約** ── 管理者と現場の確認が終わるまで変更を保留します

### ポイント2: 未使用と低利用のアカウントを整理する

利用が見られないアカウントは、在籍状況、担当業務、保有データへのアクセスの必要性を確認します。利用予定がある場合は目的と担当者を記録し、不要と確認できた場合はデータの引き継ぎ後に権限を回収します。

利用者単位の契約では、権限回収と契約ユーザー数の変更が別の手続きかどうかも確かめます。両方の処理結果を台帳で確認できた時点で、アカウント整理を完了とします。

### ポイント3: 重複機能を業務フローごと統合する

機能名が似ているだけでは、統合できるとは判断できません。保有データ、利用者、前後の工程、権限管理を並べ、統合後も業務が成立するか確かめます。

次の表は、製品を組み合わせて使っている場合に、確認すべき業務領域を見つけるための例です。表中の統合先は、自社の契約や設定で必要な作業を担えると確認した結果を示すものではありません。利用目的ごとに必要な機能とデータを確かめてから判断します。

| 重複パターン | よくある組み合わせ | 統合先の候補 |
| --- | --- | --- |
| CRM × 名刺管理 × メール配信 | Salesforce + Sansan + Mailchimp | HubSpot（CRM+MA一体型） |
| プロジェクト管理 × タスク管理 | Backlog + Trello + Asana | いずれか1つに統合 |
| ビデオ会議 × ウェビナー | Zoom + Teams + Google Meet | 社内標準を1つに決定 |
| チャット × メール × CRM通知 | Slack + Gmail + 各ツール通知 | Slackを通知ハブに統一 |

各組み合わせについて、実際に使う機能とデータを確認します。顧客情報を扱う場合は、名刺の取り込み、配信対象の管理、活動履歴の確認を業務ごとに試し、どの情報をどこで更新するかを決めます。

必要な作業を統合先で再現できなければ、その用途は残して比較を続けます。

| 重複しやすい領域 | 統合前に比べる項目 | 統合後の状態 |
| --- | --- | --- |
| CRM、名刺管理、メール配信 | 顧客情報、配信対象、活動履歴 | 顧客データの基準となる場所が決まっている |
| プロジェクト管理、タスク管理 | 担当者、期限、進捗の見方 | 同じ作業を複数画面へ入力しない |
| 会議、ウェビナー | 参加者情報、録画、案内方法 | 利用目的ごとの標準ツールが決まっている |
| チャット、メール、CRM通知 | 通知先、緊急度、記録先 | 通知と顧客履歴の役割が分かれている |

会議とウェビナーを比べる際は、それぞれの案内、参加情報、録画を誰が管理するかを書き出します。同じツールで必要な手順を実行できるなら集約を検討し、どちらかの手順を維持できないなら用途を分けます。

チャットと顧客履歴では、通知を受ける場所と、後から対応経緯を確認する場所を分けて考えます。通知先をまとめても、必要な担当者が顧客とのやり取りを追えなければ、記録先の変更は進めません。担当者に実際の手順を試してもらい、必要な情報を受け渡せた範囲を統合対象にします。

### ポイント4: 契約プランを適正化する

プランの見直しでは、上位プラン固有の機能、契約ユーザー数、APIやストレージの利用状況を、実際の業務と照合します。次の順に進めます。

1. 必要な機能と利用枠を利用部門に確認する
2. 契約管理者が変更後の条件を調べる

- **下位プランで業務を維持できる場合** ── 変更可能な時期とデータへの影響を確認します
- **満たせない場合** ── ユーザー数の調整や現行維持を検討します

年払いと月払いは、継続利用の見通しと提示された更新・解約条件を比べて選びます。統合を検討している契約では、切り替えの判断日と契約変更の期限も照合します。期限までに判断材料がそろわない場合は、契約条件を確認したうえで変更時期を見直します。

HubSpotを契約している場合は、利用者の席と更新日を次の場所で確認できます。

| 見るもの | HubSpotでの場所 | 判断のポイント |
| --- | --- | --- |
| 利用者ごとの席の種類 | 設定（歯車アイコン）＞「ユーザーとチーム」＞ユーザーにカーソルを合わせて「アクション」＞「席を変更」（「席」タブからも可） | 変更にはスーパー管理者または請求の変更権限が必要 |
| 閲覧だけの利用者 | 席の種類を「閲覧専用」にする | 公式ナレッジでは無料・無制限。レコードの編集・レポートの保存・設定の変更はできない |
| 更新日と自動更新 | 右上のアカウント名＞「アカウントと請求」＞「サブスクリプション」タブの「自動更新の条件」 | 更新センターは更新日の約180日前または120日前から表示され、ProfessionalとEnterpriseが対象 |

席の整理では、次の点でつまずきやすいため先に確認します（出典：[Manage seats](https://knowledge.hubspot.com/account-management/manage-seats)、[Review your upcoming renewal](https://knowledge.hubspot.com/account/review-your-upcoming-renewal)）。

- ユーザーから席を外しても、課金は続きます。未割り当ての席を削除する操作は次の請求期間に予約され、今の請求書は変わりません。
- 購入した席は、更新日より前には減らせません。契約の最小数量を下回る減らし方もできません。
- 自動更新をオフにしても、その場で解約にはなりません。更新日に解約となり、契約期間の終わりまで請求は続きます。判断は更新の約180日前から始めるのが安全です。

具体的な金額は契約や構成で変わるため、[HubSpot公式の料金ページ](https://www.hubspot.jp/pricing)と自社の契約内容で確認してください。

### ポイント5: 定期レビューへつなげる

契約変更を決めたら、次回の判断に必要な利用状況、契約条件、担当者を台帳に残します。

- **更新前** ── 利用部門と契約管理者が再評価する日を決め、前回の判断理由が今も当てはまるか確認します
- **利用者や業務が変わった場合** ── 更新日を待たずに該当する契約を見直します

5つのポイントと、次の判断へ進むための基準をまとめます。

| ポイント | 実施内容 | 完了基準 |
| --- | --- | --- |
| 利用状況の棚卸し | 支払いと業務用途を結び付ける | 契約ごとに目的と管理者が記録されている |
| アカウント整理 | 在籍と利用要否を照合する | 不要な権限の処理方針が決まっている |
| 機能統合 | 重複とデータの流れを比べる | 統合先と移行対象が決まっている |
| プラン適正化 | 固有機能と利用枠を照合する | 現行維持か変更かを説明できる |
| 定期レビュー | 更新前の判断工程を決める | 担当者、期限、判断項目が台帳にある |

## CRMを軸にツールを統合する考え方

顧客接点に関わるSaaSでは、部門間で共通して参照する顧客情報をどこに置くかが判断の起点になります。HubSpotはCRMを基盤にマーケティング、営業支援、カスタマーサービスの機能を提供しています（出典：[HubSpotの製品一覧](https://www.hubspot.com/products)）。

自社で統合する範囲は、必要な機能、既存データ、受け渡しの条件を確認して決めます。

### コンタクトから請求までを一気通貫で設計する

コンタクト、取引、顧客、請求へ進む業務を描き、各工程で入力する情報、次の担当者へ渡す情報、確認に使う情報を整理します。同じ項目を複数の場所で更新している場合は、どちらを基準にするか決めます。

| 観点 | 分散した状態 | CRMを軸に整理した状態 |
| --- | --- | --- |
| 顧客情報 | 部門ごとに同じ情報を持つ | 基準となる顧客レコードを決める |
| 活動履歴 | メールや各ツールに分かれる | 顧客レコードから経緯を追えるようにする |
| 取引進捗 | 個別の表で更新する | 取引情報と顧客情報を関連付ける |
| 請求連携 | 受注後に情報を転記する | 取引から請求へ渡す項目を定義する |

請求へ進む工程なら、取引がどの状態になったら、誰が、どの項目を渡すかを決めます。受け取る担当者にも項目を確認してもらい、不足や解釈の違いがあれば入力側へ戻します。受け渡しを実際の案件で再現できてから、切り替える工程を決めます。

受注後の請求は、転記が残りやすい工程です。HubSpotの取引レコードからfreeeの見積書・請求書を扱えるようにすれば、別の請求ツールを足さずに二重入力を減らせます。次の画面は、StartLinkが開発したHubSpotアプリ[Sync for freee](https://start-link.jp/sync/freee)で、取引レコードに見積書・請求書のカードを表示した例です。

![HubSpotの取引レコードにSync for freeeの見積書・請求書カードが表示された画面](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/sync_freee_record.png)

freeeと連携できるCRMの選び方は[freeeと連携できるCRMの選び方](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/integration-ecosystem/freee-crm-integration-comparison)で、連携方法・同期できるデータ・運用負荷の観点から比べています。標準連携で足りない部分は、[Syncシリーズ](https://start-link.jp/sync)（freee・マネーフォワード・Chatwork・クラウドサイン・LINE WORKS・Notion）のようなアプリで補う選択肢もあります。ツールを減らすことが目的ではなく、情報の受け渡しを減らすことが目的です。

### 連携画面でデータの受け渡しを明確にする

外部ツールを残す場合は、CRMとの間で何を受け渡し、どちらのデータを基準にするかを決めます。次の画像は、HubSpotの会社レコードに表示された取引先連携カードです。画面で連携先を確認する際は、会社情報の基準、受け渡す項目、修正を担当する人も併せて整理します。

![HubSpot会社レコードの取引先連携カード](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/library/sync_freee_company.png)

連携カードの表示だけでは、**必要な項目が意図どおりに受け渡されるかは判断できません。**次の点を確認します。

- 会社名や住所の基準
- 受注後に渡す項目
- 修正時の担当者
- 連携を解除するときに残すデータ

登録時と修正時の両方を実際のデータで確かめ、差異が出た場合の確認担当を決めてから運用範囲を広げます。

### 統合しない領域も明確にする

HubSpotへ集約できる領域があっても、すべてのSaaSを置き換えるとは限りません。専門機能が必要な場合や、移行後に業務を維持できない場合は、そのツールの役割を残します。

残すツールについても、次のどれに当たるかを決め、データと担当者の境界を台帳に記録します。

- 「CRMに集約する」
- 「外部ツールを正とする」
- 「連携せず独立運用する」

企業様によって最適な形は異なります。必要な機能を満たせるかに加え、誰が情報を更新し、次の工程へ渡せるかを確認してから運用方法を決めます。

## 削減判断で見落としやすい注意点

契約変更を決める前に、移行作業、セキュリティ要件、データ保全を確認します。必要な業務や情報を維持できない場合は、切り替え方法や範囲を見直します。

### 移行を含む総コストで比べる

ツールの切り替えには、データの抽出、項目の対応付け、取り込み、利用者への説明が伴います。移行中に両方の契約が必要になるかどうかも、提示された条件と切り替え計画に沿って確認します。

現行契約と移行先の契約費用、移行対象データ、作業担当者、利用者への説明方法、切り替え条件を比較表の同じ項目に記録し、差分と未確認事項を確認します。

- **作業負担を判断できない場合** ── 移行対象と手順を具体化してから比較します
- **必要なデータを移せない場合** ── 保存方法と参照方法を決め、移行後も業務を続けられるか確認します
- **必要な業務やデータを維持できない場合** ── 契約変更を進めず、段階的な移行が可能か検討します

### セキュリティとデータ保全を削らない

顧客データを扱うSaaSでは、自社が求めるセキュリティ要件を先に定めます。次は確認項目の例です。

- SOC 2やISO 27001などの認証情報
- 権限管理
- 退職時のアクセス停止
- 解約後のデータ取得方法

認証の有無だけで判断せず、自社の運用に必要な条件を満たすか確かめます。

無料プランへ変更する場合も、必要な権限、保存期間、サポート、データ出力の条件を確認します。満たせない条件があれば、利用者数の調整や現行プランの継続を含めて再評価します。

### 適正水準は自社の成果と結び付ける

企業規模から費用の適正比率を決めず、支払いを把握できている範囲と、確認に必要な担当者から着手します。次の表では、規模ごとにまず照合する情報を整理します。

| 企業規模 | SaaS費用と売上の比率を確認する際の項目 |
| --- | --- |
| 10名以下 | 売上に占める費用の割合を確認 |
| 10〜50名 | 必要な機能と運用体制を踏まえて予算を検討 |
| 50〜200名 | 対象契約と利用部門をそろえ、費用と業務上の必要性を確認 |

人数の区分は適正比率を示すものではありません。支出を比較する際は、対象期間と集計範囲をそろえ、契約ごとに支える業務と利用状況を確認します。

- **契約情報がそろっていない場合** ── 費用の把握から始めます
- **利用状況まで確認できる場合** ── 用途が重なる契約を見直しの対象にします

ただし、利用が少なくても必要な業務を支える契約があるため、**利用状況だけで不要とは判断しません。**

| 契約管理の状態 | SaaS費用と売上の比率を確認する際の項目 |
| --- | --- |
| 契約と利用者を把握している | 対象契約と売上の範囲をそろえ、費用の変化を確認する |
| 契約管理者が複数いる | 各管理者の支払いと利用部門を集め、集計漏れを確認する |
| 部門をまたいで利用している | 費用の配分と共通する業務を確認し、部門ごとの利用要否を聞く |

SaaS費用と売上の比率を見る場合は、比較する契約と売上の範囲をそろえます。比率が変わったら、増減した契約と利用者を特定し、業務上の必要性を確認します。比率だけを根拠に契約を変更せず、必要な業務と変更に伴う負担を比べます。

| 確認する観点 | SaaS費用と売上の比率を確認する際の項目 |
| --- | --- |
| 集計範囲 | 対象に含める契約と売上の範囲を決め、支払い周期をそろえる |
| 比較方法 | 同じ範囲で前回の判断時点と比べ、増減した契約と利用者を特定する |
| 見直し条件 | 利用者、機能、契約条件が変わった契約から業務上の必要性を再評価する |

比較は、集計範囲をそろえるところから始めます。次に変化のあった契約について目的と利用者を確認し、重複やプランの適合を評価します。契約変更へ進むのは、維持すべき業務とデータを明らかにし、変更に伴う作業を担当者と確認できたときです。

管理する範囲によって、確認すべき担当者と情報は変わります。次の表を使い、自社の契約を誰と照合するか決めてください。

| 管理範囲 | 費用と利用実態の確認事項 |
| --- | --- |
| 担当者が契約と利用を把握している範囲 | 支払い一覧と利用者を照合し、契約ごとの役割を確認する |
| 複数の担当者が契約を管理している範囲 | 契約管理者ごとに支払い、利用部門、更新条件を集める |
| 部門をまたいで同じ情報を扱う範囲 | 共通する業務とデータを特定し、各部門の利用要否を確認する |

担当者が契約の役割を説明できなければ調査へ戻し、説明できる契約はプランと利用者数を比べます。部門をまたぐ契約は、情報の基準となる場所と引き継ぎ方法を決めてから統合を判断します。

| 評価結果 | 判断 | 次の行動 |
| --- | --- | --- |
| 成果と利用実態を説明できる | 継続候補 | プランと利用者数を調整する |
| 成果はあるが機能が重複する | 統合候補 | データ移行と連携を比較する |
| 利用実態が不明 | 調査対象 | 管理者と利用部門を特定する |
| 利用者がおらず代替も不要 | 解約候補 | データ保全後に契約を整理する |

利用実態が不明なら調査へ戻します。統合候補は必要な機能とデータ移行を比べ、解約候補は保全すべきデータと契約条件を確認してから手続きへ進めます。

## 継続的な見直しを仕組み化する方法

棚卸し後も記録を使い続けるには、契約や利用者が変わる場面を台帳の更新と結び付けます。担当者、確認項目、完了の状態を決め、次の更新時にも判断材料を確認できるようにします。

### 見直しの起点を業務イベントに組み込む

定期レビューに加え、新規導入、契約更新、人事異動、ツール統合が起きた際に台帳を更新します。更新期限や権限の回収を担当者の記憶だけに任せず、処理結果まで残します。

| 起点 | 台帳で更新する内容 | 完了の状態 |
| --- | --- | --- |
| 新規導入 | 目的、管理者、利用部門、更新条件 | 既存ツールとの重複を評価済み |
| 契約更新 | 利用状況、プラン、ユーザー数 | 継続、変更、解約の判断が記録済み |
| 人事異動や退職 | 利用者、権限、引き継ぎ先 | 不要権限の処理結果が記録済み |
| ツール統合 | 移行データ、停止日、担当者 | 旧ツールを停止できる条件がそろっている |

起点ごとの確認内容は次のとおりです。

- **契約更新** ── 判断に必要な情報を集められる日を契約条件から逆算します
- **人事異動** ── 引き継ぐデータを確認してから権限を変更します
- **ツール統合** ── 移行先で必要な作業を再現できたか確認します

それぞれ処理結果を記録して完了とします。

### 役割と承認基準を最小限に定める

新規契約では、申請者、利用部門、契約管理者、支払いを把握する部門の役割を決めます。申請時に利用目的、既存ツールで代替できるか、扱うデータ、更新・解約条件を記録します。

- **確認項目が不足している申請** ── 契約を決める前に利用部門へ戻します
- **既存ツールで代替できる可能性がある場合** ── 実際の業務手順を試してから導入を判断します
- **運用後に更新判断で不足した項目が見つかったら** ── 確認先を決めて台帳に加えます

### 小さく始めて管理範囲を広げる

最初に支払いと契約管理者をそろえ、次に利用者と業務用途を加えます。その記録で契約更新を判断できるようになったら、新規契約の申請や人事手続きとの連動を進めます。

SaaS管理ツールを使う場合も、収集した情報だけで利用目的や統合方針は決まりません。契約管理者と業務責任者が判断項目を確認し、変更の理由と処理結果を台帳へ戻します。

### ご支援での進め方｜台帳づくりから定着まで

StartLinkはHubSpotゴールドパートナーとして、150社以上のHubSpot支援に携わっています。SaaSの見直しは、いきなり解約を決めず、スモールスタートで台帳づくりから進めます。企業様によって最適な形は異なるため、契約数と担当体制に合わせて範囲を決めます。

1. **現状の整理・要件定義** — 支払い一覧から契約を洗い出し、台帳の項目と有効ユーザーの定義を決めます。
2. **設計・構築** — 顧客情報の基準となる場所と、各ツールとの受け渡し項目を設計し、HubSpotのプロパティ・パイプライン・ワークフローとして構築します。
3. **データ移行** — 統合するツールのデータを、対応表をもとに移します。照合の考え方は[関連付けキー設計](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/implementation/hubspot-migration-association-key-design)にまとめています。
4. **テスト・検証** — 件数・関連付け・重複を突き合わせ、旧ツールを止めてよい条件を確認します。手順は[データ移行の検証手順](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/implementation/hubspot-data-migration-verification)のとおりです。
5. **定着・運用改善** — 契約更新や人事異動の際に台帳を更新する運用を回します。定着のさせ方は[週次レビューとデータ品質ダッシュボード](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/adoption/hubspot-weekly-review-data-quality-dashboard)が参考になります。

支援は準委任による伴走型で進めます（[伴走型支援の進め方](https://start-link.jp/hubspot-ai/hubspot/adoption/hubspot-consulting-contract-quasi-mandate)）。BreezeやClaudeなどのAIは、支払い明細の分類や台帳の下書きに組み込めますが、継続・統合・解約の判断は契約管理者が行います。全体像は[HubSpot導入・構築支援](https://start-link.jp/service/hubspot)のページで紹介しています。

## よくある質問

契約期間、無料プラン、データ移行、個別契約について、判断前に確認する条件と、条件がそろった後の行動を整理します。

### SaaSコストの棚卸しはどのくらいの頻度で行うべきですか？

各契約の更新・解約条件を確認し、変更を判断できる日程を決めます。新規導入や人事異動があれば、その都度台帳を更新します。定期レビューでは、前回以降に増えた契約、利用者が変わった契約、更新が近い契約から確認します。利用目的や契約条件が不足していれば、管理者へ調査を依頼してから継続・変更を決めます。

### 無料プランだけで運用できますか？

必要な機能、利用上限、権限、セキュリティ、データ出力の条件を確認して判断します。必要な条件を満たせるなら変更条件を確かめ、満たせない項目があれば有料プランも含めて比較します。変更前には、現在のデータと利用者の業務を維持できるか確認してください。HubSpotの場合、閲覧だけの利用者には「閲覧専用」の席を割り当てられます。公式ナレッジでは無料・無制限と案内されていますが、レコードの編集やレポートの保存はできません。

### 年払いと月払いはどう選べばよいですか？

継続利用の見通しと、実際に提示された更新・解約条件を比べます。統合やプラン変更を検討中なら、その判断を終える時期と契約上の変更期限を照合します。期限までに利用方針を決められない場合は、現行契約の条件を確認してから支払い方法を選びます。

### SaaSを統合するときのデータ移行はどう進めますか？

移行元のデータを出力し、移行先の項目との対応表を作り、対象を絞って取り込み結果を確かめます。HubSpotへ移す場合は、コンタクトや会社、取引の関連付け、重複、日付や選択肢の形式も照合します。必要なデータを再現できたら対象を広げ、確認できなければ対応表や移行範囲を見直します。

### 社員による個別契約を防ぐにはどうすればよいですか？

新規契約の申請先と契約管理者を明文化し、利用目的、扱うデータ、既存ツールでの代替可否を契約前に確認します。既存ツールで必要な業務を行える場合はその利用方法を案内し、行えない場合は必要な機能と管理者を記録して導入を判断します。

## まとめ

SaaSコスト最適化は、契約費用と利用実態を業務の流れに沿って照合し、継続・変更・統合・解約を判断する取り組みです。判断後も、契約更新や人事異動の際に同じ台帳を更新します。

- 支払い情報と現場の利用目的をひとつのSaaS台帳に集約します。
- 未使用アカウントは、在籍状況とデータの引き継ぎを確認してから整理します。
- 重複ツールは、必要な機能、データの流れ、移行を含む負担で比べます。
- CRMを軸にする場合は、顧客情報の基準となる場所と工程間の受け渡しを決めます。
- 契約更新の前に、プラン、利用者、解約条件を確認する担当者と日程を決めます。

着手時は、次の順序で進めます。

1. 経理の支払い一覧とクレジットカード明細から継続契約を洗い出します。
2. 各契約に利用部門、管理者、利用目的、契約ユーザーを追加します。
3. 残す、調べる、統合する、解約するに分類し、確認事項と次の担当者を決めます。

CRMへの統合を検討している場合は、[CRM導入完全ガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/btob-marketing/crm-basics/crm-implementation-guide)で、導入前に整理する業務とデータの観点も確認してください。

CRMを活用した業務効率化やAIとの連携に関するご相談は、CRM特化型コンサルティングのStartLinkまでお気軽にお問い合わせください。

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### 今枝 / Imaeda

 株式会社StartLink 代表取締役。累計150社以上のHubSpotプロジェクト支援実績を持ち、Claude CodeやHubSpotを軸にしたAI活用支援・経営基盤AXのコンサルティング事業を展開。  
 HubSpotのトップパートナー企業や大手人材グループにて、エンタープライズCRM戦略策定・AI戦略ディレクションを経験した後、StartLinkを創業。現在はCRM×AIエージェントによる経営管理支援を専門とする。

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  "description" : "HubSpotとfreee会計・freee請求書をシームレスに連携。取引先の同期から請求書作成まで、バックオフィスの業務を自動化するHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "freee取引先をHubSpotに自動同期", "HubSpotからfreee見積書・請求書を作成", "取引データをfreee会計に自動登録", "月次請求・更新処理に対応", "商品項目・品目・部門・タグ情報の連携" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/apps/sync-for-freee-bystartlink",
  "name" : "Sync for freee",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "請求月5件・見積月20件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
    "name" : "Professional",
    "price" : "4000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "softwareHelp" : {
    "@type" : "WebPage",
    "url" : "https://start-link.jp/sync/knowledge-base/freee/basic-steps"
  },
  "url" : "https://start-link.jp/sync/freee"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-notion",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotのCRMレコードとNotionのページ・データベースを接続。HubSpotの画面から離れずにNotionのすべてにアクセスできるHubSpotマーケットプレイスアプリ。",
  "featureList" : [ "CRMカードからNotionページの作成・閲覧・編集", "NotionデータベースをCRMタブにテーブル表示", "4つのワークフローアクションで自動化", "コンタクト・会社・取引・チケット・サービス・プロジェクト対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-notion-bystartlink",
  "name" : "Sync for Notion",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "ページ・DB合計50件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Professional",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/notion"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-moneyforward",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとマネーフォワード クラウドを連携。取引情報から見積書・請求書を自動作成し、取引先・品目の同期や継続請求に対応するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/ja/marketplace/listing/sync-for-moneyforward-bystartlink",
  "name" : "Sync for Money Forward",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "請求月5件・見積月20件まで",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "請求月50件・見積月100件まで",
    "name" : "Professional",
    "price" : "4000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "無制限",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/moneyforward"
}
```

```json
{
  "@context" : "https://schema.org",
  "@id" : "https://start-link.jp/#product-sync-chatwork",
  "@type" : "SoftwareApplication",
  "applicationCategory" : "BusinessApplication",
  "author" : {
    "@id" : "https://start-link.jp/#organization"
  },
  "description" : "HubSpotとChatworkを連携。ワークフローからChatworkのルームへ通知を送り、CRMカード上で最新のやり取りの確認と返信ができ、紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートとして自動で記録するHubSpot連携アプリ。",
  "featureList" : [ "ワークフローアクション「Chatworkに通知」（取引・会社・コンタクト・チケット対応）", "送信先ルームIDとメッセージ本文にHubSpotのプロパティを差し込み", "取引・会社・コンタクトとChatworkルームの紐付け（全プラン無制限）", "CRMカードにルームの最新100件のメッセージを表示（Professionalプラン以上）", "CRMカードからChatworkへメッセージを送信（Professionalプラン以上）", "紐付けたルームの新着メッセージをHubSpotのノートへ自動記録（Enterpriseプラン限定）", "引用や装飾を、HubSpotのノートでも読みやすい見た目のまま記録", "OAuth接続とAPIトークン接続（SAML/SSO環境向け）に対応" ],
  "installUrl" : "https://ecosystem.hubspot.com/marketplace/listing/sync-for-chatwork-bystartlink",
  "name" : "Sync for Chatwork",
  "offers" : [ {
    "@type" : "Offer",
    "description" : "通知 月10件まで・ルーム紐付け無制限",
    "name" : "Free",
    "price" : "0",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "通知無制限・CRMカードで最新100件の表示とメッセージ送信",
    "name" : "Professional",
    "price" : "3000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  }, {
    "@type" : "Offer",
    "billingIncrement" : "P1M",
    "description" : "Professionalの全機能＋メッセージ同期（30分ごと）",
    "name" : "Enterprise",
    "price" : "10000",
    "priceCurrency" : "JPY"
  } ],
  "operatingSystem" : "Web",
  "url" : "https://start-link.jp/sync/chatwork"
}
```