SaaS利用料のコスト最適化｜増え続けるサブスク費用を見直す5つのポイント

SaaSコスト最適化とは、企業が利用する複数のSaaSツールの利用状況・重複・契約条件を定期的に見直し、不要なコストを削減しながら必要な投資を維持する取り組みです。多くの企業で「使っていないアカウント」「機能が重複するツール」「過剰な契約プラン」が放置されており、SaaS費用の平均25〜30%は最適化の余地があるとされています。

DX推進の流れに乗って次々とSaaSを導入した結果、気がつけば月額のサブスクリプション費用が膨れ上がっている――こうした状況は多くの中小企業で見られます。

Gartnerのレポートによれば、企業のSaaS支出は年平均15%の割合で増加しています。しかし、その中には「契約したが使われていないツール」「機能が重複する複数のツール」「必要以上に高いプランで契約しているツール」が含まれているケースがほとんどです。

本記事では、増え続けるSaaS利用料を合理的に見直すための5つのポイントを解説します。

この記事でわかること

増え続けるSaaS利用料を最適化したい経営者・情報システム担当者に向けた記事です。

• SaaS費用が膨張する3つの原因 — 未使用アカウントの放置・機能重複・従量課金の管理不備など、コストが膨らむ構造的な問題を分析します。
• コスト最適化の5つの実践ポイント — 利用状況の棚卸し・契約条件の見直し・ツール統合など、即効性の高い削減施策を紹介します。
• SaaS統合の効率化事例 — 複数ツールをCRM中心に統合することで、コスト削減と業務効率化を同時に達成した事例を紹介します。
• 定期的な見直しサイクルの設計 — 四半期・年次でSaaSコストをレビューし、継続的に最適化を進めるための運用ルールを解説します。

コストの最適化は、利益率の改善に直結する経営の重要テーマです。本記事では、無駄を削減しつつ投資効果を最大化するための実践的なアプローチを解説していますので、

SaaS費用が膨張する3つの構造的な原因

原因1: 部門単位での個別導入が積み重なる

SaaSの導入障壁が低いがゆえに、各部門がIT部門を通さずに独自にツールを契約するケースが多発します。マーケティング部門がMAツールを導入し、営業部門が別の名刺管理ツールを契約し、カスタマーサポートがまた別のチケット管理ツールを使う。結果として、顧客データが3つのツールに分散し、それぞれの月額費用が積み重なります。

この「シャドーIT」問題は中小企業ほど深刻です。IT管理の専任者がいない企業では、全社でどのSaaSにいくら支払っているか、正確に把握できていないことが珍しくありません。SaaS管理の一元化ではこの課題への具体的な対策を紹介しています。

原因2: 退職者のアカウントが放置される

SaaSのアカウント管理は、人事異動や退職のタイミングでの見直しが漏れがちです。退職した社員のアカウントが数ヶ月間有効なままで課金が続いている、というケースは非常に多い。

Productivの調査によれば、企業のSaaSライセンスの約30%が「未使用またはほとんど使われていない」状態にあります。

原因3: 「上位プランに上げたまま」の放置

SaaS導入時に「まずは上位プランで試して、不要なら下げよう」と契約したまま、ダウングレードを忘れるケースも多い。月額数千円の差でも、5ツール × 12ヶ月で考えれば数十万円の無駄になります。

また、年間契約で割引を受けるために上位プランで年払いしたが、実際にはその機能をほとんど使っていないというパターンもあります。

コスト最適化のための5つのポイント

ポイント1: SaaS利用状況の棚卸しを実施する

最初のステップは「今、自社で何のSaaSにいくら支払っているか」を可視化することです。

棚卸しの方法は以下の通りです。

• 経理部門に依頼して、サブスクリプション関連の支払い一覧を抽出する
• クレジットカードの明細を確認し、定期的な引き落としをリストアップする
• 各部門のマネージャーに「部門で使っているSaaSツール」を報告してもらう

リストアップしたら、各ツールについて「月額費用」「利用者数」「実際のログイン頻度」「代替ツールの有無」を整理します。

SaaSの選定基準については「SaaS選定チェックリスト」で詳しく解説しています。

ポイント2: 未使用・低利用アカウントを解約する

棚卸しの結果、3ヶ月以上ログインしていないアカウントがあれば、まずそのユーザーに必要かどうかを確認します。不要であれば解約します。

特にユーザー単位で課金されるSaaS（Slack有料プラン、HubSpot有料シート、Zoom有料ライセンスなど）では、未使用アカウントの解約だけで月額数万円の削減が可能です。

HubSpotゴールドパートナーのStartLinkでも、AI活用の最適化に伴い複数のAIツールをClaudeに集約し、不要なサブスクリプションを全解約しました。AI利用料を月額35,000円のClaude MAX一本に統合することで、コストを削減しながらAI活用の質を向上させています。

ポイント3: 機能が重複するツールを統合する

SaaSの重複は、最も見落とされがちなコスト要因です。典型的な重複パターンを紹介します。

HubSpotはCRM・MA・営業支援・カスタマーサービスを1つのプラットフォームに統合しているため、複数のポイントソリューションをHubSpotに集約することで大幅なコスト削減と業務効率化が実現できます。

ポイント4: 契約プランを適正化する

各SaaSの契約プランが「実際の利用状況に見合っているか」を確認します。

確認すべきポイントは以下の通りです。

• 上位プラン固有の機能を実際に使っているか
• ユーザー数の上限に余裕がありすぎないか
• APIコール数やストレージ容量の上限を超えているか（逆に、大幅に余っていないか）
• 月払いから年払いに切り替えることで割引は受けられるか

多くのSaaSでは年払いにすると10〜20%の割引が適用されます。継続利用が確定しているツールは年払いに切り替えるだけでコストを削減できます。

ポイント5: 定期的な見直しサイクルを確立する

SaaSコストの最適化は一度やって終わりではありません。四半期に一度の定期レビューを組み込むことで、コスト膨張を継続的に防ぎます。

レビューの際に確認する項目は以下の通りです。

• 新規導入したSaaSツールの利用状況
• 退職・異動に伴う未使用アカウントの有無
• 契約更新が近いツールのプラン見直し
• 新しいSaaSの登場による統合・切り替えの検討

SaaS統合で成功した企業の事例

LINEヤフーの事例

LINEとヤフーの統合に伴い、LINEヤフーは両社で重複していた社内ツールの統合を大規模に実施しました。コミュニケーションツール、プロジェクト管理ツール、人事管理システムなど、重複するSaaSを整理統合し、ITコストの大幅な削減と業務効率の向上を同時に実現しています。

メルカリの事例

メルカリは急成長に伴いSaaS数が膨らんだ経験から、IT資産管理プラットフォームを導入してSaaSの利用状況を一元管理する体制を構築しました。未使用ライセンスの自動検出と解約プロセスを仕組み化し、コスト削減と同時にセキュリティリスクの低減も実現しています。

中小企業のHubSpot統合事例

HubSpotは中小企業のSaaS統合の軸として特に効果的です。従来、CRM（Salesforce）+ MA（Mailchimp）+ チャットボット（Intercom）+ フォーム（Typeform）を別々に契約していた企業がHubSpotに統合するケースが増えています。

4ツールの月額合計が15万円以上だったコストが、HubSpotのProfessionalプランで月額10万円以下に収まるケースもあります。加えて、ツール間のデータ連携の手間がなくなるため、運用工数の削減効果も大きいです。

SaaSコスト最適化の注意点

注意1: コスト削減が目的化しないようにする

SaaSのコスト最適化は「不要な支出を削る」ことであり、「必要な投資まで削る」ことではありません。営業活動の効率を上げるCRMの有料機能や、マーケティングの成果を最大化するMAツールは、ROIが見合っている限り維持すべきです。

削るべきは「使っていないツール・アカウント・機能」です。

注意2: 移行コストを見落とさない

ツールAからツールBへの切り替えは、月額費用だけで比較してはいけません。データ移行の工数、社員の再トレーニングコスト、移行期間中の生産性低下なども考慮して、トータルコストで判断します。

注意3: セキュリティとコンプライアンスを犠牲にしない

コスト削減のために無料ツールに切り替えた結果、セキュリティレベルが低下するケースがあります。顧客データを扱うツールについては、SOC 2やISO 27001などのセキュリティ認証を持つサービスを選定してください。

SaaS費用の適正水準とは

SaaS費用の適正水準は業種・規模によって異なりますが、一般的な目安は以下の通りです。

この範囲を大幅に超えている場合は、過剰投資の可能性があります。まずは棚卸しから始めて、適正水準を目指しましょう。

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まとめ

SaaS利用料のコスト最適化は、「棚卸し → 未使用アカウント解約 → ツール統合 → プラン適正化 → 定期レビュー」の5ステップで進めます。多くの企業でSaaS費用の25〜30%は最適化の余地があり、年間で数十万〜数百万円のコスト削減が可能です

実践にあたっては、以下のポイントを押さえておくことが大切です。

• 特に、複数のポイントソリューションをHubSpotのようなオールインワンプラットフォームに統合することで、コスト削減と業務効率化の両方を実現できます
• まずは自社のSaaS利用状況の棚卸しから始めてみてください
• CRMへの統合を検討されている方は「CRM導入完全ガイド」もご参考ください

よくある質問（FAQ）

Q1: SaaSコストの棚卸しはどのくらいの頻度で行うべきですか？

四半期に一度の定期レビューをお勧めします。最低でも半年に一度は実施してください。新しいSaaSの導入や人事異動のタイミングでも随時見直すことが重要です。

Q2: 無料プランのSaaSだけで済ませることはできますか？

初期段階であれば可能です。HubSpotの無料CRMやSlackの無料プランなど、基本機能は無料で使えるSaaSは多数あります。ただし、事業成長に伴い有料プランの機能が必要になるタイミングが来るため、「コストゼロ」にこだわるより「投資対効果」で判断することを推奨します。

Q3: SaaSの年払い契約と月払い契約、どちらがお得ですか？

継続利用が確実なツールは年払いが有利です。多くのSaaSで年払い時に10〜20%の割引が適用されます。ただし、導入直後のツールや利用を検討中のツールは、まず月払いで試して効果を確認してから年払いに切り替えるのが安全です。

Q4: SaaSを統合する際、データ移行はどうすればいいですか？

ほとんどのSaaSはCSVエクスポート機能を備えています。移行先のツールのCSVインポート機能を使えば、基本的なデータ移行は対応可能です。HubSpotへの移行の場合、インポートウィザードが用意されており、移行手順もドキュメント化されています。

Q5: 社員が勝手にSaaSを契約するのを防ぐにはどうすればいいですか？

SaaS導入の承認プロセスを明文化し、一定金額以上の契約にはIT担当者の承認を必須にする運用が効果的です。加えて、既存ツールで代替できないか事前に確認するチェックリストを設けることで、重複導入を防げます。