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title: RFPの書き方｜ITシステム導入の提案依頼書テンプレートと評価のポイント
description: RFPの書き方は、導入目的・業務課題・要件・評価基準・進行条件を同じ比較軸で整理することが要点です。ITシステム導入で提案のばらつきを抑えるテンプレート構成、要件の優先順位、ベンダー回答の比較方法、導入後の運用までつなぐ実務手順を解説します。
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# RFPの書き方｜ITシステム導入の提案依頼書テンプレートと評価のポイント

- 2026年3月4日
- 最終更新: 2026年10月11日

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この記事の結論

RFPは、ITシステム導入の目的や要件、評価方法をベンダーへ伝える提案依頼書です。機能を並べるだけでなく、解決したい業務課題と比較条件をそろえることが核心です。

ブログ目次

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**RFPは、ITシステム導入の目的や要件、評価方法をベンダーへ伝える提案依頼書です。機能を並べるだけでなく、解決したい業務課題と比較条件をそろえることが核心です。**

「ベンダーごとに提案内容が異なり、比較できない」「現場と経営層で導入目的の認識がそろっていない」「Excelで管理している業務を、どこまでシステム化すべきかわからない」——こうした状態で製品選定を始めると、価格や機能の目立つ部分だけで判断しやすくなります。

RFPとは、ITシステム導入の背景、目的、対象業務、要件、評価基準、進行条件を整理し、ベンダーへ具体的な提案を依頼する文書です。自社が決める事項とベンダーに提案してほしい事項を分けることで、複数の回答を同じ軸で比較しやすくなります。

本記事は「[SaaS選定チェックリスト｜導入前に確認すべき評価基準と比較フレームワーク](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/dx-tools/saas-selection-checklist)」シリーズの一部です。

DXのツール選定について体系的に学びたい方は、[DXツール・インフラガイド](https://start-link.jp/hubspot-ai/dx/dx-tools)で全体像を把握できます。

## この記事でわかること

RFPの書き方について理解を深めたい方に、特に参考になる内容です。企画からベンダー比較、導入後の運用設計までを順番に整理します。

- **RFPの役割と作成する目的** — 要件整理、公平な比較、認識のずれを防ぐという役割を解説します。
- **提案依頼書の標準的な構成** — 会社概要、背景、業務要件、機能要件、評価基準、スケジュールなどの並べ方を紹介します。
- **業務課題を要件へ変換する方法** — Excelや手作業で行っている現状業務を分解し、優先度のある要件として記載する流れを示します。
- **ベンダー回答を比較する評価基準** — 機能の有無だけでなく、運用、連携、移行、支援体制まで比較する考え方を整理します。
- **導入後まで見据えた進め方** — スモールスタートと段階的な拡張を前提に、RFPを運用設計へつなげる方法を解説します。

## RFPとは何か｜ITシステム導入で果たす役割

RFPは、完成した仕様書をベンダーへ渡すだけの文書ではありません。自社の課題と目標を共有し、それに対する解決方法を提案してもらうための共通言語です。まずは、RFIや要件定義書との違いを押さえ、RFPで決める範囲を明確にします。

### 要件を社内で整理する

RFPを作成する過程では、現場が困っていること、管理者が把握したいこと、経営判断に必要な情報を整理します。例えば、営業担当者ごとにExcelの形式が異なる状態では、集計作業だけでなく、入力の基準や更新のタイミングにもばらつきが生じます。

ここで重要なのは、Excelそのものを問題と決めつけるのではなく、どの手作業が重複や確認漏れを生んでいるのかを分解することです。単独で完結する管理は残し、部門をまたぐ情報や継続的な更新が必要な業務をシステム化の候補にすると、対象範囲を判断しやすくなります。

### 同じ条件で提案を比較する

口頭説明だけで提案を依頼すると、ベンダーによって理解した範囲や回答の粒度が変わります。RFPに対象業務、前提条件、回答してほしい項目を記載すれば、提案の抜けを確認しやすくなります。

ただし、回答形式を細かく固定しすぎると、ベンダー独自の解決案が見えにくくなります。比較に必要な項目は共通化し、実現方法や代替案は自由記述にするという分け方が適しています。

### RFIや要件定義書との違いを理解する

RFIは、ベンダーや製品について広く情報を集めるための情報提供依頼書です。RFPは、整理した課題や条件に対する具体的な提案を依頼する文書です。要件定義書は、選定後に実装する内容をさらに具体化する場面で使われます。

| 文書 | 主な目的 | 記載する内容 | 用いる場面 |
| --- | --- | --- | --- |
| RFI | 情報収集 | ベンダー情報、製品概要、対応領域 | 候補や選択肢を把握したい段階 |
| RFP | 提案の依頼と比較 | 背景、目的、要件、評価基準、進行条件 | 導入候補を具体的に比較する段階 |
| 要件定義書 | 実装内容の具体化 | 業務要件、機能、データ、運用、受け入れ条件 | 導入する製品や体制を決めた後 |

## RFPを書く前に現状業務と目的を整理する

良いRFPを作るには、製品機能を調べる前に現在の業務を把握することが大切です。どこで情報が作られ、誰が更新し、何の判断に使われるのかを確認します。この整理が曖昧なままでは、必要な機能と「あれば便利な機能」を区別できません。

### Excelや手作業の流れを可視化する

まず、現場で使われているExcel、スプレッドシート、メール、紙の資料などを業務の順番に並べます。ファイル名の一覧を作るだけではなく、入力者、更新のきっかけ、参照者、次の処理まで記載します。

| 確認項目 | 書き出す内容 | RFPへの反映先 |
| --- | --- | --- |
| 情報の発生源 | 問い合わせ、商談、受注、請求など | 対象業務、データ要件 |
| 入力者 | 営業、管理者、経理など | 権限、入力画面、運用要件 |
| 更新のタイミング | 手動更新、承認後、定期集計など | 自動化、通知、連携要件 |
| 利用目的 | 対応判断、進捗確認、集計など | レポート、検索、評価指標 |
| 次の処理 | 担当者への連絡、取引作成、請求など | ワークフロー、外部連携 |

同じ情報を複数のファイルへ転記している場合は、一元管理の候補です。担当者の注意力で転記漏れを防ぐのではなく、入力元を定めて後続処理へ引き渡す仕組みとして要件化します。

### 導入目的を業務課題から書く

「DXを進めたい」「営業を効率化したい」だけでは、ベンダーが提案の優先順位を判断できません。現状、困っていること、導入後に変えたい状態をつなげて書きます。

例えば、「商談情報が担当者別のExcelに分かれており、管理者が状況を確認する際に再集計が発生している。CRMを用いて商談情報を一元管理し、入力された情報をレポートへ反映したい」という形です。この書き方なら、一元管理、自動化、可視化のどこを重視するかが伝わります。

### 対象範囲と対象外を決める

対象範囲には、今回変更する業務、利用部門、扱うデータ、連携するシステムを記載します。同時に、今回扱わない業務も明記すると、提案金額やスケジュールの前提がそろいます。

ただし、調査段階で決めきれない項目を無理に固定する必要はありません。「提案を受けて決定する項目」として分け、ベンダーには選択肢ごとの影響を回答してもらいます。選択肢によって費用や期間が変わる場合は、前提を分けた提案を依頼します。

## RFPテンプレートの構成と各項目の書き方

RFPは、ベンダーが背景から要件、回答方法まで順番に理解できる構成にします。項目を増やすことよりも、それぞれの役割を重複させないことがポイントになってきます。次の構成を土台にしながら、自社の対象業務に合わせて調整します。（出典：[情報システム・モデル取引・契約書（IPA）](https://www.ipa.go.jp/digital/model/index.html)）

### 標準構成を一覧化する

RFPの冒頭では、文書の目的、提出方法、連絡先を示します。その後に会社とプロジェクトの背景を説明し、業務、機能、非機能、連携、移行、運用の順に条件を記載すると読み進めやすくなります。

次の図は、要件整理から契約までのRFP作成・評価プロセスを示します。

![RFP作成から契約までの流れ図](https://start-link.jp/hubfs/blog/screenshots/generated/BB-5_figure_r1004_01.png)

| セクション | 主な記載内容 | ベンダーに伝わること |
| --- | --- | --- |
| RFPの概要 | 目的、提出方法、連絡方法 | 依頼の全体像 |
| 会社概要 | 事業内容、組織、現在のIT環境 | 業務の前提 |
| 背景と目的 | 現状の課題、導入後に目指す状態 | 提案で解決するテーマ |
| 業務要件 | 対象業務、業務フロー、利用者 | システムを使う場面 |
| 機能要件 | 必要な処理、検索、通知、レポート | 求める機能の範囲 |
| 非機能要件 | セキュリティ、性能、可用性、権限 | 運用上の条件 |
| 連携要件 | 既存システム、連携対象、データ方向 | システム間の関係 |
| 移行要件 | 移行元、対象データ、確認方法 | 稼働開始までの作業 |
| サポート・保守要件 | 問い合わせ、障害対応、教育 | 導入後の支援範囲 |
| 提案依頼事項 | 構成、実現方法、体制、前提条件 | 回答してほしい内容 |
| 評価基準 | 評価項目、判断方法 | 提案で重視する点 |
| スケジュール・予算 | 選定、導入、稼働の予定と予算枠 | 提案可能な条件 |

### ベンダーに依頼する回答項目を指定する

提案書には、製品説明だけでなく、要件への対応方法、標準機能と個別対応の区分、移行方法、導入体制、利用開始後の支援を含めてもらいます。要件ごとに回答欄を設けると、説明の有無を確認しやすくなります。

提案の前提条件も記載してもらいます。例えば、データ整備を自社が担当するのか、ベンダーが支援するのかによって作業範囲は変わります。前提が異なる回答を同列に比べず、条件をそろえた上で比較します。

### 詳細を決める部分と提案を求める部分を分ける

自社で決めるべきなのは、解決したい課題、守るべき業務ルール、対象範囲、評価基準です。一方、実現方法や製品構成まで先に指定すると、別の方法による改善案を受け取りにくくなります。

RFPには「何を実現したいか」を中心に書き、特定の方法を指定する場合は理由も記載します。法令、既存契約、社内標準などによる制約と、単なる希望を分けて書くと、代替案を受け入れられる範囲が明確になります。

## 業務要件・機能要件・非機能要件を具体化する

要件は、機能名を列挙するだけでは十分ではありません。誰が、どの場面で、何を行い、どの状態になれば業務を完了できるかを書きます。その上で、対応の優先度と確認方法を付けます。

### 業務要件は利用場面から書く

業務要件では、現在の作業と導入後の作業を対比します。例えば、担当者ごとの商談表を管理者が集める流れを、担当者がCRMへ入力し、管理者が共通のレポートを見る流れへ変更するという書き方です。

| 観点 | 導入前 | 導入後に求める状態 |
| --- | --- | --- |
| 情報管理 | 担当者別のファイルへ入力 | 共通のデータとして管理 |
| 更新 | 同じ情報を複数箇所へ転記 | 入力元を定めて後続処理へ反映 |
| 進捗確認 | 管理者が個別に確認 | 共通の定義で一覧表示 |
| 引き継ぎ | 担当者の説明に依存 | 履歴と対応状況から確認 |
| 集計 | ファイルを集めて加工 | 登録データからレポートを表示 |

この対比によって、必要な機能だけでなく、運用変更の内容も伝わります。新人や異動者でも同じ手順で扱える状態を目標にすると、個人の記憶ではなく仕組みで業務を引き継げます。

### 機能要件には優先度と利用目的を付ける

機能要件は、Must、Want、Nice-to-haveの区分を使い、優先順位を示します。

| 要件ID | 要件名 | 利用目的 | 要件の内容 | 優先度 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| F-A | 商談管理 | 進捗を共通の基準で把握する | パイプラインのステージ、金額、確度を記録する | Must |
| F-B | ダッシュボード | 管理者が商談状況を確認する | 売上予測と商談ステータスを表示する | Must |
| F-C | メール連携 | 顧客とのやり取りを記録する | GmailまたはOutlookと連携する | Must |
| F-D | モバイル対応 | 外出先から情報を更新する | スマートフォンで商談情報を入力・閲覧する | Want |
| F-E | AI予測 | 商談判断を補助する | 商談の成約可能性を予測する | Nice-to-have |

ただし、優先度だけで採否を決めると、業務への影響が見えません。Mustを満たさない場合に業務が止まるのか、手作業で代替できるのかを記載し、代替できない要件を先に評価します。

AIに関する要件では、下書きや分類の補助と、承認や最終判断を分けます。生成結果をそのまま利用する前提にはせず、誰が確認し、どの条件なら業務へ反映するかまで回答を求めます。

### 非機能・連携・移行要件を分ける

非機能要件は、機能として見えにくい一方で、運用開始後の安定性や管理方法に関わります。セキュリティ、権限、可用性、性能、バックアップ、データ保管などを、自社の運用条件に合わせて記載します。

連携要件では、連携先、対象データ、データの方向、更新のきっかけ、エラー時の対応を分けます。freee、Gmail、Slackとの連携では、「連携できるか」だけではなく、どの業務でどの情報を受け渡したいのかを明確にします。

移行要件では、移行元のデータ、重複や欠損の扱い、移行後の確認方法、旧環境を参照する期間を整理します。移行元のデータ品質が不明な場合は、先にサンプルを確認し、整形だけで対応できるなら移行対象へ含め、項目定義から見直す必要があるなら別工程として提案を依頼します。

## 評価基準と提案フォーマットを設計する

RFPを配布する前に、提案をどのように評価するかを決めます。評価基準を共有すると、ベンダーは重視される課題に沿って提案できます。社内でも、価格、機能、運用、支援体制を同じ視点で話し合いやすくなります。

### 評価項目と判定方法をそろえる

評価は、要件への適合だけでなく、実現方法、導入体制、運用負荷、連携、移行、サポートを含めます。単に点数を付けるのではなく、どの回答なら採用候補とするかを決めます。

| 評価項目 | 確認する内容 | 判断の分かれ目 |
| --- | --- | --- |
| 業務適合 | 対象業務を標準機能で扱えるか | 標準運用で対応できるか、個別対応が必要か |
| 機能適合 | Must要件を満たすか | 代替できない要件に未対応がないか |
| 連携・移行 | 対象データを受け渡せるか | 自動連携か、手動運用を残すか |
| 運用 | 管理者と利用者の作業が明確か | 社内で継続できる運用か |
| 支援体制 | 導入と定着をどう支援するか | 自社で担う範囲と支援範囲が一致するか |
| 費用 | 初期導入と継続利用の範囲は何か | 提案範囲と費用の前提がそろっているか |

Must要件に対応できない提案は、代替手段と業務への影響を確認します。手作業でも継続できるなら比較対象に残し、対象業務そのものが成立しないなら採用候補から外すという基準にします。

### 予算は対象範囲とセットで伝える

予算の目安を示す場合は、金額だけではなく、含めたい作業範囲を併記します。製品利用、初期設定、データ移行、連携、教育、保守のどこまでを含めるかが異なると、提案金額を直接比較できません。

予算を超える提案も受け付ける場合は、超過する理由と得られる効果を分けて記載してもらいます。予算内の基本案と、追加要件を含む拡張案を分けてもらうと、スモールスタートの範囲を判断しやすくなります。

### 提案書と要件回答表の形式を指定する

提案書は、課題への理解、解決策、実施体制、スケジュール、費用、前提条件の順にそろえます。機能要件は別の回答表にし、対応可否、実現方法、追加対応の有無を要件単位で記載してもらいます。

ただし、文章量やページ構成まで統一すると、提案の意図が伝わりにくくなる場合があります。比較に使う要件回答表と費用内訳は共通化し、提案の考え方や代替案はベンダーが説明できる余地を残します。

## ベンダーから良い提案を引き出す進め方

RFPは、配布して回答を待つだけでは機能しません。質問への回答、追加情報の共有、提案説明、評価までを一つの進行として設計します。

**全ベンダーへ同じ情報を届ける仕組みを作ることが、公平な比較につながります。**

### 質問受付と回答共有の方法を決める

RFP配布後には質問を受け付ける期間を設け、質問方法と回答予定を記載します。個別の質問から重要な前提が判明した場合は、同じ内容をほかのベンダーにも共有します。

質問を受けた際は、RFP本文に記載済みか、追加説明が必要か、社内判断が必要かに分類します。

- **記載済み** ── 該当箇所を案内します
- **追加説明が必要** ── 共通回答へ反映します
- **社内判断が未了** ── 回答日を示して前提をそろえます

### 提案説明では画面より業務の流れを見る

提案説明では、製品の機能一覧だけでなく、自社の対象業務がどのように変わるかを確認します。例えば、コンタクトの登録から取引管理、顧客化、請求への引き渡しまで、情報がどこで作成され、誰が更新するかを説明してもらいます。

個別機能が豊富でも、前後の工程で転記が残れば一気通貫の運用にはなりません。データの入口、処理、確認、次工程への連携を順番に示してもらい、手作業が残る部分は担当者と対応方法を確認します。

### 判断理由を記録して選定後へ引き継ぐ

評価結果は、点数だけでなく、次の内容を記録します。

- 採用した理由
- 見送った理由
- 提案時の前提条件

この記録は、選定後の要件定義や導入計画で判断が変わったときの確認材料になります。

特定の担当者だけが判断理由を把握する状態を避け、業務、IT、管理の各担当者が参照できる形にします。人が替わっても同じ前提から検討を再開できるため、選定の経緯を説明しやすくなります。

## RFPを導入後の運用設計につなげる

RFPの役割は、ベンダー選定で終わりません。提案時に整理した業務、データ、評価基準は、要件定義、設定、テスト、教育へ引き継ぎます。導入後に使われるシステムにするには、機能と運用を同時に設計することがポイントになってきます。

### CRMは業務全体の流れで設計する

CRMやSFAを導入する場合は、顧客情報を保管する場所としてだけ捉えません。コンタクト、取引、顧客、請求という流れの中で、次の点を整理します。

- どの情報を一元管理するか
- どこを自動化するか
- 何を可視化するか

例えば、取引ステージを設計するときは、ステージ名だけでなく、移行条件、社内での定義、入力する情報をそろえます。項目を増やしすぎず、次の判断やレポートに使う情報を優先すると、入力負荷とデータ活用のバランスを取りやすくなります。

### 小さな対象から始めて段階的に広げる

最初から全業務を対象にすると、決める項目が増え、現場での確認にも時間がかかります。RFPでは、先に導入する範囲と、稼働後に追加する候補を分けます。

例えば、次のような考え方です。

- **最初** ── 商談情報の一元管理と共通レポートを対象にします
- **運用が定着した後** ── 外部連携や自動化を追加します

基本案で業務が成立するなら先に進み、追加機能がなければ運用できない場合は初期範囲へ戻すという判断基準にします。

### 人の注意力ではなく仕組みで運用する

入力漏れや確認漏れを、担当者への呼びかけだけで解決しようとすると、担当者が替わるたびに運用が揺れます。入力項目、ステータス更新、承認、通知、レポートの役割を決め、どの条件で次の処理へ進むかを仕組みにします。

ただし、自動化の対象を広げすぎると、誤ったデータも後続処理へ流れます。入力内容を人が確認する段階と、条件に応じてシステムが処理する段階を分け、試行範囲で問題がなければ対象を広げます。

## よくある質問

### RFPとRFIの違いは何ですか？

RFIは、ベンダーや製品の概要情報を集めるための文書です。RFPは、自社の課題や要件を示し、それに対する具体的な解決策、体制、費用などの提案を依頼する文書です。候補や選択肢が見えていない場合はRFIから始め、比較条件を整理できた段階でRFPへ進みます。

### RFPに評価基準を開示すべきですか？

評価基準は、ベンダーが提案の重点を判断できる範囲で開示します。業務適合、連携、移行、支援体制などの重視する項目を共有し、社内用の詳細な採点方法は選定側で管理する形でも構いません。開示する内容は、提案の方向をそろえるための基準と、選定側だけで使う判断情報に分けます。

### CRM導入のRFPで重視する項目は何ですか？

データ移行、既存システムとの連携、利用者への教育、定着後の支援を分けて記載します。加えて、コンタクトから取引、顧客、請求までの流れの中で、どの情報を一元管理するかを示します。個別機能だけでなく、部門をまたいだ情報の受け渡しが成立するかを評価します。

### 要件はどこまで詳しく書けばよいですか？

業務上守りたい条件と、ベンダーへ提案してほしい実現方法を区別できる粒度が目安です。利用者、利用場面、入力情報、処理、完了状態までは自社で書き、製品上の設定方法は提案を求めます。実現方法まで指定する場合は、その方法でなければならない理由も添えます。

### RFP作成時点で要件を決めきれない場合はどうしますか？

未決定の項目を隠さず、「提案を受けて決定する事項」として分けます。ベンダーには選択肢、各案の影響、前提条件を回答してもらいます。業務が成立する条件はRFPで固定し、実現方法を比較して決める項目は提案対象にします。

## まとめ

RFPは、ITシステム導入の背景、業務課題、要件、評価基準、進行条件をそろえ、比較可能な提案を受け取るための文書です。製品機能を先に並べるのではなく、現在の手作業と情報の流れを整理し、導入後に変えたい状態から要件へ落とし込みます。

### RFP作成で押さえる要点

- Excelやメールを含む現在の業務を、入力者、更新条件、利用目的、次の処理に分ける
- 業務要件、機能要件、非機能要件、連携要件、移行要件を混在させない
- Must、Want、Nice-to-haveで優先度を示し、代替できない要件を明確にする
- 評価基準と回答形式をそろえ、ベンダーごとの前提条件を確認する
- 選定時の判断理由を、要件定義と運用設計へ引き継ぐ

### まずは現状業務の棚卸しから始める

最初の一歩は、製品比較ではなく、現在使っているExcel、スプレッドシート、メール、業務システムを業務の順番に並べることです。どこで情報が重複し、誰の手作業が発生しているかを明らかにすると、RFPに書くべき課題が見えてきます。

### 次に行うこと

1. 対象業務について、情報の発生から次工程への引き渡しまでを書き出します。
2. 解決したい課題を、業務要件、機能要件、連携・移行要件へ分類します。
3. 提案の回答形式と評価基準を作り、社内関係者の認識をそろえます。

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      "text" : "RFIは、ベンダーや製品の概要情報を集めるための文書です。RFPは、自社の課題や要件を示し、それに対する具体的な解決策、体制、費用などの提案を依頼する文書です。候補や選択肢が見えていない場合はRFIから始め、比較条件を整理できた段階でRFPへ進みます。"
    },
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      "text" : "評価基準は、ベンダーが提案の重点を判断できる範囲で開示します。業務適合、連携、移行、支援体制などの重視する項目を共有し、社内用の詳細な採点方法は選定側で管理する形でも構いません。開示する内容は、提案の方向をそろえるための基準と、選定側だけで使う判断情報に分けます。"
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      "text" : "データ移行、既存システムとの連携、利用者への教育、定着後の支援を分けて記載します。加えて、コンタクトから取引、顧客、請求までの流れの中で、どの情報を一元管理するかを示します。個別機能だけでなく、部門をまたいだ情報の受け渡しが成立するかを評価します。"
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      "text" : "業務上守りたい条件と、ベンダーへ提案してほしい実現方法を区別できる粒度が目安です。利用者、利用場面、入力情報、処理、完了状態までは自社で書き、製品上の設定方法は提案を求めます。実現方法まで指定する場合は、その方法でなければならない理由も添えます。"
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  "featureList" : [ "取引（Deal）から見積書・請求書を自動作成", "会社情報とマネーフォワード取引先の同期", "商品項目・品目マスタの連携", "月次・固定回数の継続請求に対応（Professionalプラン以上）", "合算請求（Enterpriseプラン限定）", "前受請求（一括請求・月次計上）（Enterpriseプラン限定）", "原価登録（MF会計への仕訳登録）で案件別の原価・粗利を可視化（Enterpriseプラン限定）", "取引レコードにCRMカードで連携ステータスを表示" ],
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